Gestione delle note spese: la guida completa

Cosa sono e come si compilano le note spese? Come puoi ottimizzare la gestione di questo aspetto così delicato?

Quando un dipendente sostiene delle spese per conto dell’azienda, è necessario rimborsarlo. La prassi comune prevede che spetti al dipendente conservare gli scontrini e le ricevute come prova della spesa effettuata. Alla fine del mese poi il dipendente riceverà un rimborso completo o stimato su base forfettaria.

La gestione di tutto il processo coinvolge diversi soggetti, principalmente: i dipendenti, il personale addetto al calcolo dei rimborsi e chi è responsabile di autorizzare le spese. Come vedremo, tutte queste operazioni possono essere facilmente automatizzate, rendendo così l’intero processo più preciso ed efficiente.

In questa guida, scopriamo insieme cosa sono le note spese, come compilarle e come puoi ottimizzare la gestione delle spese in azienda affidandoti ad un software HR. 

Sommario

• Cosa sono le note spese
• Come compilare le note spese
• Esempio di nota spese
• Come ottimizzare la gestione note spese
• Digitalizzare la gestione delle note spese
• Domande frequenti relative alla gestione delle note spese dei dipendenti
• Gestisci le note spese aziendali con un software 🧾

Cosa sono le note spese

La nota spese aziendale è un resoconto cartaceo o digitale presentato dal dipendente all’azienda, contenente tutte le spese sostenute nel mese per conto dell’organizzazione. 

Le spese aziendali rimborsate sono per lo più relative alle trasferte: spese per il vitto, l’alloggio, il carburante e molte altre. Talvolta possono anche riguardare l’acquisto di abbonamenti per software, utensili o spese per indumenti da lavoro.

È fondamentale quindi che il lavoratore presenti i relativi scontrini e ricevute come prova delle spese sostenute. Sono questi ultimi documenti che nei fatti permettono al lavoratore di ricevere il rimborso delle spese anticipate. 

La gestione del rimborso spese dei dipendenti è bene dirlo subito, può anche essere gestita in modo diverso. 

Ad esempio, specifici software HR consentono una rapida digitalizzazione degli scontrini e delle ricevute, facilitando sia ai lavoratori che agli addetti HR la rendicontazione e il calcolo di tutte le spese sostenute. 

Inoltre, molte aziende stanno implementando altre soluzioni, come quella di mettere a disposizione dei lavoratori delle carte prepagate aziendali. Così facendo si elimina l’onere della presentazione e rendicontazione delle spese, poiché le spese sostenute dai lavoratori vengono direttamente addebitate sul conto dell’azienda. 

Come compilare le note spese

Una registrazione delle note spese dei dipendenti, sia che vengano erogate in modo forfettario o secondo il modello a piè di lista, è fondamentale. 

Errori di calcolo dei rimborsi spese chilometrici, perdita di ricevute e tante altre problematiche sono infatti dietro l’angolo. 

Secondo un report dell’agenzia governativa Delaware River Port Authority Pennsylvania & New Jersey:  

• Il 25% dei rimborsi spese vengono presentati in maniera poco chiara
• Possono volerci fino a 60 giorni per ricevere i rimborsi 
• Quasi il 10% di tutte le note spese ricevute non contiene tutti gli scontrini o altre prove di spesa

Questi dati, sebbene possano variare da azienda a azienda, illustrano bene i problemi che possono derivare da una gestione approssimativa delle note spese.

Per compilare al meglio le note spese, dovrai quindi assicurarti che tutti i dipendenti presentino un documento riepilogativo contenente:

• Riferimenti aziendali: ragione sociale e indirizzo dell’azienda
• Dati personali: nome, cognome e ruolo in azienda
• Data e luogo: dove e quando è stata sostenuta la spesa
• Importo di ogni acquisto sostenuto: quanto è stato speso
• Descrizione delle tipologie di acquisto: (noleggio auto, pranzo, albergo)
• Relative ricevute/scontrini/contratti: come prova di avvenuta spesa
• Motivo della spesa: giustificare il perché si è sostenuta una specifica spesa

Spetta a te come datore di lavoro semplificare il più possibile questo processo. Potresti creare un modello precompilato in modo che tutti i lavoratori, all’occorrenza, possano scaricarlo e compilarlo. Successivamente, è compito degli addetti HR:

• Verificare le informazioni fornite, controllare le date, verificare che il calcolo del rimborso chilometrico sia corretto e ogni altra spesa.
• Controllare i giustificativi: verificare che i contratti e le ricevute siano veritieri
• Approvarle: la fase di approvazione dà il via all’iter per il rimborso
• Rimborsi: dopo l’approvazione, il dipendente riceve il rimborso direttamente sul conto corrente
• Archiviazione: le note spese vanno archiviate così da poterle controllare in qualsiasi momento

Tutti i passaggi sopra elencati permettono una corretta compilazione e gestione delle note spese aziendali.

Esempio di nota spese

Vediamo un esempio di nota spese che illustra una situazione tipica. Supponiamo che un dipendente effettui una trasferta da Milano a Torino per incontrare un cliente, pernottando una notte presso un hotel e sostenendo le spese per il pranzo, la cena e la colazione. 

Una nota spese accurata dovrebbe includere le seguenti informazioni:

Dati aziendali

• Nome Azienda: Azienda XYZ
• Indirizzo: Via XYZ 123, Milano
• Partita IVA: 01234567890
• Codice Fiscale: ABCDEF12G34H567I

Dati del dipendente

• Nome: Mario
• Cognome: Rossi
• Ruolo: Venditore
• Dipartimento: Vendite

Dettagli trasferta

• Periodo: 15/02/2024 – 16/02/2024
• Luogo: Torino
• Motivo: Incontri con clienti

Dettaglio spese

Trasporto: Treno Milano-Torino (andata e ritorno) – €80,00 (allegare biglietti)

Pernottamento: Hotel XYZ – €90,00 (allegare ricevute)

Vitto

• Colazione presso Hotel XYZ- €10,00 (allegare ricevute)
• Pranzo presso Ristorante XYZ – €25,00 (allegare ricevute)
• Cena presso Ristorante  XYZ  – €25,00 (allegare ricevute)

Totale spese

• Totale: €220,00

Firma del dipendente

Le appena riportate informazioni, unite a tutte le ricevute, sono sufficienti e permettono al lavoratore di ricevere il rimborso. Quest’ultimo va generalmente garantito entro 30 giorni. 

Come ottimizzare la gestione note spese

Per ottimizzare la gestione delle note spese è fondamentale adottare regolamenti chiari, avere un controllo continuo sulle spese sostenute dai lavoratori e iniziare a utilizzare strumenti per digitalizzare e automatizzare l’intero processo. 

Vediamo quindi alcune best practices che ti aiuteranno a migliorare la gestione delle note spese in azienda:

• Crea un regolamento aziendale chiaro: assicurati che tutti i dipendenti conoscano le politiche aziendali riguardanti le spese rimborsabili, inclusi i criteri di rimborso e le informazioni necessarie per richiedere il rimborso.
• Utilizza app mobili: sfrutta le applicazioni mobili disponibili per consentire ai dipendenti di rendicontare le spese in modo rapido e semplice. Invece di conservare manualmente gli scontrini, i dipendenti possono ad esempio caricarli direttamente tramite l’app. Questo evita che gli scontrini vengano persi, semplificando e velocizzando il processo di presentazione delle spese.
• Controlla le spese: utilizza un software di gestione delle spese aziendali per monitorare, approvare e controllare in tempo reale tutte le spese aziendali. Assicurati che il software fornisca funzionalità di generazione di report dettagliati, in modo da avere sempre un quadro chiaro delle spese aziendali e dei rimborsi erogati.
• Utilizza le carte aziendali: fornisci ai dipendenti carte aziendali per semplificare il processo di spesa e ridurre la necessità di rendicontazione manuale. Le carte aziendali consentono un migliore controllo delle spese e facilitano il processo di approvazione, saldo e ricarica per i dipendenti o i team.
• Organizza incontri online (quando possibile): le voci che pesano di più sulle note spese sono quelle relative ai costi per le trasferte. Quando possibile, organizzare incontri online consente un notevole risparmio in termini di costi e tempo. Eliminare anche solo il 20% delle spese relative ai trasporti, al vitto e all’alloggio può avere un notevole impatto sul bilancio aziendale.
• Sensibilizza i lavoratori: assicurati che i dipendenti comprendano l’importanza di contenere le spese e utilizzare in modo responsabile gli strumenti di rimborso. Sensibilizza sull’utilizzo dei trasporti pubblici, sul rispetto dei limiti di spesa per alloggi e ristoranti, e promuovi una cultura aziendale di responsabilità e contenimento delle spese.

Adottare queste pratiche ti permetterà di migliorare notevolmente la gestione delle note spese in azienda. Non ci resta che vedere quale applicativo può aiutarti a raggiungere questo importante obiettivo! 

Digitalizzare la gestione delle note spese

In questa guida abbiamo visto che è possibile migliorare la gestione delle note spese. Basta  stabilire una politica chiara all’interno dell’azienda e utilizzare applicativi che consentano una rapida digitalizzazione del processo. 

A questo proposito, ti consigliamo di dare un’occhiata al software HR di Factorial.

Factorial è un software completo che consente di digitalizzare tutti i processi HR in azienda. Tra le numerose funzionalità, quella relativa alla gestione delle note spese è pensata appositamente per digitalizzare in modo pratico e sicuro tutta la gestione delle spese aziendali.

Dal punto di vista dei manager, con Factorial è possibile monitorare, approvare e controllare in tempo reale tutte le spese aziendali da un’unica piattaforma.

Per i dipendenti, la rendicontazione non è mai stata così facile. Non è più necessario conservare scontrini e ricevute, basta semplicemente caricare una foto della ricevuta su Factorial e attendere l’approvazione.

Ma Factorial offre molto di più. Se desideri abbracciare una nuova maniera di gestire le spese aziendali in modo corretto e sicuro, ti consigliamo di provare le Factorial Cards per avere un controllo totale sulle spese aziendali.

Le Factorial Cards sono carte progettate per migliorare l’esperienza di spesa aziendale per te e per i tuoi dipendenti, offrendo uno strumento sicuro e controllato. 

Disponibili sia in formato fisico che in versione virtuale, possono essere configurate in base alle tue esigenze e gestite facilmente da un’unica dashboard.

Da qui puoi svolgere tante operazioni:  

• Approvare le spese 
• Controllare il saldo 
• Ricaricare la carta associata al dipendente o al team

Inoltre, hai la possibilità di bloccare qualsiasi pagamento o carta in tempo reale.

Insomma, la gestione finanziaria non è mai stata così semplice con Factorial. Non ti resta che abbracciare subito questa novità ed esplorare tutte le altre funzionalità messe a disposizione dal software.

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Domande frequenti relative alla gestione delle note spese dei dipendenti

Come si scrive una nota spese?

Per scrivere una nota spese adeguata, crea un file con tutte le date, il concetto (come per esempio nota spesa per trasferta), e gli importi dettagliati. Includi ricevute o documentazione per la corretta verifica. Assicurati che sia chiara, precisa e che segua le linee guida aziendali.

Cosa sono le note spese?

Le note spese sono report dettagliati realizzati dai dipendenti per richiedere il rimborso delle spese effettuate per lavoro. Includono date, importi e giustificativi delle spese sostenute dai dipendenti. Sono necessarie per la contabilizzazione aziendale e il controllo delle finanze.

Come si registra una nota spese digitale?

Per registrare una nota spese digitale, devi utilizzare un software di gestione delle note spese aziendali che ti permetta di avere tutti i dati accessibili in tempo reale e da un unico posto.