Employee Referral Program: che cos’è e perché è importante in azienda

Hai mai sentito parlare dei programmi di segnalazione dei dipendenti, noti anche come employee referral program?

Questi programmi aziendali sono progettati per incoraggiare i lavoratori a segnalare candidati altamente qualificati per le posizioni aperte nella tua azienda.

Creare un referral program può essere estremamente vantaggioso per tutte le parti coinvolte. L’azienda trae vantaggio dall’opinione dei propri dipendenti, che già conoscono le competenze richieste e le caratteristiche desiderate per i nuovi assunti.

I dipendenti, d’altro canto, possono beneficiare di bonus e incentivi vari che tu puoi offrire loro come riconoscimento per il loro impegno nel segnalare talenti qualificati che possano contribuire al successo dell’organizzazione.

• Che cos’è un employee referral program
• I vantaggi per l’azienda e i dipendenti
• Creazione di un referral program efficace
• Coinvolgimento dei dipendenti
• Valutazione dell’employee referral program
• Implementa un employee referral program in azienda grazie a Factorial
• Employee Referral program: le conclusioni

Che cos’è un employee referral program

Gli employee referral program nascono negli Stati Uniti, notoriamente terra da dove partono la maggior parte delle novità.

Nascono con l’obiettivo di aggiungere una nuova strategia da adottare durante le fasi di ricerca e recruiting della forza lavoro.

In dettaglio, un employee referral program è una strategia appositamente progettata per incoraggiare i dipendenti a fornire suggerimenti su profili ritenuti idonei per posizioni lavorative aperte in azienda.

I programmi di segnalazione dei dipendenti presentano le seguenti caratteristiche:

• Offrono vantaggi o benefici ai dipendenti che forniscono segnalazioni valide
• Migliorano i tempi e la qualità dei processi di selezione del personale
• Promuovono una cultura aziendale basata sulla fiducia e sul coinvolgimento
• Possono ridurre i costi necessari per acquisire nuove risorse
• Favoriscono la creazione di un ambiente di lavoro trasparente e positivo

In sintesi, se stai cercando un modo per migliorare i processi di selezione e allo stesso tempo coinvolgere i tuoi dipendenti nell’organizzazione e nei progetti aziendali, potresti considerare l’implementazione di un employee referral program.

Questa strategia si è dimostrata efficace per molte aziende che oggi riescono con più facilità ad acquisire i migliori talenti disponibili.

I vantaggi per l’azienda e i dipendenti

Un employee referral program offre numerosi vantaggi sia all’azienda che ai dipendenti che decidono di parteciparvi. Ecco i principali benefici da considerare:

• Miglioramento della qualità delle assunzioni: Se stai lottando per trovare candidati qualificati o se devi vagliare decine di currica per trovare il candidato giusto, le segnalazioni dei dipendenti possono aiutarti a ridurre i tempi di selezione e a individuare profili più adatti. Il consiglio di un dipendente può essere prezioso nel trovare rapidamente il candidato ideale.
• Riduzione dei costi di ricerca e assunzione del personale: Più tempo impieghi per trovare il candidato giusto, più aumentano i costi. Le ore spese per i colloqui e le fasi di onboarding possono impattare sul bilancio aziendale. Le segnalazioni dei dipendenti, in tal senso, ti consentono di individuare rapidamente nuovi candidati, risparmiando importanti risorse.
• Maggiore coinvolgimento dei dipendenti: I dipendenti coinvolti nel processo di selezione si sentiranno maggiormente considerati e avranno la possibilità di contribuire attivamente al successo dell’azienda, raccomandando solo profili che ritengono adatti.
• Miglior inclusione e diversità: Gli employee referral program possono favorire la promozione della diversità e dell’inclusione all’interno dell’azienda. I dipendenti possono attingere dalla propria rete di contatti per segnalare potenziali talenti provenienti da diversi background culturali e formativi.
• Ampliamento dei canali di ricerca: Se finora hai utilizzato solo le tradizionali piattaforme di reclutamento, i programmi di segnalazione dei dipendenti offrono un ulteriore canale per trovare i profili giusti. Questo ti permette di espandere la tua rete di ricerca e raggiungere talenti altrimenti difficilmente accessibili.

I suddetti vantaggi rappresentano un motivo in più per implementare un referral program in azienda.

Coinvolgere maggiormente i dipendenti è oggi una delle sfide che vede impegnate sempre più aziende, interessate a creare una forza lavoro motivata ed entusiasta della posizione lavorativa ricoperta in azienda.

Creazione di un referral program efficace

Riuscire ad acquisire talenti non è mai un’impresa semplice. Come abbiamo visto, chiedere un suggerimento o una raccomandazione ai lavoratori può essere utile, tuttavia, molto dipende dal programma che hai creato e implementato.

È importante fare molto di più che inviare un messaggio in cui chiedi ai dipendenti di consigliarti potenziali risorse da integrare in azienda.

È più utile, invece, creare un programma chiaro, definito e soprattutto che garantisca benefici effettivi ai lavoratori che si impegnano nel segnalarti le risorse. Più in dettaglio:

• Spiega cosa ti aspetti dai lavoratori: Crea un documento in cui specifici chiaramente cosa ti aspetti dai lavoratori. Sottolinea che hai bisogno che segnalino solo profili di cui si fidano, con cui hanno avuto l’opportunità di collaborare o di cui hanno verificato le competenze, le capacità e le qualità.
• Definisci i benefit: Per invogliare i lavoratori a occuparsi di trovare e segnalarti potenziali talenti, è indispensabile offrire loro benefici attraenti. La scelta degli incentivi spetta a te, ma offrire qualche giorno extra di ferie, garantire sconti per palestre o programmi di benessere, o assicurare una maggiorazione sullo stipendio, possono essere incentivi apprezzati.
• Rendi il processo semplice: Utilizza software e applicativi che semplifichino la gestione dell’employee referral program. I lavoratori dovrebbero avere la possibilità di segnalarti un dipendente e fare le loro considerazioni facilmente, senza dover seguire complessi iter burocratici. L’utilizzo di piattaforme HR apposite, che includono funzionalità per segnalare i migliori talenti, può aiutarti a gestire in modo efficiente il processo.
• Monitora i risultati raggiunti: L’utilizzo di un software dedicato può risultare utile per monitorare e verificare l’efficacia reale del programma di segnalazione dei dipendenti. Puoi così analizzare diversi dati, dalle segnalazioni ricevute al numero di assunzioni effettuate. L’analisi dei dati ti fornirà una base solida per apportare eventuali miglioramenti al programma.

Coinvolgimento dei dipendenti

Il successo di un employee referral program dipende da molti fattori, tuttavia, uno dei principali, se non il principale, è la capacità di coinvolgere attivamente i lavoratori nel prendere parte al progetto.

Bisogna chiarire subito che ci sono diversi motivi per cui un lavoratore potrebbe scegliere di non consigliare alcun dipendente, e questi motivi sono facilmente intuibili.

• I dipendenti potrebbero temere per il proprio posto di lavoro: suggerire all’azienda di sostenere un colloquio con un’altra risorsa, per molti lavoratori equivale ad aumentare le possibilità di un possibile licenziamento.
• Troppo lavoro e mansioni: un dipendente oberato di lavoro probabilmente non ha alcuna intenzione di impegnarsi anche nel contattare, trovare o segnalare altre risorse umane.
• Scarsi benefici: se il referral program non offre benefici veramente stimolanti, il lavoratore potrebbe non trovare alcun motivo per impegnarsi in un’attività che comporta ulteriore dispendio di tempo ed energie.

Questi sono i principali motivi che rendono difficile coinvolgere un lavoratore nel partecipare a un programma di segnalazione dei dipendenti. Cosa puoi fare quindi? Rassicurali e offri benefici reali.

Più in dettaglio:

• Spiega il perché di un employee referral program: assicurati che tutti i lavoratori sappiano che il loro posto di lavoro è al sicuro. Il fatto che tu stia cercando nuove risorse è sintomo di un’azienda in crescita e in salute. Inoltre, sottolinea che hai chiesto ai lavoratori una raccomandazione proprio perché ti fidi di loro e del loro giudizio.
• Dai valore al tempo che dedicano: fai sapere ai lavoratori che il loro impegno nel segnalarti potenziali talenti è riconosciuto. Puoi farlo non solo implementando benefici che si attivano quando la risorsa viene effettivamente assunta, ma anche semplicemente quando viene segnalata e sostiene il colloquio.
• Offri incentivi di valore: ancora una volta, sono gli incentivi che garantisci ai lavoratori a fare la differenza tra il successo e l’insuccesso dei programmi di referral. Più i dipendenti hanno incentivi nel prendere parte al programma, più saranno ben disposti a contattare amici e colleghi di cui si fidano e stimano, chiedendo loro di lavorare per la tua organizzazione.

Valutazione dell’employee referral program

Ma come puoi valutare se l’employee referral program sta ottenendo i risultati sperati? Quali metriche dovresti analizzare? Vediamo i principali parametri da monitorare e analizzare:

• Numero di referral: È la metrica più semplice ma anche la più importante. Si tratta di tenere traccia di quanti referral ricevi in un periodo di tempo definito. Puoi ulteriormente affinare l’analisi vedendo quanti contatti vengono forniti da ogni singolo dipendente.
• Tasso di assunzione tramite il programma referral: Qui valuti l’efficacia del programma verificando quante delle raccomandazioni fornite si traducono effettivamente in un’assunzione a tempo determinato o indeterminato.
• Tasso di retention delle assunzioni: È altrettanto importante verificare quanto tempo i talenti suggeriti e assunti rimangono poi in azienda. Questo parametro ti dà un’idea di quanto i candidati segnalati siano validi nel medio-lungo periodo.
• Costi per assunzione: Questa metrica generica va monitorata al fine di valutare se l’employee referral program sta abbattendo i costi necessari per acquisire una nuova risorsa. Nel calcolo bisogna tener conto anche dei costi sostenuti per ricompensare i dipendenti per i loro suggerimenti.
• Prestazioni dei nuovi assunti: Puoi anche valutare le performance dei lavoratori assunti tramite il programma di riferimento. Confrontando le prestazioni con quelle ottenute dai lavoratori assunti tramite altri canali, puoi avere un’ulteriore comprensione dell’efficacia del programma.
• Net Promoter Score: Potresti infine valutare la propensione dei dipendenti a partecipare al programma di referral. Più dipendenti aderiscono all’iniziativa, più indica che la strada intrapresa è quella giusta. Se l’iniziativa non viene accolta con entusiasmo, potrebbe essere necessario apportare alcuni accorgimenti per incentivare i lavoratori a parteciparvi.

Queste sono le principali metriche da valutare per verificare il funzionamento del tuo nuovo programma implementato in azienda. Come per ogni metrica, è importante confrontare i risultati nel tempo e apportare eventuali modifiche per ottenere risultati sempre migliori.

Implementa un employee referral program in azienda grazie a Factorial

Ora che abbiamo esaminato tutti gli aspetti dell’employee referral program, vorrei suggerirti un modo pratico per implementare il programma in azienda.

Puoi iniziare rapidamente a raccogliere raccomandazioni e suggerimenti dai lavoratori utilizzando Factorial. Factorial è un software HR sviluppato per consentirti di gestire tutti i processi relativi alle risorse umane utilizzando un’unica piattaforma.

Per quanto riguarda i programmi di segnalazione dei dipendenti, questa funzionalità è presente nel software. Basta installare Factorial e accedere alla sezione dedicata “Job Portal”.

Da qui, segui questi passaggi:

• Clicca su “Impostazioni”
• Seleziona “Reclutamento”
• Accedi alla pagina delle offerte di lavoro interne e dei referral
• Abilita la funzione

A questo punto, il lavoratore dovrà semplicemente accedere alla sua dashboard, fare clic su “Vedi posizioni aperte”, scegliere la posizione e fare clic su “Segnala”.

Riceverai automaticamente una notifica e potrai facilmente verificare chi ha inviato la segnalazione e tutti i dettagli sul profilo selezionato. A quel punto, ti basterà metterti in contatto con la nuova risorsa e procedere alla valutazione per organizzare un colloquio di lavoro.

Con Factorial, in definitiva, puoi implementare e centralizzare l’intera gestione dell’employee referral program in una piattaforma unica e utilizzare sempre Factorial per altri processi collegati alla ricerca, selezione e successiva assunzione del personale.

Ad esempio, attraverso il software o l’app mobile correlata, hai accesso a varie funzionalità nel campo del talent management, come:

• Creazione di pagine carriera
• Gestione delle fasi di onboarding
• Valutazione delle performance del personale

E non è tutto, con Factorial, oltre alla possibilità di digitalizzare e automatizzare il processo di ricerca, selezione e assunzione del personale, hai anche accesso a numerose altre funzionalità che ti consentono di risparmiare tempo e risorse.

👉 Chiedi una demo gratuita e scopri tutte le funzionalità e i vantaggi che un software come Factorial può portare alla tua azienda.

Utilizzalo anche per:

• Digitalizzare l’intera gestione delle ferie e dei permessi
• Rilevare le presenze anche da smartphone
• Pianificare i turni di lavoro
• Gestire i documenti in formato digitale
• Ottimizzare la gestione delle spese
• E molto altro ancora

Employee Referral program: le conclusioni

In questo approfondimento, ci siamo concentrati sui referral program, esplorando cosa sono e i vantaggi che apportano all’azienda, e ai lavoratori stessi.

Abbiamo esaminato inoltre  come creare un programma efficace e le strategie per incoraggiare i dipendenti a parteciparvi attivamente.

I dipendenti coinvolti nel referral program possono sentirsi valorizzati e riconosciuti per il loro contributo al successo dell’azienda. Il programma promuove un senso di appartenenza e di responsabilità condivisa nell’individuare e selezionare candidati che si adattano alla cultura e alle esigenze dell’organizzazione.

In conclusione, implementare un programma di referral efficace può portare benefici tangibili e migliorare la cultura aziendale. Questo tipo di programma mette ancor più al centro valori positivi come la fiducia e la collaborazione.

Grazie alla partecipazione attiva dei dipendenti, il programma può contribuire all’acquisizione di talenti di qualità, ridurre i costi di reclutamento, favorire la retention del personale e migliorare l’efficienza nel processo di selezione.