Controllo delle ore lavorate: una guida completa per migliorare il controllo presenze [+ modello]

Quali strumenti utilizzi per il controllo delle ore lavorate dai dipendenti? Perché è importante registrare le ore di lavoro e come puoi automatizzare completamente il processo?

Implementare un sistema per rilevare le presenze in azienda e calcolare le ore ordinarie e straordinarie porta numerosi vantaggi sia all’organizzazione che ai dipendenti.

Come titolare d’impresa, in questo modo, hai la possibilità di conoscere in tempo reale la situazione di ogni singolo dipendente e calcolare correttamente la busta paga da corrispondere al lavoratore.

Per quanto riguarda i dipendenti, anch’essi traggono enormi vantaggi dall’utilizzo di sistemi automatici di controllo delle ore lavorate. Non solo non devono calcolare le ore lavorate a mano, ma hanno anche la certezza che tutte le ore effettivamente lavorate vengano retribuite.

Importanza del controllo delle ore lavorate

Il controllo delle ore lavorate rientra tra i tanti processi di Time Management (Gestione del Tempo) aziendali. Tutto parte dal principio che il tempo è una risorsa: non solo deve essere gestito al meglio, ma è anche giusto che i lavoratori rispettino le ore stabilite nel contratto di lavoro e che vengano retribuite anche le ore aggiuntive (straordinari) richieste dall’azienda.

Più in dettaglio, un perfetto controllo dell’orario di lavoro si traduce in:

• Retribuzione precisa: ogni lavoratore percepisce una busta paga basata sulle ore effettivamente lavorate. In questo modo si evitano fraintendimenti, favoritismi e il rischio che le ore di straordinario non vengano conteggiate e quindi retribuite. Tutto ciò migliora il clima e la trasparenza all’interno dell’organizzazione.
• Rispetto delle norme: come stabilito nella sentenza C-55/18 della Corte di Giustizia Europea, le aziende devono dotarsi di sistemi per il controllo delle presenze in azienda e, di conseguenza, delle ore di lavoro. Non adeguarsi a queste norme espone l’organizzazione al rischio di segnalazioni che possono sfociare anche in contenziosi.
• Organizzazione del tempo: sapere esattamente quante ore lavora un dipendente significa anche organizzare meglio i turni di lavoro e, di conseguenza, gestire con maggior efficienza le attività evitando squilibri nella distribuzione dei compiti e delle mansioni.
• Migliore valutazione delle prestazioni: controllare le ore lavorate fornisce importanti indicazioni sulle prestazioni e la produttività dei lavoratori. Questo è un aspetto molto importante per identificare le aree in cui ci sono inefficienze.

Metodi per il controllo orario dei dipendenti

Esistono diversi metodi per il controllo dell’orario dei dipendenti. Fino a pochi decenni fa, l’unico modo per procedere consisteva nel chiedere ai dipendenti di annotare gli orari d’ingresso e di uscita dal lavoro su un foglio (schede presenza) individuale.

Oggi lo sviluppo tecnologico ha portato alla nascita di altri sistemi e metodi per il calcolo delle ore. Le PMI possono avvalersi di:

• Fogli di calcolo in Excel
• Badge aziendali e obliteratrici
• Software HR

La rilevazione delle ore lavorate, nella pratica, può essere effettuata in diversi modi, a seconda dello strumento utilizzato.

Ad esempio, utilizzando un foglio Excel, il dipendente, sia in sede che in smartworking, deve semplicemente ricordarsi di aggiornare il foglio condiviso inserendo l’orario di inizio e di fine lavoro.

Se si utilizzano badge magnetici, al lavoratore viene richiesto di timbrare il cartellino all’inizio e alla fine della giornata. In alternativa, è anche possibile avvalersi di pratici software HR che consentono di timbrare elettronicamente il cartellino utilizzando lo smartphone o il PC.

Strumenti per il conteggio delle ore di lavoro

Come anticipato, hai diversi metodi per registrare le ore di lavoro dei dipendenti. A seconda del metodo utilizzato, variano chiaramente gli strumenti di cui hai bisogno, così come varia l’efficienza del sistema scelto.

Riguardo all’efficienza del sistema, bisogna infatti considerare che rilevare presenze e ore lavorate a mano è ben diversi rispetto a utilizzare un sistema che in automatico si occupa di tutti i calcoli relativi non solo alle presenze e alle ore di lavoro, ma anche alla busta paga spettante al dipendente alla fine del mese.

Il nostro invito è di valutare attentamente quanto il processo di rilevazione delle ore lavorate e successivo conteggio crea rallentamenti in azienda, causando perdite di tempo sia ai lavoratori che agli addetti HR, e quindi scegliere lo strumento che ti permette maggiormente di automatizzare il processo. Relativamente agli strumenti per il conteggio delle ore di lavoro che puoi utilizzare, tutto dipende dal sistema scelto:

• Schede presenza cartacee: qui hai bisogno solo di carta, penna e di una calcolatrice. Può essere utile una stampante per stampare e distribuire le varie schede presenza.
• Schede presenza in Excel: in questo caso digitalizzi in parte il processo. Risulta sicuramente utile saper utilizzare il programma Excel, e tra gli strumenti necessari servono un PC, una connessione internet e un servizio in cloud per condividere la scheda presenza con i lavoratori.
• Sistemi timbracartellino: se decidi di avvalerti di badge aziendali e relative obliteratrici, avrai bisogno di realizzare e distribuire i badge e di installare una o più obliteratrici in azienda. Questa soluzione è preferita dalle medio-grandi aziende che non si avvalgono di forza lavoro in smartworking.
• Software HR: la soluzione più pratica ed efficiente consiste oggi nell’utilizzare appositi software che rilevano la presenza dei dipendenti e procedono automaticamente con il calcolo delle ore lavorate. Installare questi applicativi è molto semplice, è sufficiente disporre di una connessione internet, di un PC e di uno smartphone.

Vantaggi del controllo delle ore lavorate

Più volte nei nostri articoli ribadiamo come i lavoratori siano la risorsa più preziosa per la tua azienda. Sono loro che, quando seguiti e valorizzati, determinano il successo dell’organizzazione.

A te spetta il compito di selezionare le migliori risorse, di formarle adeguatamente e di metterle nelle migliori condizioni affinché possano sfruttare appieno il talento, le abilità e le competenze di cui sono dotati.

Controllare le ore lavorate va proprio in questa direzione. Oltre a permetterti di rispettare le attuali norme vigenti nell’ambito della rilevazione delle presenze e facilitare l’instaurazione di un clima trasparente in azienda, adottare un sistema moderno per il controllo delle ore lavorate si traduce anche in:

• Risparmio di tempo: i lavoratori e i responsabili HR non perdono più ore di tempo nel calcolare manualmente le ore. Gli errori nel calcolo delle buste paga vengono eliminati e tutti coloro coinvolti nel processo risparmiano preziose ore che possono essere utilizzate per concentrarsi sulle attività che davvero contano per il tuo business.
• Facile adozione dello smart working e dell’hybrid working: grazie ai software HR pensati per il controllo delle ore lavorate, oggi puoi gestire con facilità tutto il lavoro in smart working o comunque fuori sede. I lavoratori, semplicemente accedendo alla loro area riservata, possono segnalare l’orario d’inizio e di fine lavoro in pochi secondi.
• Rapida individuazione delle problematiche: un sistema per la rilevazione delle presenze ti permette di contrastare spiacevoli fenomeni che possono verificarsi in azienda, come l’assenteismo, l’abuso di pause e permessi, i ritardi. Tutti questi atteggiamenti vengono meno quando i dipendenti sono tenuti a segnalare le ore lavorate.

Modello di controllo presenze

Indipendentemente dal modello di controllo presenze e dagli strumenti che decidi di utilizzare, per controllare al meglio le ore lavorate dei dipendenti, il nostro consiglio è di scelgiere un sistema che ti permetta di accedere a tutte le informazioni necessarie con facilità e semplicità.

Riguardo alle presenze e alle ore lavorate, è bene avvalersi di modelli che contengano le seguenti informazioni:

• Nome del dipendente
• Data
• Orario di inizio lavoro
• Orario di fine lavoro
• Orario di inizio e fine delle pause
• Totale delle ore lavorate

Queste informazioni devono essere presenti sia nelle schede presenze in formato cartaceo che in formato elettronico, e sono le stesse che un apposito software HR per il controllo delle ore lavorate ti permette di acquisire.

È importante informare il dipendente riguardo al modello utilizzato e assicurarsi che le informazioni acquisite non siano fine a sé stesse, ma possano essere utilizzate per ottimizzare altre attività amministrative, come ad esempio:

• Calcolo delle buste paga
• Calcolo delle ore straordinarie
• Ottimizzazione dei turni di lavoro

Digitalizzare il controllo delle ore lavorate con un Software

In questo approfondimento abbiamo più volte ribadito quanto sia vantaggioso affidare a un software il controllo e il calcolo delle ore lavorate dai dipendenti.

Ma quale software scegliere per digitalizzare il processo? La risposta è Factorial, un software HR che rivoluziona la gestione delle risorse umane in azienda.

Per quanto riguarda il calcolo delle ore lavorate, subito dopo aver scaricato e installato il software e l’app Factorial, puoi iniziare immediatamente a utilizzare la funzionalità Time & Attendance. È semplicissimo, basta importare un programma di lavoro e il software calcola automaticamente le ore lavorate.

Scopri quanto è facile:

• Creare i turni di lavoro e assegnarli ai dipendenti
• Tracciare le ore dei dipendenti
• Monitorare e pagare facilmente le ore di lavoro extra
• Visualizzare in tempo reale chi è al lavoro, in pausa, in ferie o in permesso
• Aggiungere note personalizzate

Per quanto riguarda i lavoratori, devono semplicemente installare l’app Factorial e scansionare un codice QR all’inizio della giornata lavorativa, il resto è gestito dal software.

Come accennato in precedenza, Factorial è un software all-in-one e le sue funzionalità non si esauriscono nel controllo delle presenze e delle ore lavorate. Puoi provarlo gratuitamente per 14 giorni e utilizzarlo anche per ottimizzare, digitalizzare e automatizzare la gestione di:

• Turni di lavoro
• Ferie e permessi
• Documenti
• Spese aziendali
• E tanto altro

Controllo ore lavorate: le conclusioni

In questo approfondimento ci siamo concentrati sui vari sistemi e strumenti che puoi utilizzare oggi per registrare le ore lavorate dai dipendenti, dai team di lavoro e dai dipartimenti.

Abbiamo scoperto l’importanza di rilevare le presenze e le ore di lavoro, sia per le aziende che per i dipendenti.

In particolare, abbiamo evidenziato come software HR come Factorial possano offrirti un aiuto concreto, mettendo a tua disposizione tantissime funzionalità. Queste funzionalità non solo automatizzano il processo di controllo delle ore lavorate, ma ti consentono anche di monitorare le performance dei lavoratori, ottimizzare la gestione delle spese e molto altro.

Prova Factorial e scopri come instaurare un clima più equo e trasparente in azienda, contribuendo così a migliorare l’efficienza e il successo dell’organizzazione.

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