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Feedback negativo: 8 consigli per dare un feedback sensibile ai tuoi dipendenti

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8 minuti di lettura
Feedback negativo: 8 consigli per dare un feedback sensibile ai tuoi dipendenti

Come gestisci il feedback dei dipendenti nella tua azienda? Sai come dare un feedback negativo in modo efficace e sensibile?

Il feedback è uno strumento essenziale per migliorare le competenze e le prestazioni dei tuoi collaboratori, ma anche per creare un clima di fiducia e motivazione all’interno del tuo team.

Tuttavia, comunicare i punti di debolezza o gli errori dei tuoi dipendenti non è sempre facile. Il feedback negativo può generare frustrazione, rabbia, risentimento o demoralizzazione se fatto in modo sbagliato.

Come puoi evitare questi effetti negativi e trasformare il feedback in un’opportunità di crescita e apprendimento?

Come dice Rick Tate, ex consulente e formatore di fama internazionale nel campo della qualità del servizio: “Il feedback è la colazione dei campioni.” Sta a te offrire ai tuoi dipendenti una colazione che sia allo stesso tempo digeribile e stimolante per proseguire con le loro attività.

Leggendo questo articolo imparerai cos’è il feedback negativo, perché è importante, e ti daremo alcuni consigli per fornire feedback negativi ai tuoi dipendenti senza rischiare di ferire i loro sentimenti.

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Feedback negativo: che cos’è e perchè è importante

Il feedback negativo è un tipo di feedback che evidenzia gli aspetti negativi o migliorabili delle prestazioni o del comportamento di un dipendente.

Lo scopo del feedback negativo è quello di aiutare il dipendente a correggere i suoi errori, a superare le sue difficoltà e a raggiungere i suoi obiettivi. Il feedback negativo non è un rimprovero o una critica, ma un’informazione utile e costruttiva che serve a stimolare il miglioramento continuo dei tuoi collaboratori.

Il feedback negativo è importante perché permette al dipendente di scoprire i suoi punti deboli e di lavorare per rafforzarli. Inoltre favorisce la comunicazione e la trasparenza tra manager e dipendenti, creando un clima di fiducia e collaborazione. Il feedback negativo può anche aumentare la motivazione e l’engagement dei dipendenti, se dato in modo appropriato e incoraggiante.

Tuttavia, ci sono dei rischi associati al feedback negativo. Ad esempio, se viene dato con poco tatto o in modo aggressivo, spesso ha effetti opposti a quelli desiderati. Può infatti generare frustrazione, rabbia, risentimento o demoralizzazione nel dipendente, che si sentirà attaccato o svalutato.

Può anche danneggiare il rapporto tra manager e dipendenti, peggiorando il clima all’interno di un’azienda. Può infine ridurre la produttività e la qualità del lavoro del dipendente, che perderà interesse e motivazione visto che si sentirà poco considerato.

Per evitare questi rischi, è fondamentale che quando offri feedback ai tuoi dipendenti lo fai in modo sensibile. Poniti nei loro panni, e ricordati che stanno facendo del loro meglio.

Vediamo ora dei consigli pratichi per fornire un feedback negativo sensibile ai tuoi dipendenti.

8 Consigli per fornire un feedback negativo sensibile

I modi di dare un feedback sono tanti quante sono le sfaccettature dell’animo umano. Tuttavia, non tutti i modi sono ugualmente efficaci e appropriati. Alcuni possono essere dannosi o controproducenti, mentre altri possono essere utili e costruttivi.

Come scegliere il modo giusto di dare un feedback negativo ai tuoi dipendenti? Come evitare di ferire i loro sentimenti o di demotivarli? Come trasformare il feedback negativo in un’opportunità di crescita e apprendimento?

Per aiutarti ad orientarti nella giungla dell’animo umano, abbiamo preparato una lista con 8 consigli pratici per offrire un feedback negativo ai tuoi dipendenti.

1. Sii specifico e descrittivo

Il feedback negativo deve essere chiaro e preciso, altrimenti rischia di essere inutile o confusionario.

Non basta dire al dipendente che deve migliorare o che ha fatto un errore, ma bisogna spiegargli in cosa consiste l’errore e come può evitarlo in futuro.

Per fare ciò puoi usare la tecnica del feedback SBI (Situation-Behavior-Impact), che consiste nel descrivere la situazione in cui si è verificato il comportamento, il comportamento stesso e l’impatto che ha avuto sul lavoro o sul team.

Per esempio: “Ieri, durante la riunione con il cliente, hai interrotto il tuo collega mentre stava parlando (situazione e comportamento). Questo ha creato una situazione di imbarazzo e ha dato l’impressione che non fossimo coordinati (impatto).”

2. Fornisci esempi concreti

Il feedback negativo deve essere basato su esempi reali e recenti che dimostrino il comportamento o la prestazione del dipendente. Gli esempi rendono il feedback più chiaro e utile, e indicano al dipendente come migliorare.

Per dare esempi concreti, puoi usare il feedback STAR (Situation-Task-Action-Result), che descrive una situazione, un compito, un’azione e un risultato del dipendente.

Per esempio: “La settimana scorsa, hai preparato una presentazione per il progetto X (situazione e compito). Hai fatto una ricerca approfondita e delle slide accattivanti (azione). Il cliente è stato molto contento e ci ha affidato il progetto (risultato).”

3. Usa un tono calmo e professionale

Dai feedback negativi con un tono calmo e professionale, senza urlare o insultare il dipendente. Quest’ultimo comportamento è dannoso e crea tensione e ostilità. Il rispetto è essenziale per creare un clima di fiducia e collaborazione, e per valorizzare e ascoltare il dipendente.

Per usare un tono calmo e professionale, puoi usare il feedback sandwich, che inizia con un apprezzamento positivo, poi esprime il feedback negativo in modo costruttivo e infine chiude con un incoraggiamento o un ringraziamento.

Per esempio: “Grazie per aver finito il report in tempo (apprezzamento positivo). Però, ho visto alcuni errori di ortografia e di formattazione che potevi evitare con una revisione più attenta (feedback negativo). Ti prego di fare più attenzione a questi dettagli in futuro, perché sono importanti per il nostro lavoro (incoraggiamento o ringraziamento).”

4. Evita critiche personali

Il feedback negativo deve essere basato sul comportamento o sulla prestazione del dipendente, non sulla sua persona o sulle sue caratteristiche. Attaccare la persona è ingiusto e offensivo perché mette in dubbio la sua identità o la sua dignità.

Concentrati sui comportamenti da cambiare, sugli aspetti che possono essere modificati o migliorati. Per evitare critiche personali, puoi usare il feedback descrittivo, che descrive i fatti senza giudicare o interpretare le intenzioni o le motivazioni del dipendente.

Per esempio: “Ho notato che hai lasciato il lavoro prima dell’orario (fatto). Questo ha creato dei problemi al team che doveva finire il progetto (conseguenza). Ti prego di rispettare gli orari e di comunicare eventuali imprevisti (richiesta).”

5. Ascolta il punto di vista dell’altro

Non imporre la tua opinione, ma cerca di capire le ragioni e le emozioni dell’altro. Il feedback negativo deve essere un dialogo, non un monologo. Ascolta il dipendente e cercare di capire il suo punto di vista e i suoi sentimenti.

Ascoltare il dipendente ti aiuta a comprendere meglio la situazione e a trovare soluzioni condivise. Inoltre, dimostri interesse e rispetto per lui. Per ascoltare il punto di vista dell’altro, puoi usare l’ascolto attivo, che consiste nel prestare attenzione a ciò che dice il dipendente, senza interromperlo o distrarti.

Puoi anche usare dei segnali verbali o non verbali per mostrare che lo stai seguendo, o fare delle domande aperte o dei riassunti per chiarire o approfondire i suoi pensieri o i suoi sentimenti. Per esempio: “Quindi ti sei sentito frustrato quando hai ricevuto quella richiesta?”

6. Fornisci un piano d’azione

Non lasciare il dipendente nel dubbio, ma indicagli i passi da seguire per migliorare. Il feedback negativo deve essere seguito da un piano d’azione che indichi al dipendente i passi da seguire per migliorare il suo comportamento o le sue prestazioni.

Il piano d’azione deve essere chiaro e realistico, con obiettivi misurabili e raggiungibili. Questo serve a dare al dipendente una direzione e una motivazione per cambiare.

Per fornire un piano d’azione, puoi usare la tecnica degli obiettivi SMART, che consiste nel definire degli obiettivi che siano Specifici, Misurabili, Ambiziosi, Realistici e Temporizzati. Per esempio: “Entro la fine del mese, voglio che tu completi il corso online sulla gestione del tempo e che mi invii una relazione sui tuoi progressi (obiettivo SMART).”

7. Chiedi feedback a tua volta

Non essere arrogante o presuntuoso, ma dimostra di essere aperto al dialogo e al confronto. Il feedback negativo deve essere reciproco, non unilaterale.

Non devi solo dare feedback al dipendente, ma devi anche chiedere feedback a lui. Chiedere feedback al dipendente ti serve a valutare l’efficacia del tuo feedback e a scoprire eventuali problemi o difficoltà che hai nel comunicarlo. In più ti fa dimostrare umiltà e apertura al dialogo e al confronto.

Per chiedere feedback al dipendente, puoi usare la tecnica del feedback 360°, che consiste nel raccogliere le opinioni di diverse persone che lavorano con il dipendente, come i colleghi, i clienti o i fornitori.

Puoi anche usare dei questionari anonimi o delle interviste per ottenere dei feedback sinceri e utili. Per esempio: “Ti chiedo di compilare questo questionario sul tuo livello di soddisfazione riguardo al mio stile di leadership e al mio modo di comunicare (feedback 360°).”

8. Ripeti il feedback in futuro

Non abbandonare il dipendente a sé stesso. Ricordagli i tuoi apprezzamenti e i tuoi suggerimenti e monitora il suo progresso.

Ripetere il feedback in futuro serve a rafforzare il messaggio che vuoi trasmettere al dipendente e a incoraggiarlo a continuare nel suo percorso di miglioramento.

Per ripetere il feedback in futuro, puoi usare la tecnica del follow-up, che consiste nel fissare delle scadenze e dei momenti di verifica per controllare lo stato di avanzamento del dipendente e per fornirgli dei feedback aggiornati.

Puoi anche affidarti a dei sistemi di riconoscimento o di premiazione per celebrare i successi o i miglioramenti del dipendente. Per esempio: “Tra due settimane ci incontreremo di nuovo per valutare i tuoi risultati e per darti un feedback sul tuo lavoro (follow-up). Se raggiungi gli obiettivi che ti sei prefissato, riceverai un bonus sul tuo stipendio (riconoscimento).”

Esempi di feedback negativo

Per rendere più concreto e chiaro il concetto di feedback negativo sensibile, abbiamo raccolto alcuni esempi di feedback negativo che puoi usare o adattare in base alla situazione.

  • Ritardo nella consegna di un progetto

Feedback negativo inappropriato: “Sei sempre in ritardo con le tue consegne. Non sei capace di gestire il tuo tempo e il tuo lavoro. Se continui così, sarai licenziato.”

Feedback negativo sensibile: “Hai consegnato il progetto quattro giorni dopo la scadenza. Questo ha causato dei problemi al team e al cliente. La prossima volta, avvertimi per tempo per calendarizzare una nuova deadline. Segui il corso online sulla gestione del tempo e inviami una relazione sui tuoi progressi.”

  • Calo della produttività del team

Feedback negativo inappropriato: “La produttività del tuo team è calata del 20% nell’ultimo trimestre. Sei un pessimo leader e non sai motivare i tuoi dipendenti. Dovresti vergognarti.”

Feedback negativo sensibile: “La produttività del tuo team è calata del 20% nell’ultimo trimestre. Ci sono stati dei problemi o delle difficoltà che hanno influito sul vostro rendimento? Cerchiamo insieme delle soluzioni. Partecipa al workshop sulla leadership e chiedi ai tuoi dipendenti un feedback sul tuo stile di gestione.”

  • Errori nel report

Feedback negativo inappropriato: “Il tuo report è pieno di errori. Sei incompetente e negligente. Non sei all’altezza del tuo ruolo.”

Feedback negativo sensibile: “Ho notato alcuni errori di ortografia e di formattazione nel tuo report. Questi errori possono compromettere la qualità del nostro lavoro e la nostra immagine professionale. Presta più attenzione a questi dettagli e usa uno strumento di correzione automatica. Rivedi il tuo report e correggi gli errori.”

Factorial: il software per dare feedback in modo adeguato

Dare feedback negativi ai dipendenti non è un compito facile, ma è necessario per migliorare le loro prestazioni e la loro soddisfazione lavorativa. Tuttavia, se non segui alcune regole di base, rischi di causare frustrazione, demoralizzazione e conflitti.

Gestire il feedback in maniera sistematica ti aiuta a individuare i punti di forza e di debolezza dei tuoi dipendenti e a definire piani di sviluppo personalizzati.

Per semplificare il processo puoi affidarti al nostro software, Factorial. Factorial è un software HR all-in-one che ti aiuta in ogni aspetto della gestione delle risorse umane.

Con Factorial puoi:

  • Avere una chiara visibilità sulle prestazioni del tuo team e sulle valutazioni dei tuoi manager.
  • Stabilire un processo standardizzato e di qualità per valutare tutti i dipendenti in modo equo e oggettivo.
  • Avere una cronologia di tutti i punteggi e le risposte alle precedenti valutazioni.
  • Avere uno strumento che ti permette di stabilire processi di revisione delle prestazioni periodicamente senza consumare molto tempo in compiti operativi.
  • Avere una panoramica generale delle prestazioni e del tuo team.

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Content Writer specializzato nella scrittura di contenuti per le aziende software. Ha collaborato con aziende Italiane ed internazionali per dar loro una voce che si distinguesse nel chiasso di internet. Vive a Morbegno, un paese in provincia di Sondrio. La lettura è la sua più grande passione; economia, filosofia, e storia sono i suoi principali campi di interesse, ma c'è sempre anche un romanzo aperto sul suo Kindle.

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