Exit interview: 10 domande da porre ai dipendenti durante il colloquio d’uscita [+ modello Gratis]

Devi condurre una exit interview ma ha dei dubbi su quali siano le domande giuste da porre? Ti piacerebbe lasciare un buon ricordo dell’azienda al dipendente che sta lasciando e ottenere spunti e suggerimenti utili da utilizzare per migliorare?

Responsabili HR e People Manager ricoprono un ruolo significativo nel percorso dei dipendenti in azienda, che inizia con il processo di selezione del personale e si conclude con l’exit interview, ovvero il colloquio di uscita.

Questa fase ha una notevole importanza strategica e non dovrebbe essere assolutamente sottovalutata. La nostra guida dedicata ti aiuterà a condurre i colloqui d’uscita nel miglior modo possibile, sfruttando appieno questo importante tassello nel processo di offboarding.

Che cos’è l’exit interview (o colloquio d’uscita) 

Un exit interview, o colloquio d’uscita, è un incontro che avviene tra il responsabile delle risorse umane (HR) e un dipendente che è in procinto di lasciare l’azienda. 

Si tratta di un colloquio che non tutte le aziende prevedono ma che permette di avere un ultimo importante confronto con il lavoratore e talvolta può essere utile per:

• Ottenere un feedback generale sull’esperienza vissuta dal dipendente
• Individuare problematiche e ricevere spunti per migliorare dinamiche aziendali e di team
• Chiarire eventuali questioni in sospeso

Le aziende particolarmente attente al benessere dei lavoratori sono solite organizzare i colloqui d’uscita, consapevoli che chiedere proattivamente un feedback e lasciarsi senza alcuna faccenda in sospeso sia una pratica corretta, trasparente e che porta vantaggi sia a entrambe le parti. 

Si tratta di colloqui tutto sommato informali, in cui vengono poste alcune domande “standard” e altre più incentrate sull’esperienza e gli episodi vissuti dal lavoratore.

Perché è importante l’exit interview 

Ora che abbiamo capito meglio cosa si intende per exit interview, scopriamo insieme perché includere un colloquio d’uscita nel tuo processo di offboarding è così importante.

Ecco i 3 principali motivi:

• Comprendi il motivo dell’uscita del lavoratore: Il colloquio d’uscita è l’occasione giusta per capire perché il dipendente ha deciso di lasciare l’azienda. Puoi così comprendere se l’azienda ha commesso degli errori e trarre insegnamenti dalle informazioni ricevute per evitarli in futuro.
• Migliori i tassi di trattenimento: Un’organizzazione di successo è in grado di trattenere a lungo i migliori talenti. L’exit interview in tal senso può rappresentare un processo molto utile per ridurre i tassi di turnover e di conseguenza i costi da sostenere per formare nuove risorse. 
• Affronti immediatamente i problemi: Spesso i dipendenti non hanno il coraggio di condividere le problematiche che stanno vivendo in azienda e preferiscono cercare un nuovo lavoro. Il colloquio d’uscita rappresenta un momento riservato in cui l’ex dipendente può aprirsi, condividere le proprie esperienze e talvolta anche segnalare gravi problematiche, come il mobbing, casi di discriminazione o molestie di cui potresti non essere a conoscenza

Anche la presenza di una serie di standard chiari nella conduzione dei colloqui di uscita può svolgere un ruolo essenziale nella tua strategia di risk management. Quando i problemi dei dipendenti vengono affrontati in modo giusto ed efficace all’interno del luogo di lavoro, non è necessario che seguano indagini esterne, controversie o cattiva pubblicità.

Come condurre una exit interview 

L’exit interview, come puoi immaginare, non può essere improvvisata. In linea generale, è bene avere sia un modello da utilizzare come linea guida, lasciare una certa flessibilità di gestione a responsabili o HR manager e in grado di creare un clima disteso e accogliente in base alle singole situazioni. 

Vediamo quindi i 5 passi da seguire per condurre al meglio il colloquio d’uscita.

1. Prepara il colloquio

Definisci quali domande porre al lavoratore dimissionario e prepara un sondaggio o un questionario. La fase preparatoria è indispensabile per riuscire a comprendere i veri motivi che lo hanno spinto a lasciare l’azienda.

2. Metti a suo agio il lavoratore

Inizia l’intervista ponendo alcune domande generiche, che possano aiutare a rompere il ghiaccio e a creare un clima disteso. Una volta messo a proprio agio il lavoratore, incoraggialo a fornire un feedback onesto sulla sua esperienza, evidenziando il fatto che le informazioni ricevute servono al solo scopo di migliorare l’esperienza lavorativa degli attuali e dei prossimi lavoratori.

3. Prendi appunti o registra il colloquio

Durante il colloquio assicurati di non perdere neanche un’informazione condivisa dall’ex dipendente. Prendi appunti, invita a spiegare meglio le frasi che ti sembrano vaghe. Potresti anche pensare di registrare l’intervista così da poterla rivedere con calma in un secondo momento.

4. Fai le giuste domande

Cerca di porre domande pertinenti e strutturate in modo tale da non mettere a disagio il lavoratore. Ad esempio, invece di una domanda diretta sul perché ha deciso di andarsene, potresti chiedere quando e dopo quali episodi ha iniziato a considerare di lasciare il lavoro.

5. Valuta la possibilità di un colloquio d’uscita online

La digitalizzazione ti permette oggi di condurre un colloquio direttamente online. Così facendo, non solo eviti l’imbarazzo che potrebbe avere il dipendente nel tornare in azienda, ma potresti anche ricevere risposte più sincere. Secondo uno studio della Nobscot Corporation, le exit interview online registrano tassi di partecipazione più elevati.

Errori da evitare durante il colloquio d’uscita 

Durante l’exit interview dovresti sempre rimanere attento e concentrato. Una frase sbagliata, una domanda troppo diretta e talvolta anche il solo linguaggio del corpo potrebbero mettere a disagio il lavoratore, compromettendo il vero scopo del colloquio.

Ecco quali errori dovresti evitare il giorno dell’exit interview:

• Criticare o attaccare il lavoratore: La decisione è stata ormai presa; evidenziare durante il colloquio d’uscita gli errori commessi dall’ex dipendente, interromperlo mentre spiega il suo punto di vista o cercare di convincerlo a ripensare alla sua scelta sono tutti comportamenti da evitare.
• Porsi sulla difensiva: Mantenere le braccia conserte, rivolgere lo sguardo altrove e non incoraggiare un dialogo costruttivo sono modi di porsi durante il colloquio assolutamente da evitare poiché potrebbero compromettere il buon esito dell’incontro.
• Porre domande chiuse: Cerca sempre di porre domande aperte che lascino al lavoratore la possibilità di rispondere in maniera accurata o dettagliata. Evita, invece, domande dirette che invitano a rispondere semplicemente in maniera affermativa o negativa.
• Non rispettare la privacy: Tutte le informazioni condivise dal lavoratore dovrebbero essere considerate come confidenziali e dovrebbero essere utilizzate solo con il fine di migliorare il clima in azienda. Evita di condividere quanto confidato dal dipendente con altri colleghi.
• Sottovalutare il colloquio d’uscita: Potrebbe venire naturale sottovalutare questo processo di offboarding. In fondo, il dipendente sta andando via e potresti pensare che non ci sia alcun motivo per confrontarti con lui. Come abbiamo visto, al contrario, questi colloqui possono rappresentare un’importante opportunità di crescita per l’azienda.

10 domande da porre durante un’exit interview 

Ma quali domande non possono proprio mancare durante un colloquio d’uscita? Abbiamo selezionato 10 domande che ti guideranno a creare il giusto clima durante l’incontro e a ottenere tutte le informazioni necessarie:

1. Cosa ti ha spinto a cercare un nuovo lavoro o a lasciare la tua posizione attuale?
2. Hai ricevuto un feedback regolare e costruttivo da parte dei tuoi manager?
3. Credi che le tue responsabilità e le aspettative nei tuoi confronti siano sempre state chiare?
4. Quali aspetti del tuo lavoro hai apprezzato di più e quali invece hai trovato più problematici?
5. Dal tuo punto di vista, i benefit aziendali e la tua remunerazione erano adeguati alle tue responsabilità?
6. Come valuti i programmi di formazione e di sviluppo professionale offerti dall’azienda?
7. Hai incontrato delle difficoltà nell’adattarti a specifiche regole o politiche aziendali? Se sì, potresti condividerle con noi?
8. Quali suggerimenti hai per migliorare l’ambiente di lavoro e la cultura aziendale?
9. Come valuti le relazioni e i rapporti con i tuoi colleghi e manager?
10. Hai altre osservazioni o commenti che desideri condividere sulla tua esperienza di lavoro?

Queste 10 domande ti aiuteranno a raccogliere quante più informazioni possibile. Inoltre, potresti anche chiedere al dipendente se:

• Ha avuto a disposizione tutte le risorse e gli strumenti necessari per svolgere le mansioni assegnate
• Ritiene di aver mantenuto un soddisfacente equilibrio tra lavoro e vita privata
• Ha notato o è stato coinvolto in situazioni di tensione o conflitto tra colleghi

Ti ricordiamo di prendere appunti durante l’incontro o, ancor meglio, di registrare l’intera conversazione (previa richiesta di consenso al dipendente in uscita) per poter analizzare con attenzione tutte le risposte.

Alla fine del colloquio, saluta l’ex dipendente con cordialità e augura buona fortuna per le sue future esperienze lavorative.

💡Se vuoi più ancora più spunti per condurre la tua exit interview, puoi scaricare la nostra lista completa di domande per la Exit Interview. 

Come si posiziona l’exit interview nel processo di offboarding

ll processo di offboarding è un insieme di attività che inizia quando un dipendente presenta la lettera di dimissioni e termina con l’analisi e l’implementazione dei suggerimenti e dei feedback lasciati dall’ex dipendente durante il colloquio d’uscita.

Vediamo quindi in che modo si articola l’intero processo di offboarding e dove si colloca l’exit interview. 

• Ricezione della lettera di dimissioni: Il processo di offboarding inizia quando il dipendente invia la lettera di dimissioni.
• Ritiro di materiali e attrezzature e chiusura di account: Successivamente, il dipendente restituisce tutto il materiale aziendale, comprese attrezzature, documenti e chiavi, mentre l’azienda inizia le procedure per la chiusura degli account aziendali.
• Ricerca di un sostituto: Nel caso in cui sia necessario, il dipartimento delle risorse umane avvia il processo di selezione per trovare un sostituto. Ciò può includere la pubblicazione di annunci di lavoro, la conduzione di colloqui di selezione e la formazione del nuovo dipendente.
• Compilazione di documentazione: Il dipendente uscente completa tutti i documenti necessari, mentre il reparto delle risorse umane gestisce aspetti amministrativi come il calcolo del trattamento di fine rapporto (TFR) e il recupero delle ferie non utilizzate.
• Exit interview: Tra le ultime fasi del processo di offboarding, c’è l’exit interview. In questo colloquio, l’azienda raccoglie feedback preziosi dal dipendente in partenza e gli augura buona fortuna per le sue future esperienze lavorative.
• Implementazione dei feedback raccolti: Infine, l’azienda utilizza i feedback raccolti durante l’exit interview per identificare possibili miglioramenti nel clima, nella cultura aziendale e nell’esperienza complessiva dei dipendenti.

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Domande frequenti riguardo l'Exit Interview (FAQ)

Cos’è esattamente un exit interview?

Una exit interview, o colloquio d’uscita, è un incontro tra il dipendente che sta lasciando l’azienda e il responsabile delle risorse umane (HR). Durante questo colloquio, vengono affrontate domande e discussioni relative all’esperienza del dipendente nell’azienda e ai motivi della sua partenza.

Perché è importante l’exit interview?

L’exit interview è importante perché permette di ottenere feedback fondamentali sulle esperienze dei dipendenti, identificare le ragioni per cui lasciano l’azienda e migliorare le dinamiche aziendali. Inoltre, può contribuire a ridurre il turnover e risolvere problemi interni prima che diventino gravi.

Quali sono i passi chiave per condurre un exit interview efficace?

I passi chiave per condurre un exit interview efficace includono la preparazione delle domande, mettere a proprio agio il dipendente, prendere appunti o registrare l’incontro, fare domande pertinenti e valutare la possibilità di condurre l’intervista online.

Quali errori dovremmo evitare durante un exit interview?

Durante un exit interview, dovreste evitare di criticare o attaccare il dipendente, porsi sulla difensiva, fare domande chiuse, non rispettare la privacy del dipendente e sottovalutare l’importanza del colloquio. L’obiettivo è creare un ambiente aperto e rispettoso per ottenere feedback sinceri.