Documenti per assunzione 2024: quali servono e come ottenerli

Sai quali sono i documenti per assunzione imprescindibili? Cosa dovresti assicurarti di chiedere a un futuro dipendente prima di generare il contratto?

L’approdo di un nuovo membro del team in azienda è sempre un momento soddisfacente, ma è anche uno dei processi più delicati e che richiede più attenzione di tutti.

Le procedure di onboarding, che implicano la raccolta di tutti i documenti del candidato e la firma del contratto, possono spesso causare problemi ai responsabili HR, che si trovano a fare i conti con tanta burocrazia, che può rivelarsi complessa.

In questo approfondimento vediamo, quindi, passo per passo, quali sono i documenti necessari per assumere un dipendente e quali dati devono essere forniti in maniera obbligatoria sia dall’azienda sia dal lavoratore.

• Che tipo di documenti servono per l’assunzione?
• Tutti i documenti necessari per assunzione dipendente 2024: checklist
• Dati obbligatori per il contratto di lavoro
• Il modello Unilav
• Gestisci onboarding e documenti aziendali con Factorial
• Domande frequenti sui documenti per l’assunzione
• Factorial ti supporta nei processi di assunzione e onboarding dei dipendenti ✍️

Che tipo di documenti servono per assunzione?

Partiamo dalle basi. Cosa si intende per “documenti per l’assunzione” e quali sono i tipi di dati che vanno forniti?

Quando usiamo questa espressione, ci riferiamo a tutta la documentazione che va necessariamente consegnata dal dipendente per generare un contratto di lavoro.

Questi documenti e dati implicano, generalmente:

• Dati anagrafici e documentazione necessaria per attestarli
• Informazioni previdenziali e fiscali
• Stato occupazionale
• Titoli di studio e qualifiche professionali e certificati specifici (se necessari per svolgere la professione)
• Permesso di soggiorno (se necessario)
• Certificato medico di idoneità al lavoro (se necessario)

Naturalmente, a seconda del lavoro, i requisiti possono variare notevolmente. Ad esempio, per specifiche posizioni lavorative potrebbe essere rischiesto di aver superato un esame di stato o di aver effettuato un’iscrizione all’albo. Per altre, invece, basterà consegnare la documentazione strettamente necessaria per garantire la validità del contratto e stabilire il regime di tassazione.

Vediamo adesso, nel dettaglio, tutti i documenti che dovranno essere richiesti al dipendente per finalizzare il processo di ricerca e assunzione.

Tutti i documenti necessari per assunzione dipendente 2024: checklist

Di seguito, una lista di tutti i documenti necessari per poter assumere un dipendente.

1. Documento d’identità: il futuro dipende dovrà consegnare il codice fiscale e un documento di riconoscimento in corso di validità, come la carta d’identità, la patente di guida o il passaporto.
2. Residenza: la residenza è necessaria per stabilire le trattenute a titolo di addizionale regionale e comunale. I lavoratori extracomunitari dovranno anche consegnare un permesso di soggiorno in corso di validità.
3. Scheda anagrafica per assunzione: questo documento può essere ottenuto attraverso il Centro per l’impiego e contiene tutte le informazioni riguardo carriera e percorso di studi del dipendente. Questo documento è utile per stabilire eventuali sgravi fiscali.
4. Certificazione Unica (CU): se già dipendente, il futuro dipendente dovrà chiedere la Certificazione Unica dal precedente datore di lavoro.
5. Modello detrazioni: tramite questo documento il datore di lavoro potrà applicare automaticamente le detrazioni da lavoro dipendente in busta paga.
6. Previdenza complementare: il modello Tfr2 è un documento riguardante le opzioni per accantonare il TFR. Dopo averlo ricevuto dalla nuova azienda, il dipendente dovrà riconsegnarlo compilato, per stabilire se mantenere il trattamento di fine rapporto in azienda o altrove.
7. Certificato medico: si tratta del cosiddetto certificato di idoneità alla mansione, che va redatto da un medico indicato dal datore di lavoro, ed è previsto per le categorie di lavoratori con mansioni soggette a particolari rischi.

Questa documentazione è obbligatoria per qualsiasi tipo di contratto, che si tratti di documenti per un assunzione a tempo determinato, documenti per assunzione a tempo indeterminato o documenti per assunzione tramite ufficio di collocamento.

Documenti facoltativi che possono essere richiesti al dipendente

Se questi sono i documenti obbligatori per legge, il datore di lavoro potrà decidere di richiedere della documentazione aggiuntiva, relativa a una professione specifica oppure necessaria per rispettare il regolamento aziendale.

Ad esempio, potrebbero essere richiesti fedina penale, permessi relativi alla legge 104/92 per lavoratori disabili gravi o loro familiari oppure l’abilitazione all’esercizio di particolari attività.

Dati obbligatori per il contratto di lavoro

Non è tutto. Prima di generare un contratto di lavoro c’è anche un altro elemento da tenere in considerazione.

Dall’agosto 2022, infatti, è entrato in vigore il Decreto Trasparenza sul lavoro, attraverso il quale lo stato ha definito una lista di dati che sono considerati obbligatori da inserire in un contratto di lavoro.

Il decreto, infatti, prevede che il dipendente, dopo aver consegnato tutti i necessari documenti per l’assunzione, riceverà un contratto che includa:

• Identità delle parti, ivi compresa quella dei co-datori;
• Luogo di lavoro (in mancanza di un luogo di lavoro fisso o predominante, il datore di lavoro comunica che il lavoratore è occupato in luoghi diversi, o è libero di determinare il proprio luogo di lavoro);
• Sede o domicilio del datore di lavoro;
• Inquadramento, il livello e la qualifica attribuiti al lavoratore o, in alternativa, le caratteristiche o la descrizione sommaria del lavoro;
• Data di inizio del rapporto di lavoro;
• Tipologia di rapporto di lavoro, precisando in caso di rapporti a termine la durata prevista dello stesso;
• Durata del periodo di prova, se previsto;
• Diritto a ricevere la formazione erogata dal datore di lavoro, se prevista;
• Durata del congedo per ferie, nonché degli altri congedi retribuiti cui ha diritto il lavoratore o, se ciò non può essere indicato all’atto dell’informazione, le modalità di determinazione e di fruizione degli stessi;
• Procedura, la forma e i termini del preavviso in caso di recesso del datore di lavoro o del lavoratore;
• Importo iniziale della retribuzione o comunque il compenso e i relativi elementi costitutivi, con l’indicazione del periodo e delle modalità di pagamento;
• Programmazione dell’orario normale di lavoro e le eventuali condizioni relative al lavoro straordinario e alla sua retribuzione, nonché le eventuali condizioni per i cambiamenti di turno, se il contratto di lavoro prevede un’organizzazione dell’orario di lavoro in tutto o in gran parte prevedibile;
• Contratto collettivo, anche aziendale, applicato al rapporto di lavoro, con l’indicazione delle parti che lo hanno sottoscritto;
• Enti e istituti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi dovuti dal datore di lavoro e qualunque forma di protezione in materia di sicurezza sociale fornita dal datore di lavoro stesso;

Tutti i contratti devono, quindi, obbligatoriamente contenere queste informazioni. In caso contrario, l’azienda può incorrere in pesanti sanzioni.

Proprio per questo motivo, il decreto prevede anche una semplificazione degli obblighi di informazione. Nel contratto, infatti, basterà indicare il CCNL di riferimento per coprire una serie di dati. Ad esempio, essendo inclusa nel contratto la contrattazione collettiva, non servirà inserire la durata del periodo di prova oppure le specifiche relative al preavviso di dimissioni.

Il decreto, però, stabilisce anche che il datore di lavoro dovrà mettere a disposizione del personale i contratti collettivi nazionali, da poter consultare per chiarirsi ogni dubbio.

Il modello Unilav

L’ultimo step nella checklist dei documenti per assunzione riguarda il cosiddetto modello Unilav (Modello Unificato Lav).

Questo documento, che è stato introdotto nel 2007 per semplificare le comunicazioni tra datore di lavoro e i diversi enti statali, è necessario per formalizzare l’assunzione del dipendente e va redatto in maniera telematica e inviato al Centro per l’impiego di riferimento entro un giorno prima dell’avvio del rapporto di lavoro.

In caso di mandata presentazione del modello Unilav entro i tempi stabiliti dalla legge, l’azienda rischia sanzioni amministrative tra i 250 e i 1500€.

Gestisci onboarding e documenti aziendali con Factorial

La raccolta dei documenti obbligatori per generare un contratto è soltanto una delle tante fasi dei processi di recruiting, che iniziano con la pubblicazione di un’offerta di lavoro e la selezione dei candidati tramite un software ATS e si concludono con l’onboarding del futuro dipendente.

Essendo un processo lungo e complicato, che si compone di tanti step, la soluzione per alleggerire il carico di lavoro del dipartimento HR è quella di utilizzare un software gestionale, come ad esempio Factorial.

Factorial supporta l’azienda semplificando e automatizzando tutti i processi lenti e macchinosi, intervenendo anche sulla fase di onboarding dei candidati. Per esempio, tramite il gestionale potrai:

• Impostare obiettivi e compiti da completare nelle diverse fasi dell’onboarding
• Automatizzare l’assegnazione delle attività da svolgere per ogni nuovo dipendente
• Designare le persone responsabili dell’esecuzione dei compiti
• Controllare lo stato di avanzamento delle attività in tempo reale
• Permettere ai dipendenti di firmare i documenti relativi all’approdo in azienda in maniera immediata con una firma elettronica.

Ma non è tutto. Il nostro software All-in-one dispone anche di funzionalità specifiche per tutti i processi di amministrazione e gestione del personale. Tra queste, ci sono anche quelle relative alla gestione documentale.

Con Factorial, infatti, potrai garantirti di:

• Creare cartelle personalizzate per ogni documento
• Caricare più documenti in blocco
• Usufruire dei numerosi modelli di documenti personalizzabili

In questo modo, potrai conservare i documenti più importanti dei dipendenti e accedere ai dati in qualsiasi momento.

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FAQ: documenti per assunzione

Cosa occorre per una nuova assunzione?

Prima di poter assumere un dipendente, il datore di lavoro dovrà assicurarsi che il lavoratore abbia consegnato tutti i documenti obbligatori e che, chi redige il contratto sia in possesso di tutti i dati necessari per rispettare le norme stabilite dal Decreto Trasparenza sul lavoro.

Che documento serve per fare un contratto di lavoro?

Ci sono diversi documenti necessari per poter generare un contratto di lavoro, che andranno richiesti al futuro dipendente prima del sua approdo in azienda.

• Documento d’identità
• Residenza
• Scheda anagrafica per assunzione
• Certificazione Unica (CU)
• Modello detrazioni
• Previdenza complementare
• Certificato medico

Che dati servono per fare un contratto?

Il Decreto Trasparenza sul lavoro del 2022 ha definito una lista di dati obbligatori da inserire in un contratto di lavoro:

• Identità delle parti
• Luogo di lavoro
• Sede del datore di lavoro;
• Inquadramento, il livello e la qualifica attribuiti al lavoratore
• Data di inizio del rapporto di lavoro
• Tipologia di rapporto di lavoro
• Durata del periodo di prova
• Diritto a ricevere la formazione erogata dal datore di lavoro
• Durata del congedo per ferie e permessi
• Termini del preavviso
• Importo iniziale della retribuzione
• Programmazione dell’orario normale di lavoro
• CCNL di riferimento
• Enti e istituti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi dovuti dal datore di lavoro

Come richiedo al centro per l’impiego i documenti per assunzioni?

La procedura può variare leggermente da un CPI all’altro. In ogni caso, i lavoratori potranno presentare la domanda tramite un modulo di richiesta con allegato documento d’identità.