Sai come ottimizzare la gestione del tempo in azienda? Quali strumenti e tecniche utilizzi attualmente per evitare la perdita di preziosi minuti ogni giorno?
Organizzare al meglio il tempo sul posto di lavoro è importante tanto quanto lo è nella nostra vita privata, ma lo diventa in maniera particolare quando si parla di gestione delle risorse umane. In ambito HR, infatti, una migliore gestione delle ore a disposizione si traduce in prestazioni superiori e una maggior qualità del lavoro.
In questo approfondimento, ci concentreremo su come ottimizzare e gestire al meglio il tempo in azienda.
Esploreremo le diverse tecniche di gestione del tempo per i dipendenti, vedremo quali strumenti utilizzare, analizzeremo i vantaggi di una corretta gestione del tempo e forniremo consigli pratici su come iniziare a utilizzare il tempo in maniera ottimale.
Sommario
Che cos’è la gestione del tempo a lavoro?
La gestione del tempo in azienda si riferisce all’insieme di processi di organizzazione, pianificazione e suddivisione del tempo con l’obiettivo di migliorare efficienza e produttività.
L’equazione è semplice: una migliore gestione del tempo è uguale a minori costi e maggior redditività finanziaria.
Le definizioni accademiche sulla gestione del tempo, come risulta da varie fonti, convergono tutte su parole chiave come pianificare, comandare, guidare e controllare. Queste azioni sono alla base di una gestione del tempo efficace in ogni contesto.
Tuttavia, per scoprire come ridurre effettivamente al minimo i minuti preziosi spesi in modo non produttivo durante la giornata, ti invitiamo a continuare la lettura. Paragrafo dopo paragrafo scoprirai tutto quello che c’è da sapere su questo affascinante argomento.
Perché è importante ottimizzare la gestione del tempo in azienda
La gestione del tempo dovrebbe rappresentare una priorità imprescindibile per ogni azienda. Un report di McKinsey & Company evidenzia che molte aziende non dedicano sufficiente attenzione all’ottimizzazione delle ore a disposizione.
Su 1.500 dirigenti intervistati, meno del 10% si è dichiarato soddisfatto del modo in cui l’azienda gestisce il tempo.
Inoltre, oltre la metà di questi dirigenti ha ammesso che, pur concentrandosi sulle priorità aziendali, manca ancora una chiara visione sulla direzione strategica da seguire.
In altre parole, gestire il tempo al meglio è possibile solamente dopo aver definito con precisione le reali priorità.
Dal medesimo report emerge anche che l’utilizzo del tempo in azienda non influisce solo sulla produttività dell’azienda, ma anche sul benessere dei lavoratori. Questo rappresenta un altro punto cruciale da non sottovalutare.
Analizzando più approfonditamente, lavorare su una migliore gestione del tempo in azienda garantisce:
Aumenta la produttività
Questo avviene perché i lavoratori sono in grado di dare priorità alle attività, allocando il proprio tempo in modo efficiente.
Ciò implica che i lavoratori sfruttano le ore in cui sono più concentrati e produttivi dedicandosi ai compiti e alle mansioni principali, completandoli in minor tempo e ottenendo risultati migliori. Una gestione efficace del tempo, in definitiva, evita la perdita di tempo in attività non essenziali o comunque non prioritario.
Diminuisce il livello di stress
Come anticipato, l’impatto di una migliore gestione del tempo sui dipendenti è enorme.
Questi risultano meno stressati perché riescono a gestire meglio le scadenze, evitando le odiate corse dell’ultimo minuto, che generano pressione e ansia inutili.
Quando il tempo è gestito in modo efficace, permette di rispettare le scadenze con calma e migliora anche lo spirito collaborativo.
Migliora i processi decisionali
Più tempo si ha a disposizione, più ci si può dedicare ad attività prettamente intellettive, questo favorisce la ponderazione critica e facilita i processi decisionali.
In altre parole, se tutto è ben pianificato, non ci si trova a prendere decisioni affrettate e impulsive; si valutano meglio pro e contro, si evitano errori gravi che altro non farebbero che causare ulteriori rallentamenti.
Aiuta nel raggiungimento degli obiettivi
A beneficiarne chiaramente sono gli obiettivi, finalmente raggiunti nei tempi stabiliti, entro le fasce orarie definite dal contratto e senza dover ricorrere a un abuso del lavoro straordinario.
Il lavoratore che raggiunge gli obiettivi si sente più motivato, prova un maggiore senso di realizzazione personale e si sente integralmente parte dell’azienda.
Supporta gli sforzi di employer branding
Quando i dipendenti hanno la percezione di essere rispettati e che il loro tempo venga valorizzato, è più probabile che sviluppino un maggiore senso di appartenenza all’azienda e che ne parlino positivamente alla propria rete di contatti.
Tutto ciò contribuisce a migliorare l’employer brand dell’azienda andando ad attrarre talenti di alta qualità e a costruire una reputazione positiva come datore di lavoro.
Facilita lo svolgimento dei processi aziendali
Un’organizzazione e una gestione efficiente delle attività migliorano notevolmente la fluidità del workflow. Ciò ottimizza i processi aziendali, poiché i team non devono sprecare tempo nel cercare di capire come eseguire le attività o decidere quale compito svolgere prima.
Quanto più veloci e snelli sono i processi aziendali, tanto minori sono le perdite di tempo. Basta considerare che anche un risparmio di soli 5 minuti al giorno si traduce in un guadagno di circa 20 ore in un anno. Questo tempo risparmiato può essere impiegato per concentrarsi su progetti e mansioni di vitale importanza per l’organizzazione.
Migliora la qualità della vita lavorativa
Infine, una gestione del tempo migliorata contribuisce significativamente a migliorare la qualità della vita dei dipendenti.
Questi possono godere della loro vita lavorativa con meno stress e avere un po’ più di tempo per dedicarsi alle proprie passioni, hobby, relazioni e alla cura di sé stessi.
Anche l’azienda trae enormi vantaggi. Come abbiamo visto:
- Aumento della produttività
- Migliore distribuzione delle risorse
- Migliore collaborazione tra i team
Per le aziende più piccole, tecniche più semplici come definire scadenze chiare e scomporre i compiti in componenti più piccole possono risultare strategie facilmente implementabili e al contempo efficaci.
Mentre le aziende più grandi necessitano di strategie più avanzate, come l’implementazione di un sistema di tracciamento del tempo e l’utilizzo di software di gestione delle attività.
Addentriamoci quindi gradualmente nelle principali tecniche di gestione del tempo che puoi implementare nel tuo team HR.
5 strumenti immancabili per la gestione del tempo in azienda
Indipendentemente dalla grandezza della tua azienda, avere la possibilità di affidarsi a delle tecniche ma, soprattutto, a degli strumenti per migliorare la gestione del tempo sul posto di lavoro diventa fondamentale. Iniziamo dando uno sguardo agli strumenti più utili in questo senso.
1. Kit rilevazione presenze
La rilevazione delle presenze è fondamentale in un’azienda. Aiuta a pianificare i turni di lavoro e valutare l’efficacia delle attività.
Il Kit fornisce risorse e strumenti per rispettare le normative sulla rilevazione presenze. Include template personalizzabili, informazioni sulla legislazione, guide per l’implementazione del controllo orario e materiale audiovisivo sullo Smart Working
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2. Foglio presenze in Excel
Se invece sei pratico con Excel, mettiamo a disposizione un Foglio Presenze Excel modificabile e gratuito.
Con questo strumento, è possibile monitorare con precisione le ore lavorate dai dipendenti, ottenendo una visione completa del tempo impiegato nei singoli team o nell’intera azienda.
Il modello include un foglio presenze modificabile, scheda timbrature dipendente personalizzabile, calcolo automatico delle ore lavorate e visualizzazione della panoramica mensile.
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3. Kit People Manager 2024
Il Kit per People Manager aggiornato al 2023. Il nostro strumento gratuito, con più di 20 modelli scaricabili, 15 strumenti utili, risorse e corsi HR da seguire online.
Affronta con successo le sfide della trasformazione aziendale, preparandoti adeguatamente per guidare i tuoi collaboratori in un periodo ricco di novità e innovazioni.
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4. Piano Ferie Excel 2024
Se cerchi un modo semplice e veloce per gestire le richieste e la suddivisione delle ferie dei tuoi dipendenti, abbiamo creato un modello Excel modificabile e gratuito che puoi scaricare per ottimizzare la gestione di questo importante aspetto.
Utilizzando questo modello potrai gestire le ferie e le assenze di tutta l’azienda o di team specifici.
Il nostro Piano Ferie Excel 2024:
- La possibilità di aggiungere giorni di vacanza
- Visualizzazione della pianificazione
- Traccia dei giorni di ferie disponibili
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5. Software all-in-one per la gestione del tempo
La scelta ottimale per digitalizzare la rilevazione delle presenze e automatizzare processi aziendali come le richieste di ferie e permessi è l’utilizzo di software HR completi, ad esempio, Factorial.
Questi strumenti danno un contributo significativo semplificando notevolmente la gestione del tempo in azienda, automatizzando centinaia di operazioni manuali e ripetitive nell’ambito delle risorse umane.
L’adozione di una piattaforma digitale migliora l’esperienza dei dipendenti, che avranno anche molto più tempo per dedicarsi alle attività di maggiore impatto.
Come datore invece troverai sicuramente utili funzionalità come il sistema di geolocalizzazione, rilevazione presenza tramite codice QR e possibilità di gestire tutto dall’app Factorial.
La digitalizzazione della rilevazione delle presenze è un modo per disporre di una visione completa riguardo la gestione dell’orario dei dipendenti attraverso diverse funzionalità, tra cui:
Rilevazione e gestione presenze in ogni momento da desktop e app
- Rilevazione presenze da app, QR o desktop, sia in presenza che da remoto
- Gestione precisa dell’orario, comprese le ore di straordinario
- Creazione di report automatici sulle ore lavorate
- Gestione dei turni
- Creazione di autorizzazioni personalizzate per il controllo delle presenze
Le funzionalità offerte da strumenti come Factorial sono molteplici e mirano a migliorare l’efficienza aziendale, garantendo notevoli risparmi di tempo.
Oltre a questo, infatti, scegliendo il software HR all-in-one di Factorial potrai:
- Trovare, selezionare e assumere i migliori talenti sul mercato
- Gestire l’onboarding e l’offboarding dei dipendenti
- Supportare le attività di formazione dei dipendenti
- Monitorare gli obiettivi di ciascun dipendente
- Gestire costi e spese dei dipendenti e dell’azienda in un unica dashboard
- Firmare e gestire documenti online
- Definire turni e orari di lavoro
- Gestire le assenze, amministrando le richieste di assenza online
- Creare il tuo organigramma aziendale
- Monitorare e valutare le prestazioni dei dipendenti
- Gestire le buste paga e… molto altro ancora!
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Tecniche per la gestione del tempo in azienda
La tecnologia dà certamente un contributo significativo nel contesto del team management, ma la sua efficacia è massimizzata quando abbinata a strategie e tecniche mirate per la gestione del tempo in azienda.
Ecco alcune tecniche chiave da implementare immediatamente per beneficiare appieno dei vantaggi discussi in precedenza:
Prepara una lista delle priorità
Senza una chiara comprensione delle priorità, diventa impossibile ottimizzare la gestione del tempo.
Pertanto, è essenziale creare un elenco completo di compiti, mansioni e progetti, classificandoli in base alle priorità (alta, media, bassa).
Questa pratica semplifica il lavoro dei dipendenti, fornendo loro una guida su quale compito affrontare per primo.
In altre parole, la creazione di una lista delle priorità è equiparabile a costruire una casa: è necessario iniziare dalle fondamenta anziché dal tetto.
Un esempio di lista di priorità per la costruzione potrebbe includere:
- Fare un piano di costruzione
- Ricevere i permessi
- Scavare e gettare le fondamenta
- Costruire le mura
Come evidenziato in vari studi, la prioritizzazione degli obiettivi si basa sull’idea di assegnare un ordine di importanza durante un periodo specifico di tempo. Questo approccio fornisce una guida essenziale per concentrare gli sforzi sulle attività più rilevanti e cruciali.
Definisci le scadenze
Avere scadenze definite è spesso l’unico modo per evitare la procrastinazione. Ogni compito dovrebbe essere accompagnato da una linea temporale precisa, evitando date generiche come “il prima possibile”.
La definizione di scadenze chiare si rivela cruciale per una gestione efficace del tempo nel reparto delle risorse umane. È fondamentale assicurarsi che i dipendenti comprendano chiaramente quando un compito deve essere completato e garantire loro le risorse e il supporto necessari per portarlo a termine entro i tempi prestabiliti.
Ciò non solo favorisce la produttività, ma contribuisce anche a mantenere un ambiente di lavoro organizzato e orientato agli obiettivi.
Suddividi i compiti in piccoli obiettivi
Invece di scoraggiare i team assegnando loro compiti che richiedono mesi di lavoro, è preferibile impostare obiettivi più piccoli da raggiungere in periodi di tempo più brevi.
Questa pratica è vantaggiosa perché fornisce una soddisfazione quotidiana nel completare uno o più obiettivi e contemporaneamente consente di progredire verso l’obiettivo più ampio. I lavoratori si sentiranno più appaganti e anche lato HR risulta più semplici monitorare gli effettivi progressi del lavoratore durante la giornata o la settimana lavorativa.
Monitora le prestazioni
Potresti riflettere su quale connessione esista tra la gestione delle performance e quella del tempo. In sostanza, prestazioni ottimali sono il risultato inevitabile di una gestione del tempo eccellente e viceversa.
Avere strumenti per monitorare le prestazioni dei dipendenti può essere un valido aiuto nell’individuare coloro che potrebbero non aver ancora ottimizzato al massimo la propria gestione del tempo.
Attraverso questa individuazione, puoi guidarli, fornire feedback e, se necessario, offrire opportunità di formazione per migliorare ulteriormente le loro abilità.
Le prestazioni complessive rimangono sempre un indicatore cruciale da considerare nel contesto di una gestione aziendale efficace.
Adotta una leadership strategica
Sì all’automazione, sì alla digitalizzazione e ai software HR. In più, abbiamo visto che è importante dividere i compiti in piccoli obiettivi da raggiungere e monitorare costantemente le prestazioni.
Tutto ciò, senza dubbio, semplifica e ottimizza la gestione del tempo in azienda, ma non possiamo trascurare il ruolo cruciale che tu, come People Manager o datore di lavoro, svolgi in questo contesto.
Un recente studio pubblicato sull’International Journal of Academic Management Science Research ha evidenziato una correlazione significativa tra le capacità di leadership e l’efficacia delle strategie per la gestione del tempo.
La leadership, in questo contesto, svolge un ruolo fondamentale nel razionalizzare il comportamento degli individui, mobilitare le loro energie, coordinare i loro sforzi, organizzare le loro attività e guidarli nella giusta direzione verso il raggiungimento degli obiettivi desiderati.
I pilastri del time management in azienda
Ci avviciniamo alla conclusione di questa guida completa alla gestione del tempo in azienda. Abbiamo affrontato tanti concetti e speriamo di averti fornito elementi sufficienti per una gestione aziendale più efficace.
Ti lasciamo riassumendo i pilastri fondamentali del time management in azienda, così potrai consultarli quando desideri e rafforzare le basi su cui poggia la tua organizzazione.
Gestione presenze
Avere strumenti adeguati per monitorare le presenze in azienda è fondamentale perché assicura che tutta la forza lavoro prevista sia presente e concentrata sui compiti, mansioni e progetti.
Monitorare le presenze e la produttività di ciascun lavoratore permette di gestire al meglio sia il personale presente in azienda, sia i lavoratori impiegati in smart o remote work.
Puoi adottare diversi approcci, ma sicuramente l’utilizzo di un software HR con funzionalità di rilevazione delle presenze integrata garantisce un controllo ottimale sulle ore lavorate durante il giorno, la settimana e il mese.
Gestione ferie e permessi
L’utilizzo di strumenti app e software per automatizzare la richiesta di ferie e permessi assicura un’ottimizzazione significativa della gestione del tempo in azienda.
Questo non solo libera i lavoratori dal compito di compilare manualmente le richieste, ma consente loro di gestire l’intero processo con pochi clic dalla propria pagina dedicata all’interno del software.
Da parte tua, velocizzi i processi di verifica e approvazione delle richieste, ottenendo un perfetto controllo sull’attuale stato della forza lavoro in azienda: chi è presente, chi è assente, chi ha ferie da fruire e chi no, garantendo una gestione efficiente delle risorse aziendali.
Gestione dei turni aziendali
Organizzare i turni in azienda, soprattutto attraverso l’utilizzo di software HR, offre un significativo risparmio di tempo e un’ottimizzazione delle risorse.
Grazie a una dashboard dedicata, puoi gestire facilmente i turni, assegnare la forza lavoro in base alle esigenze produttive e monitorare rapidamente la composizione dei team di lavoro e i progetti in corso con pochi clic.
Questa soluzione non solo semplifica il processo di organizzazione dei turni, ma fornisce anche una visione chiara e immediata della situazione operativa, consentendo una gestione più efficiente e tempestiva delle risorse aziendali.
Project management
Il project management comprende tutte le fasi del processo necessarie per gestire con successo un progetto entro un determinato periodo.
L’utilizzo di software dedicati può facilitare la definizione degli obiettivi, la determinazione del budget e l’individuazione delle competenze chiave necessarie per portare a termine il progetto.
In altre parole, il project management è una “disciplina” che si avvale di principi e procedure specifiche per gestire in modo efficace i diversi attori coinvolti nelle varie fasi. La pianificazione, l’organizzazione e la gestione ottimale dei progetti rappresentano pilastri fondamentali per un’efficace gestione del tempo aziendale.
Workforce management
Il Workforce Management (WFM) rappresenta l’insieme di sistemi adoperati in azienda con l’obiettivo di massimizzare la produttività dei lavoratori.
Attualmente, si tratta di veri e propri sistemi che agevolano l’allocazione ottimale delle risorse, l’automazione delle attività amministrative, l’individuazione dei migliori talenti per specifici progetti, e molto altro ancora.
La gestione del tempo in azienda non può più prescindere da tali sistemi, che sempre più risolvono problematiche comuni, come prestazioni non adeguate, carenza di formazione e motivazione, e difficoltà di comunicazione tra i team di lavoro. L’implementazione efficace del Workforce Management è cruciale per affrontare e superare tali sfide.
Foglio Presenze in Excel
I fogli presenza in Excel rappresentano soluzioni semplici ed efficaci per coloro che stanno gradualmente digitalizzando l’impresa, ma non si sentono ancora pronti per il passaggio a un completo software HR. Questi fogli possono essere utilizzati per semplificare la pianificazione e il monitoraggio delle ore lavorative, consentendo un facile controllo dei tempi di lavoro.
Integrando il nostro modello Excel nel tuo processo decisionale, potrai ottimizzare le operazioni di gestione del personale, rendendo l’attività più fluida ed efficiente. L’utilizzo del nostro modello è intuitivo e si adatta perfettamente alle esigenze di chi gestisce una micro o piccola impresa.
Kit gestione ferie
Il nostro KIT HR per la Gestione delle Ferie 2023 è un’ampia risorsa che fornisce tutti gli strumenti necessari per ottimizzare la gestione delle ferie in azienda. Comprende 2 guide esaustive sulla gestione, 4 modelli Excel personalizzabili, oltre a 15 approfondimenti sulle nuove normative legislative e strumenti HR per la digitalizzazione.
Rappresenta una risorsa gratuita che ti consigliamo vivamente di esplorare, offrendoti la possibilità di sperimentarla prima di apportare una rivoluzione completa attraverso l’adozione di un software HR completo come Factorial.
