Ti stai chiedendo come creare un programma ferie con Excel? Vuoi definitivamente abbandonare i poco pratici piani ferie in formato cartaceo?
I fogli di calcolo in Excel sono molto utili. Ti permettono di creare un sistema in digitale per gestire le presenze e le assenze in azienda. Li puoi anche utilizzare per creare e condividere un piano ferie. Inoltre, la possibilità d’inserire formule facilita il calcolo, ad esempio, dei giorni di ferie maturati e residui di ogni dipendente.
In questo approfondimento scoprirai come creare un programma per la gestione delle ferie e dei permessi in Excel e come puoi completamente digitalizzare l’intero processo optando per un software HR.
Sommario
Come creare il programma ferie con Excel
Puoi creare da zero il tuo file Excel per il monitoraggio e il calcolo delle ferie settimanali, mensili e annuali dei dipendenti.
Per riuscirci però devi avere una conoscenza elevata del programma, soprattutto se desideri realizzare un modello che in automatico calcoli i giorni di ferie maturati e residui.
Il lavoro da fare potrebbe complicarsi se hai l’intenzione di realizzare un modello che consideri anche i giorni di permesso richiesti e fruiti da ogni dipendente.
Ecco i passaggi da seguire per creare un programma ferie:
- Scarica e acquista la licenza del programma Microsoft Excel
- Crea un nuovo foglio di calcolo Excel
- Assegna un nome al foglio “Programma Ferie”
- Usa le colonne per inserire le intestazioni “Nome dipendente”, “Data inizio ferie”, “Data fine Ferie”, “Giorni di ferie residui”, “Giorni di ferie maturati”
Arrivato a questo punto il modello è utilizzabile, tuttavia non è presente alcuna formula. Pertanto, dovrai inserire e calcolare il tutto manualmente. Se hai una buona conoscenza dell’applicativo puoi decidere di automatizzare tutti i calcoli.
Ad esempio:
- La Funzione (DATEDIF (B2, C2,”d”) +1) calcola i giorni di differenza tra due date
- La Formula =B2-E2-SOMMA.SE (B$2: B$100, B2, C$2:C$100) sottrae in automatico i giorni di ferie rimanenti una volta fruiti
- La Formula = SUM (D2:D100) calcola il totale dei giorni di ferie richiesti dai dipendenti
Scarica il nostro piano ferie gratis
Se non sei pratico con Excel, ti consigliamo di provare il nostro Piano Ferie in Excel modificabile. Il modello è semplice da utilizzare e ti permette di:
- Aggiungere i giorni di ferie fruiti da ogni dipendente
- Personalizzare il modello in base alle tue esigenze
- Monitorare il numero di giorni di ferie residui per ogni lavoratore
La risorsa è gratuita. Puoi iniziare a utilizzarla subito abbandonando così fastidiosi moduli e modelli in formato cartaceo. Il nostro piano ferie in Excel è l’ideale se la tua azienda non ha un numero elevato di dipendenti.
Fino a 5 o 6 lavoratori, i fogli di calcolo ti permettono di tenere traccia di tutti i più importanti aspetti relativi alle ferie, ai permessi e alle presenze del personale in azienda.
Il piano ferie in Excel ha dei limiti che riporteremo in dettaglio nel prossimo paragrafo. Per ora ci limitiamo a informarti che il piano ferie va aggiornato costantemente e manualmente.
Inoltre, i fogli di calcolo non prevedono alcun sistema di notifica, pertanto dovrai informare le risorse umane ogni qual volta apporti una modifica.
Lo stesso vale per la gestione delle richieste. Dovrai utilizzare un altro programma per approvare e rifiutare le richieste e solo successivamente aggiornare (o non aggiornare) il programma ferie Excel.
👉 Leggi l’articolo “Piano Ferie: modello gratuito 2023, modificabile e come digitalizzare la gestione”.
File Excel programmazione ferie: tutti i limiti
Come anticipato, utilizzare i file Excel per la programmazione delle ferie può essere una buona soluzione fintanto che i dipendenti in azienda sono pochi. È dunque una soluzione transitoria che presenta diversi limiti:
- L’errore umano è frequente: inserire manualmente i dati causa numerosi errori di digitalizzazione. A volte potresti non accorgerti di averli commessi, altre volte rischi di perdere ore di lavoro nel cercare e correggere i dati inseriti.
- Formule complicate: è necessaria una conoscenza approfondita del software per creare e inserire tutte le formule di cui hai bisogno. Excel non è un software specifico per la gestione delle ferie.
- Mancanza di funzionalità: con Excel non hai la possibilità di fruire di tante e utili funzionalità. Non puoi creare report personalizzati, inviare notifiche ai dipendenti, personalizzare la gestione delle ferie a seconda della tipologia di lavoratore.
- Problemi di compatibilità: avvalersi di un programma gestione ferie e permessi realizzato con Excel vuol dire precludersi la possibilità d’integrare il sistema con altri software. I dati dovrai quindi spostarli manualmente da un sistema all’altro. Tutto ciò provoca rallentamenti assolutamente da considerare.
Digitalizza il piano ferie Excel con un software
Utilizzare Excel per impostare e gestire le ferie in azienda ti permette di fare un primo importante passo verso una gestione delle ferie completamente digitalizzata e automatizzata.
I fogli di calcolo in Excel sono molto più funzionali rispetto ai piani ferie in formato cartaceo. Possono essere aggiornati anche dal PC o dallo smartphone e puoi inserire alcune utili formule.
Tuttavia, se desideri fare un ulteriore passo in avanti, risparmiare tempo, evitare ogni possibile errore umano e digitalizzare davvero il processo, allora dovresti optare per un software HR.
Questi applicativi promettono di rivoluzionare la gestione delle risorse umane in azienda. L’importante è scegliere con cura il software da utilizzare così da implementare il cambiamento in azienda nel minor tempo possibile. In particolare:
- Scegli un software all in one
- Assicurati che sia disponibile anche in versione mobile (app)
- Verifica la presenza di un servizio clienti attivo e disponibile
Scegliere un software all in one ti permette di digitalizzare tanti altri processi collegati alle ferie. È per questo motivo che ti consigliamo un applicativo che ti permetta anche di:
- Rilevare le presenze
- Timbrare il cartellino
- Inviare richieste
- Modificare il calendario delle presenze
- Elaborare report
- Approvare o rifiutare le richieste
In più è fondamentale oggi che il software sia disponibile anche in versione mobile. L’app è utile per gestire tutti i processi da qualsiasi luogo e la possono utilizzare anche i dipendenti che lavorano in smart working.
Ti invitiamo inoltre a confrontarti con il servizio clienti. Avere a disposizione un servizio sempre disponibile e pronto ad aiutarti in caso di necessità ti facilita il processo di implementazione in azienda del nuovo strumento.
👉 Leggi l’articolo “Gestione ferie dipendenti: tutte le novità, normative e come digitalizzarla grazie a un unico strumento”.
👉 Oppure “Smart working controllo orario di lavoro: come digitalizzare la rilevazione delle presenze”.
Software HR per il programma piano ferie: tutti i vantaggi
Scegliere il giusto software ti garantisce molti vantaggi. Alcuni sono vantaggi diretti. Pensa solo al tempo risparmiato dai responsabili HR, i quali possono ora gestire tutte le richieste da un’unica schermata.
Altri vantaggi sono indiretti. Pensa ad esempio a come le ore risparmiate possono essere utilizzate per compiti e mansioni che davvero influiscono sulla qualità del lavoro svolto e sulla produttività.
Più in dettaglio:
- Automatizzi i processi: un software HR automatizza tantissime operazioni che oggi probabilmente svolgi a mano. Questo si traduce in un considerevole risparmio di tempo e nell’eliminazione dell’errore umano.
- Miglior controllo delle risorse umane: la digitalizzazione del processo ti permette di controllare la situazione ferie e permessi con facilità. Di conseguenza garantisci un equo trattamento a tutti i dipendenti, migliori la trasparenza e la comunicazione in azienda.
- Accedi da qualsiasi dispositivo: i software disponibili anche per le versioni mobili ti permettono di approvare le richieste e di accedere a tutte le informazioni di cui hai bisogno ovunque ti trovi. Basta avere uno smartphone e una connessione a Internet.
- Pianifichi al meglio i turni di lavoro: un software HR avanzato aggiorna in automatico i turni di lavoro a seconda della disponibilità del personale in azienda. Utilizzarlo aiuta quindi a migliorare l’allocazione delle risorse umane in azienda scongiurando il rischio di trovarsi sotto organico durante i periodi più intensi di lavoro.
- Crei report avanzati: infine la possibilità di creare report HR ti aiuta a prendere decisioni cruciali per la tua attività. I report ti permettono di visualizzare in forma grafica varie tipologie di dati, offrendoti una panoramica completa sullo stato delle presenze e delle assenze di un singolo dipendente di un team di lavoro o di un intero dipartimento.
Come Factorial automatizza il programma di gestione ferie
Sei pronto ad abbandonare i desueti piani ferie in formato cartaceo? Che ne dici di mettere da parte anche i poco pratici piani ferie in Excel? Factorial è il software HR all in one pensato per tutte le PMI pronte a sfruttare i vantaggi della digitalizzazione.
Factorial ti permette una completa digitalizzazione dei processi relativi alla gestione delle ferie e dei permessi. Grazie al software e all’app i lavoratori risparmieranno almeno 8 ore di lavoro ogni settimana che oggi impiegano in attività amministrative e ripetitive.
Factorial ha tutte le funzionalità di cui hai bisogno per automatizzare la gestione delle ferie:
- Approvi o rifiuti le richieste di ferie con un click
- Crei politiche di gestione ferie personalizzate
- Calcola in automatico i giorni di ferie e di permesso
Inoltre, puoi visualizzare in tempo reale la disponibilità di personale in qualsiasi dipartimento, autorizzare i manager ad approvare le richieste, creare report personalizzati basati sui dati raccolti in automatico dal software.
Le funzionalità di Factorial non finiscono qui. Il software ti permette di digitalizzare tutti i più importanti processi HR. Provalo gratis per 14 giorni e digitalizza anche:
- La rilevazione delle presenze
- La gestione delle spese in azienda
- I documenti
Infine, il software dispone anche di avanzate funzionalità che ti permettono di seguire al meglio la crescita dei talenti in azienda. Puoi valutare le performance, inviare feedback a 360°, ottimizzare le fasi di recruiting e onboarding e tanto altro.
Conclusioni
In questo articolo abbiamo visto come creare e utilizzare un programma ferie in Excel, scoprendo che i fogli elettronici sono una buona soluzione fintanto che i dipendenti in azienda sono pochi.
Ora che il tuo business è in crescita, ora che le tecnologie mettono a disposizione efficienti software e app, è arrivato il momento di fare un passo avanti.
Utilizzare un software per la digitalizzazione di tutti i processi HR significa fare una scelta orientata verso il futuro. Questi software ti permettono di risparmiare tempo, di automatizzare processi amministrativi noiosi e ripetitivi.
Tutto ciò influenza positivamente la produttività. Inoltre, benefici di una migliore organizzazione e crei le giuste condizioni in azienda affinché i tuoi talenti possano crescere in un ambiente sano, trasparente e pensato sulle loro esigenze.
