Come gestisci le timbrature dei dipendenti in azienda? Sapevi che esistono soluzioni più innovative e pratiche rispetto al classico cartellino?
Se hai aperto questo articolo, probabilmente la digitalizzazione dei processi aziendali è un argomento che ti interessa e sei alla ricerca di soluzioni che ti permettano di ridurre le operazioni manuali e ripetitive nella tua organizzazione. Tra i vari processi HR su cui puoi agire sicuramente rientra l’ottimizzazione del sistema di timbratura utilizzato dai tuoi dipendenti.
Come vedremo, oggi non c’è più alcun bisogno di annotare le presenze su un foglio cartaceo o digitale, né tantomeno di conteggiare manualmente le ore. E ti diremo di più: non c’è più neanche bisogno di distribuire un badge aziendale ai dipendenti! Attraverso pratici software HR, infatti, puoi automatizzare completamente il processo, consentendo a te e ai tuoi collaboratori di risparmiare sia denaro e tempo prezioso.
Ma andiamo con ordine e vediamo tutto quello che c’è da sapere sulla registrazione delle presenze dei dipendenti.
Sommario
Cosa sono i sistemi di timbratura dei dipendenti
I sistemi di timbratura dei dipendenti sono delle soluzioni utilizzate in azienda per registrare le presenze dei lavoratori e le relative ore lavorate durante il giorno, il mese o l’anno.
In inglese, questo processo è noto come Time & Attendance (TA) ed è fondamentale nell’ambito delle risorse umane (HR).
L’organizzazione oggi ha diverse opzioni tra cui scegliere. Il metodo più tradizionale consiste nell’annotare presenze e orari su un foglio digitale o cartaceo.
Tuttavia, l’approccio più avanzato prevede l’utilizzo di un software per la timbratura virtuale.
Quest’ultimo non solo consente un risparmio e una migliore organizzazione e gestione del tempo in azienda, ma, come vedremo, libera anche il reparto HR da altri processi correlati, come il calcolo delle ore lavorate, delle ore di ferie e permessi maturati, delle ore di straordinario e della busta paga.
In sintesi, optare per un sistema di timbrature dipendenti all’avanguardia può fare una grande differenza in azienda. Queste app o software garantiscono calcoli precisi e automatici, consentono notevoli risparmi di tempo sia per i dipendenti che per gli addetti HR e limitano la possibilità di errori causati dall’intervento umano.
Cosa dice la normativa riguardo le timbrature dei dipendenti
Nell’ambito della rilevazione delle presenze dei dipendenti, è importante ricordarsi che non si può scegliere casualmente il sistema da utilizzare.
Esistono infatti precise norme da rispettare, che disciplinano il modo in cui le aziende possono controllare gli accessi del personale, registrare le ore di lavoro e acquisire altre informazioni.
L’obiettivo del legislatore è quello di evitare che le aziende acquisiscano e divulghino dati che potrebbero ledere la privacy dei dipendenti.
Conoscere i confini entro cui ci si può muovere è dunque essenziale per scegliere correttamente il sistema da implementare in azienda.
In linea generale, bisogna avvisare sempre il lavoratore riguardo al sistema utilizzato e optare per sistemi poco invasivi, evitando, ad esempio, timbrature elettroniche del cartellino mediante scansione delle impronte digitali, dell’iride o della voce.
Tra le norme principali da rispettare e conoscere, riportiamo:
La Legge n. 675/1996
La legge stabilisce le condizioni generali per la rilevazione presenze e come trattare i dati personali. In particolare sei tenuto a:
- Avvisare i dipendenti del sistema utilizzato
- Trattare i dati in modo corretto, lecito e legittimo
- Custodire i dati in luoghi sicuri
- Utilizzare il sistema meno invasivo possibile
Il Decreto Legislativo 4 marzo 2015 (Jobs Act)
Il Decreto autorizza l’adozione di sistemi per la timbratura digitale dei dipendenti, ad esempio mediante tablet pc e smartphone.
Questa novità è ribadita anche dal Garante della Privacy con il provvedimento n.357 del 15 settembre 2016, che sottolinea la necessità di optare per il sistema meno invasivo possibile a seconda dello scopo (rilevazione presenze, controllo accessi, geolocalizzazione, etc.).
Sentenza C-55/18 del 14 maggio 2019
Importante pronunciamento della Corte di Giustizia Europea che stabilisce che tutte le aziende dovrebbero dotarsi di un sistema di rilevazione presenze per garantire ai lavoratori una migliore tutela nel calcolo delle ore lavorate e degli straordinari, rispettando così i contratti di lavoro.
Perché le timbrature dei dipendenti sono importanti
La registrazione delle presenze dei dipendenti e il conseguente controllo delle ore lavorate sono operazioni di grande importanza in azienda che non vanno assolutamente sottovalutate.
Avere a disposizione sistemi che consentano a tutti i dipendenti, sia in sede, da remoto o in trasferta, di segnalare la loro presenza al lavoro significa principalmente garantire loro una giusta compensazione basata sulle ore effettive e sugli straordinari lavorati.
Inoltre, grazie a un sistema efficiente, è possibile:
- Conteggiare correttamente i giorni di ferie e permessi accumulati settimanalmente e annualmente
- Rilevare prontamente il fenomeno dell’assenteismo in azienda
- Modulare con maggiore facilità i turni di lavoro in base alle necessità dei dipendenti
Non è tutto: quando scelti con attenzione, i sistemi di rilevazione presenze dei dipendenti si rivelano efficaci per l’intera gestione delle risorse umane (HR) in azienda.
I responsabili, infatti, non devono più annotare manualmente le presenze né dedicare ore e ore ogni mese al calcolo delle ore lavorate del personale.
Ciò si traduce in un risparmio significativo in termini di costi. A beneficiarne sono quindi anche le spese in azienda le quali, nel medio periodo, risultano inferiori al passato.
Ad esempio, pensa solo al risparmio garantito da:
- L’eliminazione dell’errore umano.
- I minori problemi legali e controversie.
- La riduzione del consumo di carta e inchiostro
Infine, come anticipato nel paragrafo precedente, la sentenza della Corte di Giustizia Europea è destinata a fare scuola: tutte le aziende, indipendentemente dalla dimensione, dovranno prima o poi adeguarsi, implementando un sistema che permetta ai dipendenti di timbrare il cartellino, sia questo rappresentato da un badge fisico o digitale.
Tipologie di timbrature dipendenti
Rispetto a non molto tempo fa, esistono molte più alternative per rilevare le presenze e per controllare l’accesso dei dipendenti.
Un tempo, era necessario avere la pazienza di annotare manualmente tutti gli accessi o sostenere spese considerevoli per installare obliteratrici in azienda e distribuire i relativi cartellini a tutti i lavoratori.
Oggi, non c’è più bisogno di timbrare il cartellino in formato fisico. Grazie alla tecnologia, il cartellino diventa elettronico.
Si tratta di una soluzione facilmente implementabile ed economica che permette anche di rilevare la presenza dei lavoratori, ad esempio impegnati in smart working o in trasferta, operazioni non possibili in passato.
Ma vediamo più da vicino tutti i sistemi ancora oggi utilizzati:
- Badge fisici e obliteratrici: Carte magnetiche o dotate di tecnologia RFID che i dipendenti utilizzano per timbrare la loro presenza o uscita inserendole in un lettore di badge od obliteratrice posizionato all’ingresso dei locali aziendali.
- Fogli Excel: Ancora utilizzati dalle micro e piccole realtà, sono uno strumento per registrare manualmente le presenze e le ore lavorate da ogni dipendente. Con un po’ di pratica questi fogli permettono una parziale digitalizzazione del processo grazie alla possibilità di inserire formule con l’obiettivo di facilitare il calcolo delle ore lavorate.
- App per dispositivi mobili: App installabili sugli smartphone o tablet dei lavoratori, utilizzate per segnalare la presenza in azienda e le ore lavorate. A seconda delle funzionalità, queste app possono offrire anche servizi come la geolocalizzazione e il calcolo della busta paga.
- Software HR completi: La soluzione migliore per le PMI interessate a beneficiare appieno dei vantaggi della digitalizzazione. Questi software, spesso dotati anche di app per dispositivi mobili, non solo consentono una timbratura digitale del cartellino, talvolta mediante un semplice QR code, ma offrono anche molte altre funzionalità, semplificando e automatizzando la gestione dei turni di lavoro, delle ferie, dei permessi, delle spese aziendali, e così via.
Come funzionano le timbrature dipendenti con Factorial
A questo punto, dopo aver esaminato approfonditamente l’ampio tema relativo alle timbrature dei dipendenti, è ora di valutare qual è la soluzione migliore da implementare in azienda.
Alla luce delle considerazioni presentate in questo articolo, ti incoraggiamo a provare le funzionalità di Factorial, un software HR completo sviluppato per soddisfare le esigenze dei dipendenti e dei manager.
Con Factorial, nell’ambito della rilevazione presenze, puoi contare su uno strumento:
- Completo
- Innovativo
- Conforme alle leggi
- Facile da utilizzare
Il software ti permette di digitalizzare completamente la rilevazione presenze e della timbratura del badge aziendale.
Ciò significa che grazie al software o all’app, per i lavoratori, è estremamente semplice timbrare il cartellino, sia utilizzando lo smartphone sia il PC, anche se stanno lavorando in smart working o in trasferta. Basta inquadrare un QR code e il software in automatico registra la presenza.
Inoltre, il software raccoglie automaticamente anche altre informazioni, facilitando gli addetti HR operazioni come:
- Il conteggio delle ore lavorate
- l’organizzazione dei turni di lavoro
- il calcolo delle buste paga
- … e tutte le altre attività legate alla rilevazione delle presenze
Infine, con Factorial, puoi elaborare facilmente fogli presenza e report HR in pochi clic, tenendo tutto sotto controllo.
I vantaggi sono numerosi. Automatizzi finalmente un processo facilmente soggetto a errori umani e soprattutto l’intera forza lavoro risparmia ore ogni mese che altrimenti verrebbero impiegate in operazioni ripetitive ma facilmente automatizzabili.
Factorial è un software completo che puoi utilizzare non solo per digitalizzare il processo di rilevazione presenze, ma anche per tutti gli altri processi HR. Scopri tutte le funzionalità!
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