Come si gestisce il controllo orario in Europa?

Recentemente, in Spagna è stata approvata una legge sul time tracking, che ha suscitato un dibattito nazionale sui suoi benefici e su come influisca sui dipendenti e sugli imprenditori.
Per capire meglio di che cosa si tratta e i diversi casi dello stesso disegno di legge, esaminiamo come funziona il controllo orario in diverse parti d’Europa. Se si assume personale, è necessario conoscere le regole di base sull’orario di lavoro e garantire gli standard minimi stabiliti dalle direttive UE. È necessario rispettare le norme relative al riposo minimo giornaliero e settimanale, al lavoro notturno, nonché alle ferie annuali e alla durata massima settimanale del lavoro.
Facciamo il viaggio attraverso diversi paesi europei:

Privacy sul controllo orario in Italia

Iniziamo dal Bel Paese. L’articolo 41 della Costituzione prevede la libertà di iniziativa economica del datore di lavoro, purchè esercitata nel rispetto della libertà e dignità umana. Il datore di lavoro ha il potere di controllare che l’attività lavorativa dei dipendenti sia eseguita conformemente alle direttive da lui impartite.

I limiti al potere di controllo del datore di lavoro derivano dal contrapposto diritto dei lavoratori al rispetto della loro riservatezza, della dignità personale, della libertà di espressione e di comunicazione. Da qui l’esigenza della regolamentazione dei poteri del datore di lavoro, la cui disciplina è principalmente prevista dallo Statuto dei Lavoratori.
La normativa prevede un rigoroso divieto dei controlli lesivi dei diritti inviolabili e il tendenziale sfavore per ogni tipo di controllo occulto, divieto attenuato però in presenza di determinate condizioni.

Con la modernizzazione delle tecniche lavorative e lo sviluppo tecnologico, è ormai possibile l’implementazione di controlli a distanza. Si è reso quindi necessario aggiornare le regole volte alla tutela del lavoratore, contemperando nel frattempo il diritto del datore di lavoro alla tutela dei beni aziendali.

Strumenti di lavoro e strumenti di controllo

In Italia la regolamentazione in materia è dettata dal D. Lgs n. 151 del 14 settembre del 2015  (Jobs Act) che ha riscritto l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori. Il Jobs Act ha stabilito un regime diverso a seconda del tipo di strumento:

  • strumenti che consentano il controllo del lavoratore (es. videosorveglianza);
  • strumenti di lavoro (personal computer, smartphone).

La revisione della disciplina dei controlli sui lavoratori ha tenuto conto dell’evoluzione tecnologica e delle esigenze produttive e organizzative dell’impresa.

L’installazione di impianti audiovisivi e altri strumenti dai quali deriva anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori è di norma vietata, a meno che non ricorrano due condizioni:

  • esigenze organizzative e produttive, di sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale;
  • preventivo accordo sindacale o, in mancanza, autorizzazione amministrativa.

Controllo orario più esigente in Germania

Secondo il German Working Time Act, i dipendenti possono lavorare al massimo 8 ore al giorno e 48 ore alla settimana. Tutti i lavori effettuati dopo le 8 ore devono essere documentati e conservati per un minimo di 2 anni. Questi orari possono essere controllati dalle autorità preposte, a seconda della situazione. I dipendenti non possono lavorare più di 10 ore per turno. Dopo aver lavorato per 6 ore, i dipendenti hanno diritto a una pausa di 15 minuti. I dipendenti che lavorano 9 ore devono avere una pausa di 45 minuti. Queste pause non sono incluse nell’orario di lavoro.

I datori sono tenuti per legge a documentare l’orario di lavoro dei loro dipendenti. Possono registrare le informazioni su supporto cartaceo o tramite software. Se i datori di lavoro scelgono di registrare digitalmente gli orari di lavoro, il loro server deve trovarsi in Germania. Devono essere archiviate le seguenti informazioni: data, nome del dipendente, inizio e fine di una giornata lavorativa, numero di ore di lavoro, manodopera e firma del dipendente. Si suggerisce che i dipendenti tengano note scritte sull’orario di lavoro e sulle pause. Il capo, supervisore o collega può firmare queste note in caso di controversia. Se un dirigente non rispetta queste regole, può essere multato fino a 15.000,00 Euro.

In generale, il controllo orario è utilizzato in Germania per calcolare l’orario lavorativo dei dipendenti. Questo non solo per determinare le ore retribuite, ma anche per controllare se i dipendenti lavorano il loro orario minimo.

Il caso della Francia

Gli obblighi di registrazione dell’orario aziendale variano a seconda della situazione in Francia. Occorre distinguere tra lavoratori il cui orario di lavoro è calcolato in ore (settimanali, mensili o annuali) e lavoratori che lavorano in base a un contratto firmato per un certo numero di giorni (forfait annuel en jours), in base al quale l’orario di lavoro del dipendente è calcolato in giorni lavorativi all’anno (fino a un massimo di 218 giorni) e non in ore. In ogni caso, il collaboratore potrà accedere a qualsiasi documento di controllo esercitando il diritto d’accesso ai propri dati personali. In caso di controversia, l’impiegato deve fornire al tribunale informazioni che giustifichino le ore effettivamente lavorate.

controllo-orarioÈ importante che vi siano adeguate informazioni sulle modalità di utilizzo e controllo degli strumenti di lavoro

Trasparenza nel controllo orario olandese

Nei Paesi Bassi è stata istituita la Legge sull’orario lavorativo per determinare l’orario e le interruzioni dei dipendenti. Queste norme proteggono i lavoratori che hanno almeno diciotto anni di età. Per i collaboratori minorenni, di 16 e 17 anni, si applicano norme distinte. Un dipendente può lavorare al massimo 60 ore alla settimana e un turno non può durare più di dodici ore. Dopo il lavoro, i dipendenti devono avere undici ore di riposo. Questo tempo può essere ridotto a seconda delle circostanze.

Mentre le normative variano da un settore all’altro, una regola rimane la stessa: tutti i datori di lavoro in Olanda sono tenuti a registrare l’orario e le presenze dei loro dipendenti. Le registrazioni devono comprendere tutte le ore lavorative, le pause, le ferie, i giorni festivi e i congedi per malattia. Non vi sono requisiti specifici per quanto riguarda la documentazione relativa a orari e presenze. I datori di lavoro possono scegliere il proprio metodo di registrazione, purché l’ispettorato del lavoro possa verificare se il datore di lavoro rispetti le norme. Inoltre, tutti i lavoratori devono essere a conoscenza delle proprie registrazioni temporali.

Una volta che i dipendenti si prendono il loro tempo per aggiornare le loro ore di lavoro, spesso si affidano alla loro memoria, scheduler, cronologia e-mail e note. Questo sistema non è affidabile; in effetti, aumenta la possibilità di commettere errori. Le aziende che dispongono di un sistema operativo, utilizzano spesso un software non aggiornato o non adatto alla registrazione di orari e presenze. Questo rende il processo inefficiente e complicato. Inoltre, l’uso di software inappropriati riduce i vantaggi del controllo orario.

Un caso semplice: il Portogallo

Il caso del Portogallo è estremamente semplice e senza complicazioni. La legislazione portoghese stabilisce l’obbligo di controllare l’orario di lavoro dei dipendenti solo di organizzazioni con più di 50 lavoratori; con sistemi automatici o meccanici (legislazione nazionale, legge 59, sezione 08, capitolo II, sezione II, sezione II, art. 125 – Registro).

Il controllo orario come obbligo giuridico in Svezia

In Svezia, dal 1° gennaio 2007, le aziende alberghiere hanno l’obbligo legale di segnalare il controllo degli orari e delle presenze in una chiamata personalliggare. Il personalliggare è un libro in cui tutto il personale deve ‘log in e out’ quando inizia a lavorare e quando se ne va. Questa legge è stata inizialmente istituita allo scopo di garantire che tutte le imprese paghino correttamente le imposte sul lavoro, registrino tutti i loro dipendenti e che la legge sull’orario lavorativo non sia oggetto di abusi. Quando i datori di lavoro sono stati informati per la prima volta di questa nuova legislazione, erano riluttanti a cambiare, dato che la maggior parte utilizzava già un modo per comunicare l’orario che riteneva opportuno per la propria attività.

Tuttavia, è stato dimostrato che questa legge ha aiutato tutti ad avere un migliore controllo sull’orario di lavoro, a ridurre lo stress e a garantire che tutti ricevessero il giusto salario. Dall’entrata in vigore della legislazione in materia di rendicontazione, sono apparsi sul mercato numerosi software per facilitare questo processo per le aziende.

controllo-orarioLa legge non definisce quali strumenti dovrebbero essere utilizzati per documentare l’orario di lavoro, ma offre diverse opzioni.

Un controllo orario scadente può chiudere la tua attività in Svizzera

Ogni datore di lavoro ha l’obbligo legale di documentare l’orario di lavoro dei suoi dipendenti. La base giuridica si ritrova nell’art. 46 della legge sul lavoro (LL)  e all’articolo 73 dell’Ordinanza 1 relativa alla legge sul lavoro. Ne consegue che le imprese devono essere in grado di documentare l’orario di lavoro giornaliero e settimanale dei loro impiegati, compreso il lavoro compensativo e straordinario. Inoltre, il datore di lavoro deve sottrare i giorni di riposo del lavoratore, che siano settimanali o compensativi, così come le pause di mezz’ora o più.

Il conteggio delle ore effettuate dagli impiegati deve essere conservato dalla società per un periodo di cinque anni. In caso di violazione di questa regola sono possibili diverse sanzioni, che vanno dall’avvertimento alla multa. Nei casi più estremi di violazione del diritto del lavoro, ovvero quando la vita o la salute dei dipendenti sono messe in pericolo, la legge prevede addirittura la chiusura dell’impresa.

La legge non definisce quali strumenti di misura debbano essere utilizzati per documentare l’orario di lavoro. È possibile ricorrere a:

  • Conteggio elettronico o meccanico;
  • Documenti Excel;
  • Programmi specializzati;
  • Applicazioni per smartphone.

I controlli a campione annuali effettuati presso 2000 aziende dimostrano che rispetto al 2010 i datori di lavoro che registrano gli orari di lavoro dei loro dipendenti sono molto più numerosi. Se nel 2009 un terzo delle imprese non disponeva ancora di un sistema di registrazione della durata del lavoro, oggi la percentuale è scesa al 10%.

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I sistemi di controllo orario e delle presenze non sono nemici

È un grande cambiamento per un imprenditore passare dal time tracking manuale a permettere che i dipendenti lo facciano da soli, ma in Scandinavia è stato dimostrato che l’attuazione di questa legislazione è stata un cambio positivo. Ciò va a vantaggio dei datori di lavoro in termini di risparmio di tempo e denaro, in quanto avranno già tutte le informazioni di cui hanno bisogno per calcolare i salari senza dover controllare ogni giorno che i dipendenti arrivino puntuali o che vengano ricordati gli straordinari. Aiuta i dipendenti a tenere traccia di quanto tempo hanno lavorato e garantisce che siano retribuiti per gli straordinari.

Inoltre, molti dipendenti a salario fisso ritengono che il posto di lavoro diventi più egualitario, in quanto dimostra se un collega con lo stesso salario lavora meno di loro e fornisce una buona ragione per richiedere un aumento di stipendio.

E alla fine della giornata, diventa un beneficio per le Risorse Umane, perché fornisce un quadro accurato delle ore lavorate dal personale, se qualcuno è in ritardo o se qualcun altro è sempre quello che accetta gli straordinari.

Il sistema ha anche contribuito a ridurre i congedi per malattia legati allo stress, in quanto questo fenomeno può essere fermato in tempo ed elaborato con dati reali.

Prova il controllo orario di Factorial, è gratis!

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