Schema turni di lavoro: che cos’è, come si compila correttamente e perché conviene affidarsi ad un software

Lo schema turni di lavoro è uno strumento fondamentale nella gestione dei turni, che permette alle aziende di porre fine al caos interno, evitare conflitti e malintesi e gestire in maniera efficace i propri dipendenti.

In questa guida vediamo come creare uno schema turni di lavoro efficace, cosa fare per sfruttarlo al massimo e quali strategie adottare per gestirlo in maniera efficiente nel tempo.

Sommario

• Cos’è uno schema per i turni di lavoro
• Come si crea uno schema turni di lavoro
• Schema turni di lavoro con Excel: un esempio
• Schema turni di lavoro con Excel: quali sono i limiti
• Digitalizzare lo schema turni di lavoro: tutti i vantaggi
• Gestisci al meglio i turni di lavoro con un software HR
• Domande frequenti relative allo schema turni di lavoro
• Semplifica la gestione dei turni di lavoro con Factorial 🕜

Cos’è uno schema per i turni di lavoro

Uno schema turni di lavoro è un piano di organizzazione dei turni lavorativi dei dipendenti di un’azienda, che tiene conto delle loro disponibilità, delle esigenze aziendali e delle normative vigenti in materia di orari e riposi.

Un buon schema turni di lavoro deve essere flessibile, equilibrato e conforme alle leggi, garantendo al contempo il massimo rendimento dei dipendenti e la soddisfazione dei clienti.

Per fare un esempio pratico, immagina di gestire un ristorante. In tal caso dovrai organizzare i turni di lavoro dei camerieri, dei cuochi e del personale di sala in modo che ci sia sempre qualcuno disponibile nei momenti di maggior affluenza, senza però sovraccaricare nessun dipendente.

Lo schema turni di lavoro risulta perciò fondamentale per assicurare la continuità del servizio e la corretta distribuzione delle risorse umane all’interno della propria impresa.

Per ultimo, questo strumento consente di rispettare le esigenze personali dei lavoratori, favorendo un ambiente di lavoro sereno e motivante, fondamentale per il benessere dei dipendenti e il successo dell’azienda.

Come si crea uno schema turni di lavoro

Ecco 5 step che puoi seguire per creare un programma turni di lavoro e sfruttarlo al massimo all’interno della tua azienda:

1. Analizza le esigenze aziendali. Valuta i periodi di maggiore e minore affluenza, considerando anche eventuali stagionalità.Identifica le specifiche necessità del tuo settore, tenendo conto degli orari di apertura, delle festività e degli eventi particolari che possono influenzare l’afflusso dei clienti.Questa analisi ti permetterà di avere un quadro chiaro delle necessità di personale in ogni momento.
2. Stabilisci il numero di ore lavorative per ciascun dipendente. Tieni conto delle leggi vigenti e delle esigenze individuali dei lavoratori.Valuta il contratto di lavoro di ciascun dipendente, le ore settimanali previste e le eventuali richieste di permessi o ferie.Questo ti aiuterà a distribuire in modo equo il carico di lavoro tra i membri del tuo team.
3. Crea una tabella con i nomi dei dipendenti e gli orari di lavoro. Inserisci le informazioni in modo chiaro e ordinato all’interno del tuo schema turni di lavoro, per facilitare la lettura e la comprensione.Ad esempio, puoi utilizzare una griglia con le date sulle righe e gli orari sulle colonne, indicando i nomi dei dipendenti nelle celle che corrispondono ai loro turni.Questo ti consentirà di avere una visione completa della programmazione e di individuare eventuali conflitti o sovrapposizioni.
4. Assegna i turni in modo equilibrato. Cerca di distribuire equamente le ore lavorative tra i dipendenti, evitando di sovraccaricare qualcuno.Considera le competenze e le responsabilità di ciascun lavoratore, cercando di bilanciare il carico di lavoro in modo che tutti possano svolgere al meglio il proprio ruolo.Ricorda infine di concedere a tutti i dipendenti il giusto tempo di riposo e le pause previste dalla legge.
5. Prevedi eventuali sostituzioni e turni aggiuntivi. In caso di malattia o imprevisti, è importante avere un piano B per garantire la copertura dei turni.Prepara una lista di dipendenti disponibili a coprire eventuali assenze o ad aggiungersi al team in caso di necessità, e assicurati di comunicare tempestivamente eventuali cambiamenti ai turni di lavoro.Questo ti permetterà di mantenere la continuità del servizio anche in situazioni impreviste.

Schema turni di lavoro con Excel: un esempio

Utilizzare un foglio Excel è uno dei modi in cui puoi strutturare lo schema turni di lavoro, sebbene questa soluzione presenti diversi limiti tecnici (come vedremo tra poco). Per capire come farlo, immagina di gestire un’impresa di costruzioni e di dover organizzare i turni di lavoro per i tuoi dipendenti utilizzando questo programma.

Un esempio pratico di schema turni di lavoro su Excel potrebbe essere strutturato nel modo che segue:

• In alto, sulle colonne, potresti includere i giorni della settimana, indicando sia la data numerica, che il giorno (es. 01/05 – lunedì, 02/05 – martedì, ecc).Questo ti permetterà di avere una visione chiara e immediata della distribuzione dei turni durante la settimana lavorativa e di individuare facilmente eventuali periodi di maggior impegno o necessità di personale.
• Sulla prima colonna verticale, elenca i nomi dei dipendenti, raggruppati per ruolo o team (ad esempio, muratori, elettricisti, idraulici, ecc).Suddividere i dipendenti per categorie professionali ti aiuterà a tenere sotto controllo le competenze presenti nella tua impresa e a bilanciare il carico di lavoro tra i vari team.
• Ogni cella dell’intersezione tra un dipendente e un giorno conterrà il turno di lavoro assegnato (es. mattina, pomeriggio, notte o riposo).In questo modo, potrai avere una panoramica immediata dei turni di ciascun dipendente e delle loro disponibilità per i vari giorni della settimana.
• Per ogni categoria di lavoratori, potresti aggiungere una colonna con il totale delle ore lavorate settimanalmente, in modo da avere sempre sotto controllo il monte ore di ciascun dipendente.Questo ti permetterà di verificare che il carico di lavoro sia equamente distribuito tra i membri del team e che le ore lavorative siano rispettate.
• Se necessario, potresti creare una sezione dedicata alle note, dove inserire informazioni riguardanti ferie, permessi o eventuali sostituzioni tra i membri del team.In questo modo, potrai tenere traccia di tutte le informazioni importanti relative ai turni di lavoro e comunicare in modo efficace eventuali cambiamenti ai tuoi dipendenti.
• • Verde per il turno della mattina;
  • Giallo per il pomeriggio;
  • Blu per la notte;
  • Grigio per il riposo.Infine, per rendere il foglio di lavoro più chiaro e visivamente piacevole, potresti utilizzare colori diversi per distinguere i vari turni, ad esempio:

Questo sistema di colori ti aiuterà a identificare rapidamente i diversi turni e a rendere più agevole la lettura dello schema turni di lavoro.

Schema turni di lavoro con Excel: quali sono i limiti

Nonostante Excel possa risultare utile per la creazione di schemi turni di lavoro, esso presenta diverse limitazioni, che potrebbero rendere questa soluzione meno efficiente ed accurata:

1. Complessità crescente. Con l’aumento del numero di dipendenti, turni e variabili da gestire, lo schema turni di lavoro su Excel può diventare rapidamente complesso e difficile da gestire.Man mano che il tuo business cresce, infatti, potresti dover fare i conti con formule intricate, tabelle di riferimento e un elevato numero di dati da aggiornare manualmente, aumentando il rischio di errori.
2. Condivisione e comunicazione. In genere, Excel non è una soluzione ideale per condividere lo schema turni di lavoro con i dipendenti in modo rapido ed efficiente.Per farlo, potresti infatti dover inviare il file via e-mail o stamparlo e affiggerlo in un luogo accessibile.Questo processo manuale può comportare ritardi nella comunicazione e difficoltà nel tenere traccia delle modifiche apportate al documento da più persone.
3. Aggiornamenti in tempo reale. Una delle principali limitazioni di Excel è l’assenza di aggiornamenti in tempo reale.Ciò significa che, se più persone lavorano sullo stesso file contemporaneamente, potrebbero verificarsi problemi di sincronizzazione e sovrascrittura dei dati.Inoltre, eventuali modifiche apportate allo schema turni di lavoro non saranno immediatamente visibili a tutti i dipendenti interessati, aumentando così il rischio di disorganizzazione e malintesi.
4. Integrazione con altri strumenti. Excel può essere limitato in termini di integrazione con altri software o sistemi utilizzati dall’azienda, come ad esempio programmi di project management, software per la gestione delle risorse umane o sistemi di rilevazione presenze.Questo può rendere più complicato il flusso di informazioni tra i diversi strumenti e richiedere tempo ed energia aggiuntivi per mantenere i dati allineati e aggiornati.

In generale, Excel costituisce un’alternativa migliore rispetto alle opzioni più tradizionali, come i documenti cartacei.

Tuttavia, le sue limitazioni possono rendere necessario esplorare soluzioni alternative, come i software per la gestione dei turni di lavoro, che offrono funzionalità più avanzate e adatte alle esigenze delle aziende.

Digitalizzare lo schema turni di lavoro: tutti i vantaggi

Come abbiamo visto, digitalizzare lo schema turni di lavoro è una scelta che porta con sé diversi vantaggi e che rende la gestione di questo strumento più facile ed efficace.

Ciò può essere fatto attraverso un software HR, che permette di accedere a funzioni limitate e non presenti su programmi come Excel o Google Sheets.

Ma vediamo subito, nel dettaglio, i principali benefici di digitalizzare lo schema turni di lavoro tramite software:

1. Maggiore efficienza nella pianificazione. I software per la gestione dei turni di lavoro sono progettati per semplificare il processo di creazione e modifica degli schemi, grazie a funzionalità avanzate come la drag-and-drop, l’ottimizzazione automatica e la gestione delle competenze.Questo permette di risparmiare tempo nella pianificazione e di ridurre il rischio di errori, garantendo così una migliore distribuzione delle risorse umane e una maggiore soddisfazione dei dipendenti.
2. Condivisione e accessibilità in tempo reale. I software di gestione turni di lavoro consentono di condividere facilmente lo schema con i dipendenti, attraverso dispositivi mobili o computer.In questo modo, tutti i membri del team possono accedere alle informazioni aggiornate in tempo reale, evitando malintesi e facilitando la comunicazione tra colleghi e responsabili.I dipendenti possono inoltre richiedere ferie, permessi o cambi di turno direttamente dall’applicazione, rendendo più semplice la gestione delle assenze e delle sostituzioni.
3. Personalizzazione e flessibilità. In genere, i software per la gestione dei turni di lavoro sono altamente personalizzabili e si adattano facilmente alle esigenze specifiche dell’azienda.Difatti, con essi puoi configurare regole e vincoli relativi a orari, pause, riposi e  competenze, garantendo una pianificazione dei turni di lavoro ottimale e il rispetto delle normative vigenti.Inoltre, puoi adattare lo schema turni di lavoro alle variazioni stagionali o alle esigenze del tuo business, mantenendo sempre un alto livello di controllo e flessibilità.
4. Integrazione con altri sistemi. I software per la gestione dei turni di lavoro si integrano facilmente con altri sistemi utilizzati dall’azienda, come ad esempio software di project management o soluzioni per la gestione dei salari.Questo ti permette di centralizzare le informazioni e di automatizzare numerosi processi, riducendo il tempo dedicato all’amministrazione e aumentando la produttività aziendale.
5. Analisi e reporting. Per ultimo, i software per la gestione dei turni di lavoro offrono strumenti di analisi e reporting che permettono di monitorare in modo dettagliato le ore lavorate, i costi, le prestazioni e le tendenze nel tempo.Queste informazioni possono aiutarti a prendere decisioni informate, migliorando continuamente l’organizzazione del lavoro e la soddisfazione dei dipendenti.

Gestisci al meglio i turni di lavoro con un software HR

Abbiamo visto come uno schema di turni di lavoro efficace sia fondamentale per gestire i propri dipendenti e come digitalizzare questo strumento usando un software HR possa realmente aiutare le aziende.

Tuttavia, la scelta del giusto software per turni di lavoro è un compito delicato.

Difatti, ricorrere a un software poco efficace o semplicemente inadatto può portare a più problemi che vantaggi, limitando i benefici di queste tecnologie e conducendo la tua azienda a gravi conseguenze, quali:

• Disorganizzazione;
• Conflitti tra i dipendenti;
• Sprechi di denaro e risorse;
• Controversie legali.

Perciò, come scegliere il giusto software HR, limitando i rischi nella gestione del personale e sfruttando al massimo i benefici di uno schema turni di lavoro efficace?

La risposta esiste e si chiama Factorial.

Factorial è il software HR all-in-one che ti permette di gestire efficacemente i turni dei tuoi dipendenti, rendere i processi della tua azienda efficaci e risparmiare fino a 360 ore ogni anno nella gestione del tuo personale.

Come?

Ecco alcune funzioni chiave di Factorial che rendono possibile tutto ciò:

• Creazione e assegnazione dei turni direttamente ai dipendenti, in maniera personalizzata e per permettere loro di averli sott’occhio ovunque si trovano;
• Controllo e visibilità totale sui turni dei tuoi dipendenti, per favorire l’organizzazione, migliorare l’efficienza e ridurre gli sprechi;
• Rilevazione 100% automatica delle sovrapposizioni dei turni, per evitare conflitti, malintesi e problemi di organizzazione del personale.

Se vuoi trasformare la gestione dei turni di lavoro dei tuoi dipendenti in un compito semplice, sicuro e affidabile, Factorial è la scelta che fa al caso tuo.

Vuoi vedere con i tuoi occhi come funziona?

Domande frequenti relative allo schema turni di lavoro

Come devono essere fatti i turni di lavoro?

I turni di lavoro devono essere organizzati in modo equo, garantendo riposi settimanali e rispettando la normativa italiana. Solitamente si alternano su cicli bi-settimanali o tri-settimanali, offrendo almeno un giorno di riposo fisso, più un giorno variabile a seconda del rotazione dei turni.

Cosa significa 3 turni a ciclo continuo?

Il termine 3 turni a ciclo continuo si riferisce a un modello organizzativo di lavoro dove i dipendenti sono distribuiti in tre turni distinti, garantendo una copertura lavorativa 24 ore su 24 senza interruzioni. Questo assicura che la produzione o il servizio offerto siano operativi ogni giorno della settimana, ottimizzando la produttività.