Vai al contenuto

Marcatempo digitale vs metodi tradizionali per la rilevazione delle presenze

marcatempo digitale

Il dibattito su come dovrebbe essere effettuata la rilevazione delle presenze dei dipendenti ha preso piede in particolare dopo la diffusione dello smart working nella maggioranza delle imprese italiane e internazionali. Prima che la crisi sanitaria impedisse ai lavoratori di recarsi in ufficio la timbratura tramite badge era forse il metodo più utilizzato per controllare gli orari di ingresso e uscita dall’azienda. Ma dopo la rivincita del lavoro flessibile, non sarà ora di quella del marcatempo digitale?

In questo articolo analizziamo i principali metodi di rilevazione delle presenze a disposizione delle aziende per capire quale di adatta meglio al mondo del lavoro di oggi.

Banner Software HR Factorial Rilevazione Presenze

Cosa dice la legge sulla rilevazione delle presenze

Ancora prima di parlare dei metodi utilizzati per timbrare il cartellino è bene ricordare cosa dice la legge in merito alla rilevazione delle presenze. Si tratta di un tema molto serio che deve essere gestito con cautela e precisione al fine di non incorrere in infrazioni e conseguenti multe.

Le leggi che regolano la rilevazione delle presenze variano di stato in stato, quindi è bene conoscere le origini e gli aggiornamenti delle leggi nel proprio paese. Infatti, non esiste una legge che stabilisca dei criteri di rilevazione delle presenze validi per tutti.

La situazione in Italia

In Italia, l’articolo 41 della Costituzione permette ai datori di lavoro di controllare che i dipendenti svolgano un’attività lavorativa eseguita in maniera coerente alle istruzioni fornite dallo stesso, ma sempre nel rispetto della libertà e dignità umana. Questo significa che viene stabilito un limite oltre il quale il datore di lavoro non può spingersi nel controllo dei propri dipendenti. Questa limitazione serve a garantire il rispetto del diritto dei lavoratori alla riservatezza e una serie di diritti personali che vengono tutelati dallo Statuto dei Lavoratori.

Proprio lo Statuto dei lavoratori è stato soggetto a una modifica che ha previsto un aggiornamento dell’articolo 4, il 14 settembre 2015, in seguito al famoso Jobs Act, il quale ha stabilito diversi tipi di criteri della regolamentazione in base agli strumenti utilizzati. Questa rivisitazione dell’articolo dello Statuto dei Lavoratori serviva ad adattare il regolamento all’evoluzione delle tecnologie per il controllo dei lavoratori che sono avvenute negli ultimi anni.

Infatti, grazie alle invenzioni tecnologiche al giorno d’oggi è possibile controllare i dipendenti anche da remoto. Per questo motivo si è reso necessario bilanciare i diritti dei lavoratori e quelli delle aziende, specialmente quando si tratta di controlli finalizzati alla tutela dei beni aziendali.

La sentenza della Corte di Giustizia UE

In seguito alla sentenza C-55/18 da parte della Corte di Giustizia UE avvenuta il 14 maggio 2019, è stato ha stabilito che i paesi appartenenti all’Unione Europea saranno obbligati a rilevare le presenze sul lavoro. Tradotto, le aziende devono utilizzare dei sistemi per la rilevazione delle ore che sono state lavorate dai dipendenti.

Grazie al tracciamento delle ore lavorate le imprese potranno essere sempre al corrente di eventuali straordinari o ore di lavoro che non sono state effettuate dai dipendenti. Allo stesso modo anche i dipendenti potranno essere sicuri di poter contare su uno strumento oggettivo che rilevi in maniera precisa il lavoro svolto.

Una volta chiarita la situazione legale possiamo addentrarci nel vivo della questione, ovvero come si timbra il cartellino? Quanti diversi metodi di rilevazione delle presenze esistono? Qual è il migliore?

Vediamo insieme quali sono i sistemi per la timbratura del cartellino più comuni, così da poter identificare i pro e i contro di ciascuno e come si adattano alle esigenze delle nuove modalità di lavoro.

rilevazione presenze digitale

Timbrare con il badge

Tra i metodi per rilevare le presenze più diffusi nelle aziende italiane c’è quello della timbratura del badge. Chi di noi non ha almeno un vecchio badge aziendale sperduto in casa da qualche parte o conservato come ricordo di una bella esperienza lavorativa?

Il badge aziendale è generalmente nominativo e personale, viene consegnato al dipendente il primo giorno di lavoro e disattivato una volta cessato il rapporto tra azienda e lavoratore. Il badge consente di aprire le porte o gli sportelli dell’edificio aziendale e rileva in questo modo quando il dipendente è entrato nel posto di lavoro.

Pro e contro

In molti casi però, l’ingresso in ufficio non coincide con l’inizio del lavoro. Soprattutto se prendiamo in considerazione le aziende in cui raggiungere la propria postazione può impiegare del tempo. Per questo il badge aziendale non rileva in maniera 100% affidabile l’orario di inizio del lavoro. Ed è per questo che molte aziende combinano la timbratura tramite badge con altri sistemi per il controllo orario.

A volte si tratta di un foglio presenze in excel editabile, settimanale o mensile, che il dipendente deve compilare giorno per giorno. Ma cosa succede se il dipendente si dimentica di compilare il documento? Dovrà fare affidamento alla propria memoria.

E peggio ancora, se la dimenticanza è ricorrente? Come potete vedere questo tipo di sistema presenta dei lati negativi che possono creare intoppi anziché favorire un’efficace rilevazione delle presenze.

Inoltre, un’altra difficoltà può sorgere quando il cartellino o badge viene smarrito. Spesso e volentieri i tempi per ricevere un badge nuovo sono piuttosto lunghi e il dipendente senza badge dovrà dipendere dai colleghi o dal proprio manager per poter accedere alle strutture. Potete immaginare quanto possa essere scomoda questa situazione.

E non dimentichiamo i malfunzionamenti, quando il lettore del badge non funziona e i costi per distribuire questi apparecchi per la rilevazione delle presenze in tutto l’edificio.

Banner Software HR Factorial Smart Working

Timbrare con le impronte digitali

Questo metodo per il controllo dell’orario di lavoro è reso possibile grazie a degli apparecchi dotati di lettori di impronte digitali. Questi sistemi sono in grado di identificare i dipendenti basandosi sulle caratteristiche fisiche che vengono inserite in un database.

Il sistema di rilevazione delle presenze tramite impronte digitali ha preso piede e ha avuto successo specialmente in quelle aziende che avevano dei problemi di abusi di timbratura del cartellino.

Pro e contro

Per molto tempo i telegiornali italiani sono stati inondati di notizie che condannavano il comportamento dei cosiddetti “furbetti del cartellino”.  Parliamo di quei dipendenti che sfruttavano sistemi di timbratura del cartellino antiquati che potevano essere raggirati permettendo così di timbrare l’ingresso al lavoro anche per amici o parenti, contribuendo al fenomeno dell’assenteismo.  Si tratta di una soluzione innovativa che consente un monitoraggio sicuro che non può essere raggirato in quanto basato su una verifica biometrica.

Per questo le irregolarità legate a uno scorretto utilizzo del sistema di timbratura con badge sarebbero risolte e rese sostanzialmente impossibili.

Oltre a risolvere questo problema, la timbratura con le impronte digitali presenta anche un altro vantaggio rispetto al badge. Risolve il problema di dover avere sempre con sé il cartellino e quello dello smarrimento proprio perchè servirà soltanto l’impronta.

A proposito di impronta però, non dobbiamo dimenticarci che si tratta di un dato sensibile a tutti gli effetti. Per questo motivo prima di introdurre questo tipo di sistema le aziende devono assicurarsi di rispettare scrupolosamente tutti gli aspetti della privacy dei lavoratori.

Come possiamo immaginare si tratta di apparecchiature piuttosto costose, per cui l’azienda che deciderà di adottare questo sistema si troverà di fronte ad un investimento non da poco.

Siccome i dipendenti devono appoggiare i polpastrelli per poter essere riconosciuti dal sistema, ciò solleva dei problemi di igiene, specialmente se consideriamo l’attuale crisi sanitaria in corso. Questo è un aspetto importantissimo che forse non era stato preso in considerazione prima, ma che ad oggi acquista una rilevanza notevole nella scelta del miglior dispositivo per il monitoraggio dell’orario di lavoro.

Timbrare con il riconoscimento facciale

Nella scalata verso la ricerca tra i metodi più efficienti per la rilevazione delle presenze troviamo il riconoscimento facciale. Si tratta di qualcosa a cui siamo già abituati. Quasi tutti gli smartphone presentano una funzionalità di riconoscimento facciale che permette di sbloccare il cellulare. Quando questo metodo viene adottato per il monitoraggio di ingressi e uscite in azienda deve assicurarsi di rispettare la legge della privacy e il GDPR.

Pro e contro

I volti dei dipendenti vengono di fatto memorizzati nel sistema per permettere il riconoscimento. In questo modo viene garantita una rilevazione delle presenze rapida e a prova di abusi.

Le controversie nascono quando si entra in tema privacy dei lavoratori proprio perchè si tratta di un metodo non proprio discreto in quanto il viso dei dipendenti deve essere scannerizzato. Dall’altra parte però risolve il problema di privacy delle aziende in quanto solo le persone autorizzate e riconosciute dal sistema potranno avere accesso agli edifici.

Trattandosi di un metodo sofisticato il prezzo in questo caso cresce.

Presenta però un vantaggio rispetto all’impronta digitale, ovvero l’assenza di contatto con il dispositivo. Infatti il viso dovrà soltanto avvicinarsi senza di fatto toccare l’apparecchio, eliminando così la problematica dell’igiene.

marcatempo presenze

Compilare il foglio presenze excel

La rilevazione delle presenze serve, come abbiamo visto, per poter tenere traccia anche delle malattie, dei permessi tanto quanto delle ore extra lavorate. Il foglio delle presenze dei dipendenti è molto diffuso nelle aziende italiane come metodo principale o complementare ad altri sistemi per il monitoraggio dell’orario di lavoro.

I fogli presenze non sono altro che dei documenti, generalmente creati utilizzando Excel, dove i dipendenti inseriscono il loro orario di lavoro. Essere precisi nella compilazione dei fogli presenze è fondamentale affinchè la retribuzione delle ore lavorate avvenga in modo corretto e per far sì che l’azienda non incorra in irregolarità e multe.

Tuttavia, dovendo compilare il foglio presenze a mano, l’errore è sempre dietro l’angolo. Una svista o un errore nel calcolo possono portare a dei problemi nella contabilità. Anche per questo motivo i fogli presenze da compilare in Excel non sono dei metodi efficienti per la rilevazione delle presenze e tantomeno affidabili.

Inoltre, come abbiamo già menzionato sopra, possono sorgere dei problemi nel momento in cui i dipendenti dimenticano di svolgere l’operazione di inserimento dei dati giornalmente. E anche la privacy qui può costituire un problema, in quanto gli accessi al documento possono essere modificati e diventa anche difficile gestire la riservatezza dei singoli dipendenti.

Possiamo dire che questo sistema risulta piuttosto datato rispetto alle innovazioni in corso nella gestione delle presenze. Infatti, esistono dei software HR che permettono di svolgere le stesse operazioni, ma in maniera automatizzata, rapida e senza il rischio di incorrere in errori.

💡 Qui trovi il Foglio Presenze in Excel modificabile da scaricare💡

Scarica QUI il Foglio Presenze Excel

Cos’è un marcatempo digitale

I responsabili delle risorse umane sicuramente sanno già di cosa stiamo parlando e a cosa ci riferiamo quando citiamo il marcatempo digitale. Stiamo parlando di un tool HR, più nello specifico di un software, che le aziende adottano al fine di monitorare l’ingresso e le uscite del personale. Monitorare l’orario di lavoro è molto importante tanto per le aziende quanto per i dipendenti stessi.

Tenere traccia delle ore lavorate significa permette una reciproca trasparenza e fiducia tra lavoratore e azienda.

La timbratura elettronica facilita in maniera notevole la rilevazione delle presenze da parte dei datori di lavoro in quanto consente di rilevare la presenza anche da remoto. Normalmente attraverso questi software vi è la possibilità di effettuare la timbratura sia dal computer che dallo smartphone, a volte con un semplice click.

Timbrare da desktop

Con la timbratura da desktop introduciamo quei sistemi che non richiedono l’adozione di un’apparecchiatura che deve essere adottata e diffusa in tutto l’ufficio, ma utilizzano un marcatempo digitale. Infatti le imprese hanno la possibilità di far timbrare il cartellino ai dipendenti semplicemente dal pc aziendale o dal computer personale.

Tra le tante innovazioni apportate dai software HR all’interno dei dipartimenti delle risorse umane delle aziende troviamo senz’altro un miglioramento dei sistemi di rilevazione delle presenze. Le aziende che hanno già attraversato un processo di digitalizzazione sono probabilmente già in possesso di un marcatempo digitale che consente ai dipendenti di timbrare il cartellino comodamente da desktop.

Ovviamente questo tipo di metodologia con marcatempo digitale necessita semplicemente di una connessione internet. Una volta iniziato il proprio lavoro timbrare la presenza sarà semplice quanto aprire il pc e fare un click. Il marcatempo digitale risolve problematiche come quella del monitoraggio del lavoro da casa. Visto che i dipendenti non possono più recarsi in ufficio, ovviamente le metodologie citate sopra non possono essere utilizzate da remoto.

timbratura digitale

App per timbrare il cartellino

Il marcatempo digitale spesso e volentieri consente la timbratura virtuale anche via smartphone. In questo modo sarà ancora più semplice per i dipendenti fare clock-in e clock-out.

Normalmente questi sistemi permettono una timbratura geolocalizzata. Ciò significa che il marcatempo digitale è in grado di dirci da dove il dipendente sta registrando la sua presenza. Questa funzionalità ormai è prevista in tutti i software di timbratura digitale.

Il software HR all-in-one di Factorial permette alle aziende di consentire ai dipendenti di timbrare il cartellino grazie all’applicazione mobile. Il più grande vantaggio rappresentato da un marcatempo digitale è che consente di sincronizzare in maniera automatica le informazioni sul portale del dipendente. In questo modo i responsabili HR avranno a disposizione le schede attività dei dipendenti che potranno rivedere in qualsiasi momento, potendo contare su informazioni precise e sempre aggiornate.

Marcatempo digitale vs timbratura tradizionale

Siamo arrivati alla conclusione della revisione dei pro e contro delle diverse metodologie per la rilevazione delle presenze. Quello che viene spontaneo chiedersi è “quale si adatta meglio alle esigenze del lavoro e dei lavoratori di oggi“?

Nella scelta di un sistema per controllare l’orario dei dipendenti non possiamo non tener conto il cambiamento che è in corso nel mondo del lavoro. La diffusione dello smart working ha messo in crisi le metodologie di timbratura tradizionale. Dotarsi un marcatempo digitale è fondamentale per le aziende in questo momento. In questo modo si potrà consentire ai dipendenti di effettuare il clock-in e clock-out dal lavoro  in maniera semplice, da qualsiasi luogo.

A prescindere dalla comodità per i dipendenti, essere in possesso di un marcatempo digitale è una grande rivoluzione per i reparti delle risorse umane e i responsabili HR che non dovranno più dipendere da fogli excel o gestire i badge dei lavoratori.  Chi possiede un marcatempo digitale può essere sicuro che la funzione di rilevazione delle presenze sarà effettuata in modo preciso e le schede delle ore lavorate verranno create in maniera automatica senza nessuno sforzo o lavoro aggiuntivo.

✅ Prova gratis la funzione di rilevazione delle presenze di Factorial con il suo marcatempo digitale!

Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

Post correlati

Lascia un commento