Guida al rimborso per le spese di viaggio e soggiorno

Come si gestiscono i rimborsi per le spese di viaggio e di soggiorno dei dipendenti impegnati in trasferte per conto dell’azienda? Come puoi semplificare e ottimizzare l’intero processo?

Questo articolo si rivolge a datori di lavoro, manager e responsabili HR che quotidianamente si trovano ad a dover rimborsare le varie trasferte dei dipendenti (rappresentanti, operai, collaboratori, dirigenti…).

Paragrafo dopo paragrafo, scopriremo com’è possibile ottimizzare la gestione dei rimborsi per le spese di viaggio e soggiorno e ottenere tutti i vantaggi relativi: un miglior controllo delle spese, approvazione rapida di richieste e dei pagamenti e molto altro! 

Come si gestiscono i rimborsi per le spese di viaggio e di soggiorno dei dipendenti impegnati in trasferte per conto dell’azienda? Come puoi semplificare e ottimizzare l’intero processo?

Questo articolo si rivolge a datori di lavoro, manager e responsabili HR che quotidianamente si trovano ad a dover rimborsare le varie trasferte dei dipendenti (rappresentanti, operai, collaboratori, dirigenti…).

Paragrafo dopo paragrafo, scopriremo com’è possibile ottimizzare la gestione dei rimborsi per le spese di viaggio e soggiorno e ottenere tutti i vantaggi relativi: un miglior controllo delle spese, approvazione rapida di richieste e dei pagamenti e molto altro! 

Che cos’è l’indennità di trasferta 

Partiamo subito distinguendo diverse tipologie di rimborsi per viaggi e soggiorni ai quali hanno diritto i lavoratori.

La prima è l’indennità di trasferta, definita dall’articolo 82 comma 11 dei regolamenti generali a disciplina dei CCNL di settore. Per indennità di trasferta si intende la presa di servizio provvisoria di un dipendente in una sede diversa da quella abituale. Non si tratta di una trasferta di pochi giorni né di un trasferimento vero e proprio.

Quando un lavoratore si sposta temporaneamente al fine di svolgere il proprio lavoro in una sede diversa rispetto a quella abituale, ha diritto a un’indennità che copre tutte le giornate in cui dura la trasferta, comprese festività, domeniche ed eventuali giorni di assenza per malattia o infortunio.

Secondo la legge, il trattamento in trasferta dà diritto al lavoratore, oltre alla normale retribuzione, al rimborso delle spese sostenute, ad esempio per i biglietti aerei, treni, costi per il noleggio auto e il carburante, i pasti e il pernottamento.

Oltre all’indennità di trasferta, può anche succedere che il lavoratore sia impegnato in attività lavorative al di fuori del proprio comune per uno o pochi giorni. 

Anche in questo caso ha diritto a un rimborso, dopo aver presentato la cosiddetta nota spese aziendale. Qui vengono riportati tutti i costi sostenuti, i quali, a seconda dei casi, vengono rimborsati in maniera forfettaria o a piè di lista.

Per una corretta gestione dei rimborsi, quindi, la prima cosa da fare è determinare la tipologia di trasferta in cui sarà impegnato il lavoratore e successivamente definire le modalità da attuare per garantirgli un corretto rimborso o indennizzo.  

Quali sono i requisiti per il rimborso per spese di viaggio e soggiorno 

Un lavoratore dipendente ha diritto al rimborso delle spese di viaggio e soggiorno nel caso in cui lavori in un luogo diverso da quello abituale e al di fuori del comune rispetto alla sede aziendale.

La legge non definisce un periodo minimo o massimo. Ogni volta che una prestazione lavorativa avviene in un luogo diverso da quello abituale, si parla di trasferta, che può essere occasionale o temporanea. 

Non spetta alcun rimborso ai trasfertisti o pendolari, i quali non hanno diritto a rimborsi per le spese sostenute per recarsi al lavoro.

Ci sono quindi solo due casi in cui il lavoratore ha i requisiti per ottenere il rimborso delle spese di viaggio e soggiorno:

1. Trasferimento temporaneo: il lavoratore invitato in trasferta ha diritto a un’indennità aggiuntiva da sommare allo stipendio normalmente percepito. L’indennità di trasferta, come specificato all’articolo 51 del TUIR, non concorre a formare il reddito da lavoro fino al limite di 46,48 euro al giorno per spostamenti in Italia e 77,47 euro per spostamenti all’estero. In caso di trasferimento temporaneo, il datore può optare sia per un’indennità stabilita su base forfettaria pari alle cifre sopra citate, sia per un rimborso puntuale di tutte le spese (rimborso analitico).
2. Trasferimento provvisorio: quando un lavoratore è impegnato in una trasferta (missione) occasionale, gli spetta ugualmente un’indennità aggiuntiva allo stipendio. Questa indennità, regolata dai CCNL applicati, prende il nome di diaria. Anche in questo caso, la diaria può essere garantita in maniera forfettaria o puntuale mediante rimborso analitico o a piè di lista. Dal punto di vista fiscale, secondo quanto stabilito nel TUIR e nel DPR n. 797/55, l’indennità percepita concorre al formare il reddito in misura pari al 50%.

In entrambe queste situazioni, il lavoratore è dunque in possesso dei requisiti per ricevere un rimborso delle spese sostenute. 

La legge e i CCNL hanno previsto tali rimborsi partendo dall’assunto che lavorare in luoghi diversi implichi non solo spese aggiuntive ma anche un maggior disagio per il lavoratore. Per compensare tutto ciò, la legge ha previsto diverse tipologie di rimborsi e alcune agevolazioni fiscali a favore dei lavoratori trasfertisti.

Come deve essere richiesto un rimborso per spese di viaggio e soggiorno 

Passiamo ora ad aspetti ancor più pratici nell’ambito della gestione dei rimborsi delle spese dei dipendenti.

La richiesta di rimborso nella prassi viene inviata dal lavoratore una volta rientrato dalla trasferta. 

I passaggi da seguire variano a seconda che al dipendente spetti un rimborso forfettario o analitico. 

Nel primo caso è tutto più facile. Il dipendente deve semplicemente compilare un modulo precompilato che attesti l’avvenuta trasferta. Questo modulo, di solito messo a disposizione dall’azienda, richiede di inserire:

• Dati del dipendente
• Periodo di trasferta
• Importo totale forfettario spettante
• Firma

È compito poi dei responsabili o del dipartimento delle risorse umane confermare il diritto al rimborso dopo aver verificato la conformità delle spese con i relativi regolamenti aziendali.

Diverso è invece il caso in cui l’azienda opti per un sistema di rimborso a piè di lista delle spese. 

Oltre a compilare un modulo attestante la trasferta comprendente quindi dati del dipendente, periodo e motivazione della trasferta e firma, è necessario compilare la nota spese.

Questo significa che per ciascuna spesa sostenuta, il dipendente dovrebbe fornire le seguenti informazioni:

• Data dell’acquisto
• Descrizione dettagliata della spesa (ad esempio, “biglietto ferroviario per viaggio Roma-Milano”)
• Importo della spesa
• Modalità di pagamento (ad esempio, contanti, carta di credito, bonifico).
• Ricevute

Inoltre, nel caso il lavoratore utilizzi un proprio mezzo (auto o furgone), allora sarà necessario anche documentare le spese sostenute in carburante. 

Stiamo parlando del rimborso chilometrico che può essere calcolato consultando le tabelle ufficiali dell’ACI, le quali garantiscono al dipendente un rimborso comprensivo e puntuale a seconda della tipologia di veicolo, dell’alimentazione e comprende anche quote relative all’usura del mezzo e all’assicurazione.

Le richieste, sia queste forfettarie che analitiche, vengono fatte pervenire al dipartimento HR in vari modi, e spetta all’azienda stabilire le modalità. Queste possono variare dai classici moduli cartacei a moduli online, fino a invii diretti e gestiti da un unico software o sistema presente in azienda.

Criteri per approvare o rifiutare richieste di rimborso 

Definire un regolamento aziendale può fare un’enorme differenza ed evitare di incorrere in spiacevoli situazioni. Immagina solo il malumore che potrebbe crearsi qualora un dipendente sostenesse una spesa non prevista nei rimborsi. 

Pertanto, ti consigliamo di chiarire quali criteri l’azienda utilizza o, meglio ancora, specificare le condizioni che danno al dipendente il diritto al rimborso.

Dovresti quindi: 

• Stabilire politiche aziendali chiare: è bene specificare eventuali limiti di spesa, tipologie di spese ammissibili e le procedure da seguire per avere diritto al rimborso.
• Verificare sempre la legittimità della richiesta: assicurarsi che gli addetti all’approvazione dei rimborsi controllino ogni spesa per verificarne l’ammissibilità.
• Definire un budget: qualora si opti per un rimborso analitico, è bene specificare il budget disponibile per le spese di viaggio e soggiorno dell’azienda.
• Chiedere tutta la documentazione: mettere a disposizione un documento chiaro che specifichi tutti i documenti da presentare per avere diritto al rimborso.
• Definire i termini di scadenza: imporre dei tempi massimi entro i quali presentare la nota spese, così da evitare ritardi nei pagamenti.

Oltre a queste attenzioni, il nostro consiglio è quello di verificare quanto stabilito nel CCNL applicato, il quale può definire regole specifiche per il rimborso delle spese. Seguire queste regole non può che portare vantaggi. 

Ad esempio, riuscirai a tenere sotto controllo i costi aziendali, a rispettare con più facilità le norme e soprattutto ti assicuri che tutti i dipendenti abbiano accesso a una policy interna chiara e definita. 

Semplifica la gestione dei rimborsi con un software

La gestione dei rimborsi può essere notevolmente semplificata grazie all’uso delle nuove tecnologie. 

Ad esempio software come Factorial risultano estremamente utili per digitalizzare una vasta gamma di processi HR, tra cui la gestione delle note spese. 

Grazie alla funzionalità dedicata alla gestione delle spese, con Factorial diventa semplice monitorare, approvare e controllare in tempo reale tutte le spese aziendali da un’unica visuale centralizzata. 

Questa semplicità si traduce in un risparmio di tempo e in un miglior controllo delle spese, vantaggi che si estendono anche ai dipendenti, i quali possono finalmente rendicontare tutto in pochi attimi.

Con Factorial, infatti, non è più necessario conservare scontrini e ricevute: basta semplicemente caricare una foto della ricevuta sul software e attendere l’approvazione.

Ma se desideri fare un passo in più e migliorare ulteriormente la gestione dei rimborsi, dovresti provare le Factorial Cards. Sono carte prepagate, sicure e innovative, progettate per ottimizzare l’esperienza di spesa aziendale per te e per i tuoi dipendenti.

Disponibili sia in versione fisica che come carte virtuali, le Factorial Cards possono essere configurate in base alle tue esigenze e gestite facilmente da un’unica dashboard. Da qui, puoi svolgere numerose operazioni, tra cui approvare le spese, controllare il saldo e ricaricare la carta associata al dipendente o al team.

Con le Factorial Cards, praticamente non dovrai più rimborsare i lavoratori. Le spese, infatti, verranno addebitate direttamente sul conto aziendale. Questo elimina un processo spesso causa di rallentamenti garantendo una gestione più fluida delle spese e offrendo al personale più tempo da dedicare alle mansioni che davvero contano per l’azienda.

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