FTE o Equivalente a Tempo Pieno: che cosa si intende e come si calcola

Nel mondo delle risorse umane, l’acronimo FTE può essere familiare, ma cosa significa esattamente e come viene calcolato?

Come HR manager, avete la responsabilità di gestire l’efficienza e l’efficacia della forza lavoro.

L’FTE, o Equivalente a Tempo Pieno, è uno strumento chiave in questo processo.

Ma come si calcola e che cosa si intende precisamente?

In questo articolo, ti guideremo attraverso i dettagli e le sfumature del concetto di FTE.

Continua a leggere per diventare un esperto in materia!

Cosa si intende per FTE

L’FTE, o Full-Time Equivalent, è un metodo utilizzato per misurare la produttività dei lavoratori in un’organizzazione.

Questa misura non conta semplicemente il numero di dipendenti, ma piuttosto le ore effettive di lavoro.

In altre parole, l’FTE consente di convertire il lavoro di dipendenti part-time, freelance o con contratto a tempo determinato in un equivalente a tempo pieno.

Questa conversione è fondamentale per confrontare il lavoro prodotto da diversi tipi di impiego e per calcolare vari aspetti della gestione delle risorse umane, come i costi del personale o la produttività.

A cosa serve l’equivalente a tempo pieno?

Capire l’FTE non è solo una questione di definizioni e calcoli, ma è anche fondamentale per capire come può essere utilizzato in pratica.

La sua utilità si estende in molteplici aree del business, permettendo una gestione più efficace e strategica delle risorse umane.

Ma in che modo precisamente?

Utilità del concetto di FTE in azienda

Il concetto di FTE è strumentale per molteplici aspetti della gestione aziendale.

Ecco alcuni esempi di come può essere utilizzato:

• Pianificazione del budget: L’equivalente a tempo pieno aiuta a determinare i costi del personale, che rappresentano una parte significativa dei costi operativi di un’azienda. Sapere quanti equivalenti a tempo pieno sono necessari per un determinato periodo può aiutare a prevedere i costi del lavoro e pianificare di conseguenza.
• Organizzazione del lavoro: Con l’FTE, le aziende possono avere una visione chiara del lavoro effettivamente svolto e organizzare meglio i turni o i carichi di lavoro. Ad esempio, due dipendenti part-time potrebbero essere considerati come un unico FTE, permettendo una pianificazione più efficiente.
• Analisi delle performance: L’FTE può essere utilizzato per calcolare indicatori chiave di performance, come la produttività dell’FTE. Questo consente alle aziende di confrontare la produttività tra diverse unità o periodi.
• Pianificazione strategica: L’FTE può aiutare nella pianificazione a lungo termine, fornendo una visione chiara del personale necessario per raggiungere gli obiettivi strategici dell’azienda.

L’FTE, quindi, non è solo un numero.

È una misura potente che può influenzare le decisioni chiave e guidare la strategia dell’azienda.

Chi è considerato un dipendente FTE

Dopo aver capito il significato dell’FTE e il suo impatto sulle decisioni aziendali, potrebbe sorgere una domanda: come determiniamo chi è considerato un dipendente FTE?

Ecco la risposta.

Criteri per la definizione di un dipendente FTE

Definire se un dipendente rientra nella categoria FTE non è un compito astratto.

Ci sono criteri chiari e misurabili per farlo, il più importante dei quali riguarda le ore di lavoro.

Ecco come funziona:

• Ore di lavoro: Di solito, un dipendente FTE è quello che lavora il numero di ore standard in una settimana lavorativa, come definito dalle politiche dell’azienda o dalla legislazione del paese. In Italia, ad esempio, un lavoratore FTE generalmente lavora 40 ore alla settimana, mentre in molti paesi europei, il numero standard di ore lavorative settimanali può essere inferiore, ad esempio 35 o 38 ore.
• Dipendenti part-time: Anche i dipendenti part-time contribuiscono al conteggio degli FTE. Ad esempio, se due dipendenti lavorano ciascuno la metà del tempo standard, sono considerati insieme come un singolo FTE. Questo permette di avere un’immagine completa del lavoro svolto, indipendentemente da come è distribuito tra i membri del team.

Ricorda, tuttavia, che le specifiche possono variare a seconda del contesto.

Ad esempio, per determinate normative o sussidi, potrebbe essere definito un diverso numero di ore lavorative per un FTE.

Pertanto, è sempre una buona idea controllare le normative locali o le linee guida specifiche del settore.

Calcolo degli FTE: Metodi e Formule Utilizzate

Comprendere l’FTE non si ferma alla definizione e all’identificazione di chi rientra in questa categoria.

Un altro aspetto fondamentale è sapere come calcolarlo correttamente.

Scopriamo i dettagli di questa operazione.

Come calcolare l’FTE: metodologie di base

Calcolare l’FTE può sembrare un’operazione complessa, ma con un po’ di pratica, diventerà un processo intuitivo.

Vediamo passo dopo passo come procedere:

• Ore lavorative effettive: Innanzitutto, devi determinare il numero totale di ore lavorative effettuate da tutti i dipendenti dell’azienda in un determinato periodo, che può essere una settimana, un mese o un anno.
• Ore lavorative standard: Successivamente, devi stabilire qual è il numero di ore lavorative standard per un dipendente a tempo pieno nello stesso periodo di tempo.
• Calcolo: Infine, dividi il numero totale di ore lavorative effettive per il numero di ore lavorative standard. Il risultato è il numero degli FTE.

In formula, si presenta così:

FTE = Ore lavorative effettive / Ore lavorative standard

Ad esempio, se i tuoi dipendenti hanno lavorato in totale 2.000 ore in una settimana e consideri 40 ore come orario settimanale standard per un dipendente a tempo pieno, avrai:

FTE = 2.000 / 40 = 50

Quindi, avrai 50 FTE.

Esempio pratico di calcolo degli FTE

Capire come funziona il calcolo dell’FTE può sembrare astratto senza un esempio pratico.

Vediamo quindi come si applica la formula dell’FTE con un esempio che riflette una situazione lavorativa comune.

Calcolare l’FTE: Un esempio per capire meglio

Immagina di avere una piccola azienda con 10 dipendenti.

Di questi, 6 lavorano a tempo pieno, 40 ore a settimana, e 4 lavorano a part-time, 20 ore a settimana.

Come calcoleresti l’FTE in questo caso?

Innanzitutto, bisogna calcolare le ore lavorative totali di tutti i dipendenti.

I lavoratori a tempo pieno lavorano 6 x 40 = 240 ore a settimana e i lavoratori a part-time lavorano 4 x 20 = 80 ore a settimana.

Sommando queste due cifre otteniamo un totale di 320 ore lavorative effettive a settimana.

Per calcolare gli FTE, dividiamo il totale delle ore lavorative effettive (320) per le ore lavorative standard di un dipendente a tempo pieno (40):

FTE = 320 / 40 = 8

Anche se hai 10 dipendenti, il tuo equivalente a tempo pieno è di 8 FTE.

Questo perché alcuni dei tuoi dipendenti lavorano a part-time.

Questa cifra ti dà una visione più accurata del totale delle ore di lavoro svolte nella tua azienda, suddivise per il numero di ore standard lavorative di un dipendente a tempo pieno.

L'Importanza dei Software HR nell'automazione del calcolo degli FTE

Nel nostro mondo sempre più digitale, l’automazione è diventata un componente chiave per mantenere l’efficienza e l’accuratezza dei processi aziendali.

Ed ecco dove entra in gioco il software HR, diventando un alleato fondamentale per l’automazione del calcolo degli FTE.

Ma come funziona tutto questo?

L’automazione del calcolo degli FTE con i software HR

I software HR moderni come Factorial offrono la possibilità di automatizzare il calcolo degli FTE.

Queste soluzioni, infatti, permettono di gestire facilmente le ore lavorative dei dipendenti, comprese quelle a tempo parziale, e calcolare automaticamente l’FTE.

In questo modo, il HR manager può avere sempre a disposizione dati precisi e aggiornati, senza doverli calcolare manualmente.

I vantaggi dell’automazione del calcolo degli FTE

Il calcolo automatico degli FTE offre numerosi vantaggi.

Prima di tutto, riduce la possibilità di errori: il calcolo degli FTE può diventare complesso, specialmente in aziende con molti dipendenti, e un errore può avere conseguenze importanti.

In secondo luogo, risparmia tempo: i HR manager possono dedicare le ore risparmiate ad attività più strategiche.

Infine, facilita la pianificazione e la previsione, fornendo una visione chiara e accurata del totale delle ore lavorative.

L’automazione del calcolo degli FTE con un software HR non sostituisce l’HR manager, ma lo supporta nel suo lavoro.

Permette di gestire in modo efficiente e accurato una delle metriche più importanti per l’organizzazione del lavoro, liberando tempo per attività che richiedono una visione strategica e l’interazione umana.

In definitiva, l’automazione è un potente strumento per migliorare l’efficienza e l’efficacia del reparto HR.

Scopri come Factorial può aiutarti a gestire i dipendenti FTE

Avendo esplorato a fondo il concetto dei lavoratori FTE e il suo ruolo nel mondo dello smart working, vediamo ora come Factorial può semplificare notevolmente la gestione dei dipendenti FTE.

Automatizza il time tracking con Factorial

Factorial offre un sistema intuitivo e flessibile di time tracking che aiuta a monitorare con precisione le ore lavorative dei dipendenti.

Grazie alle funzioni di “Ranges and Tolerance” (Intervalli e tolleranze), “Manual” (Manuale) e “Automatic” (Automatico) Breaks, Factorial ti permette di gestire il tempo di lavoro del tuo team senza perdere neanche un minuto.

• Intervalli e tolleranze: Puoi impostare intervalli di tempo specifici e definire le tolleranze per il tempo di lavoro dei dipendenti. In questo modo, Factorial tiene conto delle variazioni consentite e ti avvisa quando un dipendente esce dagli intervalli previsti.
• Breaks manuali: Puoi gestire manualmente le pause dei dipendenti, consentendo loro di registrare le pause effettuate durante la giornata lavorativa.
• Breaks automatici: Factorial offre anche la possibilità di impostare pause automatiche in base alle politiche aziendali. In questo modo, i dipendenti possono beneficiare di pause regolari senza doverle registrare manualmente.

Factorial semplifica la gestione del tempo di lavoro, consentendoti di controllare le ore lavorate, approvare le registrazioni e scaricare report per rispettare la normativa.

Dunque, i lavoratori avranno semplicemente bisogno di registrare l’orario di ingresso e uscita, e Factorial si occuperà del resto.

Report e Conformità

Factorial offre un modo semplice per scaricare rapidamente i report necessari per essere in linea con la legislazione.

I fogli di time tracking offrono anche un registro delle modifiche, delle variazioni o di qualsiasi altra azione che un turno specifico potrebbe subire, così come la possibilità di aggiungere commenti e progetti preimpostati per allegare informazioni aggiuntive.

Risolvi i problemi comuni con Factorial

Factorial può aiutare diverse figure in azienda a risolvere problemi comuni:

• Per i manager HR, Factorial fornisce visibilità sulle azioni di gestione del tempo dei dipendenti, evita errori ed elimina le attività ripetitive di copia-incolla delle informazioni o l’invio di e-mail ai manager per ricordare loro di approvare il time tracking dei loro dipendenti.
• I manager possono facilmente supervisionare e approvare il time tracking dei dipendenti, evitare errori e assegnare ore ai progetti lavorati per la pianificazione del budget.
• I dipendenti possono facilmente registrare le ore lavorate, visualizzare le ore di lavoro previste per ogni giorno lavorativo e tenere traccia del saldo delle ore lavorate per regolare i tempi di lavoro senza incorrere in straordinari.

Perché scegliere Factorial

Con Factorial, avrai a disposizione un sistema intuitivo, flessibile e personalizzabile per la gestione del tempo.

Puoi generare tutte le policy di cui hai bisogno, definendo diversi sistemi di time tracking per tutti i casi d’uso che la tua azienda potrebbe avere.

Inoltre, grazie ai flussi di lavoro automatizzati, Factorial ti invierà promemoria automatici quando dovrai approvare le registrazioni del tempo.

In conclusione, Factorial può rivoluzionare il modo in cui gestisci i tuoi dipendenti, aiutandoti nel calcolo FTE e rendendo tutto più efficiente, preciso e semplice.

Non solo migliorerà la produttività della tua azienda, ma creerà anche un ambiente di lavoro più equilibrato e trasparente per tutti.

Cosa aspetti?

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