Ancora indeciso se investire in un software ferie dipendenti?
Con la crescente difficoltà nel rilevare le presenze in smart working e l’aumento della complessità nella gestione di ferie e permessi, è fondamentale per un responsabile delle risorse umane snellire e rendere più efficiente la gestione delle ferie del proprio organico.
Un software di pianificazione può influire notevolmente in questo aspetto e, in questo articolo, vogliamo spiegarti perché. Affidati a un software di gestione delle ferie per la tua azienda è la miglior scelta che tu possa fare.
Prosegui la lettura se desideri scoprire perché installare un software HR e quali vantaggi l’applicativo può garantire alla tua azienda e ai tuoi dipendenti.
In questo articolo esploreremo tutti i benefici e forniremo molte altre utili informazioni che ti aiuteranno a scegliere il giusto software da utilizzare, non solo per digitalizzare e automatizzare il processo di pianificazione e gestione delle ferie dei dipendenti, ma anche per digitalizzare l’intera gestione delle attività amministrative che, siamo sicuri, oggi causano la perdita di ore preziose di lavoro.
Sommario
Pianificazione delle ferie dei dipendenti: semplificare il processo scegliendo il software giusto
Partiamo da un altro punto cruciale: come semplificare e facilitare la delicata transizione che ti porterà ad abbandonare i moduli cartacei in favore di un innovativo software HR?
Il processo potrebbe rivelarsi più complesso del previsto. Sebbene le alternative sul mercato non manchino, non tutti i software sono uguali. Non tutti ti permettono una effettiva automatizzazione dei processi e un conseguente risparmio di tempo e di risorse.
Ecco come consigliamo di procedere:
Valuta le tue esigenze e necessità
Il primo passo da fare è valutare lo stato attuale di digitalizzazione nella tua azienda. Chiediti quali sono i processi HR che causano perdite di tempo ai dipendenti e ai responsabili.
Scopri se, oltre alla gestione delle ferie, può essere utile automatizzare anche altri processi collegati, come ad esempio:
Se, ad esempio, tutte le richieste sono gestite con moduli cartacei, è molto probabile che si creino rallentamenti, incomprensioni e colli di bottiglia.
In linea generale, una volta che hai deciso di introdurre la digitalizzazione in azienda, non dovresti focalizzarti su un solo processo, ma scegliere un’applicazione che ti permetta di semplificare e automatizzare il maggior numero possibile di operazioni.
Migliora le competenze digitali in azienda
Per quanto i migliori software HR per la gestione delle ferie e dei permessi in azienda siano oggi facili da implementare e semplici da utilizzare, i lavoratori devono necessariamente disporre di alcune competenze digitali per utilizzarli al meglio.
Se ad esempio un dipendente senior con 10 o più anni di esperienza ha sempre gestito il tutto mediante moduli cartacei, potrebbe avere difficoltà a utilizzare un software e la relativa app.
Il nostro consiglio è di implementare le novità gradualmente e agevolare la cooperazione tra i lavoratori affinché possano scambiarsi le competenze necessarie per gestire nuove app. In tal senso, potrebbe essere utile programmare alcune ore di formazione finalizzate a far acquisire a tutti le nozioni necessarie per utilizzare al meglio gli applicativi.
Non sottovalutare la questione sicurezza dei dati
I software HR necessariamente acquisiscono dati. Registrano i nomi dei dipendenti, le posizioni aziendali, i turni di lavoro, nonché registrano i periodi in cui un lavoratore è in ferie o in permesso, come anche possono registrare le presenze, gli orari d’ingresso e di uscita e talvolta anche la posizione fisica del dipendente.
Insomma, per quanto oggi siamo tutti abituati a fornire dati, bisogna sempre considerare che il Garante della Privacy in Italia e in Europa stabilisce delle regole precise da rispettare.
In generale, devi stare attento a due aspetti. Il primo riguarda la gestione dei dati. Assicurati che il software scelto si attenga ai protocolli di sicurezza e protezione dei dati stabiliti dal Garante.
Il secondo aspetto riguarda gli strumenti scelti per acquisire dati sui lavoratori. Evita di utilizzare strumenti troppo invasivi, come ad esempio l’acquisizione di informazioni mediante sistemi di rilevazione biometrici come il riconoscimento facciale, l’acquisizione di impronte digitali, il riconoscimento vocale, tutti strumenti che il GDPR invita a non utilizzare se non strettamente necessario.
Software di gestione ferie: i vantaggi per l'azienda e i dipendenti
Finora abbiamo visto perché dovresti affidarti a un software per la pianificazione delle ferie e successivamente ci siamo concentrati su quali attenzioni dovresti prestare prima di installare un qualsiasi applicativo finalizzato a tale scopo in azienda.
Concentriamoci ora su un altro punto: i vantaggi per l’azienda e per i lavoratori. Il punto cruciale è che l’implementazione di un software HR deve necessariamente apportare vantaggi sia alla tua organizzazione sia ai lavoratori.
Più in dettaglio:
Vantaggi per l’azienda
Come titolare d’azienda ti aspetti che la nuova tecnologia apporti un miglioramento della produttività. In concreto questo si traduce in:
- Risparmio di tempo: se noti che i responsabili HR elaborano rapidamente le richieste e c’è una riduzione effettiva nell’invio di queste, allora il software scelto è quello giusto. Il concetto di base è semplice: affidare alla tecnologia tutte quelle operazioni ripetitive e di tipo amministrativo, lascia ai dipendenti più tempo per concentrarsi su tutti quegli aspetti che realmente influiscono sul fatturato.
- Meno errori umani: la tecnologia implementata deve necessariamente garantirti l’eliminazione di tutta una serie di errori umani, errori di calcolo, errori nella pianificazione dei turni di lavoro o nell’elaborazione delle buste paga. Meno errori vuol dire perdere meno tempo nel cercare di risolverli, evitare eventuali problemi legali, contenzioni e malumori.
- Miglior controllo: più volte ci siamo concentrati su quanto sia importante il management dell’azienda. Un innovativo software HR per la gestione delle ferie ti permette di avere un miglior controllo di tutte le richieste, che puoi verificare e approvare in tempo reale, garantendoti così che in qualsiasi momento in azienda vi sia la giusta forza lavoro.
Vantaggi per i dipendenti
Un software per la gestione delle ferie in azienda migliora l’efficienza e la produttività, ma è anche importante per la vita e il benessere delle risorse umane sul posto di lavoro. Negli ultimi anni le PMI si sono molto concentrate su questo aspetto, poiché si sono rese conto che dipendenti felici sono più produttivi e di conseguenza meno propensi a valutare e accettare altre proposte di lavoro.
Tutto ciò per dire che il software da te scelto è bene sia pensato anche sulle esigenze dei lavoratori. Questa attenzione porta vantaggi quali:
- Dipendenti motivati: come abbiamo visto, eliminare le operazioni ripetitive permette ai dipendenti di concentrarsi solo sugli aspetti davvero importanti per il tuo business e di valorizzare al massimo le loro capacità e punti di forza.
- Ambiente collaborativo e trasparente: un software HR migliora la comunicazione interna in azienda e lo scambio di informazioni. Tutti i lavoratori sanno quando possono chiedere le ferie e i permessi, possono consultare i piani ferie, avere la certezza che qualcuno controlli e risponda alle richieste. Questo contribuisce a creare un ambiente collaborativo e trasparente.
- Miglior equilibrio tra vita privata e lavorativa: infine, un software HR permette ai lavoratori di raggiungere con più facilità l’equilibrio tra la vita privata e lavorativa (Work Life Balance). Un dipendente soddisfatto della propria carriera professionale e che allo stesso tempo ha la possibilità di stare con la propria famiglia e di coltivare i propri hobby e interessi, non solo è più motivato, ma tenderà anche ad impegnarsi al massimo per garantire che l’azienda raggiunga tutti gli obiettivi prefissati.
Come scegliere il miglior software per la gestione delle ferie
I software HR per la gestione delle ferie non sono tutti uguali. È per questo motivo che la scelta da fare è molto importante e può effettivamente portare vantaggi a te e ai tuoi dipendenti, a condizione che tu abbia valutato ogni dettaglio in anticipo.
Oltre a quanto già visto, ci sono alcuni ulteriori aspetti che ti invitiamo a considerare prima di provare e acquistare il giusto software:
Verifica la presenza di un app mobile
La possibilità di gestire le richieste di ferie e permessi anche tramite app è un vantaggio non da poco che dovresti accertarti sia presente nel software scelto.
In un mondo del lavoro dove sempre più dipendenti lavorano in smart working e dove c’è la continua esigenza di poter controllare l’organizzazione anche se non si è presenti fisicamente in azienda, è indispensabile oggi disporre della versione mobile dell’applicativo.
Controlla le recensioni
Prima di acquistare il software, verifica la presenza di recensioni online lasciate da chi ha già avuto l’occasione di provare l’applicativo. Sul web ci sono diversi siti che raccolgono recensioni verificate. Accertati che il rating sia elevato e che il servizio clienti risponda e si renda disponibile a risolvere eventuali problematiche segnalate dai clienti.
Confrontati con il servizio clienti
Un’altra attenzione che ti aiuterà nella scelta è quella di contattare il servizio clienti. Avere un confronto via telefono, via live chat o e-mail può essere estremamente utile sia per chiarire i costi relativi all’utilizzo del software, sia per rendersi conto dell’effettiva efficienza e disponibilità del servizio.
Un servizio clienti efficiente può fare la differenza e soprattutto ti permette di risolvere con rapidità ogni problematica.
Prova prima di acquistare
Tutti i migliori software HR per la pianificazione delle ferie mettono a disposizione un periodo di prova gratuito. Approfittane! Provare il software per 14 o più giorni è il modo migliore per verificare tutte le funzionalità e capire se il software viene effettivamente incontro alle tue necessità.
Opta per un software all in one
E infine, digitalizzare e automatizzare la gestione delle ferie è sicuramente importante, ma non è l’unico processo che puoi digitalizzare.
Il nostro consiglio è di sfruttare tutti i vantaggi portati dalla digital transformation, optando per un applicativo che ti permetta anche di automatizzare altri processi.
Ad esempio, rilevare le presenze, valutare le performance dei lavoratori, organizzare meglio le spese in azienda, sono solo alcune delle funzionalità che solo i migliori software HR ti garantiscono oggi.
Più funzionalità è in grado di gestire un unico software, meno sarai costretto a installarne anche altri e a dover gestire i vari problemi di compatibilità che potrebbero insorgere.
Factorial molto più che un software per la gestione delle ferie
Ci avviciniamo alla fine di questo approfondimento in cui abbiamo visto quanto un software HR possa impattare nella gestione delle ferie, e non solo, in azienda.
Come avrai intuito, Factorial è uno dei pochi software sul mercato che permette alla tua PMI di fare un effettivo passo in avanti, digitalizzando per te tutti i più importanti processi HR in azienda.
Il software, oltre a essere conforme con quanto stabilito nel GDPR, ti assicura la massima sicurezza e protezione dei dati, è disponibile anche in versione mobile e puoi provarlo gratuitamente, così da verificare personalmente tutte le funzionalità.
Relativamente alla gestione delle ferie, puoi scoprire quanto sia semplice:
- Digitalizzare l’intera gestione delle ferie e dei permessi
- Rilevare le presenze mediante QR code
- Organizzare i turni di lavoro
- Ottimizzare la gestione delle ferie in azienda
Approva le richieste con un click, snellisci il lavoro del reparto HR, mantieni un perfetto controllo di tutto quello che succede in azienda, riduci l’assenteismo e crea le perfette condizioni per attrarre i migliori talenti.
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E se vuoi saperne di più, chiedi subito una dimostrazione gratuita. Il servizio clienti è a tua disposizione, pronto a fornirti una panoramica di tutte le funzionalità del software.
Software ferie dipendenti: le conclusioni
In questo approfondimento abbiamo visto come un software HR completo e facile da utilizzare possa garantirti una serie di vantaggi sia per l’organizzazione che per i dipendenti.
Scegliere il software giusto oggi significa gestire con semplicità tutte le richieste di ferie e di permessi, ridurre eventuali errori umani e promuovere un clima trasparente e collaborativo in azienda. Ma i vantaggi non finiscono qui. Questi applicativi possono anche aiutarti ad attirare nuovi talenti, ad adottare politiche green e a risolvere fastidiose problematiche come l’assenteismo.
In conclusione, ti invitiamo a iniziare subito a sfruttare tutti i vantaggi della trasformazione digitale, acquisendo fin da oggi un vantaggio competitivo essenziale per fronteggiare le nuove sfide che ti attendono.
