Come funziona il badge aziendale? Perché è così importante disporre di un sistema per la rilevazione delle presenze sicuro e moderno? Un tempo per timbrare la presenza in azienda l’unica soluzione era stampare badge aziendali e dotarsi delle obliteratrici.
Oggi è tutto cambiato. Puoi avvalerti della tecnologia e proporre ai lavoratori un sistema per timbrare il cartellino rapido ed efficiente. Stiamo parlando del badge in formato elettronico. Come scopriremo in questo articolo, digitalizzare il processo di timbratura è vantaggioso per i dipendenti e per l’organizzazione stessa.
A costi contenuti, puoi oggi rilevare le presenze semplicemente chiedendo ai lavoratori di installare un app. Se vuoi saperne di più continua la lettura.
Sommario
Cos’è il Badge Aziendale
Il badge aziendale, in italiano cartellino identificativo personale, altro non è che una carta generalmente in PVC e delle dimensioni standard 85×54 mm.
La carta è dotata di banda magnetica, o a seconda dei casi, di codici a barre o smart chip. Riporta la foto, il nome e il cognome e la posizione del lavoratore. Opzionalmente riporta anche il logo dell’azienda.
Da quanto appena detto, si evince che i cartellini e le relative obliteratrici sono gli strumenti che servono a rilevare le presenze in azienda. L’utilizzo di questi strumenti però sta via via scomparendo. Le organizzazioni infatti possono optare per strumenti tecnologici molto più efficienti, economici e ugualmente conformi alle attuali norme.
Come funziona e a cosa serve il badge aziendale
La funzione del badge aziendale è quella di permettere ai dipendenti di segnalare l’orario d’ingresso e di uscita dal posto di lavoro.
Il funzionamento del sistema è abbastanza semplice da capire. Il lavoratore ogni giorno, prima di iniziare il turno di lavoro, timbra il cartellino. La stessa operazione, la compie alla fine del turno di lavoro. I dati ottenuti vengono poi processati da un software o manualmente a seconda del sistema implementato in azienda.
Alla fine del mese, o dell’anno o della giornata stessa di lavoro, grazie al sistema di rilevazione delle presenze, avrai così modo di accedere al resoconto sulle ore e sui giorni lavorati da ogni singolo dipendente.
Avere a disposizione queste informazioni è molto importante. I lavoratori hanno la certezza di ricevere il giusto compenso. Come datore puoi verificare che i dipendenti abbiano effettivamente lavorato tutte le ore previste nel contratto.
Come dicevamo nel paragrafo precedente il badge per la rilevazione delle presenze, fondamentalmente, serve per registrare le entrate e le uscite. Se decidi di utilizzare un classico cartellino, ti trovi di fronte a una serie di ostacoli difficili da superare:
- Non puoi rilevare le presenze dei lavoratori in smart working
- I cartellini spesso vengono persi dai lavoratori
- I badge possono smagnetizzarsi
- Devi ogni volta compilare a mano un foglio presenze (cartaceo o elettronico)
Queste inefficienze creano enormi problemi e rallentamenti. Per superarli l’alternativa è dotarsi di un software che permette ai dipendenti di avere il badge aziendale sullo smartphone (in formato elettronico).
Badge Aziendale: cosa dicono le normative
Inerentemente all’insieme di leggi relative all’utilizzo del badge aziendale, la prima disposizione da conoscere è contenuta nel Decreto Legislativo 81/2008. La legge impone di registrare gli orari d’inizio e di fine turno di tutti i lavoratori.
Lo stesso decreto, ti autorizza a utilizzare sistemi elettronici per la rilevazione delle presenze, a condizione che il sistema scelto tuteli la privacy dei dipendenti o più precisamente sia conforme al Regolamento UE 679/2016.
Inoltre, devi tener presente quanto stabilito dalla sentenza della Corte di Giustizia Europea nel 2019. La sentenza C-55/18 non solo ribadisce l’obbligo a dotarsi di un sistema per rilevare le presenze in azienda ma impone anche di dotarsi di sistemi:
- Affidabili
- Accessibili
- Sicuri
Riassumendo e integrando quanto contenuto nelle leggi e nella sentenza, come datore di lavoro, poi utilizzare qualsiasi tipo di sistema cartaceo o elettronico per rilevare le presenze.
Puoi quindi utilizzare badge aziendali classici o software. L’importante è che i dipendenti siano informati riguardo il sistema utilizzato, abbiano accesso alle informazioni rilevate e che i dati ottenuti li utilizzi solo per avere un controllo degli orari e turni di lavoro dei dipendenti.
Vantaggi e Svantaggi nell’utilizzo del badge aziendale
Per anni il classico badge aziendale dotato di banda magnetica ha rappresentato l’unica soluzione per rilevare le presenze dei dipendenti. L’utilizzo non solo permetteva e permette tutt’oggi di rispettare le leggi ma ti aiuta anche a:
- Avere pieno controllo degli accessi e delle uscite
- Sapere se tutti i lavoratori rispettano gli orari di lavoro
- Determinare le ore di straordinario
- Aumentare il senso del dovere e di responsabilità dei lavoratori
Con il tempo sono nati anche badge aziendali più evoluti. Ad esempio, molte PMI utilizzano badge dotati di chip interni, utili per ridurre il rischio di eventuali manomissioni. I vantaggi tuttavia finiscono qui. I badge aziendali classici infatti hanno dei limiti che la tecnologia permette oggi di superare.
In particolare, installare obliteratrici e realizzare i cartellini ha un costo non indifferente. Inoltre, si tratta di carte che vengono facilmente smarrite e soprattutto nel settore pubblico, spesso si è sentito di lavoratori che timbrano il cartellino al posto del collega. Quest’ultima è una pratica scorretta che può portare al licenziamento per giusta causa.
Insomma, prima di implementare un sistema che preveda l’utilizzo di badge aziendali dovresti tener conto di tutte le criticità che potrebbero insorgere. Dalla contraffazione dei badge, al rischio che il lavoratore si dimentichi di timbrare il cartellino, da chi fa timbrare la presenza al collega, ai costi che spesso sono proibitivi per le aziende più piccole.
Strumenti alternativi al Badge Aziendale
A questo punto, immaginiamo, ti starai chiedendo: quali strumenti utilizzare al posto del badge aziendale per gestire le presenze? Le classiche carte dotate di chip e bande magnetiche sono ormai superate. La tecnologia apre a nuove e più efficienti alternative che ti assicuriamo risolvono tutte le criticità emerse nel paragrafo precedente.
Timbratura da app o da desktop
Il metodo più semplice e più facile che puoi implementare consiste nell’utilizzo di una app e di un software per la rilevazione delle presenze. Così facendo, avrai a disposizione un badge aziendale in formato elettronico che i dipendenti possono utilizzare sia dal PC, sia dallo smartphone.
I sistemi più evoluti permettono di timbrare il cartellino semplicemente inquadrando un QR code con lo smartphone. Sfruttare la tecnologia in questo modo, ti permette di superare diverse problematiche.
È impossibile perdere il cartellino, i costi per l’implementazione del sistema sono minimi e soprattutto, scegliendo il giusto applicativo, puoi utilizzare i dati raccolti per molteplici scopi.
Pensa solo ai vantaggi derivanti dall’utilizzo di un software che una volta rilevate le presenze in automatico:
- Crea fogli presenze
- Calcola le ore di straordinario
- Utilizza i dati per monitorare le performance
Timbratura tramite impronte digitali o face recognition
Alternativamente al badge aziendale puoi pensare di rilevare le presenze mediante sistemi biometrici. In particolare, è possibile installare sistemi per la rilevazione delle impronte digitali o che in automatico riconoscono il volto del lavoratore (face recognition).
Si tratta di sistemi sicuramente efficienti, rapidi e a prova di abusi di ogni tipo ma anche molto invasivi. Prima di utilizzarli devi considerare diversi aspetti.
Tieni presente che la Corte di Giustizia Europea ha stabilito che i sistemi per rilevare le presenze non devono essere intrusivi, o in altri termini, il sistema scelto deve rispettare il principio di “stretta necessità”.
Quanto detto vuol dire che se non hai motivi validi non dovresti utilizzare questi particolari sistemi per rilevare le presenze.
Come utilizzare il badge aziendale su smartphone
Come abbiamo visto finora, la regola fondamentale che devi rispettare riguarda il dotarsi di un sistema per rilevare le presenze in azienda. Tra le diverse alternative che hai a disposizione, la più efficiente è installare software e app pensati per permettere a tutti i lavoratori di timbrare il cartellino semplicemente utilizzando il PC o lo smartphone.
In tal senso la tecnologia ti mette a disposizione diversi strumenti più o meno efficienti. I meno pratici da utilizzare sono quelli che permettono semplicemente di rilevare la presenza. I più efficienti sono quelli che oltre a rilevare la presenza, utilizzano i dati per automatizzare e digitalizzare diverse operazioni in ambito HR che riguardano la vita del lavoratore in azienda.
Il nostro consiglio è di optare per questi secondi sistemi. Una volta provati, difficilmente riuscirai a farne a meno. Oltre a essere conformi alle attuali normative, utilizzare un badge aziendale su smartphone permette di avere un foglio presenze elettronico sempre aggiornato oltre che di sapere tutte le ore lavorate dal dipendente durante la giornata, il mese o l’anno.
Inoltre, nel caso in cui il lavoratore dovesse assentarsi, puoi facilmente sapere il motivo. Il dipendente ad esempio potrebbe essere in smart working oppure in permesso o in ferie.
Come diminuire i costi del badge aziendale?
Probabilmente anche la tua organizzazione sta vivendo un periodo molto delicato. Da un lato, sei consapevole delle opportunità offerte dall’automazione e dalla digitalizzazione aziendale. Dall’altro però vuoi evitare di introdurre novità che potrebbero portare un aumento dei costi fissi.
Eliminare i vecchi e poco pratici badge aziendali e sostituirli con un sistema per rilevare le presenze direttamente dallo smartphone ti permette di raggiungere due grandi obiettivi: digitalizzare un’operazione quotidiana e ridurre i costi aziendali.
In merito a quest’ultimo punto ti invitiamo a considerare che il badge aziendale sullo smartphone dei lavoratori ti evita di: º
- Stampare decine di badge aziendali ogni anno
- Installare costose obliteratrici in azienda
- Sostenere i costi di attivazione e manutenzione del sistema
Inoltre, il risparmio dei costi è anche di tipo indiretto. Digitalizzare la rilevazione delle presenze permette di far risparmiare ai lavoratori e agli addetti HR ore e ore di lavoro ogni anno che possono utilizzare per le mansioni e i compiti a loro assegnati.
Software HR e digitalizzazione della timbratura
Se hai il desiderio di digitalizzare il processo di timbratura delle presenze e allo stesso tempo automatizzare tutti i più importanti processi in ambito HR, il nostro consiglio è di provare un software completo pensato per semplificare e automatizzare tutte le attività quotidiane.
Un software HR davvero completo e al passo con i tempi che corrono non può prescindere dalle seguenti funzionalità:
- Timbratura del cartellino mediante app
- Elaborazione automatica del foglio presenze
- Possibilità di verifica in tempo reale delle attività
In più, la tua ricerca del software HR dovrebbe focalizzarsi su altri aspetti tra cui:
- La sicurezza: assicurati che i dati acquisiti dal software siano custoditi in un luogo sicuro e criptato.
- Gli aggiornamenti: verifica la presenza di aggiornamenti e costanti migliorie al software.
- La semplicità: accertati che il software sia semplice e intuitivo da installare e da utilizzare.
- Flessibilità: assicurati che il software sia personalizzabile sulla base delle tue esigenze e dei lavoratori.
Digitalizza il badge aziendale con Factorial
Factorial è il software HR per digitalizzare il badge aziendale e per iniziare sin da subito ad automatizzare l’intero processo di rilevazione delle presenze. Il software e la relativa app ti permettono di controllare tutti gli accessi in azienda e i lavoratori da remoto.
I lavoratori installando l’app sullo smartphone hanno la possibilità di timbrare il cartellino in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, semplicemente accedendo alla dashboard personale. Da qui devono solo cliccare sul tasto “Timbra”. Sempre dalla dashboard i lavoratori possono:
- Verificare assenze, ferie e permessi
- Accedere ai documenti aziendali
- Monitorare gli obiettivi da raggiungere
- E molto altro!
Dal canto tuo disporrai di un sistema che in automatico aggiorna anche il foglio presenze aiutandoti a gestire al meglio i turni di lavoro, le buste paga, la gestione delle ferie e dei permessi.
Factorial è sicuro, semplice da utilizzare, conforme alle normative e ti garantisce di fare un importante passo in avanti verso un mondo sempre più digitalizzato e automatizzato. Ti invitiamo a provare il software gratis per 14 giorni e a scoprire le tante altre funzionalità presenti.
Conclusioni
In questo articolo abbiamo scoperto che la tecnologia oggi ti mette a disposizione software e app per rilevare e digitalizzare il processo di rilevazione delle presenze.
Non devi più sostenere i costi per creare badge aziendali, non devi più distribuirli, né tanto meno, preoccuparti quando un lavoratore lo smarrisce o ne fa un uso improprio.
Installare un software per la rilevazione delle presenze, in conclusione, non solo ti permette di rispettare le leggi Italiane e le ultime sentenze emanate dalla Corte di Giustizia Europea, ma anche di dotarti di un sistema innovativo e multifunzionale, che ti aiuterà a migliorare la gestione complessiva dell’intera l’organizzazione.
