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Gestione del tempo e organizzazione del lavoro: consigli e soluzioni per il time management

Riunioni eterne, per problemi che potrebbero essere risolti con una semplice e-mail. Scopo del progetto costantemente ridefinito. Elevati tassi di rilavorazione all’interno del team. Compiti manuali e ripetitivi che aggiungono poco al risultato finale. Quelle che abbiamo elencato sono, allo stesso tempo, cause e conseguenze di una cattiva gestione del tempo e dell’orario di lavoro.

Alcune attività possono far perdere molto tempo durante la giornata lavorativa. Sia a livello individuale che a livello di reparto, una cattiva gestione del tempo rappresenta un enorme ostacolo alla produttività dell’azienda. Pertanto, è essenziale che l’azienda stabilisca una politica chiara contro le perdite di tempo e incoraggi questa pratica anche tra i suoi dipendenti.

Inoltre, è importante disporre di strumenti e sistemi che aiutino i dipendenti a registrare l’orario di lavoro e ad organizzare i propri compiti. In questo modo, l’azienda è anche in grado di monitorare la produttività dei team e rilevare qualsiasi modello che sia al di fuori di quanto previsto dalle prestazioni dei dipendenti.

In questo articolo spieghiamo come sviluppare una gestione del tempo efficiente nell’ambiente di lavoro, come si relaziona alla produttività dell’azienda e suggerimenti per la leadership per incoraggiare l’organizzazione e le prestazioni del proprio team.

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Cos’è la gestione del tempo al lavoro?

La gestione del tempo non è altro che un processo organizzativo per gestire al meglio l’orario di lavoro dei dipendenti, con l’obiettivo di aumentarne l’efficienza e la produttività, che a sua volta si traduce in una riduzione dei costi e una maggiore redditività finanziaria.

La rilevazione delle presenze è fondamentale in un’azienda. Inoltre, aiuta a pianificare i turni di lavoro e valutare cosa funziona e cosa non funziona.

Ma non pensare che la gestione del tempo sia solo una preoccupazione del datore di lavoro. Quando ben implementato, rappresenta un maggiore successo nello svolgimento delle attività, che contribuisce a una maggiore soddisfazione personale.

In definitiva, può tradursi direttamente in nuove opportunità di crescita professionale all’interno dell’organizzazione. Questo perché gestendo meglio il proprio tempo, il dipendente tende ad ottimizzare l’esecuzione delle proprie attività e ad ottenere risultati migliori.

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Conseguenze di una cattiva gestione del tempo

Se, da un lato, una buona gestione e organizzazione del tempo sul lavoro genera un grande impatto per l’azienda e per il dipendente, è vero anche che una cattiva gestione del tempo porta esattamente al contrario. Alcune delle sue conseguenze negative sono:

  • Progetti incompiuti;
  • Produttività compromessa,
  • Mancato rispetto delle scadenze;
  • Insoddisfazione e persino perdita di clienti;
  • Incontri infruttuosi;
  • Conflitti sul lavoro con altri membri del team;
  • Aumento degli straordinari.

👉 Guarda alcuni esempi di indicatori di performance dei dipendenti e capisci come usarli.

Suggerimenti per una migliore gestione del tempo

Innanzitutto, è importante capire che la gestione del tempo è tutta una questione di organizzazione. Strutturare i compiti e la durata di ciascuno è il primo passo per una migliore gestione del tempo: questo può essere fatto su base giornaliera, settimanale e persino mensile.

Man mano che emergono nuovi obblighi e attività, il programma deve essere adattato per ridistribuire il tempo disponibile. Come punto di partenza, suggeriamo tre semplici passaggi:

1) Lista di cose da fare

È impossibile organizzare il tuo tempo di lavoro senza avere visibilità su tutto ciò che devi fare. Può sembrare semplicistico, ma è un passaggio spesso trascurato nella fretta di iniziare un nuovo progetto.

Si consiglia di elencare tutti gli passaggi e suddividere le attività più grandi in attività secondarie per incoraggiare il progresso e mantenere il controllo sul progetto. Quindi, vengono aggiunte ulteriori informazioni su ciascuna attività, come il tempo necessario per eseguirle, il livello di importanza e la data di completamento.

Avendo tutte le attività in un unico posto, hai una panoramica di ciò che deve essere fatto, la quantità di lavoro necessaria e ciò che richiede un’attenzione immediata, al fine di gestire al meglio il tuo tempo.

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2) Stabilire priorità

Naturalmente, il metodo scelto per la prioritizzazione dei compiti dipende dalla natura del lavoro e dalle caratteristiche individuali di ciascun lavoratore.

Tuttavia, un consiglio è valutare le attività nell’elenco giornaliero per la loro importanza e urgenza per decidere come organizzarle e persino delegarle o chiedere aiuto al manager o ai colleghi. Dopotutto, dare priorità significa anche dire di no quando è necessario.

3) Pianificare la settimana

Il prossimo passo è pianificare l’intera settimana. Un modello interessante è l’analisi del flusso della settimana, suggerita da un dirigente di Google a tutti i dipendenti dell’azienda in una mail che è diventata una campagna pubblicitaria (puoi vedere il testo completo qui, in inglese).

Secondo il concetto, la nostra energia e il nostro ritmo di lavoro variano durante la settimana come segue:

  • Lunedì: energia crescente dopo il fine settimana, utile per compiti come la definizione degli obiettivi, l’organizzazione e la pianificazione.
  • Martedì e mercoledì: impulso di corrente, ottimo per risolvere problemi complessi, scrivere, creare e fare brainstorming.
  • Giovedì: L’energia ricomincia a calare, ideale per incontri che richiedono consenso tra iteam.
  • Venerdì: questo è il livello di energia più basso della settimana, adatto per lavoro senza scadenza, pianificazione a lungo termine, costruzione di relazioni.

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Gestione del tempo e produttività del lavoro

Senza dubbio, la gestione del tempo è strettamente correlata alla produttività sul lavoro. C’è infatti una certa tentazione di sintetizzare la produttività in una formula semplice, con elementi inscindibili che ci permettano di calcolare e comprendere le performance della nostra azienda. Per molto tempo è stato calcolato come segue:

(Unità prodotte) ÷ (Ore di lavoro richieste) = Produttività del lavoro

Anche se non dovremmo ignorare questo calcolo, sappiamo che la produttività del lavoro oggi va oltre il conteggio delle ore. Del resto, l’orario di lavoro non è l’unica risorsa in questione e altre variabili, sia qualitative che quantitative, hanno un impatto diretto sul raggiungimento dei risultati da parte delle aziende.

Pertanto, è essenziale stabilire indicatori di produttività e prestazioni per misurare oggettivamente cosa si può fare per migliorare. Oggi esistono diversi modelli e persino sistemi che possono aiutare a definire e monitorare queste metriche.

👉 Scopri 12 tecniche per misurare e migliorare la produttività del lavoro.

Come ottimizzare l’orario di lavoro del tuo team?

I manager devono ricordare che ogni dipendente ha il proprio profilo lavorativo. Un membro del team, ad esempio, può essere estremamente meticoloso e richiedere più tempo per completare i compiti. Il tuo collega, invece, svolge più lavori al giorno, ma senza lo stesso livello di qualità.

Queste differenze possono essere un vantaggio, dopotutto, un team multidisciplinare ha spazio per entrambi i tipi di professionisti. Alla fine, è responsabilità del manager allocare le attività corrette per il profilo di ciascuno: le più urgenti per il dipendente più agile e le più esigenti per il più dettagliato.

Spetta anche ai manager ascoltare, analizzare e, quando possibile, accettare i suggerimenti dei dipendenti. Questo tipo di azione migliora la cultura aziendale e la gestione organizzativa, che dovrebbe includere una politica del lavoro straordinario strutturata e correttamente gestita.

👉 Straordinari: scopri come si calcolano e come avviene la tassazione degli straordinari.

6 consigli per migliorare la produttività dei tuoi dipendenti

Oltre alla singola organizzazione in termini di orario di lavoro, ci sono alcuni punti fondamentali affinché i tuoi dipendenti utilizzino al meglio il loro tempo di lavoro e raggiungano un livello di produttività superiore.

Di seguito, daremo alcuni suggerimenti che possono essere utilizzati nella vita di tutti i giorni. In che modo i manager possono contribuire alle elevate prestazioni dei propri dipendenti?

1) Definire chiaramente ruoli e responsabilità

Spesso le perdite di produttività di un team sono il risultato di fallimenti nella divisione dei compiti e delle responsabilità del team. Questa divisione deve essere fatta in modo chiaro e dettagliato. Tutti devono capire esattamente qual è il loro ruolo nel team e quali sono le loro responsabilità per aiutare l’azienda a raggiungere i suoi obiettivi.

2) Stabilire obiettivi individuali e collettivi

Se gli obiettivi non sono chiari, come può il dipendente essere responsabile di non raggiungerli? I manager devono divulgare gli obiettivi dell’azienda nel suo insieme e anche in ciascun dipartimento. È importante che tutti sappiano cosa bisogna raggiungere e cosa serve per arrivarci.

👉Non sai come organizzare gli obiettivi e gli OKR di ciascun dipendente? C’è uno strumento che ti può aiutare!

3) Garantire una buona comunicazione interna

La comunicazione interna implica la comunicazione tra tutti i membri di un’organizzazione. Quest’area è fondamentale e serve per condividere i risultati e definire la strategia aziendale. L’uso di bacheche, e-mail interne o software può facilitare questa comunicazione.

Ciò include informazioni sugli obiettivi, l’organizzazione interna delle attività del team e persino una comunicazione chiara dei compiti che verranno eseguiti da un nuovo dipendente. Tutto ciò assicura anche che i dipendenti sappiano svolgere il lavoro nel miglior modo possibile, lavorando in team e utilizzando le risorse che hanno a disposizione.

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4) Fornire un feedback continuo

È dovere del manager monitorare la sua squadra per garantire che tutti i dipendenti soddisfino le aspettative e gli obiettivi definiti. Quando le prestazioni del dipendente non corrispondono, la leadership deve sapere come comunicare il fatto con tatto e sottigliezza.

Per evitare l’insicurezza professionale e l’insoddisfazione della leadership, è necessario che i manager sappiano dare supporto continuo e libertà ai dipendenti di prendere posizione. Per questo, è importante sapere come dare un feedback costruttivo.

👉 In questo articolo ti spieghiamo come dare feedback in una valutazione delle prestazioni.

5) Organizzare i processi interni

Se l’azienda non dispone di processi interni, è comprensibile che i dipendenti trascorrano più tempo nell’eseguire le loro attività. In questi casi, l’ideale è cercare la standardizzazione:

  • Diffondere conoscenza dei processi stabiliti;
  • Standardizzare l’esecuzione delle attività;
  • Stabilire standard di qualità.

In questo modo, i dipendenti comprendono le regole e i limiti per l’inizio, il progresso e la fine di ogni attività.

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6) Offrire risorse e soluzioni

Avere risorse per massimizzare l’efficienza, ridurre la burocrazia e accelerare l’esecuzione delle attività secondarie è il modo migliore per aumentare la produttività dell’azienda e ottenere risultati migliori.

Dopotutto, ogni minuto che il tuo dipendente spreca con attività manuali e ripetitive è un minuto in meno che spende nella sua attività principale. Ma in fondo, cosa può ottimizzare la gestione del tempo e l’organizzazione del lavoro nelle aziende?

Affidarsi alla tecnologia e alle nuove soluzioni di mercato è fondamentale. Ecco alcuni esempi.

Soluzioni moderne per la gestione del tempo e dell’orario di lavoro

La digitalizzazione delle risorse umane e dei processi quotidiani dell’azienda è sempre più urgente. Con l’aumento delle persone nel telelavoro, è diventata evidente l’importanza di essere consapevoli delle innovazioni tecnologiche.

In questo senso, ci sono alcune funzionalità che possono ottimizzare la produttività dei dipendenti, garantire una gestione più efficace dell’orario di lavoro e facilitare il lavoro del settore HR.

I software avanzati per le risorse umane, come Factorial, hanno funzionalità di rilevazione delle presenze e monitoraggio del tempo integrate nel loro sistema. Queste applicazioni vanno ben oltre l’orologio digitale. Con un software di questo tipo è inoltre possibile:

  • Timbrare rapidamente, ovunque e tramite l’app
  • Estrarre report mensili delle ore lavorate da ciascun dipendente
  • Controllare gli straordinari per ogni lavoratore (e perché!)
  • Approvare le richieste di ferie e assenze
  • Gestire i turni dei team
  • Visualizzare il calendario dell’intero team, con gli orari e le assenze di ogni dipendente

La rilevazione delle presenze e il controllo del tempo del software Factorial HR all-in-one consente l’accesso ai dati sia da parte del responsabile delle risorse umane che del dipendente. Pertanto, la trasparenza sulla registrazione dell’orario di lavoro rimane a disposizione di tutti.

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