Screening CV: guida completa con 5 fasi da seguire per ottimizzare il processo

Hai già un metodo per fare lo screening dei CV dei candidati che si presentano per le tue posizioni aperte? 

Lo screening dei CV consiste nel leggere e analizzare i curriculum vitae dei candidati che si candidano per una posizione lavorativa, al fine di selezionare quelli che soddisfano i requisiti minimi richiesti e che hanno maggiori probabilità di essere adatti al ruolo.

Questo processo rappresenta una fase cruciale del processo di selezione del personale. Ti permette di filtrare i candidati in base ai requisiti richiesti per il ruolo, e di individuare quelli che meritano di essere contattati per un colloquio di lavoro.

Ma come si fa a fare uno screening efficace dei CV? Quali sono i criteri da usare? E come puoi automatizzare questo processo per renderlo più veloce e accurato?

In questo articolo ti spiegheremo come fare lo screening dei CV in 5 fasi, quali sono gli strumenti e le tecniche più utili per valutare i CV, e come puoi affidarti ad un software HR per semplificare il lavoro.

Che cos’è lo screening cv

Lo screening dei CV è il processo di lettura e analisi dei curriculum vitae dei candidati che si candidano per una posizione lavorativa. Lo scopo di questo processo è di selezionare i candidati che soddisfano i requisiti richiesti per il ruolo, e con quindi maggiori probabilità di essere adatti al ruolo.

È un processo che serve a ridurre il numero di candidati che dovrai contattare per un colloquio, permettendoti di concentrarti su quelli più qualificati e motivati. Così risparmi tempo e risorse, e aumenti le possibilità di assumere la risorsa ideale.

Immagina di aver pubblicato un annuncio per una posizione di responsabile marketing nella tua azienda. Ricevi centinaia di CV da candidati con esperienze e competenze diverse. Come fai a scegliere i migliori?

Lo screening dei CV è un processo che richiede attenzione e metodo. Non si tratta solo di leggere i CV in modo superficiale, ma di analizzarli in profondità per capire se i candidati hanno le competenze e le caratteristiche che cerchi. 

Per questo devi seguire delle fasi ben definite, che ti aiutano a organizzare e valutare i CV in modo sistematico e oggettivo. 

Le 5 fasi da seguire per lo screening CV

Lo screening CV non è un’operazione banale o meccanica, ma richiede una serie di passaggi che permettano di valutare in modo oggettivo e approfondito le competenze e le potenzialità dei candidati. 

Questi passaggi sono validi per tutte le aziende; la differenza sta nel modo in cui vengono applicati e personalizzati in base alle esigenze e agli obiettivi specifici di ogni organizzazione. Infatti, non esiste una formula unica o universale per lo screening CV, ma ogni azienda — inclusa la tua — deve definire i propri criteri e le proprie priorità nella valutazione dei candidati.

Vediamo insieme nel dettaglio le 5 fasi da seguire per lo screening CV.

1. Definisci i criteri di selezione

La prima fase dello screening CV consiste nel definire i criteri di selezione con cui valuterai i candidati. 

Questi criteri devono essere chiari, coerenti e pertinenti rispetto alla posizione ricercata e al profilo ideale che vuoi trovare. Possono riguardare diversi aspetti, come ad esempio:

• Il livello di istruzione e le qualifiche professionali
• L’esperienza lavorativa e le competenze tecniche
• Le competenze trasversali e comportamentali
• La disponibilità e la flessibilità
• La motivazione e l’interesse per l’azienda e il ruolo

Definire i criteri di selezione in modo preciso e dettagliato ti permette di avere un riferimento oggettivo per confrontare i candidati ed evitare di basarti su impressioni o preferenze personali. Inoltre, ti aiuta a ridurre il tempo e lo sforzo necessari per lo screening CV, filtrando solo i candidati che soddisfano i requisiti minimi richiesti.

Una volta stabilito cosa stai cercando, dovrai creare una griglia di valutazione.

2. Crea una griglia di valutazione

La seconda fase dello screening CV consiste nel creare una griglia di valutazione che ti permetta di assegnare un punteggio ai candidati in base ai criteri di selezione che hai definito. 

La griglia di valutazione è uno strumento che rende lo screening CV più sistematico e standardizzato, evitando di basarsi su giudizi soggettivi o arbitrari. La griglia di valutazione può essere composta dalle stesse colonne che hai usato per definire i criteri di selezione, più una colonna aggiuntiva per il punteggio totale del candidato.

Per ogni colonna dovrai stabilire una scala di valutazione che ti permetta di assegnare un punteggio ai candidati in base al grado di soddisfacimento dei requisiti. 

Ad esempio, puoi usare una scala da 1 a 5, dove 1 significa che il candidato non soddisfa il requisito e 5 significa che lo soddisfa pienamente. Sommando i punteggi ottenuti per ogni colonna, potrai avere un punteggio totale che ti indicherà il livello di idoneità del candidato alla posizione ricercata.

Una volta creata la griglia, è ora di leggere i CV e valutarli seguendola.

3. Leggi e filtra i CV

La terza fase dello screening CV consiste nel leggere e filtrare i CV dei candidati che hai ricevuto in risposta all’annuncio di lavoro. 

Questa fase è fondamentale per scremare i candidati che non soddisfano i requisiti minimi richiesti e per individuare quelli che meritano di essere contattati per un colloquio. 

Segui questi passaggi per leggere e filtrare i CV in modo efficace:

• Usa la griglia di valutazione che hai creato nella fase precedente per assegnare un punteggio a ogni candidato in base ai criteri di selezione.
• Ordina i candidati in base al punteggio totale ottenuto e crea una lista dei candidati più idonei.
• Rileggi attentamente i CV dei candidati con il punteggio più alto e verifica se ci sono elementi che ti colpiscono in positivo o in negativo, come ad esempio la presentazione, la coerenza, e la pertinenza. Assicurati anche che nessuno stia provando a barare ingigantendo i propri risultati. 
• Seleziona i candidati che ritieni più interessanti e adatti alla posizione ricercata e preparati a contattarli per un colloquio.

Una volta completato il processo di selezione CV, dovrai metterli in ordine di preferenza.

4. Ordina i candidati e contatta i più promettenti

La quarta fase dello screening CV consiste nell’ordinare i candidati in base al punteggio che hanno ottenuto e contattare i più promettenti per un colloquio. 

Questo ti permette di stabilire un primo contatto con i candidati e di verificare il loro interesse alla posizione ricercata. 

Ecco i passaggi che devi seguire:

• Ordina i candidati in base al punteggio che hanno totalizzato. Puoi usare una tabella o un foglio di calcolo per visualizzare meglio l’ordine dei candidati. Ti consigliamo di dividerli in tre gruppi: i candidati da contattare subito, i candidati da tenere in considerazione e i candidati da scartare. 
• Scegli un numero di candidati da contattare in base alla tua disponibilità e alle tue esigenze. 
• Invia una mail di conferma ai candidati selezionati con le informazioni per il colloquio (data, ora, recruiter, link o numero di telefono o indirizzo).
• Attendi la risposta dei candidati e sollecitali se necessario. Se non rispondono, escludili dal processo e contatta i successivi.

Queste fasi dello screening CV richiedono molto tempo, energia e risorse da parte del dipartimento risorse umane. Per fortuna esiste una soluzione che può semplificare e velocizzare notevolmente il processo: un software HR. 

5. Digitalizzazione del processo con un software HR

La fase di screening CV è una delle più lunghe e dispendiose dell’intero processo di selezione del personale. 

Spesso ti tocca leggere centinaia di curriculum — di cui molti irrilevanti per la posizione — e perdere tempo prezioso che potresti dedicare ad altre attività più strategiche. Per questo è importante ottimizzare questa fase e rendere il tuo lavoro più efficiente ed efficace.

Qui è dove entrano in gioco i software HR come Factorial. Grazie alle loro funzionalità, puoi automatizzare e digitalizzare molti processi legati allo screening CV, come la pubblicazione degli annunci, l’analisi dei curricula, la gestione delle ferie e dei permessi, il contatto con i candidati, la valutazione delle performance e molto altro. 

Investire in un software HR migliora notevolmente la qualità e l’efficienza del tuo lavoro di selezione. Puoi trovare i candidati più adatti alle tue esigenze, ridurre i tempi di assunzione, aumentare la soddisfazione dei dipendenti e dei clienti, e monitorare i dati e i risultati del tuo processo di recruiting.

Ma investire in un software HR non basta per digitalizzare lo screening dei curricula.

Come digitalizzare lo screening dei curricula

Comprare un software HR è sicuramente un passo fondamentale per digitalizzare lo screening dei curricula nella tua azienda, ma non è l’unico. 

Per sfruttare al meglio le potenzialità di uno strumento digitale, bisogna anche adottare delle buone pratiche e dei criteri chiari per la valutazione dei candidati. Vediamo quali sono:

• Definire il profilo ideale del candidato. Questo serve a scrivere un annuncio efficace e a impostare i parametri di screening del software HR.
• Scegliere i canali più adatti per la pubblicazione degli annunci. Il software HR può aiutare a diffondere gli annunci su diverse piattaforme online, ma bisogna selezionare quelle più appropriate.
• Usare dei test o dei questionari per filtrare i candidati. Il software HR può integrare questi strumenti e assegnare un punteggio ai candidati in base alle loro risposte.
• Creare una griglia di valutazione standardizzata. Il software HR può creare e applicare questa griglia in modo automatico e uniforme per ogni elemento del curriculum.
• Usare dei feedback strutturati per confrontarsi con il team. Il software HR può facilitare la comunicazione e la condivisione dei feedback tra i membri del team.

Seguendo queste buone pratiche e usando un software HR adeguato, puoi digitalizzare lo screening dei curricula in modo efficace ed efficiente.

Ma perché mai dovresti digitalizzarlo se finora sei andato avanti senza?

I vantaggi della digitalizzazione

Digitalizzare lo screening dei CV comporta numerosi vantaggi per le risorse umane e per l’azienda in generale. 

Vediamo i principali:

• Risparmi tempo. Grazie alla digitalizzazione, riduci il tempo dedicato alla lettura e alla valutazione dei curricula, così puoi dedicarti ad altre attività più strategiche e creative, come lo sviluppo dei piani di formazione per i dipendenti in linea con gli obiettivi aziendali.
• Migliori la qualità delle assunzioni. Aumenti la precisione e l’oggettività dello screening dei CV, evitando errori umani o bias inconsci.
• Allarghi il bacino di candidati. Puoi raggiungere un numero maggiore e più variegato di candidati, sfruttando diversi canali online e diversi strumenti di valutazione.
• Ottimizzi le risorse. La digitalizzazione riduce il costo e lo spreco di risorse legate allo screening dei CV, sia in termini di tempo che di materiali (pensa a quanti CV hai dovuto stampare e poi buttare).
• Aumenti la soddisfazione dei candidati. Grazie alla digitalizzazione migliori l’esperienza dei candidati e dei dipendenti coinvolti nello screening dei CV, offrendo un processo più rapido, trasparente e coinvolgente.

Ora che hai visto i vantaggi della digitalizzazione dello screening dei CV, non ti resta che scegliere il software HR che fa al caso tuo.

Factorial: il software ATS per ottimizzare lo screening CV

Factorial è il software ATS (Applicant Tracking System) di nuova generazione che ti aiuta a gestire tutto il processo di selezione del personale in modo semplice e veloce. 

Factorial è la soluzione ideale per ottimizzare lo screening CV e trovare i migliori talenti per la tua azienda. Non solo ti fa risparmiare tempo e risorse, ma ti offre anche una visione completa e aggiornata del tuo processo di selezione. Inoltre, Factorial è facile da usare e da configurare, e si adatta alle tue esigenze specifiche.

Con Factorial, puoi:

• Creare una pagina “Lavora con noi” personalizzata e mobile-friendly per attrarre i candidati e comunicare il tuo employer brand.
• Pubblicare gli annunci di lavoro su diversi canali online, come job board, portali per il lavoro e social network, con un solo click.
• Analizzare migliaia di CV in pochi minuti grazie all’intelligenza artificiale e alla capacità di comprendere il linguaggio naturale dei curricula.
• Ordinare i candidati in base al punteggio ottenuto in una griglia di valutazione personalizzabile e creare dei gruppi di priorità.
• Inviare delle mail di conferma o di sollecito ai candidati selezionati con le informazioni per il colloquio.
• Integrare il software ATS con strumenti di terze parti come sistemi per la gestione del personale, assessment solutions, e software per la gestione di video-colloqui ed email.

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