Calcolo ore lavorative: come farlo in modo efficiente e come digitalizzare il processo [+ modello Excel gratis]

Come funziona il calcolo delle ore lavorative e come gestirlo al meglio? Quali strumenti e azioni utilizzare per rendere questo processo facile e sicuro?

Il calcolo delle ore lavorative è una pratica fondamentale per tenere traccia delle ore lavorate dai tuoi dipendenti, delle loro retribuzioni e di eventuali problemi o inefficienze aziendali.

In questa guida vediamo come funziona nel dettaglio questo processo, come gestirlo al meglio e quali misure adottare per limitare al minimo gli errori collegati ad esso.

Calcolo ore lavorative: come si fa

Il calcolo delle ore lavorative consiste nel determinare il numero di ore effettivamente lavorate dai dipendenti durante un determinato periodo, solitamente mensile.

Questo calcolo è fondamentale per garantire la corretta retribuzione dei dipendenti, ma anche per una buona gestione delle risorse umane in generale.

Difatti, gestire efficacemente il calcolo delle ore lavorative può impattare su aspetti cruciali per le aziende, come il clima interno, i rapporti con i dipendenti e la contabilità.

Ma vediamo subito una lista di passaggi per effettuare il calcolo delle ore lavorative in modo efficiente, con tanto di esempi pratici:

1. Definire le regole aziendali
   Ogni azienda può avere regole specifiche riguardo gli orari di lavoro, le pause e gli straordinari.
   Prendi in considerazione le normative italiane, come il Decreto Legislativo n. 66 del 2003, che stabilisce la durata minima del riposo a disposizione del dipendente tra una giornata di lavoro e l’altra.
   Ad esempio, in Italia la pausa pranzo è obbligatoria dopo 6 ore di lavoro e non può essere inferiore ai 30 minuti.
   Assicurati di conoscere le regole specifiche del tuo settore e del contratto collettivo di riferimento, per poi tenerne conto al momento del calcolo delle ore lavorate.
2. Raccogliere i dati sulle presenze
   Per calcolare le ore lavorative, è necessario che tu raccolga i dati di ingresso e uscita dei dipendenti.
   Queste informazioni possono essere ottenute tramite badge, timbrature, documenti cartacei o altre soluzioni tecnologiche.
   Ad esempio, se un dipendente timbra alle 9:00 del mattino e alle 18:00 di sera, con una pausa pranzo di un’ora, le sue ore lavorate per quel giorno ammonteranno a 8.
3. Calcolare le ore effettive
   Sottrai l’orario di ingresso dall’orario di uscita per ogni giorno lavorativo, tenendo conto delle pause e delle assenze giustificate (ad esempio, permessi o ferie).
   Nel caso dell’esempio precedente, il calcolo sarebbe:
   (18:00 – 9:00) – 1:00 (pausa pranzo) = 8 ore.
   In caso di assenze giustificate, come un permesso di un’intera giornata, le ore lavorative per quel giorno saranno pari a zero.
4. Sommare le ore lavorate
   Una volta calcolate le ore effettive per ogni giorno, sommale per ottenere il totale delle ore lavorate nel periodo considerato.
   Ad esempio, se il dipendente dell’esempio ha lavorato 8 ore al giorno per 22 giorni lavorativi in un mese, il totale sarà:
   8 ore x 22 giorni = 176 ore lavorate nel mese.

Per ultimo – ma non meno importante – ricordati di tenere conto degli eventuali straordinari effettuati dai dipendenti, in quanto possono influire sulla retribuzione e sul monte ore complessivo.

Puoi fare ciò solo con una buona conoscenza delle regole aziendali e contrattuali in materia di straordinari e applicandole accuratamente nel calcolo delle ore lavorative.

Ad esempio, se un dipendente effettua 2 ore di straordinario al giorno per 5 giorni, queste 10 ore andranno sommate alle 176 ore lavorative regolari, per ottenere un totale di 186 ore lavorate nel mese.

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Strumenti per calcolare le ore lavorative

Esistono diversi strumenti e opzioni a cui puoi ricorrere per effettuare il calcolo delle ore lavorative all’interno della tua azienda.

Ecco una lista delle scelte più frequenti, con i loro principali benefici e svantaggi:

• Documenti cartacei
  Alcuni datori di lavoro utilizzano ancora documenti cartacei per tenere traccia delle ore lavorative dei dipendenti, come registri e schede.
  Questa soluzione è semplice e non richiede particolari competenze tecnologiche.
  Ad esempio, un piccolo negozio potrebbe utilizzare un registro cartaceo per registrare gli orari d’ingresso e di uscita dei propri commessi.
  Tuttavia, questa scelta è anche più soggetta a errori umani, come dimenticanze o trascrizioni sbagliate, e può richiedere più tempo per l’organizzazione e l’archiviazione rispetto a soluzioni digitali.
  Infine, non è molto sostenibile dal punto di vista ambientale, per via della gran mole di materiali impiegati (soprattutto carta, ma anche penne e registri).
• Fogli di calcolo (Excel o Google Sheets)
  I fogli di calcolo – come Excel o Google Sheets – sono una soluzione più avanzata e flessibile rispetto ai documenti cartacei.
  Difatti, essi offrono la possibilità di creare formule personalizzate, automatizzare alcuni processi e analizzare facilmente i dati.
  Ad esempio, un’azienda potrebbe utilizzare un foglio elettronico per calcolare automaticamente le ore lavorate dei dipendenti e generare report mensili ‘artigianali’.
  Tuttavia, i file Excel e Google Sheets hanno a loro volta degli svantaggi, quali ad esempio:
  1. Richiedono una certa conoscenza dei programmi;
  2. Possono essere soggetti a errori se non configurati correttamente;
  3. Risultano più ‘macchinosi’ e complessi rispetto a strumenti specializzati, come i software HR.
  Infine, i fogli di calcolo risultano spesso poco convenienti per gestire grandi quantità di dati o per aziende con molti dipendenti.
• Applicazioni per smartphone e tablet
  Esistono diverse applicazioni per smartphone e tablet che consentono di registrare le ore lavorative e calcolare automaticamente il monte ore.
  Queste soluzioni sono pratiche e facilmente accessibili, in quanto i dipendenti possono utilizzare i propri dispositivi mobili per tenere traccia del tempo lavorato.
  Ad esempio, un graphic designer all’interno di un’agenzia creativa potrebbe utilizzare un’applicazione per smartphone per monitorare le ore dedicate ai diversi progetti e clienti.
  Tuttavia, questa scelta potrebbe non essere ideale per tutti i contesti lavorativi, e la sicurezza dei dati potrebbe essere un problema, a seconda delle politiche aziendali e delle misure di protezione adottate.
• Orologi marcatempo
  Gli orologi marcatempo sono dispositivi meccanici o elettronici che consentono ai dipendenti di timbrare l’ingresso e l’uscita dal luogo di lavoro.
  Sono affidabili e garantiscono un controllo preciso delle presenze, ma possono essere costosi e richiedono manutenzione.
  Inoltre, i dati raccolti devono essere elaborati manualmente in maniera successiva e spesso con l’ausilio di software specifici per ottenere il calcolo delle ore lavorative.
  Per ultimo, questa soluzione è utilizzabile unicamente con i lavoratori presenti sul luogo di lavoro ed esclude i dipendenti in smart working.
• Software di gestione delle risorse umane (HR)
  I software HR sono soluzioni tecnologiche complete per la gestione del personale, che includono funzionalità per il calcolo delle ore lavorative.
  Questi sistemi possono automatizzare gran parte del processo, riducendo gli errori e migliorando l’efficienza.
  Inoltre, offrono anche report e analisi dettagliate sulle prestazioni dei dipendenti e possono integrarsi con altri sistemi aziendali.
  Ad esempio, una grande azienda potrebbe utilizzare un software HR per gestire non solo il calcolo delle ore lavorative, ma anche la pianificazione delle ferie, la valutazione delle performance e la formazione dei dipendenti.
  Il loro principale ‘contro’ risiede unicamente nella difficoltà della scelta, in quanto alcuni software potrebbero risultare troppo complessi o inadatti ad alcuni contesti lavorativi.

In conclusione, è importante che valuti attentamente le diverse opzioni disponibili per il calcolo delle ore lavorative e che tu scelga quella più adatta alle dimensioni, esigenze e risorse della tua azienda.

Considera fattori come la facilità d’uso, l’efficienza e la sicurezza dei dati e assicurati di tenere in conto le particolarità e il contesto della tua impresa.

Foglio excel per il calcolo

Come abbiamo accennato, ricorrere a un foglio Excel o Google Sheets può essere una soluzione efficace e flessibile per calcolare le ore lavorative all’interno della tua azienda.

In questa sezione scendiamo più in dettaglio nell’argomento, analizzando i principali vantaggi di questa opzione e cosa tenere in conto per sfruttarla al meglio.Ecco dunque illustrati alcuni benefici e aspetti importanti da considerare per trarre il massimo dai foglio per il calcolo delle ore lavorate:

• Personalizzazione
  Un foglio elettronico consente di personalizzare il calcolo delle ore lavorative in base alle esigenze specifiche dell’azienda.
  Puoi dunque creare formule su misura per calcolare le ore regolari, straordinarie e notturne, tenendo conto delle diverse regole aziendali e dei contratti dei dipendenti.
  Ad esempio, potresti creare una formula che tenga conto delle pause pranzo, delle ferie e delle assenze per malattia per ottenere il totale delle ore effettivamente lavorate.
• Automazione
  Con Excel o Google Sheets, puoi automatizzare alcuni processi, come il calcolo delle ore lavorative totali e il conteggio delle ore straordinarie.
  Ad esempio, potresti utilizzare le funzioni di Excel per calcolare automaticamente le ore lavorate per ogni giorno, settimana o mese, e visualizzare i risultati in un grafico o in una tabella riassuntiva.
• Facilità di accesso e condivisione
  I fogli elettronici possono essere facilmente condivisi e modificati da più persone, il che facilita la collaborazione tra i dipendenti e il personale HR.
  Google Sheets, in particolare, consente la modifica in tempo reale e il salvataggio automatico delle modifiche, riducendo il rischio di perdita di dati o di versioni obsolete.
  Ad esempio, un manager potrebbe condividere un foglio elettronico con i suoi collaboratori per consentire loro di registrare le ore lavorate, e poi utilizzare lo stesso foglio per approvare o rivedere il conteggio delle ore.
• Monitoraggio e analisi dei dati
  I fogli elettronici offrono strumenti avanzati per l’analisi dei dati, come tabelle pivot, grafici e filtri, che possono aiutare a individuare tendenze, anomalie o aree di miglioramento nella gestione delle ore lavorative.
  Ad esempio, potresti utilizzare una tabella pivot per analizzare le ore lavorate per reparto, progetto o periodo, e identificare eventuali problemi di sovraccarico di lavoro, disorganizzazione o inefficienza.

Abbiamo visto che utilizzare fogli elettronici per il calcolo delle ore lavorative presenta diversi vantaggi.

Per aiutarti a sfruttarli al meglio, abbiamo creato un template che puoi scaricare gratuitamente e implementare nella tua azienda per ottimizzare il calcolo delle ore lavorate dai tuoi dipendenti.

Ecco qui:

Software di rilevazione presenze per calcolare le ore lavorate

L’uso di un software di rilevazione presenze per il calcolo delle ore lavorative presenta numerosi vantaggi e può semplificare notevolmente questo processo all’interno della tua azienda.

Ma ecco, nel dettaglio, alcuni fra i principali benefici per le imprese che ricorrono a questa opzione:

• Automazione completa
  Un software di rilevazione presenze automatizza l’intero processo di calcolo delle ore lavorative, riducendo al minimo il rischio di errori umani e migliorando l’accuratezza dei dati.
  Difatti, il software può raccogliere automaticamente le informazioni sui tempi di ingresso e uscita dei dipendenti, calcolare le ore regolari e straordinarie e generare report dettagliati in base alle esigenze dell’azienda.
• Integrazione con altri sistemi
  Un software di rilevazione presenze può essere facilmente integrato con altri sistemi aziendali, come la gestione delle risorse umane, la contabilità e la pianificazione dei progetti.
  Questo consente una gestione più efficiente e centralizzata dei dati sui dipendenti e semplifica la condivisione delle informazioni tra i vari reparti.
  Ad esempio, il software potrebbe essere integrato con il sistema di gestione delle ferie per tenere traccia delle assenze dei dipendenti, e sincronizzarsi con il sistema di contabilità per automatizzare il calcolo dei salari.
• Facilità d’uso e accessibilità
  I software di rilevazione presenze sono generalmente progettati per essere facili da usare e accessibili sia per i dipendenti, che per il personale HR.
  Offrono interfacce user-friendly, funzioni di ricerca e filtraggio, e possono essere accessibili da dispositivi mobili o tramite browser web, consentendo a tutti di monitorare e gestire le ore lavorative in modo semplice e rapido.
  Ad esempio, un dipendente potrebbe utilizzare un’app mobile per registrare il suo orario di arrivo e di uscita, mentre un responsabile HR potrebbe utilizzare il software per approvare o correggere le ore lavorate dei membri del suo team.
• Controllo e conformità
  Un software di rilevazione presenze offre strumenti avanzati per il controllo e la conformità alle leggi e alle regole aziendali.
  Difatti, esso può aiutare a garantire il rispetto delle normative sul lavoro e fornire prove documentate delle ore lavorate in caso di controlli o controversie.
  Per esempio, il software potrebbe generare un report sui tempi di riposo obbligatori non rispettati, aiutando l’azienda a individuare eventuali violazioni delle normative e a prendere provvedimenti per prevenirle in futuro.

Digitalizza il calcolo ore lavorative con Factorial

Effettuare correttamente il calcolo delle ore lavorative è un compito fondamentale per garantire una buona gestione dei dipendenti e per mantenere un’organizzazione efficace all’interno della propria azienda.

Al contrario, un errore nel calcolo delle ore lavorate può portare a gravi conseguenze, come:

• Controversie legali;
• Conflitti interni;
• Cattiva gestione di tempo e denaro, con sprechi e spese extra.

Perciò, come ridurre al minimo questi rischi e gestire in maniera efficace il calcolo delle ore lavorative nella propria azienda?

Per fortuna, per questo esiste Factorial.

Factorial è il software HR all-in-one che ti permette di rilevare le presenze all’interno della tua azienda in modo preciso, rapido e sicuro, consentendoti di risparmiare fino a 360 ore ogni anno e di garantire la sicurezza dei dati aziendali.

Ma ecco, nel dettaglio, alcune funzioni chiave di Factorial che rendono possibile tutto ciò:

• App di rilevazione presenze con GPS, per permettere ai dipendenti di registrare orario di ingresso e uscita in maniera facile, veloce e verificabile;
• Creazione 100% automatica del foglio presenze, per risparmiare tempo e ridurre al minimo gli errori;
• Visibilità completa sulle presenze dei dipendenti, per tenere tutto sott’occhio e risolvere problemi in maniera tempestiva.

Se vuoi trasformare il calcolo delle ore lavorative in un processo facile, veloce e sicuro, Factorial è la scelta che fa al caso tuo.

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