Hai già preparato il tuo piano ferie Excel 2024 per organizzare le ferie dei tuoi dipendenti?
Ogni anno il tema si ripropone: la gestione delle ferie pagate dei dipendenti consuma sempre molto del tempo e delle energie di HR manager e responsabili delle risorse umane. E non c’è da stupirsi. Organizzare in modo adeguato ferie, permessi e congedi è fondamentale per permettere ai processi aziendali di un’impresa di rimanere sempre bene in funzione.
Se le ferie dei dipendenti non vengono gestite in maniera efficiente, infatti, il rischio è quello di incorrere in situazioni di incomprensione e malcontento per rifiuti, spostamenti o cancellazioni delle richieste, che portano a cali della produttività e situazioni di crisi.
Pianificare in anticipo diventa fondamentale per i responsabili delle risorse umane che, prevenendo potenziali problematiche, possono gestire le assenze dei dipendenti nel migliore dei modi.
- Cos’è il piano ferie?
- Come funziona il piano ferie con Excel?
- Approvazione del piano ferie con Excel
- Come creare un piano ferie su Excel (+Modello)
- I limiti del piano ferie in Excel
- Gestisci il tuo piano ferie con un software HR
- Domande frequenti relative al piano ferie con Excel
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Cos’è il piano ferie?
Iniziamo dal definire che cos’è un piano ferie e perché è importante per la tua azienda.
Il piano ferie (o modello di richiesta ferie) è uno strumento di gestione delle assenze dei dipendenti attraverso il quale manager e responsabili delle risorse umane monitorano, organizzano e mantengono sotto controllo il flusso di richieste e disponibilità relativo alle ferie aziendali.
Il piano ferie dipendenti è un alleato fondamentale per aiutare le aziende a pianificare le ferie dei propri dipendenti assicurandosi di mantenere stabili i propri processi produttivi ed evitare incomprensioni, ritardi o qualsiasi altra conseguenza negativa.
Il piano ferie viene sempre predisposto e approvato in via definitiva dall’azienda stessa, e il dipendente (previo accordo tra le parti) è tenuto a rispettare la definizione del piano.
Se il modello del piano ferie viene creato in maniera corretta, è sicuramente in grado di garantire a tutti i dipendenti di poter fruire delle proprie ferie maturate in busta paga senza correre il rischio di veder peggiorare la produttività o i risultati aziendali.
Come funziona il piano ferie con Excel?
Ora che abbiamo capito meglio di cosa parliamo, è arrivato il momento di definire il funzionamento del piano ferie. Che si stia parlando di ferie estive o di ferie invernali, il piano ferie viene preparato e definito normalmente con ampio anticipo da parte delle aziende.
Uno degli strumenti più utilizzati per avere una visione chiara dei programmi dei dipendenti per le ferie è Excel.
Il piano ferie in Excel (pur non rappresentando l’opzione più comoda ed efficiente) permette alle aziende di creare un modello di richiesta ferie che permetta di semplificare la gestione, il calcolo e la distribuzione delle ferie dei dipendenti.
Sarà anche possibile creare un planning giornalieri, settimanali o mensili, escludendo i lavoratori assenti dal documento.
I responsabili HR che si occupano della gestione delle ferie, quindi, dovranno inserire le richieste di ferie dei dipendenti e aggiornare periodicamente il documento con i giorni di ferie approvati, quelli richiesti e quelli negati. Inoltre, sarà necessario calcolare il bilancio dei giorni usufruiti e quelli disponibili di ciascun dipendente.
Quando bisogna pianificare le ferie?
Come abbiamo accennato, nella maggior parte delle aziende il piano ferie viene predisposto già all’inizio dell’anno per facilitare in linea generale la pianificazione delle assenze. È vero, però, che non sempre è possibile pianificare e definire sempre tutte le ferie con questo anticipo, in quanto è importante anche fare i conti con le esigenze dei singoli dipendenti e i periodi di maggiore necessità da parte dell’azienda.
Ecco perché molte aziende sia di grandi che di piccole dimensioni decidono di accorciare l’orizzonte temporale dedicato alla definizione del piano ferie dividendolo solitamente in due: il piano estivo e il piano invernale.
Optare per questa soluzione permette di minimizzare gli errori di previsione, in quanto le assenze sono molto più controllabili nel breve e medio periodo. Riducendo la componente di imprevedibilità sarà più facile evitare errori e mantenere sia manager che dipendenti soddisfatti.
Avere due documenti è anche utile per semplificare i processi su Excel, visto che i documenti richiedono l’aggiornamento continuo da parte dei responsabili HR.
Approvazione del piano ferie
È importante precisare che la decisione in merito al periodo in cui vengono allocate e delle ferie dei dipendenti, spetta in via definitiva al datore di lavoro.
I fogli di calcolo di Excel ti danno la possibilità di inserire un bottone, che il datore di lavoro o il responsabile HR può premere per confermare o negare le ferie richieste dal dipendente.
Nella definizione del piano ferie entrano in gioco anche le situazioni nelle quali un dipendente si trova di fronte alla necessità di smaltire le ferie arretrate. La legge prevede che le ferie siano un diritto e che ogni dipendente debba usufruire di un minimo di 4 settimane di ferie annualmente. A volte però, capita che alcuni dipendenti non usufruiscano di tutte le ferie a disposizione in un anno e che quindi si trovino a dover smaltire ferie arretrate in eccesso l’anno successivo.
Attraverso Excel, sarà anche possibile visualizzare le ferie non godute e accumulate dai dipendenti, che andranno aggiornate mano a mano per assicurarsi che nessun dipendente accumuli troppe ferie da smaltire.
Come creare un piano ferie (+Modello)
Ora che abbiamo visto le potenzialità di un piano ferie digitale con Excel, vediamo nello specifico come crearlo.
Come abbiamo spiegato in anticipo, il piano ferie con Excel può avere diversi tipi di strutture, può essere inserito all’interno di un calendario e può calcolare anche i giorni di ferie rimanenti del singolo dipendente.
Nel seguente esempio, però, ti spiegheremo i passi principali per creare una struttura da zero, anche senza nozioni avanzate di Excel. Potrai impostarlo nel seguente modo:
- Colonna A: team di riferimento
- Colonna B: nomi dei dipendenti
- Colonna C: data inizio ferie
- Colonna D: data fine ferie
- Colonna E: giorni totali di ferie
- Colonna F: bottone per approvazione delle ferie
Per automatizzare il calcolo dei giorni totali di ferie (Colonna E), nella cella E2 potrai inserire il seguente calcolo: =C2-B2+1.
Se il processo ti sembra troppo complesso o se hai bisogno di più funzionalità, puoi scaricare il nostro modello, che ti offrirà un piano ferie Excel completo e già strutturato.
I limiti del piano ferie in Excel
Come abbiamo già detto, il piano ferie Excel è uno degli strumenti più utilizzati dalle aziende per programmare le ferie dei propri dipendenti.
Con il tempo, però, questo strumento potrebbe portare a una serie di problematiche che evidenziano come questi fogli di calcolo non siano la best practice.
Oltre alla creazione del modello di un piano per la gestione, il calcolo e la distribuzione delle ferie dei dipendenti, utilizzando Excel sarà chiaramente necessario effettuare una manutenzione manuale periodica del documento stesso. È questo, infatti, il principale svantaggio di utilizzare un modello in Excel, in quanto il programma di Microsoft non è stato pensato specificatamente per questo tipo di utilizzo.
Altro inconveniente è relativo al flusso di richiesta e approvazione. Il piano con Excel non è, infatti, un modello di comunicazione delle ferie, in quanto non prevede un sistema di notifica alle parti interessate.
Tocca al datore di lavoro, quindi, implementare un’integrazione che ti permetta di inviare dei promemoria via email a dipendenti e manager relativamente a richieste, approvazioni e rifiuti.
Gestisci il tuo piano ferie 2024 con un software HR
Se credi che gestire il tuo piano ferie dipendenti con Excel non sia la scelta più adatta, puoi provare ad affidarti ad un software che automatizzi questa procedura al posto tuo, dando una svolta definitiva alla gestione delle ferie dei tuoi dipendenti.
Factorial è una piattaforma per la gestione delle risorse umane dotata di un software per la gestione delle ferie dei dipendenti che ti darà la possibilità di pianificare e monitorare in maniera automatica ferie, assenze, permessi e giorni di malattia dei tuoi dipendenti. Niente più cambiamenti manuali, errori di calcolo o tempo perso per inviare comunicazioni relative alle ferie.
Il software per la gestione di ferie e permessi di Factorial ti permetterà di:
- Ottimizzare e velocizzare il processo di creazione del tuo piano ferie aziendale
- Automatizzare le richieste di ferie e permessi dei dipendenti
- Ottenere un calendario delle assenze centralizzato ed automatizzato
- Impostare delle politiche specifiche riguardo alle ferie aziendali
- Gestire il tuo piano ferie anche da mobile grazie alla sua app intuitiva
- Risparmiare tempo e risorse nella gestione delle ferie
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Domande frequenti relative al piano ferie
Come si crea un piano ferie in Excel?
Creare un piano ferie con Excel è facile e intuitivo. Per prima cosa devi aprire un documento vuoto di Excel. Dopo di che bisogna aggiungere i nominativi dei lavoratori, uno per ogni riga. Le colonne saranno invece i giorni dell’anno. Alla fine del documento bisognerà creare una formula che sommi tutti i giorni che i dipendenti hanno segnato.
Come fare un piano ferie?
Il piano ferie può essere fatto in vari modi, dipende dal tipo e dalle dimensioni dell’azienda. Il metodo più facile è quello di creare un piano ferie in Excel, ma ci sono molti altri metodi. Per esempio si può utilizzare un software di gestione delle risorse umane come Factorial, per gestire in maniera automatica e digitale le ferie di ogni dipendente.
Quando va fatto un piano ferie?
Normalmente il piano ferie viene deciso all’inizio dell’anno per facilitare la pianificazione delle vacanze e dei permessi. In molti casi, però, non sempre è possibile pianificare e definire tutte le assenze con tanto anticipo, soprattutto in aziende con un numero elevato di dipendenti. Si consiglia quindi di controllarlo costantemente durante tutto l’anno.
Chi approva il piano ferie?
Se i dipendenti sono i responsabili di compilare correttamente la propria richiesta di ferie, il datore di lavoro è colui che dovrà approvare o no, con l’intenzione di andare incontro alle esigenze di tutti.
