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Ferie maturate: come si calcolano e dove trovarle in busta paga

Come si calcolano le ferie maturate da un dipendente? Quante ne matura in un mese? E in un anno?

Quando si parla di HR management le ferie dei dipendenti rappresentano sicuramente una porzione importante del più ampio spettro relativo alla gestione delle risorse umane. Le ferie sono diritto imprescindibile e strumento fondamentale dei dipendenti, e vanno rispettate sia dal punto di vista della loro concessione che per quanto riguarda il rispetto del diritto alla disconnessione dei lavoratori.

L’aspetto forse più complesso a livello amministrativo riguarda il calcolo delle ferie maturate dai dipendenti. Ogni contratto di lavoro subordinato, infatti, prevede la maturazione di un numero determinato di ore o giorni di ferie, in base ai quali il dipendente potrà chiedere un’assenza retribuita dal lavoro.

Così come alla pianificazione, che può essere effettuata mediante l’utilizzo di un apposito piano ferie, anche al calcolo delle ferie maturate va prestata la giusta attenzione, per non incorrere in possibili errori, poter avere sempre una panoramica definita di qual è la situazione relativa ad ogni singolo dipendente e non rischiare di compromettere le esigenze organizzative dell’azienda.

In questo articolo, vediamo insieme come funzionano le ferie maturate, come si calcolano e dove trovarle consultando la busta paga.

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Ferie maturate in busta paga: come funzionano?

Partiamo dal concetto di base. Le ferie rappresentano ore o intere giornate lavorative durante le quali un lavoratore dipendente può assentarsi dal proprio lavoro, mantenendo la relativa retribuzione. Come ripetiamo spesso, le ferie costituiscono un diritto fondamentale del lavoratore al quale non può rinunciare: sono previste infatti dalla legge e protette dalla Costituzione stessa in necessarie per garantire il giusto recupero psico-fisico del dipendente.

Non stiamo parlando di mero riposo ma anche di una vera e propria rigenerazione psicologica: il trascorrere tempo in famiglia, coltivare le relazioni sociali, gli hobby e gli interessi sono tutte pratiche necessarie a garantire la salute del dipendente e, conseguentemente, la sua produttività.

Il modo in cui i dipendenti accumulano le ferie maturate seguono varie indicazioni, alcune legate alle disposizioni di legge ed altre che si basano maggiormente sul tipo di contratto su quale si regge il rapporto lavorativo. La contrattazione collettiva, infatti, può prevedere il diritto del dipendente a un numero maggiore di ferie o permessi rispetto a quanto già disposto per legge.

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Ferie maturate: quante sono in un anno?

Esistono vari modi per capire quante ferie vengono maturate dai dipendenti. Pensando ad un intero anno lavorativo, risulta più facile affidarsi a quanto disposto dalla legge e dai vari CCNL per capirne il numero esatto. Come abbiamo visto, le ferie sono un diritto previsto dalla legge e tutelato in ben 3 testi differenti:

  • La Costituzione: che all’articolo 36 dispone che “Il lavoratore ha diritto al riposo settimanale e a ferie annuali retribuite e non può rinunziarvi”.
  • Il Codice Civile: che all’articolo 2109 sancisce che “il lavoratore ha diritto ad un periodo annuale di ferie retribuito”.
  • Il Dlgs. n.66/2003: che fornisce un’indicazione relativa alla quantità di ferie che spettano annualmente ai lavoratori dipendenti

Con riferimento all’ultimo testo, il Dlsg. n.66/2003, la legge prevede che al lavoratore dipendente spettino un minimo di 4 settimane all’anno di ferie. Relativamente alla loro fruizione, queste 4 settimane vengono così suddivise:

  • 2 settimane, che il dipendente dovrà fruire nel corso dell’anno di maturazione
  • 2 settimane da fruire entro i 18 mesi successivi alla fine dell’anno di maturazione

È anche compito del datore di lavoro far rispettare la corretta fruizione delle ferie maturate. Oltrepassare i limiti di tempo previsti dalla legge espone il datore di lavoro al rischio di sanzioni amministrative.

Ferie maturate in base al Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro

Anche se la legge prevede un numero definito di ferie spettanti ai dipendenti, la contrattazione dei vari CCNL ha la facoltà di estendere (ovvero solo aumentare, non restringere) quanto previsto dal quadro legislativo generale. Per ogni categoria professionale, settore lavorativo e, quindi, tipo di contratto possono essere previsti giorni di ferie maturate aggiuntive, che vanno quindi a sommarsi al numero minimo già previsto dalla legge.

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Quante sono le ferie maturate in un mese?

Nell’ottica di una pianificazione nel breve periodo, molti datori di lavoro e responsabili HR si pongono  anche questa domanda: quante ferie vengono maturate da un dipendente al mese? La risposta più facile e scontata è che dipende.

Dipende principalmente da quante ore o giornate di ferie prevede il relativo contratto del lavoratore, il quale potrebbe adeguarsi al minimo legale o (in base alle disposizioni particolari prevista dal CCNL in questione) prevedere un numero di giornate maggiore.

Provando a semplificare, e pensando ad un anno solare di 12 mesi, ogni mese un lavoratore dipendente matura 1/12 del totale delle ferie che gli spettano in un anno.

Ovviamente questo esempio vale se consideriamo un lavoratore dipendente full-time. Nei casi di lavoratori part-time bisognerebbe innanzitutto definire se si tratta di un part-time verticale e orizzontale e, successivamente, effettuare il calcolo proporzionale.

Come si calcolano le ferie maturate

In questo senso, la cosa che più interessa ad un responsabile delle risorse umane, nel concreto, è come procedere al calcolo delle ferie maturate. Chi gestisce le buste paga dei dipendenti, e conseguentemente i calcoli relativi a retribuzioni e ferie, deve essere in grado di inserire nel documento le informazioni corrette, evitando errori nel calcolo dei giorni di ferie maturate.

Come abbiamo a più riprese ripetuto, la legge e i vari CCNL definiscono per ogni casistica il quantitativo di ferie spettanti ai dipendenti ed è quindi impossibile definire un numero di ferie maturate che sia uguale per tutti.

Ovviamente possiamo cercare di semplificare, prendere come esempio esplicativo il caso di un lavoratore dipendente che maturi 30 giorni di ferie all’anno, quindi 2 in più rispetto al minimo legale.

Come si calcola, quindi, il numero di ferie maturate in un mese da questo dipendente?

È sufficiente prendere il numero di giorni o ore di ferie maturati annualmente (30 in questo caso) e dividerlo per i 12 mesi di un anno solare. Nel nostro esempio, eseguendo il calcolo 30/12= 2,5, capiamo che il lavoratore in questione matura due giorni di ferie al mese.

Se partiamo dal presupposto, sempre semplificato, che il contratto del lavoratore abbia avuto inizio il primo gennaio, la prima busta paga del dipendente indicherà 2,5 giorni di ferie maturati. Quella del mese successivo ne indicherà 5, e così via. I giorni di ferie maturate si sommeranno ogni mese a meno che il dipendente non decida di fruirne, andando a scalare il suo saldo.

Le ferie si maturano già dall’inizio del rapporto di lavoro, anche se il lavoratore è ancora all’interno del periodo di prova. Se il rapporto lavorativo comincia durante un mese già in corso, il dipendente potrà maturare una quota intera di ferie se avrà lavorato almeno 15 giorni totali.

La busta paga è il documento ufficiale in cui vengono indicate tutte le informazioni relative alla retribuzione, alla tassazione e ai diritti economici del lavoratore. Ed è quindi anche il documento in cui vengono riportate le ferie maturate.

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Ferie maturate in busta paga: dove si leggono?

Ora che abbiamo capito come calcolare le ferie maturate da un dipendente è arrivato il momento di scoprire dove è possibile trovarne l’indicazione all’interno della busta paga. La busta paga è divisa solitamente in 3 parti diverse:

  • Intestazione
  • Corpo
  • Parte finale

La sezione centrale della busta paga (chiamata anche “corpo”) contiene tutti i dati relativi alla retribuzione effettiva del dipendente e le indennità ad esso spettanti, percepite a cadenza mensile. Fra queste vi sono appunto le ferie spettanti. Per una maggiore chiarezza le ferie vengono solitamente divise in 3 categorie principali:

  • Ferie maturate
  • Ferie godute
  • Ferie arretrate

Arrivati a questo punto è importante ricordare che, In base alla pratica aziendale di ogni impresa, l’ammontare delle ferie maturate può essere inserito in busta paga seguendo due prassi differenti:

  • Interamente ogni anno al mese di gennaio: in questo caso vengono inseriti direttamente tutti i giorni di ferie spettanti al dipendente per tutto l’anno.
  • Progressivamente mese per mese: alla fine di ogni mese, con l’emissione di ogni nuova busta paga vengono aggiunti i giorni di ferie maturate durante il mese appena trascorso, i quali vengono sommati a quelli maturati nei mesi precedenti.

Ferie maturate in busta paga aggiunte interamente nel documento di gennaio

Volendo far riferimento all’esempio fatto poco sopra, nel caso in cui le ferie per il dipendente in questione venissero inserite interamente nella busta paga di gennaio per tutto l’anno, il documento reciterebbe quanto segue relativamente alle ferie:

  • Ferie maturate: 30
  • Godute: 0
  • Residue: 30 (numero che potrebbe essere anche maggiore in caso di ferie arretrate dall’anno precedente)

Ferie maturate in busta paga aggiunte mese per mese

Nell’ipotesi in cui, al contrario, le ferie maturate vengano aggiunte mese per mese in ogni singola busta paga, e sempre tenendo in considerazione il medesimo esempio fatto sopra, nella busta paga del mese di gennaio il cedolino nel parte relativa alle ferie indicherebbe:

  • Ferie maturate: 2,5
  • Ferie Godute: 0
  • Residue: 2,5 (numero che potrebbe essere anche maggiore in caso di ferie arretrate dall’anno precedente)

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ferie maturate non godute

Ferie maturate non godute: come gestirle?

Come deve comportarsi un responsabile HR nei confronti di una situazione nella quale un dipendente abbia accumulato delle ferie non godute? La domanda che spesso si sente fare è legata alla loro possibilità di fruizione.

Le ferie godute si perdono?

La risposta è no. Le ferie arretrate non vengono perse e possono comunque essere fruite dal lavoratore anche una volta oltrepassati i termini previsti dalla legge.

La domanda sorge spontanea, visti i limiti temporali previsti dal Codice Civile, il quale all’articolo 2109 stabilisce chiaramente che la fruizione delle 4 settimane obbligatorie di ferie minime debba seguire le seguenti modalità:

  • 2 settimane entro l’anno dalla maturazione
  • 2 settimane entro i 18 mesi successivi alla scadenza dell’anno

Cosa succede, però, se le ferie non vengono fruite dal dipendente entro i fatidici 18 mesi?

La legge prevede che questi giorni di ferie rimangano comunque a disposizione del lavoratore dipendente che potrà continuare a fruirne. Ciò che cambia è il trattamento relativo all’imposizione contributiva INPS la quale, anche in assenza di fruizione, ricade comunque sul datore di lavoro. Cosa accade al trascorrere dei 18 mesi?

Viene applicata la cosiddetta trattenuta per ferie non godute relativa ai contributi INPS che si applica appunto nel caso in cui il lavoratore non abbia ancora usufruito dei giorni di ferie arretrate anche dopo che sono trascorsi i 18 mesi previsti dalla legge dalla scadenza dell’anno di maturazione. Il datore di lavoro, quindi, ha la facoltà di trattenere in busta paga l’importo corrispettivo ai contributi versati per le ferie arretrate non godute.

Ovviamente tutto questo discorso rimane valido relativamente alle ferie maturate previste dalla legge. Se parliamo delle ferie in eccedenza relative alla contrattazione collettiva, il discorso chiaramente è diverso.

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Il calcolo delle ferie maturate online con Factorial

Arrivati a questo punto abbiamo steso una panoramica più che completa sulla gestione e sul calcolo delle ferie maturate dai dipendenti in busta paga. L’unica cosa che manca, adesso, è passare all’azione!

Se calcolare le ferie maturate dai dipendenti manualmente (o attraverso un foglio Excel) non è un’opzione che sei disposto a contemplare, puoi provare Factorial!

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  • Creare la tua politica sulle ferie personalizzata
  • Approvare o rifiutare le richieste di ferie in maniera automatica
  • Creare dei report e raggruppare i dati sulle ferie in base a sedi, dipartimenti o team

Speriamo che questo approfondimento alla scoperta della gestione e del calcolo delle ferie maturate dai dipendenti ti sia stato utile. Se volessi testare l’utilizzo di un software per la tua azienda saremo a tua completa disposizione per eventuali domande o chiarimenti sull’utilizzo di Factorial!

Scritto da Matteo Pizzinato

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