Indennità di trasferta: cosa dice la normativa e come erogarla correttamente [guida]

Nel mondo del lavoro odierno, la corretta gestione dell’indennità di trasferta è diventata un pilastro fondamentale per le aziende che desiderano garantire conformità normativa e trasparenza verso i propri dipendenti. Quando un lavoratore è chiamato a svolgere la propria attività fuori dalla sede abituale, entrano in gioco meccanismi fiscali e contrattuali che richiedono estrema precisione.

Questa guida completa spiega nel dettaglio cos’è questa particolare forma di compenso, come si calcola e qual è il trattamento fiscale previsto dalla normativa italiana. Analizzeremo inoltre le differenze cruciali rispetto al semplice rimborso spese a piè di lista, fornendo tutte le informazioni necessarie per una gestione aziendale impeccabile e priva di rischi.

• Indennità di trasferta: che cos’è
• Indennità di trasferta VS diaria
• Come funziona e quali tipologie di indennità esistono?
• Quando si può ottenere l’indennità di trasferta
• Come calcolarla?
• Indennità trasferta all’estero e in Italia: differenze
• Come digitalizzare il rimborso spese con un software
• Gestisci le spese dei tuoi dipendenti senza perdere tempo grazie a Factorial
• Domande frequenti sull’indennità di trasferta
• Calcola l’indennità di trasferta dei tuoi dipendenti con Factorial 🚀

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Indennità di trasferta: che cos’è

Partiamo dalle basi: che cosa si intende per indennità di trasferta?

Per la legge italiana, l’indennità di trasferta è una somma aggiuntiva alla normale retribuzione, corrisposta al lavoratore per compensare il disagio, sia fisico che psicologico, derivante dal dover svolgere la propria attività lavorativa temporaneamente al di fuori della sede contrattuale. La sua disciplina fondamentale è contenuta nell’articolo 51, comma 5, del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (TUIR). È cruciale distinguere la trasferta, che è per sua natura provvisoria, dal trasferimento, che comporta un cambiamento permanente della sede di lavoro.

I lavoratori, siano essi dipendenti o professionisti, che hanno sostenuto una trasferta di lavoro e le relative spese di viaggio, hanno diritto all’indennità di trasferta. L’importo è anticipato dal lavoratore e il disagio che comporta la trasferta (a causa dello spostamento temporaneo della sua sede di lavoro) va compensato con un contributo economico che si aggiunge al suo stipendio ordinario. 

Chiariamo subito un punto: l’indennità di trasferta non equivale al rimborso spese anche se spesso si tende a generalizzare e a pensare che uno dei due corrispettivi possa escludere l’altro. Ma non è assolutamente così e vediamo qui di seguito il perché. 

Rimborso spese vs indennità di trasferta.

Il rimborso spese è l’operazione di restituzione degli esborsi sostenuti dai lavoratori per conto dell’azienda. Il rimborso avviene direttamente sulla busta paga e solo se il dipendente presenta una nota spese. Nel caso in cui i lavoratori effettuino un viaggio aziendale; il rimborso spese restituisce in busta paga le somme spese durante il viaggio al fine di non intaccare lo stipendio dell’interessato. 

D’altra parte l’indennità di trasferta è una tipologia di rimborso spese. È un’indennità giornaliera calcolata in misura fissa o in percentuale rispetto alla retribuzione giornaliera. L’indennità di trasferta spetta al lavoratore per tutte le giornate in cui dura la trasferta: comprese le festività, le domeniche e gli eventuali giorni di assenza per malattia o infortunio. 

Un mio dipendente può rifiutare la richiesta di una trasferta? 

La risposta è no perché per contratto il lavoratore ha l’obbligo di accettare la trasferta. Infatti nel momento in cui il datore di lavoro chiede la trasferta a un suo dipendente per comprovate esigenze aziendali, il lavoratore non può rifiutare l’incarico. Nel caso in cui lo facesse, la sua scelta potrebbe essere motivo di licenziamento. Questo perché la giurisprudenza considera il rifiuto della trasferta come un’inadempienza del lavoratore alla quale può conseguire il licenziamento. 

👉 Leggi anche: “Rimborso spese dipendenti: tutto quello che c’è da sapere [+modello]“

Indennità di trasferta VS diaria

Confondere indennità di trasferta e diaria è un altro tranello in cui è semplice cadere. Ma dove sta la differenza?

La principale differenza sta nel fatto che non sono soggette allo stesso regime fiscale e questo implica che hanno un diverso valore per entrambe le parti, ovvero sia per il datore di lavoro che per il dipendente. 

La diaria è un rimborso forfettario delle spese giornaliere del lavoratore in trasferta e non ha niente a che fare con lo stipendio. Mentre l’indennità di trasferta consiste proprio in una retribuzione che va ad aggiungersi allo stipendio del lavoratore. 

👉 Leggi anche: “Nota spese: come digitalizzare il processo”

Come funziona e quali tipologie di indennità esistono?

Ora che abbiamo messo a fuoco l’indennità di trasferta è bene precisarne le diverse tipologie. 

Tipologie di indennità di trasferta

1. Indennità di trasferta forfettaria.
   È la prima tipologia di indennità di trasferta che vediamo insieme. “Forfettaria” significa che il rimborso spese è effettuato su un parametro fisso previsto nel contratto di lavoro stipulato e che prescinde dal tipo di attività che il lavoratore svolge e dal settore di riferimento. Quindi se nel CCNL del lavoratore è indicato questo tipo di indennità di trasferta, ciò significa che avrà diritto alla somma stabilita nel contratto senza possibilità di modifica. 
2. Rimborso spese di trasferta a piè di lista o analitico.
   Questa tipologia di indennità di trasferta è una scelta del lavoratore, ma affinché quest’ultimo possa richiederla deve presentare al suo datore di lavoro una nota spese. Più precisamente si tratta di un documento in cui sono elencati tutti i pagamenti che il lavoratore ha effettuato durante la trasferta e per i quali deve essere rimborsato. 
3. Rimborso spese misto.
   È l’unione delle precedenti due tipologie di indennità di trasferta. Infatti capita che in alcuni contratti sia previsto un rimborso spese misto in cui per il lavoratore è possibile ricevere sia un’indennità forfettaria ma anche un rimborso spese di trasferta a piè di lista a sé stante, sempre a patto che sia stato preventivamente documentato.

La scelta tra queste modalità dipende dagli accordi aziendali e da quanto stabilito nel Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) applicato.

Qual è la normativa di riferimento per l’indennità di trasferta?

Il nostro ordinamento giuridico non prevede una legge che regoli propriamente l’indennità di trasferta. Difatti il singolo lavoratore deve fare riferimento alla disciplina adottata nel proprio CCNL perché è nella contrattazione collettiva che emergono i diritti e i doveri del lavoratore.

Ciò che viene regolato dal nostro sistema legislativo dall’Art. 51 co. 5 TUIR è invece il trattamento fiscale e contributivo della trasferta, ovvero l’impatto che essa ha nella retribuzione del lavoratore.

Quando si può ottenere l’indennità di trasferta

Facciamo alcuni esempi: uno dei tuoi dipendenti deve incontrare un cliente che si trova a seicento chilometri di distanza dalla sede dell’azienda oppure deve verificare il funzionamento di un impianto, o se vogliamo sbizzarrirci, deve partire in trasferta per un paio di giorni al fine di fare dei sopralluoghi. Ecco che si parla di indennità di trasferta. Ma mi raccomando, la trasferta è provvisoria e il lavoratore deve poi ritornare alla sede di lavoro abituale. 

La situazione cambia se si tratta di un cambiamento in via permanente e quindi di un trasferimento: in questi casi il lavoratore non ha diritto all’indennità di trasferta. 

Infatti se il lavoratore compra un abbonamento, un biglietto o fa il gasolio per raggiungere l’ordinario luogo di lavoro le spese rimangono a suo carico e non può beneficiare dell’indennità di trasferta.

Quattro criteri per riconoscere prontamente il diritto all’indennità 

Per non perdere tempo ed essere celeri nello svolgimento del lavoro, ecco i quattro criteri che ti permetteranno di riconoscere all’istante quando si può parlare di indennità di trasferta: 

• La presenza di un CCNL;
• La temporaneità della trasferta;
• La ragione della trasferta e quindi lo svolgimento dell’attività di lavoro;
• Il necessario ritorno al luogo di lavoro prestabilito dal contratto 

Come calcolarla?

Vediamo insieme come si calcola l’indennità di trasferta. Innanzitutto avevamo già annunciato che bisogna fare riferimento al CCNL, il contratto collettivo nazionale di lavoro, perché è proprio lì che è riportato l’ammontare dell’indennità di trasferta dovuta al lavoratore. 

Ogni settore e, di conseguenza, ogni contratto hanno un’indennità di trasferta specifica e dedicata. È questa la motivazione per cui un lavoratore nel settore dell’edilizia avrà un’indennità diversa da un lavoratore nel settore commerciale. Così come un dipendente nel settore turistico avrà un’indennità diversa dal dipendente nel settore metalmeccanico.  

Sembra più complicato di quello che in realtà è ma vi ricordiamo che, come già preannunciato, il CCNL indica già l’importo dovuto. Importo che a sua volta è stato precedentemente regolamentato dalla legge. 

Nel paragrafo successivo vediamo come deve essere calcolata l’indennità di trasferta in base anche al luogo in cui la trasferta avviene.  

Indennità trasferta all’estero e in Italia: differenze

Il trattamento fiscale dell’indennità di trasferta varia a seconda che lo spostamento avvenga all’interno o all’esterno del territorio comunale della sede di lavoro.

Trasferte nel territorio comunale

Le indennità e i rimborsi spese per trasferte nel comune della sede di lavoro sono interamente imponibili ai fini fiscali e contributivi, ad eccezione dei rimborsi per spese di trasporto comprovate da documenti del vettore (es. biglietti di mezzi pubblici).

Trasferte fuori dal territorio comunale

Per le trasferte al di fuori del comune, il regime di tassazione cambia in base al tipo di rimborso. La seguente tabella, basata sull’art. 51 del TUIR, riassume i limiti di esenzione giornalieri.

È importante notare che, come confermato da Fisco e Tasse, le spese di viaggio e trasporto sono sempre esenti da tassazione se rimborsate analiticamente.

Esempio di calcolo (CCNL Commercio)

Per rendere il tutto più chiaro, vediamo un esempio pratico. Il CCNL Commercio, uno dei più diffusi in Italia, prevede un’indennità specifica.

Supponiamo che un dipendente venga inviato in trasferta per 3 giorni fuori dal comune. Secondo il CCNL Commercio, potrebbe spettargli un’indennità giornaliera. Se l’azienda opta per il rimborso forfettario e riconosce 60 € al giorno, i primi 46,48 € saranno esentasse, mentre i restanti 13,52 € (60 – 46,48) saranno imponibili in busta paga.

Come digitalizzare il rimborso spese con un software

Per semplificare i processi di rimborso spese le aziende possono fare riferimento a software e app che lo automatizzano. La digitalizzazione è stata resa possibile quando l’Agenzia delle Entrate ha concesso una gestione in digitale delle note spese. 

Che cosa si può fare con pochi click? Caricare e tracciare le spese, automatizzare l’approvazione delle stesse e analizzare le spese nei report.

In questo modo il processo è veloce, semplice, riduce i costi aziendali e aumenta la produttività. Ticket e ricevute non saranno più necessari per rendicontare le spese e le informazioni verranno automaticamente archiviate in assoluta sicurezza. Usando delle carte di credito per aziende si possono ridurre e semplificare ancor di più i processi manuali, con le transazioni registrate in tempo reale per una reportistica sempre aggiornata.

Gestisci le spese dei tuoi dipendenti senza perdere tempo grazie a Factorial

Factorial ha già pensato a tutto: non avrai più bisogno di scontrini, fogli cartacei o elettronici perché utilizzando Factorial Note Spese potrai gestire tutte le spese che i dipendenti effettuano per conto della tua azienda. Che si tratti di un semplice rimborso a piè di lista o del calcolo accurato di un’indennità di trasferta, il software e l’app dedicata ti permettono di digitalizzare l’intero processo, risparmiando una notevole quantità di tempo e risorse.

Ma come funziona l’app? Il meccanismo è semplicissimo: l’app avvisa con una notifica ogni volta che un dipendente inserisce una nuova spesa e basta un click da parte dell’amministratore per approvarla. Nel caso avessi qualche dubbio a proposito della nuova spesa puoi richiedere maggiori informazioni aggiungendo dei commenti direttamente sull’app. 

E non finisce qui: puoi semplificare ancora di più la gestione delle spese grazie a Factorial Card, una carta prepagata che i tuoi dipendenti possono utilizzare per tutte le spese aziendali. La somma pagata viene registrata automaticamente nell’app e viene inviata una notifica all’amministratore che potrà approvare o meno il pagamento.  

Il software HR di gestione delle spese può essere di aiuto per portare la tua azienda al livello successivo. Migliora notevolmente la produttività della tua azienda facendo risparmiare tempo a dipendenti e manager e riducendo i costi aziendali. In questo modo il tempo e le risorse risparmiate potranno essere investite in altre aree che generano maggior profitto.

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Domande frequenti sull'indennità di trasferta

Quando spetta l’indennità di trasferta?

L’indennità di trasferta spetta quando un dipendente svolge temporaneamente il proprio lavoro fuori dalla sede abituale, come previsto dal CCNL di riferimento. I requisiti sono la provvisorietà dello spostamento per esigenze lavorative e il successivo rientro nella sede contrattuale.

Qual è un sinonimo di “indennità di trasferta”?

Sebbene “rimborso spese” sia spesso usato come sinonimo, i due concetti sono diversi. L’indennità è una somma, spesso forfettaria, per compensare il disagio dello spostamento, mentre il rimborso spese copre i costi specifici sostenuti e documentati dal dipendente durante la trasferta.

Come calcolare l’indennità di trasferta?

L’importo è stabilito dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) di riferimento, che varia per ogni settore. Per semplificare la gestione, software HR come Factorial automatizzano il calcolo e il processo di approvazione delle note spese, riducendo errori e tempi di gestione.