Recruiting: guida completa al processo di reclutamento in azienda

Cos’è il processo di recruiting? Come puoi gestirlo al meglio e in quali fasi si divide?

Molto spesso, i dipartimenti delle risorse umane di un’azienda impiegano anni prima di riuscire a implementare un sistema in grado di individuare ed assumere i migliori talenti disponibili sul mercato.

Partendo da questo presupposto, abbiamo pensato di realizzare una guida esaustiva che possa aiutarti a gestire al meglio l’intero processo di recruiting. 

Al termine della lettura, avrai tutti gli strumenti necessari per riuscire a pubblicare correttamente un annuncio di lavoro, analizzare rapidamente un curriculum e in generale migliorare l’employer branding della tua azienda. Cominciamo!

Che cos’è il recruiting 

Il termine “recruiting”, in italiano “reclutamento”, è utilizzato per indicare tutti gli aspetti e i processi che portano all’assunzione di una o più persone all’interno dell’azienda. 

All’interno di una strategia di talent management, il processo di reclutamento del personale si articola in diverse fasi, che comprendono azioni quali: attrarre, identificare, coinvolgere, intervistare e quindi selezionare il miglior candidato possibile.

Il recruiting, prendendo a prestito la definizione fornita dall’Università del Minnesota, è dunque quel processo che permette a un’organizzazione di identificare un pool di profili idonei a essere inseriti in azienda.

Facile a dirsi, meno a farsi. Saper identificare il giusto talento non solo richiede competenze e abilità ma soprattutto richiede di pianificare ogni fase. 

Alla base non può mancare una profonda conoscenza della propria organizzazione. In particolare è pressoché impossibile trovare un giusto talento senza avere una precisa idea di ciò di cui l’azienda ha bisogno.

Quali sono le fasi del processo di recruiting 

Le attività di recruiting si dividono in diverse fasi. Convenzionalmente, l’intero processo di recruiting è composto da 7 diverse fasi: 

• Identificare i bisogni dell’azienda 

Per trovare il candidato giusto, è fondamentale conoscere le caratteristiche che deve possedere. 

Pertanto, il primo passo consiste nel definire il profilo che si sta cercando. In questa fase, il nostro consiglio è di chiarire immediatamente:

• Quali saranno i compiti e le responsabilità del futuro lavoratore
• Di quali competenze ha bisogno per avere successo nel ruolo
• Quale ruolo occuperà all’interno dell’organigramma aziendale

• Preparare la job description 

La seconda fase del processo di recruiting consiste nel preparare e pubblicare la descrizione del posto di lavoro vacante, ovvero la job description. 

Questo passaggio è fondamentale perché la tua capacità di attrarre il candidato giusto dipende in gran parte dal modo in cui hai redatto la descrizione. Qui devi includere informazioni quali:

• La posizione lavorativa vacante
• Le principali responsabilità del lavoratore
• Le competenze o le qualifiche necessarie
• Il tipo di impiego (tempo pieno, tempo parziale)
• Opportunità di crescita
• Retribuzione annua (come stabilito dalla direttiva UE 2023/970)

• Scegliere dove pubblicare l’annuncio 

La terza fase consiste nello scegliere i canali da utilizzare per pubblicare l’annuncio di lavoro. Dovrai quindi valutare diverse opzioni. 

Ad esempio, valuta i vari portali per la ricerca del lavoro, che notoriamente garantiscono di raggiungere migliaia di persone. Puoi anche utilizzare i social media. Tra questi LinkedIn è il più utilizzato per la ricerca e la selezione di candidati. 

In più, perché non utilizzare canali interni aziendali, come il proprio sito web, la “sezione carriere” o chiedere direttamente ad alcuni lavoratori selezionati di indicarti un possibile profilo?

• Visione dei CV 

Arrivato a questo punto, avrai probabilmente decine di CV da analizzare. Questa è una fase cruciale, perché dovresti riuscire a identificare i candidati idonei in tempi brevi. 

La visione dei CV non va sottovalutata. Idealmente, non vorresti mai lasciarti sfuggire il candidato perfetto, ma allo stesso tempo hai poco tempo per prendere una decisione

Molte organizzazioni, proprio per ottimizzare questo processo, si avvalgono di software ATS (Applicant Tracking System). Questi software ottemperano a diverse funzione, tra queste: scansionano i vari curricula, eliminando i automatico quelli non idonei per la posizione che stai cercando.

La selezione procede quindi analizzando manualmente solo i CV che hanno superato il controllo del software. Successivamente, i candidati ritenuti idonei vengono formalmente invitati al colloquio di lavoro (o intervista).

• Conduzione dell’intervista o colloquio 

Un altro processo cruciale del recruiting è la job interview. Questo tema è ampio e interessa sia i recruiter che i lavoratori. 

Come selezionatore, in particolare, hai il compito, in tempi ragionevoli, di comprendere se il candidato è davvero idoneo per la posizione lavorativa vacante. 

È essenziale fare domande pertinenti e specifiche. Queste ti aiuteranno a capire meglio le competenze e l’esperienza del candidato. 

Inoltre, in questa fase, per la prima volta conosci dal vivo il candidato. Hai quindi anche l’occasione per analizzare il linguaggio del corpo che molto può comunicare sull’effettiva personalità del lavoratore. 

• Controllo delle referenze 

Ora, idealmente, disponi di un elenco limitato di candidati tra i quali scegliere. La penultima fase del processo di recruiting consiste nel verificare se tutte le informazioni scritte e dichiarate dall’aspirante lavoratore sono vere. 

Bisogna quindi controllare il background del candidato e, se possibile, chiedere referenze scritte da parte delle realtà con le quali afferma di aver già lavorato. 

Questa fase è importante. Pensa solo che, secondo uno studio condotto da Zippia, il 30% delle persone tende a mentire (o almeno a esagerare) nel proprio curriculum. E tu, immaginiamo, non vorrai assumere un bugiardo?! 

• Assunzione e benvenuto

La settima e ultima fase del processo di reclutamento si conclude con la negoziazione (se prevista) e successiva stipula del contratto di lavoro. 

Nel contratto di lavoro, chiaramente, bisogna riportare tutte le informazioni essenziali previste dalla legge: ruolo, mansioni, inquadramento, stipendio, orario di lavoro, periodo di prova, ferie, e così via. 

Non ti resta quindi che presentare il nuovo lavoratore al team di lavoro e assicurarti che si ambienti nel minor tempo possibile in azienda. Per riuscirci, adesso, è importante condurre un processo di onboarding ottimale, il quale inizia a partire dal primo giorno di lavoro della nuova risorsa.

Le principali tecniche di recruiting 

Passiamo ora alle principali tecniche di recruiting. Come abbiamo visto, la selezione del personale è un processo ampio, che si articola in diverse fasi. 

Le tecniche che puoi pensare di utilizzare sono molteplici e ognuna trova applicazione in una specifica fase del processo. Ma vediamo quindi quali tecniche stanno facendosi largo, rivoluzionando il processo di selezione del personale: 

• Utilizzo dei ChatBot 

I chatbot sono ormai presenti in molte organizzazioni. Questi aiutano a stabilire un primo contatto con i potenziali talenti, rispondendo a domande comuni, raccogliendo informazioni di base e persino conducendo interviste preliminari.

I chatbot non solo aiutano a snellire alcuni processi di recruiting, ma forniscono anche una risposta rapida a numerosi dubbi e perplessità che un aspirante lavoratore può avere.

• Ottimizzazione SEO degli annunci di lavoro

Pubblicare annunci di lavoro online è cruciale e devono essere ottimizzati per i motori di ricerca. È importante tenere presente che la ricerca online di lavoro inizia spesso con una ricerca su Google o altri motori di ricerca. 

Per avere un’idea, puoi dare un’occhiata a Google Trends e scoprire come parole chiave come “cerco lavoro in smart working” o “cerco lavoro vicino a me” siano sempre tra le query in tendenza. 

Pertanto, includere parole chiave pertinenti che possano facilitare la scoperta dell’annuncio è essenziale. Più persone visitano l’annuncio, maggiori sono le possibilità di trovare rapidamente il lavoratore giusto.

• Condividi i progetti 

Questa tecnica è molto utile perché permette di avvicinare indirettamente i talenti. Oltre a pubblicare l’annuncio, potresti pensare di condividere alcuni dei progetti a cui la tua azienda sta lavorando, includendo le sfide che stai affrontando. 

Puoi coinvolgere la comunità chiedendo soluzioni o idee innovative per il problema e successivamente valutare e stabilire un contatto con i vari profili che hanno interagito con l’azienda.

• Crea contenuti per l’employer branding

Anche questa è una tecnica di recruiting ben nota e indiretta. Qui si tratta di pubblicare post e video che raccontano l’azienda, concentrandosi sulla cultura aziendale, i valori e le opportunità di sviluppo. 

L’obiettivo è attrarre candidati che si identificano con l’azienda, aprendo la possibilità di raggiungere profili interessanti altrimenti difficili da attrarre.

• Adotta un Employee Referral Program

Infine, tra le strategie di recruiting di grande successo sta emergendo l’adozione degli Employee Referral Programs. 

Qui ti basta chiedere ai dipendenti di segnalare potenziali candidati qualificati che potrebbero essere una buona scelta per l’azienda. 

Questo permette di espandere il pool di talenti senza dover cercare fonti esterne. Numerosi studi evidenziano che i candidati segnalati tendono a essere più inclini ad accettare un’offerta, ottengono risultati migliori e rimangono in azienda più a lungo. 

Consigli per affrontare il processo di recruiting 

Quali altri consigli e suggerimenti possono aiutarti ad affrontare il processo di recruiting? Ne abbiamo individuati 5, che siamo sicuri ti aiuteranno ad assicurarti rapidamente del talento individuato: 

Comunica la cultura lavorativa 

L’annuncio di lavoro, oltre a riportare le informazioni essenziali riguardo alla posizione richiesta, può anche fungere da strumento per comunicare la cultura aziendale. Se la tua azienda si distingue per inclusività e opportunità di carriera, non mancare di sottolinearlo. 

Questa piccola attenzione ti permette subito di attirare candidati con i quali ci sono già dei punti di incontro e di allineamento con una cultura condivisa.

Tratta il candidato come un cliente

Questo è un modo di procedere che può portarti enormi soddisfazioni. Dimostrarti attento e professionale nei confronti del potenziale lavoratore ti permette di dare subito una chiara idea dell’ambiente con cui il candidato si troverà a interagire. Per trasmettere professionalità e cura, cerca ad esempio di:

• Rispondere rapidamente alle candidature
• Rispettare l’orario previsto per l’intervista
• Fornire informazioni in maniera chiara e concisa
• Dimostrarti disponibile per domande e chiarimenti

Insomma, trattare il futuro lavoratore con lo stesso atteggiamento mantenuto con i clienti può indirizzare il processo di selezione sui giusti binari e di conseguenza massimizzare le possibilità che il lavoratore accetti l’offerta di lavoro.

Cerca bacheche di lavoro di nicchia 

Se decidi di pubblicare il tuo annuncio di lavoro online, non limitarti ai soli noti portali e social network. Individua anche siti web e bacheche meno noti e di settore. 

Questi sono ambienti meno esplorati dalle grandi organizzazioni, ma talvolta frequentati da talenti nascosti. Il candidato ideale potrebbe proprio nascondersi negli angoli meno esplorati del web.

Non sottovalutare l’internal recruiting

Ci sono molti vantaggi e motivi nel cercare il profilo adatto per una nuova posizione all’interno della tua azienda. Basti pensare che, come confermato da un rapporto di ricerca SHRM , l’83% dei recruiter ha dichiarato che nell’ultimo anno ha avuto difficoltà a trovare i candidati giusti per la posizione richiesta. 

Alla luce di questo dato, cercare il nuovo talento internamente può rappresentare la soluzione. 

Ogni organizzazione, piccola o grande, dovrebbe prevedere percorsi di avanzamento e di crescita per i propri dipendenti. Garantire loro la priorità di accesso alle posizioni vacanti ha enormi vantaggi. Non solo conosci già il lavoratore, ma il solo prevedere possibilità di promozioni aumenta i tassi di fidelizzazione e le motivazioni del personale.

Utilizza i dati a tuo vantaggio

La tecnologia ti permette oggi di acquisire e analizzare tantissimi dati. In tal senso, avvalersi di piattaforme HR che possono aiutarti a semplificare i processi di assunzione e il reclutamento è una strategia vantaggiosa. 

Pensa ad esempio ai soli vantaggi che può darti una piattaforma che conserva i dati dei candidati, ti facilita la pubblicazione degli annunci di lavoro, dispone di funzionalità ATS e continua poi ad aiutarti nella gestione dei talenti, assistendoti nella fase di onboarding e monitoraggio delle prestazioni.

Gli elementi chiave per un recruiting di successo

Ci avviciniamo alla fine di questa guida interamente dedicata al recruiting. Come ormai è chiaro, il processo di selezione del personale è ampio e si articola in diverse fasi. È per questo che desideriamo riassumere e declinare meglio alcuni aspetti del processo che in un modo o nell’altro entrano in contatto con il processo di selezione dei talenti:

Software ATS

Un software ATS (Applicant Tracking System) è un applicativo utilizzato per ottimizzare la gestione dell’intero ciclo di vita dei dipendenti, dalla creazione dell’annuncio di lavoro all’assunzione del candidato. 

Un software ATS dispone di diverse funzioni, tra cui la possibilità di creare un annuncio di lavoro e pubblicarlo sulle piattaforme scelte, raccogliere e gestire i curriculum ricevuti, effettuare uno screening iniziale automatico dei candidati e fornire funzionalità di screening e report per valutare l’efficacia delle strategie di recruiting.

Processo di selezione del personale

Per “processo di selezione del personale” si intende quel percorso che le aziende definiscono con l’obiettivo di trovare, valutare e scegliere il talento giusto per una determinata posizione vacante.

Il processo inizia generalmente con la pubblicazione di un annuncio di lavoro e si conclude con la stipula del contratto di lavoro e quindi l’assunzione del candidato perfetto.

Job Posting

Il termine “job posting” o “pubblicazione dell’offerta di lavoro” si riferisce a tutte le operazioni che ufficializzano la volontà di un’azienda di assumere uno o più lavoratori.

Nella pratica, questo processo consiste nella creazione e nella pubblicazione di un annuncio di lavoro. 

Gli obiettivi sono raggiungere il più ampio pubblico possibile ma al contempo ricevere candidature solo da parte di profili che soddisfano tutti i requisiti richiesti per la posizione lavorativa.

Talent Attraction 

Per Talent Attraction si intende è la capacità dell’azienda di attrarre le persone giuste. È un processo dovrebbe essere sempre attivo sia durante la ricerca effettiva di potenziali candidati, sia quando non c’è un’immediata necessità di nuove assunzioni. 

Il processo si articola in diverse fasi le quali ad esempio comprendono l’employer branding, il recruiting marketing, la definizione dei benefit aziendali. 

Recruitment Software 

Un software di reclutamento è un’applicazione che agevola la gestione del processo di selezione dei candidati attraverso l’automazione delle attività complesse e la riduzione del tempo necessario per individuare i migliori candidati.

Questi software sono utili per semplificare, digitalizzare e accelerare il processo di selezione dei candidati. Solitamente forniscono una piattaforma centralizzata da cui è possibile gestire curriculum, colloqui e monitorare il processo di selezione dei candidati.

CV Management 

Per CV management si intende il lavoro di esame e valutazione dei curriculum vitae dei candidati per una posizione lavorativa. Lo scopo di questo lavoro è selezionare i soli candidati che soddisfano i requisiti richiesti per il ruolo e che quindi hanno maggiori probabilità di essere assunti per la posizione.

Questo processo serve a ridurre il numero di candidati che necessitano di essere contattati per un colloquio.

Diversity Management 

Il Diversity Management, o gestione della diversità, è un processo che ha lo scopo di assicurare a tutti i dipendenti pari diritti, indipendentemente da vari fattori come il genere, la provenienza, la religione, gli usi, i costumi e la cultura.

Oltre a rappresentare un principio di giustizia e correttezza nel trattamento di tutti i dipendenti, in quanto garantisce pari opportunità di accesso a posizioni dirigenziali, compensi equi e considerazione paritaria, le pratiche di Diversity Management permettono anche all’azienda di migliorare la propria attrattività agli occhi di potenziali talenti.

Colloqui di lavoro 

I colloqui costituiscono un momento cruciale nella fase di selezione del personale. È essenziale che i recruiter siano adeguatamente preparati per la selezione del personale, che sappiano ad esempio, formulare le domande appropriate da porre durante l’intervista, al fine di valutare se il candidato è la persona giusta da integrare nel team e se è in sintonia con i valori dell’azienda. È sempre in questa fase che il recruiter ha il preciso compito di valutare la personalità del lavoratore. 

Offerta di lavoro (Job Description) 

La Job Description ha lo scopo di fornire una panoramica dettagliata di un determinato ruolo all’interno di un’organizzazione. Contiene informazioni essenziali quali le responsabilità specifiche del ruolo, i requisiti necessari in termini di competenze, esperienza e formazione, le condizioni salariali, i benefici offerti, la tipologia di lavoro (ad esempio, full time o part time), e altre informazioni pertinenti al ruolo.

La Job Description è fondamentale per garantire che le aspettative del datore di lavoro e dei potenziali candidati siano chiare e trasparenti sin dall’inizio del processo di selezione.

Digitalizza il processo di recruiting con un software HR 

Se la lettura di questo articolo ti ha un po’ destabilizzato per via dei complessi processi legati alla selezione del personale, siamo qui per tranquillizzarti. 

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