Nota spese: come digitalizzare il processo

Come gestisci la nota spese in azienda? Sai che il processo può essere digitalizzato permettendoti di risparmiare ore preziose?

Tra viaggi, acquisti per l’azienda, cene e pranzi, ogni lavoratore, ogni mese, può accumulare decine di scontrini e ricevute fiscali. Rendicontare il tutto può diventare un vero incubo. 

In questo approfondimento, dopo una breve introduzione riguardo cos’è e come compilare la nota spese, scoprirai come la tecnologia ti viene incontro aiutandoti ad automatizzare un lavoro manuale, noioso e ripetitivo. 

Cos’è la nota spese 

Qualsiasi organizzazione piccola, medio grande deve fare i conti con la gestione dei costi aziendali. Queste sono dei documenti nei quali il lavoratore inserisce tutti gli importi che ha anticipato per conto dell’azienda (viaggi, spese per vitto o alloggio). 

Non esiste un modello unico di nota spese. Molte aziende semplicemente chiedono ai dipendenti di conservare e di consegnare gli scontrini e le ricevute alla figura incaricata alla rendicontazione. 

Altre invece chiedono al dipendente di essere più preciso e di allegare anche altre informazioni utili per identificare più rapidamente la natura della spesa sostenuta. Secondo alcune stime, chi si occupa di registrare tutte le uscite sostenute dai lavoratori per conto dell’azienda, impiega circa tre ore ogni mese.

Com’è fatta la nota spese? 

Sebbene esistano diversi modelli e diverse procedure aziendali da seguire, ogni nota spese fondamentalmente contiene le medesime informazioni: 

• Dati dell’azienda 
• Dati del lavoratore 
• Periodo di riferimento 
• Tipologia di spesa (rifornimento carburante, ticket autostrada, pranzo, cena…) 
• Totale della spesa sostenuta 

Chiaramente il dipendente deve provare di aver effettivamente sostenuto le spese, allegando i relativi scontrini e ricevute. Inoltre, come titolare, puoi decidere liberamente quali spese sostenute dal lavoratore hanno diritto a un rimborso e quali no. 

Ad esempio, puoi pensare di imporre dei limiti per quanto concerne il pernotto, rimborsando un tetto massimo di spesa, così come puoi decidere dei limiti di spesa per i pranzi o le cene. 

Ogni spesa deve essere giustificata e rientrare in parametri predefiniti. Spetta poi a te, o a chi hai incaricato, non solo sommare tutti gli importi ma anche verificare la legittimità della gestione delle note spese. 

Inoltre, ogni nota spesa, in formato cartaceo o digitale, può contenere anche una sezione aggiuntiva che il lavoratore può utilizzare per inserire commenti o particolari giustificazioni riguardo il denaro speso. 

Come compilare la nota spese

Una volta stabilità la policy dell’azienda inerentemente alle note spese, non resta che contabilizzarle e autorizzare i rimborsi. Di questo processo generalmente si occupano gli addetti alle risorse umane o gli addetti alla contabilità aziendale.

Per semplicità possiamo riassumere il processo di compilazione delle note spese in quattro passaggi: 

• Stesura delle note spese: il dipendente allega le ricevute e gli scontrini e se necessario compila la sezione “giustificativi”. 
• Verifica: l’incaricato controlla quando sono state sostenute le spese e se sono conformi alla policy aziendale. 
• Archiviazione: le spese ritenute ammissibili e i relativi scontrini vengono archiviati.
• Rimborso: l’incaricato autorizza il processo di rimborso che verrà poi erogato al lavoratore nella successiva busta paga. 

Non è un lavoro difficile ma è richiesta la massima attenzione. Ad esempio: alcune spese potrebbero essere relative a periodi differenti da quello dichiarato dal lavoratore, altre spese potrebbero non essere ammissibili. 

Calcolo nota spese manuale: quali criticità 

Fin quando i dipendenti in azienda sono pochi la rendicontazione e il calcolo delle note spese sono operazioni gestibili anche manualmente, utilizzando i classici fogli cartacei o annotando il tutto su fogli digitali in Excel. 

Quando però ogni mese ci si trova a dover verificare decine di note spese allora l’operazione inizia a diventare dispendiosa in termini di tempo.

Il rischio è dover adibire e retribuire un lavoratore che si occupa esclusivamente della verifica, dell’archiviazione e del rimborso delle spese sostenute dagli altri lavoratori. Inoltre, il calcolo delle note spese può far emergere altre criticità che dovresti considerate: 

Rischi di commettere errori 

La gestione delle note spese è uno di quei processi che quando svolto manualmente espone al rischio di commettere errori. Tra documenti incompleti, compilazione approssimativa delle note spese, scontrini sbiaditi, illeggibili o peggio smarriti, sono tanti i fattori che possono facilitare l’errore. 

Puoi avere problemi di comunicazione tra i reparti 

Come evidenziato in precedenza le note spese sono documenti che vedono coinvolte più figure. I dipendenti, gli addetti alla verifica, gli addetti alla contabilità. Tale passaggio di documenti in formato cartaceo espone a diversi rischi. Possono infatti facilmente venirsi a creare incomprensioni e ritardi nel pagamento dei rimborsi.

Difficile gestione della cassa

Le note spese possono creare anche problemi nella gestione delle spese aziendali. Può capitare ad esempio che: alcuni lavoratori spendono più denaro di quanto precedentemente concordato, non si ha disponibilità immediata della liquidità per rimborsare tutti i dipendenti, il lavoratore utilizzi denaro contante invece che i pagamenti digitali e si dimentichi di farsi rilasciare la relativa ricevuta. 

Indipendentemente dal problema è importante creare un regolamento aziendale specifico per le note spese, onde evitare ulteriori problemi alle figure incaricate ad autorizzare i rimborsi. 

Quali sono i diversi modelli di nota spese? 

Sia se decidi di gestire le note spese manualmente sia se opti per l’utilizzo di un software di gestione spese o di un’app, ti consigliamo di definire una politica chiara e semplice da implementare, così che tutti i lavoratori sappiano esattamente: 

• Quali spese rimborsa l’azienda 
• Gli importi massimi rimborsabili
• Ogni quanto tempo vengono erogati i rimborsi 

In linea generale esistono tre modelli che fanno da base alla definizione di un modello di nota spese elaborato sulle necessità aziendali.

Modello analitico 

Conosciuto anche come modello a piè di lista è il modello di nota spese più utilizzato. Il dipendente semplicemente è tenuto a conservare scontrini e ricevute di tutte le spese sostenute per conto dell’azienda. Pertanto, i lavoratori conserveranno le spese per

• Vitto 
• Alloggio 
• Trasporti 

Questo modello prevede, salvo diverse regole da te stabilite, che il dipendente riceva un rimborso pari al 100% delle spese sostenute. 

Modello forfettario 

Il modello forfettario è più semplice da gestire. In questo caso stabilisci un importo massimo da riconoscere al lavoratore senza chiedere alcuna nota spesa. Si tratta, in altri termini, di un’indennità che il lavoratore può richiedere dopo che ha sostenuto alcune spese per conto dell’azienda. Questa indennità a livello fiscale non è considerata come parte integrante del reddito e pertanto il lavoratore può dedurla, entro certi limiti, dall’IRPEF. 

L’importo forfettario puoi stabilirlo sulla base di quelle che sono le spese medie aziendali che un dipendente si trova ad affrontare per conto dell’azienda. Questo strumento da un lato semplifica le operazioni di rendicontazione dall’altro però potresti trovarti a gestire i casi in cui il lavoratore spende più dell’indennità prestabilita. 

Modello misto 

Un ultimo modello di nota spesa che puoi pensare di utilizzare è un ibrido dei due precedentemente descritti. Ne consegue che alcune spese le rimborsi interamente altre invece forfettariamente. 

Ad esempio, puoi rimborsare forfettariamente le spese per vitto e alloggio e interamente le spese di trasporto. Come nei casi precedenti hai libertà di decidere quali sono le spese rimborsabili, salvo diverse disposizioni contenute nel CCNL.

Gestione nota spese: regole e aspetti fiscali 

È interessante conoscere quali sono l’insieme di regole a cui attenersi per quanto riguarda la gestione delle note spese. In linea generale devi fare riferimento all’interpello 388/2019 pubblicato dall’Agenzia delle Entrate. 

Dalla risposta fornita dall’Agenzia si apprende che qualsiasi documento analogico, tra cui rientrano le note spese e i giustificativi, per essere valido, deve rispettare quattro caratteristiche, deve essere:

• Immodificabile
• Integro
• Autentico
• Leggibile

Queste regole sono valide anche se decidi di utilizzare un software o un’app per le note spese e anche se queste ultime vengono fornite in formato digitale (PDF, JPEG…). È bene specificare che per le note spese non c’è bisogno di fornire il documento originale. 

Il duplicato in formato digitale va bene a condizione che rispetti le quattro caratteristiche sopra elencate. Maggiori informazioni a riguardo sono contenute nel Codice dell’Amministrazione all’articolo 23-BIS. 

Per quanto riguarda gli aspetti fiscali puoi fare riferimento a quanto contenuto all’articolo 69 del TIUR, il quale specifica che i rimborsi forfetari di spesa e le spese documentate per vitto, alloggio, trasporti e viaggio, non concorrono alla formazione del reddito fin quando, nel periodo d’imposta considerato, sono inferiori a 10.000 euro. 

Gestione della nota spese dei dipendenti: quali strumenti puoi utilizzare 

Vediamo ora in dettaglio quali sono gli strumenti che puoi utilizzare per gestire al meglio le note spese. Comunemente queste vengono gestite in tre modi: 

Nota spese modello con carta e penna 

Annotare le note spese con carta e penna è uno dei sistemi più diffusi ma anche il meno conveniente da utilizzare. Come anticipato, questo modo di procedere espone al rischio di commettere errori, di perdere gli scontrini, di creare problemi di comunicazione e fraintendimenti con i reparti.

Nota spese modello in Excel

Utilizzare i fogli di calcolo in Excel è un primo passo che puoi pensare di compiere in un’ottica di digitalizzazione del processo. Puoi scaricare diversi modelli di note spesa in Excel già pronti all’uso. I fogli digitali sono facili da compilare e da archiviare e al lavoratore devi solo chiedere di compilarli e di allegare scontrini e ricevute.

Nota spese software e app 

Il miglior modo per gestire la nota spesa aziendale è sicuramente quello di utilizzare software e app per la gestione dei costi aziendali che ti permettono di ridurre considerevolmente i tempi necessari per annotare e contabilizzare tutte le spese sostenute dai lavoratori. Come vedremo in dettaglio nei prossimi paragrafi, tra i punti di forza di questi strumenti vi sono: 

• La possibilità di inserire e verificare in ogni momento le note spese 
• Il poter condividere istantaneamente le spese con tutti gli incaricati alla rendicontazione 
• La possibilità di accedere alla dashboard dedicata da qualunque dispositivo 

Factorial: il software per la nota spese dei dipendenti

Factorial è un software per la gestione delle spese dei dipendenti. Il software HR ti permette di digitalizzare interamente il processo, automatizzando i vari flussi di lavoro e permettendoti di creare report personalizzati contenenti le spese sostenute da ogni lavoratore. Inoltre: 

Digitalizzi scontrini e ricevute 

I tuoi dipendenti direttamente dall’app Factorial possono facilmente, e in qualsiasi momento, caricare le ricevute dei pagamenti sostenuti sulla piattaforma. Questo vuol dire: basta scontrini sbiaditi, illeggibili o smarriti. 

Approvi le spese con un click 

Direttamente dal software puoi approvare o rifiutare la richiesta di rimborso, verificando la tipologia di spesa (trasporto, vitto, alloggio) e gli importi spesi. Gli scontrini così non devono più essere trasferiti da un responsabile all’altro. Grazie all’app e al software le figure incaricate possono collegarsi e approvare tutte le spese in pochi attimi. 

Tieni sotto controllo ogni movimento 

Grazie al software Factorial tutte le spese dei dipendenti sono verificabili. Puoi così facilmente creare report e renderti conto se è possibile ridurre alcuni costi aziendali. L’intero processo è gestito con trasparenza, non si creano conflitti tra le risorse umane e l’erogazione dei rimborsi avviene con precisione e puntualità alla fine del mese. 

Factorial molto più che un’app nota spese 

Con Factorial annotare le spese dei dipendenti diventa facile e immediato. Oltre al software e alla relativa app puoi anche pensare di utilizzare la Factorial Cards, la carta per gestire le spese in maniera ancora più semplice. 

I dipendenti possono utilizzare così la carta per le spese aziendali. Queste vengono registrate in automatico del software e una notifica ti avviserà dell’avvenuta spesa che puoi decidere di accettare o rifiutare. 

E non è tutto, Factorial è un software all-in-one che a 360° automatizza e digitalizza molteplici operazioni nel vasto ambito della gestione delle risorse umane. Da un unico software puoi facilmente:

• Gestire le richieste di ferie e permesse
• Creare l’organigramma aziendale
• Condividere e chiedere di firmare digitalmente i documenti
• Analizzare le performance dei lavoratori
• Inviare feedback in tempo reale
• E tanto altro

Nota spese e digitalizzazione del processo: le conclusioni 

In questo articolo probabilmente hai trovato una soluzione alle tante ore perse ogni mese per rendicontare le note spese dei dipendenti. Si tratta di un lavoro semplice che però nasconde diverse insidie e può causare perdite di tempo che non dovresti sottovalutare. 

Utilizzare software e app per le note spese come abbiamo visto semplifica enormemente il lavoro delle risorse umane, è conforme alle attuali norme e ti permette di fare un importante passo avanti verso un modo di fare impresa sempre più digitalizzato e al passo con i tempi. 

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