Mansionario aziendale: cos’è e come crearne uno (+Esempio)

Hai mai sentito parlare di mansionario aziendale? Sai cos’è, a cosa serve, e quali sono le differenze con l’organigramma aziendale?

Quando un’azienda conta pochi dipendenti, spesso è semplice individuare direttamente chi si occupa di cosa. Non è questo il caso, però, per aziende in rapida crescita o che contano un numero maggiore di dipendenti: in questi casi, spesso diventa difficile tenere traccia di tutte le mansioni che ricopre un singolo dipendente, rendendo anche difficile valutarne la performance e i risultati.

Proprio per questo, utilizzare un mansionario rappresenta una soluzione pratica ed efficace, necessaria ad avere sempre una visione chiara dei ruoli in azienda.

In questo approfondimento andremo a vedere tutto ciò che riguarda il mansionario aziendale, dalla definizione alla sua utilità, con pratici esempi su come implementarlo nella tua organizzazione.

• Cos’è un mansionario aziendale
• Differenze con l’organigramma aziendale
• A cosa serve un mansionario aziendale
• Come creare un mansionario aziendale
• Esempio di un mansionario
• Crea organigrammi e mansionari con Factorial

Cos’è un mansionario aziendale

Partiamo dalla definizione: cos’è il mansionario aziendale?

Il mansionario aziendale è un documento che definisce in maniera pratica e sintetica tutte le mansioni e le responsabilità correlate alle singole posizioni dell’azienda. Ogni lavoratore, quindi, avrà una breve descrizione delle proprie mansioni associate alla posizione che ricopre.

Questo permette ai dipendenti di avere una visione chiara di quali task specifiche devono occuparsi (e di quelle a cui si dedicano i propri colleghi), ma anche di inquadrare la propria crescita in azienda, comprendendo cosa integrare nel proprio piano carriera per ottenere una promozione o per cambiare posizione lavorativa.

Per i manager, il mansionario permette di coordinare al meglio le risorse del proprio dipartimento e gestire i flussi di lavoro in maniera più pratica.

In inglese, questo termine potrebbe essere tradotto con company job description, che però può riferirsi anche alla descrizione del ruolo vacante che viene redatta nel corso dei processi di recruiting di nuove risorse. Pur essendo strettamente correlati, infatti, il mansionario è specifico di ruoli che sono già ricoperti all’interno dell’azienda.

Differenze con l’organigramma aziendale

Nel caso in cui te lo stessi chiedendo: no, il mansionario non corrisponde all’organigramma aziendale.

Spesso si può fare confusione tra i due, ma questi due strumenti per l’organizzazione hanno due funzioni ben distinte, per quanto complementari.

L’organigramma è un diagramma che, a seconda dell’obiettivo, permette di ottenere una rappresentazione grafica o dell’intera struttura dell’organizzazione o solo di una parte di questa (ad esempio di un dipartimento o di un team).

La differenza principale è che questo strumento si pone come obiettivo quello di avere una visione chiara della struttura e delle gerarchie all’interno dell’organizzazione, ma anche dei rapporti funzionali tra i vari dipartimenti.

Il mansionario, invece, mira a inquadrare la singola posizione lavorativa e a fissare il ruolo, le competenze, i parametri di valutazione e i piani di crescita del dipendente che la ricopre.

Se, quindi, il primo è necessario per fornire una visione d’insieme, il secondo approfondisce le competenze dei singoli membri dei team.

A cosa serve un mansionario aziendale

Abbiamo accennato qual è l’utilità del mansionario aziendale, ma andiamo a vedere nello specifico a cosa serve questo strumento, dividendo le necessità per cui può sfruttarlo il dipendente da quelle per cui può usufruirne un manager.

Per il dipendente

Avere a disposizione il proprio mansionario aziendale, il dipendente avrà una visione chiara dei propri compiti e delle aspettative che il suo manager ripone riguardo il suo lavoro. Questo faciliterà anche i processi relativi al fissare obiettivi, le performance review e nella comprensione dei propri punti di forza e delle aspettative del manager.

Inoltre, se l’azienda dispone di un mansionario completo che è visualizzabile nella sua interezza da tutti i membri dell’organizzazione, i dipendenti potranno sfruttarlo anche per i propri piani di crescita.

Sapere con precisione di cosa si occupa chi nel team ha un livello di seniority più alto, permette al dipendente di lavorare ad acquisire le competenze mancanti per ambire a uno scatto di carriera.

Lo stesso vale per i lavoratori che stanno valutando di cambiare ruolo all’interno del team o dell’organizzazione, che grazie alla lista delle mansioni dei propri colleghi potrebbero lavorare sulle skills necessarie per questo passo.

Per il manager

Come accennato, il mansionario aziendale è uno strumento molto importante anche per i manager che hanno bisogno di valutare la performance dei propri team.

Nello specifico, il manager di un team piuttosto grande potrà sfruttare il mansionario per gestire i flussi di lavoro e per ripartire i compiti nel caso in cui questo si dovesse rendere necessario.

Inoltre, esso sarà assolutamente necessario per la valutazione del dipendente e per inquadrare la sua crescita all’interno del team. Attraverso il mansionario ci si potrà rendere conto di quanto un dipendente sta performando nelle proprie mansioni e se c’è qualcosa a cui non sta dedicando abbastanza attenzione.

Il mansionario sarà quindi un elemento di base fondamentale nei processi di performance review non solo per il dipendente, ma anche da parte del manager.

Nel caso in cui si dovesse presentare la necessità di sostituire un membro del team, inoltre, avere una visione chiara di tutte le mansioni di cui si occupa il lavoratore renderà più semplice la fase di selezione del nuovo dipendente e sarà utile anche ai responsabili HR a creare rapidamente una job description efficace.

Come creare un mansionario aziendale

Quali sono, quindi, gli aspetti da tenere in conto nella creazione del mansionario aziendale?
Per quanto sintetico e pratico, sono diversi gli elementi che andranno a comporre un mansionario. Andiamo a vedere quelli assolutamente necessari e quelli facoltativi da aggiungere alla struttura del documento.

Elementi necessari alla struttura base:

• Posizione
  Il job title a cui fa riferimento la posizione.
• Dipartimento
  Il dipartimento a cui appartiene questa figura e il team dentro il quale lavora.
• Manager diretto
  Il responsabile a cui fa riferimento questo dipendente, che si anche occupa di misurarne la performance.
• Descrizione del ruolo
  Una breve descrizione delle caratteristiche del ruolo e di cosa si occupa nello specifico il dipendente.
• Responsabilità principali
  La lista dettagliata di tutte le responsabilità a carico di questa figura.
• Competenze richieste
  L’elenco delle competenze necessarie per svolgere il lavoro in maniera corretta.
• Obiettivi di performance
  Gli obiettivi a cui deve fare riferimento il dipendente che ricopre questa posizione.

Quando lo riterrà opportuno, un HR Manager potrà anche aggiungere altri elementi al mansionario:

• Livello di inquadramento
  Inserire nel mansionario il livello di seniority previsto per quella posizione lavorativa può anche aiutare a definire meglio il tipo di competenze necessarie e influire su alcune metriche, come ad esempio la capacità di lavorare in autonomia o le skills relative alla leadership.
• Qualifiche
  Questa sezione potrebbe rivelarsi particolarmente importante per quei lavori in cui sono necessarie qualifiche specifiche. Pensiamo, ad esempio, a un ingegnere oppure a un architetto, che hanno bisogno di lauree e certificazioni apposite per poter operare in piena legalità in un cantiere. Oppure, ad esempio, a un cuoco che dovrà disporre di un certificato HACCP valido per rispettare le normative vigenti.
• Aderenza ai valori aziendali
  Per alcune aziende è assolutamente importante che un dipendente aderisca ai valori aziendali, nello specifico per alcuni aspetti che hanno un’influenza diretta sulle proprie mansioni, come ad esempio la capacità di lavorare in team e dare e ricevere feedback costruttivi.

Esempio di un mansionario aziendale

Ora che abbiamo visto nel dettaglio a cosa ci riferiamo quando parliamo di mansionari aziendali, andiamo a vedere un esempio pratico da utilizzare come base per strutturare un mansionario.

Vediamo, per questo esempio, come sarebbe strutturato il documento relativo a un copywriter.

Posizione: Copywriter

Dipartimento: Marketing e comunicazione

Manager diretto: Marketing Manager

Livello di inquadramento: Senior

Descrizione del ruolo:

Il copywriter è direttamente responsabile della creazione di contenuti sul blog aziendale e sui social media, oltre che delle campagne per comunicare il lancio di nuovi prodotti. Essendo una figura senior, si occupa anche di redigere calendari editoriali e di coordinare il lavoro dei junior copywriter.

Responsabilità principali:

• Ideazione della strategia di contenuti per il blog aziendale
• Ideazione, insieme al team, di campagne di marketing per promuovere i lanci di nuovi prodotti sul mercato
• Pianificazione e redazione di contenuti per i canali Instagram e TikTok dell’azienda
• Formazione e monitoraggio dei Junior Copywriter, assegnazione delle task

Competenze richieste:

• Padronanza dei principali strumenti di digital marketing
• Eccellenti capacità di scrittura e capacità di adottare il tone of voice stabilito dal marketing team
• Capacità di analizzare i dati provenienti dai tool di data analysis sullo sviluppo dei contenuti
• Leadership skills: capacità di gestire il team di copywriter

Qualifiche:

• Laurea o formazione di grado avanzato in marketing o digital marketing
• Esperienza pregressa di almeno tre anni in una posizione simile in agenzia o in contesti altamente creativi
• Conoscenza estesa delle tecniche SEO
• Padronanza di strumenti come Semrush e Google Search Console.

Obiettivi di performance:

• Contribuire allo sviluppo di strategie di marketing del team
• Raggiungere o superare gli obiettivi di performance stabiliti dal team
• Mantenere gli standard di qualità dei contenuti stabiliti dall’azienda

Aderenza ai valori aziendali:

• Essere collaborativo con il team
• Dare e ricevere feedback in maniera rispettosa per promuovere la crescita del team
• Flessibilità nel riorganizzare le priorità in base alle immediate necessità del team

Crea organigrammi e mansionari con Factorial

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