Rimborso spese dipendenti: tutto quello che c’è da sapere [+ Modello]

Come gestisci il processo di rimborso delle spese sostenute dai dipendenti per conto della tua azienda? Sai che ci sono delle regole ben precise da rispettare? 

In questo approfondimento vedremo che da un lato il dipendente deve conservare la documentazione che attesta l’avvenuta spesa, dall’altro, come datore, devi tenere sotto controllo le spese effettuate onde evitare che pesino eccessivamente sul bilancio aziendale. 

Ci sono diverse modalità per calcolare le spese, puoi rimborsarle interamente, in maniera forfettaria o mista. Inoltre devi considerare che non tutti gli importi puoi dedurli interamente. 

Insomma, sul tema le cose da sapere non mancano e le approfondiamo nel corso dei prossimi paragrafi. 

Rimborso spese dipendenti cos'è e come funziona

Il rimborso spese è l’operazione di restituzione degli esborsi sostenuti dai lavoratori per conto dell’azienda. Il rimborso, che avviene mediante la presentazione della nota spese da parte dei lavoratori, avviene direttamente sulla busta paga. 

Rimborsare le spese ai dipendenti permette così di non intaccare lo stipendio dei lavoratori quando, ad esempio, effettuano un viaggio per conto dell’azienda e di conseguenza spendono denaro per il biglietto (aereo, treno, pullman) oppure per il carburante. Rientrano tra le rimborsabili anche le eventuali spese per il vitto e per l’alloggio. 

In linea generale, o restituirai le spese sostenute in maniera forfettaria, dopo esserti accordato con i lavoratori, oppure restituirai l’esatto importo speso. In ogni caso, tutte le spese devono essere documentate. 

Spetta ai lavoratori consegnare il modulo rimborso spese dipendenti. Quest’ultimo può essere un foglio cartaceo, un foglio elettronico (Excel) oppure, l’intero processo può essere digitalizzato e gestito con semplicità mediante app.  

Il totale di tutte le spese che prevedi di sostenere durante il mese o l’anno, dovrai considerarla all’interno del budget aziendale.  

👉 Leggi “Nota spese: come digitalizzare il processo”.

I diversi tipi di rimborso spese dipendenti

La gestione della nota spese aziendale, come anticipato, è un’operazione che spetta a te pianificare al meglio, sulla base di quelle che sono le tue esigenze. L’importante è stabilire e definire un modello chiaro che non lasci spazio a interpretazioni, così che tutti i lavoratori sappiano quali spese l’azienda rimborsa e quali no.

Esistono tre sistemi che puoi pensare di adottare:   

Rimborso spese analitico 

Anche conosciuto come sistema di rimborso puntuale, questo sistema prevede che dovrai restituire l’esatta cifra spesa dai lavoratori per conto dell’azienda. Per quanto preciso è anche il più complesso da gestire manualmente per il reparto HR, il quale, è tenuto a sommare l’importo riportato su: 

• Scontrini
• Fatture 
• Biglietti 

Dal canto suo anche il lavoratore deve essere particolarmente attento. Perdere una ricevuta, vuol dire perdere il diritto a ricevere il rimborso. Per quanto concerne la deducibilità, non c’è alcun limite per le spese di viaggio. 

Diversamente per vitto e alloggio, il limite massimo è di 180,76 euro per le trasferte in Italia e 258,23 per le trasferte all’estero. Superato l’importo le spese sono deducibili al 75% dell’importo totale. 

Rimborso spese forfettario 

Questo modello è più semplice da gestire: stabilisci un rimborso fisso e forfettario in base alle spese sostenute dai dipendenti e dagli amministratori. In questo caso, il personale non è tenuto a presentare alcuna ricevuta, né deve compilare una nota spese. L’unica attenzione riguarda le spese deducibili per le quali i dipendenti sono tenuti a conservare le relative ricevute. 

Il rimborso spese forfettario necessita un accordo sul budget rimborsabile, ad esempio per le spese di viaggio, di vitto e di alloggio. Resta comunque la possibilità di restituire al dipendente la differenza tra l’importo forfettario stabilito e quello effettivamente speso. 

A differenza del modello precedente l’importo massimo forfettario per le trasferte è pari a 46,48 euro per le spese di viaggio in Italia e 77,47 euro per le spese di viaggio all’estero. Rimanere entro questi importi ti permette di non dover pagare alcuna tassa sul rimborso dato al lavoratore. 

Rimborso spese misto 

L’ultimo modello è detto “misto”. È una via di mezzo tra i due riportati in precedenza. Il rimborso spese misto prevede che alcune spese siano interamente rimborsate, altre invece puoi rimborsarle in maniera forfettaria. Per le prime, i dipendenti sono tenuti a conservare gli scontrini, le fatture e tutte le documentazioni, per le seconde invece non c’è bisogno di alcuna nota spesa. 

Il rimborso spese misto è il più difficile da gestire. Gli addetti alla rendicontazione, infatti, non solo devono separare le spese rimborsate interamente da quelle rimborsate forfettariamente, ma devono anche verificare, spesa per spesa quale ha superato i limiti d’imponibilità relativi al modello applicato. 

Nel caso decidessi di applicare il modello misto gli importi massimi esentasse variano a seconda delle spese sostenute. Il minimo è di 15.49 euro al giorno, per le spese di vitto e alloggio in Italia, il massimo è di 51.65 euro al giorno per le spese o di vitto o di alloggio all’estero. 

Esempi di rimborso spese dipendenti

Se ancora non hai deciso come meglio gestire il rimborso delle spese di trasferta dei dipendenti, ti invitiamo a proseguire la lettura. In questo paragrafo riportiamo alcuni esempi pratici così da chiariti definitivamente le idee: 

Esempio rimborso spese dipendenti: modello analitico 

Poniamo il caso un dipendente si rechi in trasferta per tre giorni in Italia durante i quali spende: 

• 200 euro per le spese di viaggio 
• 150 euro per il vitto 
• 250 euro per l’alloggio 

Poiché adotti il modello analitico, al termine del viaggio il lavoratore deve presentare tutte le ricevute nella nota spesa. L’incaricato al calcolo del rimborso non deve far altro che sommare tutti gli importi spesi (200 + 150 + 250): 600 euro e procedere con il rimborso che il dipendente riceverà nella busta paga del mese successivo. 

Per quanto riguarda le tasse che dovrai pagare, come accennato in precedenza, le spese di viaggio e trasporto sono esentasse, quando documentate. Mentre per quanto riguarda il vitto e l’alloggio puoi portare in deduzione al massimo 180,76 euro. Sul restante la deduzione non è del 100% ma è del 75%. 

Esempio rimborso spese dipendenti: modello forfettario

Vediamo ora il caso in cui opti per il modello forfettario e un lavoratore si reca in trasferta per 3 giorni spendendo un totale di 600 euro. 

Se il lavoratore non presenta alcuna ricevuta, l’importo massimo esentasse è dato da 46,48 euro moltiplicato per 3 (i giorni di lavoro) ed è pari a 139.44 euro. Considerato che il dipendente ha speso di più, è tenuto a conservare le ricevute e a pagare le tasse eccedenti l’importo. 

Inoltre, la cifra eccedente dovrai rimborsarla a parte, utilizzando quindi il modello misto. La spesa eccedente è tassata per i dipendenti ma interamente deducibile per l’azienda. 

Esempio rimborso spese dipendenti: modello misto

Nel caso adotti il modello misto sei tenuto a rimborsare interamente le spese di vitto e alloggio oltre che a garantire un’indennità per le spese sostenute durante il viaggio. 

In genere quest’ultime rientrano nei limiti di spesa non soggetti a tassazione e sono pari a 30,99 euro al giorno, per le trasferte in Italia e 51,65 per le trasferte all’estero. Ad esempio, poniamo il caso che un lavoratore spenda 400 euro in trasferta così divisi: 

• 200 euro per il vitto 
• 100 euro per l’alloggio 
• 100 euro per il viaggio (forfettario) 

Tutte le spese sono deducibili fino a 180,76 euro per il vitto e l’alloggio. Mentre sono totalmente deducibili le spese forfettarie, tuttavia la quota che eccede i 61,68 euro concorre a formare il reddito al dipendente. 

Rimborso spese aziendali: limiti di imponibilità e deducibilità

Come anticipato, i limiti d’imponibilità e deducibilità variano a seconda del modello di rimborso spese per i dipendenti che hai deciso di utilizzare. 

Riassumendo nel caso tu decidessi di rimborsare tutte le spese effettivamente sostenute dal lavoratore (modello analitico), per il dipendente non c’è alcun limite di deducibilità. Le spese possono essere tutte portate in deduzione. 

Come titolare dell’azienda invece puoi dedurre il 100% delle spese per vitto e alloggio qualora non sforino in 180,76 (trasferte in Italia) e i 258,23 euro (trasferte all’estero), e il 75% dell’importo eccedente. 

Nel caso di modello forfettario, il dipendente paga le tasse quando il rimborso supera i 46,48 euro al giorno (trasferte in Italia) e i 77,47 euro al giorno (trasferte all’estero). Dal canto tuo  puoi portare in deducibilità l’intero rimborso garantito al lavoratore. 

Come un dipendente può beneficiare del rimborso note spese

Una corretta gestione delle spese aziendali permette ai lavoratori di ricevere un indennizzo delle spese sostenute per conto dell’azienda. Per beneficiarne, salvo il caso in cui l’azienda adotti il regime forfettario, il dipendente deve conservare tutta la documentazione come  giustificazione delle spese sostenute. 

Le spese vengono riportate dal dipendente nella nota spesa. Si tratta di un documento che nei fatti è una vera e propria domanda di rimborso riassuntiva di tutti i costi sostenuti nel mese negli interessi dell’azienda. Nella nota spesa, è sempre cura del lavoratore, riportare informazioni quali: 

• Motivi e durata della trasferta 
• Luogo della trasferta 
• Attività svolta in trasferta 

Come titolare puoi fare riferimento al CCNL che utilizzi per sapere se sei obbligato a riconoscere le indennità di trasferta, vitto e alloggio ai lavoratori. In linea generale, i CCNL contengono una parte dedicata e talvolta stabiliscono alcuni limiti e importi differenti a seconda della posizione lavorativa (dirigente, quadro, impiegato). 

👉 Leggi l’articolo “I principali costi aziendali e come gestirli”. 

👉Oppure “Riduzione costi aziendali: i 7 fattori con maggiore impatto”.

Come gestire un rimborso note spese senza giustificativo

Indipendentemente dal sistema che hai deciso di utilizzare per garantire il rimborso delle spese dei dipendenti ci sono alcune norme e leggi da conoscere per gestire al meglio il processo. 

La prima è riportata all’articolo 2220 del Codice civile il quale ti obbliga a conservare tutta la documentazione attestante le spese sostenute per 10 anni. La seconda riguarda la possibilità di presentare e conservare le note spese anche in formato digitale, come evidenziato da una recente nota pubblicata dall’Agenzia delle Entrate. 

In linea generale, un dipendente ha diritto al rimborso solo quando i documenti presentati provanti le spese rispettano tre caratteristiche. Devono essere: 

• Autentici 
• Integri 
• Immodificabili 

Ma cosa succede se un dipendente smarrisce uno scontrino? E cosa succede se invece è l’azienda a smarrire i giustificativi delle spese? Nel primo caso, il dipendente può provare a recuperare le ricevute. Ad esempio, grazie alla tecnologia è semplice oggi reperire una copia in digitale di un biglietto aereo o del treno. Se non dovesse riuscirci perde il diritto al rimborso. 

Se invece è l’azienda ha smarrire le ricevute, il problema si presenta nel caso in cui si dovesse ricevere un controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate. L’unico modo per risolvere il problema, e provare a evitare una sanzione, consiste nel presentare una dichiarazione sostitutiva. Quest’ultima è uno strumento, regolato dalla legge, che permette di produrre una documentazione alternativa all’originale in sede di gestione dei rapporti con la PA. 

Come una app note spese può digitalizzare la gestione

Come abbiamo visto puoi digitalizzare la gestione delle note spese. Questa possibilità ti consente di risparmiare tempo e ore di lavoro poiché non hai più bisogno di controllare e rendicontare decine, se non centinaia, di scontrini e ricevute a mano. 

Da quando l’Agenzia delle Entrate ha permesso una gestione in digitale delle note spese, le aziende hanno iniziato a utilizzare software e app per automatizzare l’intero processo. Un lavoratore può oggi facilmente caricare tutte le documentazioni utilizzando lo smartphone senza più correre il rischio di perdere le ricevute. 

I vantaggi sono notevoli anche per il reparto HR che può facilmente controllare le spese aziendali, autorizzare i rimborsi in pochi click, archiviare le documentazioni in un luogo sicuro. 

Per semplificare ulteriormente il processo, le PMI stanno anche dotando i dipendenti di carte prepagate aziendali. Così facendo i pagamenti avvengono in digitale e la rendicontazione è ancora più semplice.  

Factorial, il software note spese per la tua azienda

Utilizzando Factorial Note Spese potrai gestire tutte le spese dei dipendenti effettuate per conto della tua azienda. Puoi dire addio a scontrini, fogli cartacei o elettronici e iniziare subito a gestire tutte le operazioni utilizzando il software e l’app dedicati. 

I dipendenti, direttamente dal portale a loro dedicato, possono così caricare le spese. Una notifica ti avvisa in tempo reale e con un click puoi approvare o rifiutare le richieste di rimborso. 

Inoltre, se vuoi semplificare e monitorare ancor meglio la gestione delle spese, puoi utilizzare la Factorial Card, una carta prepagata che i tuoi dipendenti possono utilizzare per tutte le spese aziendali. 

Factorial è un software completo, ideale per portare a termine rapidamente le operazioni di rimborso spese dei dipendenti che ti aiuta anche a gestire tanti altri processi in ambito HR. Crea un piano ferie, autorizza ferie e permessi, invia feedback e gestisci la crescita dei talenti in azienda. Queste e tante altre operazioni puoi gestirle oggi con un unico e innovativo software.

👉 Leggi l’articolo “Software gestione aziendale: i migliori software per la digitalizzazione”. 

Conclusioni 

La gestione delle note spese aziendali è uno dei tanti lavori ripetitivi che la tecnologia oggi permette di automatizzare. Ogni giorno, gli addetti si trovano a dover sommare, a volte a mano, decine di scontrini, perdendo importanti ore di lavoro che possono essere utilizzate in maniera più efficiente. 

Grazie a software HR come Factorial, la gestione delle trasferte e delle note spese diventa semplice, scopri questa e tutte le funzionalità provando il software gratuitamente per 30 giorni.