Che cos’è la gestione del personale? Quali attività include? Come puoi migliorare la gestione del talento in azienda?
Per ogni azienda, in qualsiasi settore, i lavoratori rappresentano la risorsa più preziosa. Sono fonte di innovazione e creatività oltre ad essere il motore trainante del successo di piccole e grandi realtà.
Sono loro che interagiscono con i clienti e che contribuiscono a creare un’immagine positiva e professionale dell’azienda per cui lavorano.
Investire sul valore dei dipendenti è fondamentale, così come lo è assicurarsi che crescano professionalmente, che siano motivati, produttivi, ma anche felici e orgogliosi del loro lavoro.
Solo così creerai un ambiente di lavoro davvero positivo, dove tutti, in maniera sinergica, perseguono obiettivi condivisi.
Ecco perché in questo approfondimento abbiamo voluto raccogliere e riportare quelli che, a nostro avviso, sono le migliori best practices oggi per una gestione del personale di successo.
- Che cos’è la gestione del personale
- Le attività di gestione del personale
- 12 consigli per una gestione del personale di successo
- Scopri Factorial, il Software per una gestione del personale di successo
Che cos’è la gestione del personale
La gestione del personale è un insieme di processi finalizzati a seguire, visionare e valorizzare i lavoratori all’interno dell’azienda.
In inglese è conosciuta come “personnel management” ed è una pratica che rientra tra le tante attività incluse nel “management del personale” o “HR Management“.
Gestire i dipendenti è o dovrebbe essere una priorità per qualsiasi azienda che riconosce il valore e l’apporto che i lavoratori danno al raggiungimento degli obiettivi stabiliti.
Nel 1989 Margaret Attwood ha posto l’accento sull’importanza di disporre di un dipartimento dedicato al personale.
Il dipartimento HR ha il compito di assistere i lavoratori, seguirne la crescita e lo sviluppo sin dal loro primo giorno di lavoro in azienda. Gestire il personale, tuttavia, è anche altro. È anche l’insieme di processi necessari a:
- Classificare i requisiti delle risorse umane per raggiungere gli obiettivi
- Elaborare strategie per combinare al meglio la gestione del talento, formazione e prestazioni
Insomma, gestire i dipendenti vuol dire riconoscerne la loro importanza, sapere che oltre ai compiti, alle mansioni e agli obiettivi ci sono anche aspetti quali benessere, salute e la sicurezza da considerare.
Unire tutto questo è fondamentale per creare un’organizzazione che possa davvero dichiarare di mettere al primo posto i lavoratori.
Le attività di gestione del personale
Le attività che coinvolgono addetti, responsabili e manager HR nell’ambito della gestione del personale sono molto ampie.
Per suddividerle può essere utile tenere presente la distinzione tra tutte le attività nell’ambito dell’HR management e quelle della people management. Entrambe sono attività che rientrano nella gestione del personale. Vediamo le principali.
Area HR management
In questa area rientrano le attività che riguardano:
- Ricerca e selezione dei candidati: Identificazione dei candidati più idonei per le posizioni vacanti in azienda.
- Organizzazione dei turni di lavoro: Gestione degli orari e delle rotazioni lavorative per svolgere al meglio compiti e mansioni.
- Gestione delle fasi di reclutamento: Tutte le attività relative al recruiting, dalla pubblicazione degli annunci fino alla presentazione delle offerte di lavoro.
- Gestione delle buste paga e benefit: Preparazione e invio delle buste paga, oltre alla gestione dei benefit previsti in azienda.
Area People management
Nel people management, il focus si sposta sui lavoratori e le principali attività sono:
- Onboarding: Accoglienza dei nuovi dipendenti nell’azienda.
- Sviluppo del talento: Identificazione dei punti di forza e dei talenti per pianificare un programma di sviluppo professionale personalizzato.
- Performance reviews: Valutazione periodica delle prestazioni, fornendo feedback e lavorando per il miglioramento continuo.
- Creazione di ambienti di lavoro positivi: Promozione di un clima lavorativo inclusivo e trasparente, favorendo la collaborazione e relazioni positive tra colleghi.
Queste sono alcune delle principali aree su cui lavora il vasto reparto HR in azienda. Gestirle al meglio può essere davvero complesso.
Ecco perché di seguito troverai 12 consigli che ti aiuteranno a migliorare la tua gestione del personale.
12 consigli per una gestione del personale di successo
Vediamo quindi 12 utili consigli per una gestione del personale di successo:
1. Offri opportunità di crescita e sviluppo
Un lavoratore, indipendentemente dall’età e dal ruolo in azienda, tenderà a impegnarsi di più se vede opportunità di crescita.
Diversamente, sarà facilmente portato a guardarsi dentro alla ricerca di migliori possibilità lavorative.
Assicura ai migliori dipendenti un programma chiaro per crescere in azienda, prevedi corsi di formazione interni, sessioni di mentoring e coaching e monitora i loro progressi.
2. Sviluppa strategie per attrarre i migliori talenti
Ogni azienda oggi deve imporsi l’obiettivo di elaborare una strategia per attirare i migliori talenti.
Nella pratica, questo implica, ad esempio, identificare canali di reclutamento non raggiunti dai competitor, costruire una sezione interna nel proprio sito web per pubblicare gli annunci e monitorare le posizioni aperte, nonché sviluppare una strategia di branding aziendale finalizzata ad attrarre talenti e collaborare con università pubbliche e private cercando così di scovare prima di altri i futuri lavoratori più promettenti.
3. Gestisci le prestazioni efficacemente
Altro punto assolutamente centrale riguarda la gestione delle prestazioni. La tua organizzazione trarrebbe grandi benefici dall’utilizzo di un software per monitorare e raccogliere dati qualitativi e quantitativi sulle performance del personale.
Implementare un sistema per la gestione delle prestazioni non solo aiuta a tenere sempre traccia della produttività e a identificare i migliori lavoratori, ma anche a fornire feedback efficaci e a preparare piani di crescita e formazione specifici.
4. Metti la comunicazione al primo posto
Gestire le risorse umane è impossibile senza un’efficace comunicazione interna. Questa deve essere chiara e trasparente, sia tra i lavoratori di pari livello che tra lavoratori con diversi livelli gerarchici.
Assicurati che tutti conoscano i canali di comunicazione utilizzati dall’azienda, che li utilizzino nel modo corretto e organizza riunioni regolari pensate per chiarire e prevenire ogni eventuale preoccupazione o conflitto.
5. Studia piani di successione
Assicurati di avere sempre personale formato e qualificato, pronto a sostituire posizioni di leadership.
Questo ti porterà ad affrontare con rapidità momenti delicati in azienda, come quando ad esempio uno storico manager decide di andare in pensione o quando si perde improvvisamente un elemento chiave per l’azienda.
In un’organizzazione tutti dovrebbero essere importanti, ma in nessun caso si può permettere che il buon funzionamento dell’azienda dipenda da una o pochissime persone.
6. Ascolta i lavoratori
Crea canali di feedback bidirezionali, così da dare anche ai lavoratori la possibilità di esprimersi.
Le opinioni dei dipendenti sono preziose: possono aiutarti a identificare inefficienze in azienda, a trovare soluzioni innovative a problemi complessi e a promuovere un clima collaborativo.
Inoltre, i lavoratori si sentiranno maggiormente parte dei processi decisionali e questo aumenterà i loro livelli di fedeltà verso l’azienda.
7. Automatizza la rilevazione delle presenze
Gestire il personale vuol dire anche metterlo nelle migliori condizioni per svolgere i compiti e le mansioni loro assegnate. Pertanto, qualsiasi sistema o strumento che permetta di automatizzare operazioni ripetitive evita di far perdere ore di tempo ai lavoratori.
Ad esempio, puoi partire da un sistema per timbrare elettronicamente il cartellino. Così i lavoratori non dovranno più utilizzare obliteratrici o compilare fogli cartacei o online.
Tutto questo facilita il processo di raccolta delle presenze, il calcolo delle ore, dei giorni di ferie maturate e così via, snellendo di gran lunga il lavoro ai dipendenti e al reparto HR.
8. Automatizza la gestione delle ferie e dei permessi
Collegato al punto precedente, una volta deciso di automatizzare il processo di raccolta delle presenze, perché non fare lo stesso anche con le ferie e i permessi?
Avanzati software HR, pensati per un più efficace management del personale, possono semplificare la gestione delle ferie e dei permessi.
I lavoratori possono accedere a calendari condivisi, verificare rapidamente quanti giorni di ferie possono richiedere e quando possono fruirli, inviare la richiesta con un clic e avere risposta praticamente in tempo reale.
9. Monitora il benessere dei dipendenti
Accertarsi che i dipendenti stiano bene in azienda è estremamente importante e rientra tra le pratiche di una perfetta gestione del personale.
Anche in questo caso puoi avvalerti dello strumento del sondaggio, anche anonimo, per misurare ad esempio:
- Soddisfazione lavorativa
- Work-life balance
- Livelli di stress
- Qualità dei benefit erogati
A seconda dei risultati ottenuti, bisogna poi attuare azioni correttive cercando, quando possibile, di venire maggiormente incontro alle necessità dei dipendenti.
10. Stabilisci obiettivi misurabili
Basare le proprie decisioni sui dati aiuta a migliorare la gestione del personale. Utilizzare metriche e indicatori di performance chiave (KPI) per valutare il progresso dei singoli dipendenti e dei team di lavoro, non solo fornisce basi concrete sulle quali valutare l’operato dei dipendenti, ma contribuisce anche al raggiungimento dell’obiettivo finale.
I dipendenti, inoltre, si sentono valutati su basi oggettive e questo contribuisce a non far sorgere alcun dubbio riguardo alle decisioni prese dall’azienda, ad esempio nell’assegnare una promozione o premiare un lavoratore.
11. Ottimizza la gestione delle spese
La people management passa anche per una migliore gestione delle spese. In tal senso, centralizzare e digitalizzare tutte le spese aziendali in un unico posto, dire addio a Excel o, ancor peggio, ai fogli cartacei, non può che portare enormi vantaggi sia all’azienda che ai lavoratori.
Basta pensare solo all’eliminazione del processo di elaborazione, presentazione e rendicontazione delle note spese, che può essere facilmente sostituito da pratiche carte di debito o credito aziendali, o a strumenti per preparare e inviare massivamente le buste paga, nonché ad app per tenere sotto controllo tutte le spese sostenute dal personale per conto dell’azienda.
12. Utilizza un software HR
Infine, l’ultimo consiglio, in buona parte riassume tutti quelli finora riportati: utilizzare un software HR completo e innovativo.
Ad esempio, Factorial è un gestionale per le risorse umane che trasforma le lunghe attività manuali in efficienti processi digitali, il tutto da una sola piattaforma.
Con Factorial, puoi finalmente migliorare la gestione del personale grazie alle numerose funzionalità messe a disposizione dall’app.
Factorial è pensato per tutte le PMI desiderose di fare un concreto passo in avanti e puoi utilizzarlo per ottimizzare la gestione:
- Del tempo: digitalizzando le richieste di ferie e permessi e la rilevazione delle presenze
- Del personale: acquisendo nuovi talenti, migliorando le fasi di onboarding, gestendo la formazione ed effettuando precise valutazioni delle performance
- Delle finanze: centralizzando le spese dei dipendenti e dell’azienda
- Dei documenti: digitalizzando i documenti e firmandoli digitalmente.
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