Ti sei mai concentrato sulla comunicazione aziendale? Conosci i modi in cui può essere utilizzata per migliorare l’ambiente di lavoro, la produttività e in generale le relazioni all’interno e all’esterno dell’azienda?
Soprattutto nell’ambito del talent management, una comunicazione non efficace, può rendere difficile la trasmissione dei compiti e delle responsabilità ai dipendenti e portare a incomprensioni tra colleghi.
Ma attenzione: esternamente può anche compromettere le relazioni con i clienti o persino arrivare compromettere l’immagine dell’azienda.
Ecco perché in questo articolo ci concentreremo sull’importanza della comunicazione in azienda: esploreremo in dettaglio perché è fondamentale, come puoi migliorarla e quali strumenti hai a tua disposizione per comunicare in modo più efficace.
Sommario
Che cos'è la comunicazione aziendale
La comunicazione aziendale rappresenta l’insieme delle modalità e degli strumenti utilizzati da un’azienda per trasmettere informazioni, idee, pareri e conoscenze.
Una definizione molto dettagliata e interessante è stata fornita dalla Professoressa Emerita Annette Shelby, esperta in comunicazione aziendale. Shelby ha definito la comunicazione aziendale come “un ombrello sotto il quale rientrano diverse forme e formati di comunicazione”.
Queste diverse forme e formati di comunicazione si rivolgono a loro volta a diversi destinatari, tra cui:
- Media
- Dipendenti
- Clienti
- Azionisti
- Altri portatori d’interesse
Inoltre, Shelby sottolinea che tutte le forme di comunicazione aziendale devono essere gestite e coordinate in modo efficace per trasmettere un’immagine coerente dell’azienda a tutte le parti interessate.
In sintesi, la comunicazione è fondamentale il corretto funzionamento di un’azienda e viene utilizzata quotidianamente in varie forme. Pensa a quando dialoghi con i dipendenti, a quando invii un’email o a quando scrivi un messaggio sui social network.
La comunicazione aziendale infine, può essere divisa in due grandi categorie: la comunicazione aziendale interna e la comunicazione aziendale esterna.
Entrambe si possono ritenere efficaci solo quando il messaggio trasmesso è:
- Chiaro
- Corretto
- Completo
- Conciso
- Concreto
Queste cinque caratteristiche sono conosciute come le “5C della comunicazione“. Quando scrivi o comunichi verbalmente un messaggio, pensa sempre a queste 5C. Ti aiuteranno a organizzare il lavoro in modo efficace e ad assicurarti che il messaggio raggiunga correttamente il destinatario.
Cosa si intende per comunicazione aziendale esterna
La comunicazione aziendale esterna si riferisce ai modi in cui trasmetti e scambi informazioni, pareri, idee e concetti all’esterno dell’organizzazione.
Questa può essere destinata a soggetti come:
- Clienti
- Fornitori
- Autorità
- Media
Mantenere una comunicazione esterna cordiale e disponibile con i clienti, ad esempio, può aiutarti a mantenere una buona relazione e ad aumentare le opportunità commerciali. Oppure, utilizzare un adeguato lo stile comunicativo sui media può contribuire a migliorare la reputazione e la fiducia del tuo brand agli occhi del pubblico.
L’importanza della comunicazione esterna è evidente, considerando anche che la utilizzi ogni giorno. Grazie a una gestione pianificata e coerente dei messaggi verso l’esterno, puoi raggiungere importanti obiettivi, tra cui:
- Aumenti la reputazione e della trasparenza
- Migliori la gestione di eventuali crisi aziendali
- Instauri cordiali rapporti con media e investitori
- Crei i giusti presupposti per partnership e collaborazioni
- Costruisci un’immagine coerente e definita
- Ti distingui dalla alla concorrenza
Cosa si intende per comunicazione aziendale interna
Per comunicazione aziendale interna si fa riferimento al modo in cui gestisci le relazioni all’interno della tua organizzazione.
Denise Madsen, esperta dell’università svedese di Linnaeus, nel suo studio intitolato “Internal Communication – A quantitative case study“, definisce la comunicazione interna come “l’impegno che tutti i membri di un’organizzazione mettono nel raccogliere e diffondere efficacemente informazioni e nel promuovere il coinvolgimento”.
Si tratta quindi di un elemento chiave nel coinvolgimento del personale che coinvolge tutti i dipendenti e i dirigenti, i quali dovrebbero seguire una strategia comunicativa definita che possa aiutare tutti a:
- Prendere decisioni corrette
- Sviluppare strategie entro un periodo di tempo definito
- Instaurare un corretto rapporto tra dirigenti e dipendenti
Come evidenziato in un altro studio, le aziende che hanno una solida strategia di comunicazione interna mostrano migliori livelli di soddisfazione e fidelizzazione dei clienti, nonché prestazioni superiori da parte dei dipendenti.
Come rendere efficace la comunicazione aziendale
Hai diversi modi per migliorare e rendere più efficace la comunicazione in azienda, interna ed esterna. Soffermandoci prima sulle comunicazione aziendale interne e successivamente su quella esterna.
5 tecniche di comunicazione interna aziendale
Se quando si pensa alle difficoltà della comunicazione in ambito aziendale il pensiero cade su come comunicare all’esterno, la realtà è che comunicare efficacemente all’interno di un’azienda non è affatto scontato. Ecco 5 tecniche che puoi utilizzare per migliorare la tua comunicazione interna.
1. Adatta il messaggio a chi lo riceve
Prima di iniziare una qualsiasi conversazione o di scrivere un qualsiasi messaggio, dovresti chiederti a chi ti stai rivolgendo.
A seconda del destinatario, è bene cambiare il registro linguistico, lo strumento di comunicazione utilizzato e le parole (o le frasi) stesse da utilizzare.
Ad esempio, potresti permetterti di essere più diretto con un lavoratore senior, che ormai conosci da anni, ed essere più comprensivo e accomodante con un lavoratore junior, appena arrivato in azienda.
Ricorda che ci sono molti modi per comunicare una medesima informazione. Adattarsi a chi hai di fronte ti aiuta sia a trasmettere in modo efficace il messaggio, sia ad evitare possibili incomprensioni. Sono queste spesso causa di frizioni e talvolta possono provocare rallentamenti ed errori.
2. Ascolta attentamente e impara la comunicazione non verbale
Comunicare vuol dire anche saper ascoltare. C’è un momento in cui si trasmettono le proprie considerazioni e le idee e un momento in cui bisogna ascoltare ciò che l’altro ha da dire.
Riuscire a comprendere cosa l’altro vuole dire, trarre il vero significato delle sue parole, magari riuscendo a interpretare anche i tanti segnali non verbali trasmessi dal corpo, non solo fa di te un leader empatico ma ti permette anche di entrare in miglior sintonia con l’interlocutore.
3. Utilizza lo strumento giusto
Oggi ci sono tanti strumenti per comunicare: e-mail, social network, servizi di messaggistica istantanea, incontri dal vivo, telefono.
È sbagliato però pensare che uno strumento valga l’altro. Il nostro consiglio è chiarire in azienda per quale scopo comunicativo dovrebbe essere utilizzato uno strumento.
Ad esempio, per importanti e dettagliate comunicazioni è sicuramente indicato utilizzare le e-mail o le piattaforme HR. Così facendo, il messaggio rimane scritto ed è possibile rileggerlo in ogni momento.
Per brevi comunicazioni, non urgenti e non così importanti, può andare bene utilizzare WhatsApp o una piattaforma social.
Inoltre, è assolutamente importante scegliere con cura quando è il caso di pianificare una riunione dal vivo o online. In questo caso, l’argomento di cui discutere dovrebbe essere rilevante, la riunione dovrebbe al termine aver portato risultati concreti e, soprattutto, non dovrebbe durare troppo a lungo.
In tal senso, considera che secondo molti studi, le persone ascoltano con attenzione per un massimo di 20 minuti. Trascorsi 20 minuti, i livelli di attenzione calano. Lunghe riunioni, in definitiva, difficilmente raggiungeranno gli obiettivi che ti sei prefissato.
4. Non sottovalutare l’importanza di dare e ricevere feedback
La comunicazione aziendale interna è fatta anche di feedback. Questi possono essere dati e ricevuti, positivi e negativi.
Come People Manager o datore di lavoro, dovresti sempre impegnarti nel fornire e nel richiedere feedback costruttivi, che possano aiutare, ad esempio, a migliorare le performance lavorative, l’organizzazione del lavoro, o ad aiutare un nuovo assunto ad ambientarsi rapidamente.
Sebbene molte organizzazioni lo sottovalutino, dare un feedback positivo o negativo al momento opportuno può fare un enorme differenza. Nel primo caso il lavoratore avverte che sei un datore presente, pronto a riconoscere il suo impegno, nel secondo caso, aiuti il lavoratore a svolgere al meglio le sue mansioni, dimostrando ugualmente attenzione verso la sua crescita professionale.
5. Facilita lo scambio d’informazioni
Infine, ma non per ordine d’importanza, assicura ai lavoratori di poter disporre di diversi strumenti per comunicare e insegnagli come scegliere il giusto strumento a seconda dell’informazione che hanno necessità di trasmettere.
L’ideale sarebbe avere a disposizione un software HR per tutte le comunicazioni importanti e un software unico, ad esempio Skype o Zoom o Google Meet, per rapide riunioni online.
In più può tornare utile mettere a disposizione recapiti telefonici da usare in caso di emergenza, creare gruppi di conversazione riservati ai soli team di lavoro o ai soli dipartimenti. Più un lavoratore ha la possibilità di comunicare facilmente, migliore e più efficace risulterà lo scambio di informazioni.
5 tecniche di comunicazione aziendale esterna
Passiamo ora alle diverse tecniche di comunicazione esterna aziendale che puoi utilizzare. Ecco alcune delle più efficaci:
1. Scegli i giusti canali di comunicazione
Per comunicare all’esterno della tua azienda hai tantissimi strumenti a tua disposizione. Scegliere quelli più adeguati è un lavoro tutt’altro che semplice.
L’obiettivo è creare una comunicazione coerente su tutti i canali utilizzati ma che allo stesso tempo tenga conto delle caratteristiche proprie d’ogni piattaforma o strumento.
Ad esempio, lo stile comunicativo utilizzato sulla carta stampata è necessario che sia diverso da quello che utilizzi su Facebook, oppure il modo in cui ti relazioni con un fornitore non può che essere diverso rispetto al linguaggio che utilizzi durante un meeting o un evento aziendale.
2. Sii coerente nella comunicazione
Collegato al punto precedente, la vera sfida è riuscire a essere coerenti nella comunicazione senza però mai perdere di vista la tipologia di pubblico a cui ci si rivolge.
Il team preposto alla comunicazione ad esempio potrebbe creare un vedemecum utile per tutta la forza lavoro, da consultare ogni qual volta si hanno dei dubbi su quale sia il corretto stile comunicativo da tenere a seconda dell’interlocutore che si ha di fronte.
3. Monitora l’efficacia dei messaggi inviati
La tecnologia oggi è un tuo grande alleato e può aiutarti a tenere sempre sotto controllo l’efficacia della tua comunicazione esterna, soprattutto quella rivolta a clienti e potenziali clienti.
Grazie ai diversi tool di analisi hai la possibilità di sapere se i messaggi che invii sono stati compresi, se hanno generato interazioni e coinvolgimento e se in definitiva sono stati in grado di convertire in vendite.
4. Crea una narrativa coinvolgente
Persegui l’obiettivo di creare di tanto in tanto narrazioni coinvolgenti che raccontino della tua realtà, i valori, la missione e la cultura dell’azienda.
Dedicarsi a questa tipologia di lavoro ti aiuta a creare un storytelling attorno alla tua realtà che può aiutarti a creare connessioni e legami emotivi. Può aiutarti inoltre ad attirare nuovi talenti e a migliorare il senso di appartenenza dei lavoratori.
5. Considera le esigenze dell’altro
Così come per la comunicazione interna, anche quando ti confronti, interagisci e ti relazioni con clienti, fornitori, investitori, l’abilità consiste nel fare leva sulle proprie capacità d’ascolto ed empatiche.
Sono queste che ti aiutano a metterti nei panni dell’altro e a tenere conto delle sue esigenze, stabilendo relazioni sane, trasparenti e proficue.
Strumenti di comunicazione aziendale
Gli strumenti per stabilire un’efficace comunicazione aziendale sono tantissimi. Molto probabilmente già li conosci e li utilizzi. Partendo dalla comunicazione esterna, le organizzazioni si avvalgono di una moltitudine di strumenti tra cui:
- Sito web aziendale: uno strumento cruciale per assicurarsi una presenza digitale, fornire informazioni sui prodotti o servizi e acquisire nuovi contatti.
- Piattaforme social: essenziali per interagire con il pubblico, promuoversi e consolidare la propria presenza online.
- Carta stampata: utilizzata quando si ha l’esigenza di diffondere sul territorio un comunicato stampa o quando si vuole rapidamente informare il pubblico riguardo a un’attività, ad esempio mediante cartellonistica o flyer.
- Email: uno strumento essenziale per l’invio scritto di comunicazioni formali rivolte a clienti, fornitori o partner.
Per quanto concerne gli strumenti di comunicazione aziendale interna, anche in questo caso non mancano le opzioni che puoi considerare:
- Software per meeting e riunioni: ideali per riunioni tra team di lavoro, dipartimenti o aziendali.
- Servizi per la messaggistica interna: utilizzati per comunicare informazioni rapide, generalmente scritte all’interno dell’azienda.
- Software di Gestione delle Risorse Umane (HR): strumenti “all-in-one” per una perfetta gestione di tutti i processi HR da un unico strumento.
In particolare, i software di gestione delle risorse umane rappresentano oggi una delle migliori soluzioni per migliorare la comunicazione aziendale interna.
Software come Factorial mettono a disposizione molte funzionalità per automatizzare, snellire e semplificare la comunicazione in azienda.
Tra le varie funzionalità, troverai sicuramente utile la possibilità di:
- Inviare feedback in tempo reale
- Gestire le comunicazioni da una piattaforma unica
- Digitalizzare l’invio di richieste per ferie e permessi.
- Comunicare in tempo reale i turni di lavoro
- Snellire i processi di visione e firma elettronica dei documenti
- E tanto altro
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