Cos’è la People Analytics? In che modo può aiutarti a migliorare le prestazioni e l’esperienza complessiva dei dipendenti in azienda?
La People Analytics è un processo che ti consente di acquisire una vasta gamma di dati relativi ai lavoratori.
Questi dati possono poi essere utilizzati per identificare inefficienze in azienda, individuare problematiche e, di conseguenza, elaborare soluzioni basate su dati concreti.
Si tratta quindi di un’attività che rientra nell’ambito dell’analisi HR e che richiede cura e competenza. Solo così sarà possibile migliorare effettivamente la qualità del lavoro svolto, così come il clima in azienda.
Se stai pensando di iniziare a raccogliere dati sui tuoi dipendenti e desideri migliorare le loro performance, ma non sai da dove iniziare, in questo articolo troverai risposta ad ogni dubbio: dai vantaggi di una strategia People Analytics fino ai dettagli del processo People Analytics.
- Che cos’è la People Analytics: una definizione
- Quali sono i vantaggi di una strategia People Analytics
- I pilastri principali della strategia People Analytics
- Tutte le fasi del processo People Analytics
- People Analytics e HR Analytics: differenze
- In quali aree aziendali adottare una strategia People Analytics
- Semplifica il processo di People Analytics con Factorial
Che cos’è la People Analytics: una definizione
La People Analytics è definita come il processo di raccolta dei dati sui lavoratori con l’obiettivo di migliorare le performance e i risultati aziendali.
Dalla raccolta di questi dati, gli addetti possono sviluppare insight e report HR basati su informazioni oggettive utili per migliorare in generale i processi e l’esperienza lavorativa dei dipendenti.
La People Analytics si rivela quindi un supporto nell’ambito della gestione dei talenti. Moderni strumenti, come vedremo, permettono oggi di raccogliere e analizzare con efficacia: prestazioni (performance review), preferenze, comportamenti e tendenze.
Questi dati possono essere utilizzati poi per allineare le attività dei dipendenti, i loro punti di forza con le esigenze dell’azienda.
È un lavoro sinergico e con un duplice obiettivo. Assicurare un miglioramento dell’azienda stessa e il miglioramento dei lavoratori in termini di crescita e sviluppo professionale.
Una definizione di People Analytics che mette d’accordo tutti si trova in uno studio pubblicato dall’Università di Edimburgo.
Qui è definita come una pratica che, mediante l’uso di tecnologie e analisi di dati descrittivi e predittivi, nonché di strumenti per generare insight, permette di ottenere informazioni sulla forza lavoro, sul capitale umano e sulle prestazioni individuali e di team.
Queste informazioni possono essere utilizzate in modo strategico per ottimizzare l’efficacia, l’efficienza, i risultati aziendali e l’esperienza dei dipendenti.
Quali sono i vantaggi di una strategia People Analytics
Definire una strategia di People Analytics, diciamolo subito, ti permette di prendere importanti decisioni basandoti sui fatti.
Queste decisioni riguardano la sfera HR e, grazie all’analisi dei dati, sono finalizzate a: migliorare processi di assunzione, di formazione, come anche possono aiutarti a risolvere problemi legati alla scarsa produttività o al basso morale dei dipendenti.
L’analisi delle persone è fondamentale oggi e, grazie alla tecnologia che fornisce strumenti per analizzare ogni aspetto dell’intero ciclo di vita delle persone in azienda, ogni realtà dovrebbe iniziare a lavorarci con la dovuta attenzione.
Ecco quindi i vantaggi garantiti da una strategia definita di People Analytics:
Migliori i processi decisionali
Una strategia di People Analytics ben strutturata permette di migliorare i processi decisionali in azienda.
Per fare alcuni esempi, basarsi su dati concreti facilita i processi di selezione e assunzione dei candidati, poiché risulta più semplice incrociare i profili con le competenze, l’esperienza e la cultura aziendale richiesta. Inoltre, i dati raccolti possono essere utili anche per tanti altri aspetti.
Ad esempio, risulta più facile:
- Individuare le aree di miglioramento
- Valutare le performance in modo oggettivo
- Creare piani di benefit specifici per le esigenze dei dipendenti
Incrementi la produttività
La People Analytics permette di raggiungere vari obiettivi, uno di questi riguarda sicuramente l’azienda.
Dall’analisi dei dati, infatti, è possibile ricavare utili informazioni per monitorare il livello di coinvolgimento e motivazione dei dipendenti, migliorare il clima aziendale favorendo l’instaurarsi di un clima positivo e più inclusivo, riconoscere i migliori talenti e valorizzarli.
Queste analisi garantiscono un naturale aumento della produttività.
Riduci i tassi di turnover e di assenteismo
L’analisi delle persone può essere utile anche per individuare le cause che provocano un elevato numero di richieste di dimissioni e di assenteismo.
Questo perché dalla lettura dei report generati si possono evincere le problematiche più diffuse che spingono i dipendenti a cercare altre opportunità di lavoro o ad abusare di permessi, aspettative o addirittura essere assenti non giustificati.
Promuovi la trasparenza
Un dipendente apprezza il fatto di far parte di un’azienda che prende decisioni basandosi su dati oggettivi.
Significa infatti avere la certezza di far parte di un ambiente di lavoro trasparente che persegue un approccio aziendale basato sull’analisi dei dati e si impegna a valorizzare e incentivare il talento.
Tutto questo limita il verificarsi di favoritismi in azienda e contribuisce a creare un luogo di lavoro dove tutti i lavoratori puntano a migliorarsi ogni giorno.
I pilastri principali della strategia People Analytics
Ma su quali pilastri si fonda una strategia di People Analytics? L’obiettivo primario che dovrebbero porre i leader HR e i people manager è utilizzare un sistema di raccolta dati efficiente. I dati raccolti dovrebbero quindi essere davvero utili per l’impresa, nonché facili da analizzare.
L’analisi delle persone, riteniamo, si basa sui seguenti pilastri:
1. Dati solidi e di qualità
La qualità dei dati HR raccolti è la base su cui poggia tutto il lavoro di People Analytics.
Questi dati dovrebbero garantire informazioni accurate e affidabili sulla forza lavoro, fornire parametri oggettivi per valutarne le prestazioni dei dipendenti e basarsi su indicatori di performance KPI coerenti con gli obiettivi aziendali.
Inoltre, i dati dovrebbero aiutare a identificare aree di miglioramento, che possono riguardare vari processi come selezione e assunzione, miglioramento dei programmi di formazione e sviluppo, e così via.
2. Scelta di metriche in linea con gli obiettivi
Una volta addentrato nel mondo della People Analytics, non impiegherai molto tempo prima di comprendere che i dati che si possono raccogliere possono essere davvero numerosi.
Scegliere quelli giusti è fondamentale. È importante quindi identificare le metriche che sono in linea con gli obiettivi dell’organizzazione e che possono fornire insight significativi.
In linea generale, è sempre buona prassi chiedersi se i dati raccolti sono misurabili e tangibili, solo così il lavoro svolto si rivelerà prezioso per la crescita dei lavoratori e dell’azienda stessa.
3. Scegliere gli strumenti giusti
La scelta degli strumenti tecnologici da utilizzare deve essere attentamente ponderata per soddisfare le specifiche esigenze dell’azienda. Gli strumenti scelti dovrebbero avere alcune caratteristiche non rinunciabili.
È bene che siano applicativi e software scalabili, integrabili con altri sistemi aziendali, che garantiscano alti livelli di protezione dei dati e che abbiano funzionalità di supporto per generare utili grafici HR da consultare all’occorrenza.
4. Stabilire una politica di feedback chiara
Un altro punto che riteniamo essere un pilastro riguarda la politica dei feedback da adottare in azienda.
È importante stabilire il modo in cui verranno comunicati ai lavoratori i risultati emersi dalla People Analytics.
Se da un lato grafici e report possono aiutare, dall’altro è anche importante far passare il messaggio sull’importanza dei dati raccolti, come questi siano soprattutto utili per la crescita dei dipendenti e su come questi debbano essere un incentivo a migliorarsi, non uno strumento di controllo della vita in azienda dei dipendenti.
5. Acquisire competenze analitiche
Infine, l’ultimo pilastro per una People Analytics di successo sta nella capacità degli analisti scelti nell’analizzare i dati. Quello dell’analista non è un lavoro semplice.
Bisogna saper interpretare quanto emerso, contestualizzarlo, stabilire di volta in volta l’inequivocabilità o meno dei numeri emersi.
Insomma, anche i valutatori devono essere adeguatamente formati, affinché possano gestire al meglio i dati nell’interesse dell’organizzazione e dei dipendenti.
Tutte le fasi del processo People Analytics
Il processo di people analytics può essere suddiviso in 5 macro fasi.
Queste dovrebbero idealmente essere seguite una volta verificata la sussistenza dei pilastri delineati nel paragrafo precedente.
Pertanto, a condizione che si siano stati selezionati strumenti adeguati per la raccolta di dati robusti e di qualità, che gli obiettivi e la politica di feedback siano ben definiti, e chiaramente una volta assicuratosi di disporre di analisti capaci di ricavare informazioni utili e pertinenti dall’analisi dei dati, allora si può procedere con:
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Raccolta dei dati
La prima fase del processo di people analytics consiste nel raccogliere tutti i dati ritenuti utili per l’organizzazione e per i lavoratori.
Questi possono essere di vari tipi: dati relativi alle performance, alle presenze (o assenze), dati ricavati da sondaggi, relativi alle spese aziendali.
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Analisi
Successivamente si passa all’analisi dei dati raccolti. Idealmente, questi dovrebbero essere utilizzati per creare un unico rapporto, contenente grafici e tabelle relativi a ogni lavoratore, team di lavoro o intero dipartimento.
L’obiettivo è disporre di schede facilmente consultabili che possano fornire inequivocabilmente quante più informazioni possibili sui lavoratori.
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Interpretazione
La terza fase spetta agli analisti. Sono loro che qui hanno il compito di consultare i report, ricavare insight e trarre conclusioni.
Queste ultime possono essere di vario tipo. Si potrebbero ad esempio individuare cause comuni che determinano un alto turnover o alte richieste di dimissioni, potrebbero emergere criticità che ostacolano il raggiungimento delle prestazioni desiderate o non permettono il raggiungimento degli obiettivi nell’arco di tempo prestabilito.
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Comunicazione
Una volta interpretati i dati, bisogna comunicarli agli interessati, cioè i lavoratori. Come visto, i risultati emersi andrebbero divulgati con adeguate capacità comunicative.
Si tratta, in altre parole, di fornire feedback costruttivi, che possano effettivamente spingere e motivare dipendenti e interi team di lavoro verso il miglioramento e il raggiungimento degli obiettivi.
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Azioni correttive
In ultimo, bisogna sempre considerare che il processo di people analytics è dinamico, e necessita di continui aggiornamenti e azioni correttive.
Pertanto, sulla base degli insight ottenuti dall’analisi, vengono prese decisioni e sviluppate azioni.
Si può ad esempio decidere, in base a quanto emerso, di rivedere i piani di formazione dei dipendenti, i programmi di benefit, nonché attuare azioni correttive nel processo di recruiting o onboarding e così via.
People Analytics e HR Analytics: differenze
Avviciniamoci alla fine di questo approfondimento chiarificando le differenze tra people analytics e HR analytics.
Per quanto riguarda l’HR Analytics (Analisi delle Risorse Umane), si fa riferimento al processo di acquisizione, utilizzo e analisi di dati HR con l’obiettivo di ottimizzare vari processi di cui si occupa prettamente il dipartimento Human Resources.
Principalmente, la raccolta dei dati nell’HR analytics si concentra su dati relativi a:
- Turnover dei dipendenti
- Richieste di dimissioni
- Efficacia della formazione
- Pratiche di reclutamento
- Livelli di engagement dei dipendenti
Di base si raccolgono dati passati per identificare tendenze e pattern, e pertanto sviluppare una strategia e relative tattiche per migliorare o attenuare le inefficienze emerse.
Passando alla People Analytics, in questo caso l’approccio è di tipo olistico, più ampio. Non solo include l’analisi dei dati raccolti nell’HR Analytics, ma l’analisi si estende anche a dati provenienti da altre fonti, come ad esempio spese, finanza, servizio clienti.
L’obiettivo in questo caso è avere una visione ancora più completa di tutta la forza lavoro al fine di valutare precisamente l’impatto di questa sulle prestazioni dell’organizzazione e sulla capacità di questa di raggiungere gli obiettivi.
Inoltre, se con l’HR analytics l’analisi si concentra principalmente sull’analisi di dati storici, nell’ambito della people analytics il focus si sposta avanti, e il lavoro di conseguenza è fortemente orientato a prevedere cosa accadrà in futuro e quali azioni correttive correre.
Al di là dei due processi, ciò che è importante sapere è che HR analytics e people analytics entrambi prevedono la raccolta e l’analisi dei dati.
Mentre il primo si concentra maggiormente sulle funzioni specifiche delle risorse umane, il secondo prevede un approccio più ampio che permette di prendere decisioni ancor più informate per guidare il successo a lungo termine.
In quali aree aziendali adottare una strategia People Analytics
Una strategia di people analytics può essere praticamente adottata in tutte le aree aziendali. Sicuramente trova ampia applicazione per ottimizzare processi quali:
- Reclutamento: nell’identificare i canali più idonei alla ricerca di profili.
- Formazione: per valutare l’efficacia dei programmi di formazione, le competenze e le esigenze formative dei dipendenti.
- Analisi delle prestazioni: per determinare la capacità di portare a termine progetti nei tempi stabiliti e la qualità del lavoro.
- Coinvolgimento dei dipendenti: misurando il morale e il coinvolgimento, identificando i motivi per cui i dipendenti lasciano l’azienda.
Ma non è tutto. Proprio per il suo approccio olistico, l’analisi delle persone può trovare anche altre applicazioni in altre aree aziendali.
Nel ramo della finanza, ad esempio, può rivelarsi utile per valutare l’impatto dei costi dei dipendenti sulla redditività aziendale. Oppure può trovare anche applicazione nella gestione della catena di approvvigionamento e nell’analisi della diversità e dell’inclusione.
Insomma, man mano che si prende confidenza con i dati, qualsiasi area aziendale che direttamente o indirettamente è influenzata dalla forza lavoro può essere analizzata, possono essere cioè raccolti, interpretati i dati e utilizzati per prendere decisioni migliori.
L’importante, come abbiamo visto, è scegliere gli strumenti giusti. Tra questi, ti consigliamo di provare.
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- HR per la gestione delle prestazioni
- Relativi agli orari e alle presenze della tua azienda
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Puoi anche generare automaticamente l’organigramma della tua azienda, e molti altri rapporti HR, tutti gestibili da un unico spazio completamente personalizzabile.
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