Come funziona la digitalizzazione dei documenti cartacei? Quali vantaggi garantisce la gestione dei documenti in formato digitale e quali sono le normative da rispettare?
In questo articolo affrontiamo un argomento molto importante: la digitalizzazione dei documenti in azienda. Sicuramente, il solo pensiero di trasformare un enorme archivio polveroso in pratici documenti organizzati su cloud o un hard disk interno può spaventare.
Tuttavia, con il giusto metodo e gli strumenti adeguati, l’intero processo può rivelarsi veloce ed intuitivo. Soprattutto pensando ai vantaggi in termini di praticità, risparmio di tempo e sicurezza.
Vediamo quindi tutto ciò che c’è da sapere sulla digitalizzazione dei documenti in azienda.
- Come funziona la digitalizzazione documenti
- Quali sono i vantaggi della digitalizzazione documenti
- Quali documenti si possono digitalizzare
- Digitalizzazione dei documenti e normativa sulla privacy
- Scopri come digitalizzare e archiviare i documenti con Factorial
Come funziona la digitalizzazione documenti
La digitalizzazione dei documenti cartacei è quel processo che permette di trasformare un documento stampato su carta in un documento in formato digitale.
Esistono tanti formati digitali in cui un documento può essere trasformato. Il più utilizzato è sicuramente il PDF. Questo è un formato ampiamente accettato e difficile da modificare.
Tra gli altri formati utilizzati rientrano: TIFF, JPG, XML, TXT. Nella pratica, il lavoro da fare consiste nello scannerizzare i documenti cartacei.
Lo scanner è uno strumento imprescindibile per questa operazione. Ne esistono di varie tipologie. Quelli più evoluti, detti a foglio continuo, permettono di scannerizzare grandi volumi di documenti (contratti, buste paga, fatture, moduli) senza il continuo intervento umano.
Come è intuitivo, digitalizzare interi archivi cartacei è un processo che non può prescindere dall’intervento umano.
Gli addetti, in parole semplici, hanno il compito di raccogliere tutti i documenti e quindi passarli allo scanner. Successivamente, una volta digitalizzati, i documenti vanno accuratamente organizzati.
Qui entra in gioco la tecnologia. In particolare, mediante l’utilizzo di un software per la gestione documentale, si riesce a catalogare, organizzare e automatizzare il tutto al meglio.
Questi software dispongono di varie funzionalità, le cui più importanti sono:
- Archiviazione sicura e protetta
- Classificazione ed etichettatura
- Firma digitale
- Ricerca e recupero
- Conformità normativa
- Controllo degli accessi
Riassumendo, digitalizzare i documenti significa fondamentalmente dividere il lavoro in due fasi:
- Passare dal cartaceo al digitale: in questo caso si predilige procedere in ordine di importanza, partendo ad esempio dai documenti più frequentemente consultati. Quindi si procede passandoli allo scanner.
- Organizzare i file digitali: qui, un’app specifica può semplificare enormemente il lavoro permettendo un’organizzazione rapida del nuovo archivio digitale.
Quali sono i vantaggi della digitalizzazione documenti
Digitalizzare i documenti è un’operazione che assicura numerosissimi vantaggi. Basta solo pensare alla possibilità di trovare rapidamente un qualsiasi documento senza più perdere minuti, se non ore, preziose in un archivio angusto.
Ma i vantaggi non si limitano a questo:
- Condivisione facile: i documenti digitali possono essere condivisi con colleghi, clienti e partner. Basta un click per autorizzare l’accesso a chi si vuole permettere di prendere visione del documento. In più documenti digitali possono essere accessibili da qualsiasi luogo, il che è vantaggioso per chi dispone di forza lavoro da remoto. La gestione documentale diventa così snella ed efficace anche per chi dispone di forza lavoro da remoto.
- Automazione: la digitalizzazione degli archivi cartacei apre la possibilità di automatizzare tantissime operazioni. In pochi secondi possono, ad esempio, essere inviate le buste paga, approvate richieste, modificati documenti e molto altro. Inoltre, funzionalità come il backup permettono un rapido recupero dei documenti qualunque cosa accada agli archivi digitali.
- Sicurezza: se custoditi in archivi digitali crittografati, sicuri, protetti da password forti. I documenti in digitale risultano praticamente inaccessibili da parte di soggetti non autorizzati. Questo significa che si può garantire a dipendenti, fornitori e clienti una perfetta sicurezza di tutte le informazioni confidenziali.
- Minor uso di spazio: non è un mistero che un archivio cartaceo occupa tantissimo spazio. Più l’azienda è grande, più c’è bisogno di spazi. Con la digitalizzazione dei documenti cambia tutto. Gli hard disk oggi garantiscono uno spazio pressoché illimitato, anche in cloud, e questo permette di archiviare grandi quantità di documenti senza alcuna necessità di adibire spazi appositi all’interno dell’azienda.
- Riduzione dell’uso della carta: la digitalizzazione riduce enormemente i consumi di carta. In molti casi non sarà più necessario stampare i documenti. Tutti i processi possono essere gestiti online, comprese le operazioni di firma elettronica o digitale. In tal senso, la digitalizzazione dei documenti si rivela un passaggio necessario per ogni organizzazione che desidera adottare una politica paperless.
Quali documenti si possono digitalizzare
Nell’ambito della gestione dei documenti, il passaggio dal cartaceo al digitale comporta sicuramente la necessità di informarsi sulle norme e sulle leggi da rispettare.
Tecnicamente, ciò che viene fatta è una dematerializzazione dei documenti e bisogna farla con cura, poiché i documenti ora in digitale devono essere riconosciuti legalmente validi proprio come le copie cartacee.
È necessario quindi informarsi prima di avviare l’intero processo e di conseguenza sapere quali sono le tipologie di documenti che possono essere digitalizzati. Chiariamo meglio questi concetti.
Obbligo di autenticità
La norma che regola la conservazione dei documenti digitali è il DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82.
Leggendolo si comprende come il legislatore abbia voluto anzitutto chiarire che i documenti informatici, quando adeguatamente trattati, siano del tutto autentici e validi proprio come gli originali.
In particolare, un documento informatico è autenticato e integro quando è sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale. Pertanto, qualsiasi documento in carta può essere autenticato.
Inoltre, bisogna precisare che un documento digitale per essere autenticato deve anche contenere la marca temporale, ossia caratteri che certificano univocamente la data e l’ora di riferimento del documento.
Questi due elementi garantiscono una perfetta digitalizzazione dei documenti, i quali così vengono considerati: immodificabili, autentici, reperibili, e integri.
Elenco documenti
Sebbene non esaustivo, come titolare d’azienda puoi iniziare subito a dematerializzare i tuoi documenti più importanti e conservarli in un archivio protetto e sicuro:
- Fatture
- Buste paga
- Libro degli inventari
- Dichiarazioni fiscali
- Documenti di trasporto (DDT)
- Modelli di pagamento (F23 e F24)
- Registri IVA
- Comunicazioni e dichiarazioni
- Scritture private
- Fattura elettronica
- Ricevute e scontrini
- Note spesa
È bene precisare che come stabilito nel regolamento eIDAS, un documento elettronico è un qualsiasi contenuto che è possibile digitalizzare.
Questo significa che ha valenza legale non solo un documento scritto, ma anche una registrazione sia essa sonora, visiva o audiovisiva. Puoi quindi digitalizzare anche:
- Riunioni di lavoro
- Interviste con dipendenti, clienti, fornitori
- Presentazioni aziendali, webinar o corsi di formazione
Conservazione dei documenti digitali
Infine, ultimo punto da affrontare riguarda la conservazione dei documenti digitali. Digitalizzarli non muta quanto stabilito dalla legge relativamente ai tempi di conservazione. Qui facciamo riferimento all’articolo 2220 del codice civile.
L’articolo stabilisce che tutte le scritture contabili devono essere conservate per 10 anni a partire dalla data di registrazione. Altri documenti hanno tempi diversi di conservazione.
Ad esempio, gli scontrini vanno conservati per due anni, le ricevute relative alle spedizioni per 18 mesi.
Ci sono documenti relativi alle operazioni commerciali in ambito immobiliare, questi vanno conservati per 20 anni e poi ci sono documenti che invece bisogna conservarli per sempre, tra questi sicuramente rientrano tutti quelli che hanno visto coinvolta la figura del notaio.
Digitalizzazione dei documenti e normativa sulla privacy
Sulla digitalizzazione dei documenti c’è un altro tema da affrontare che riguarda le norme relative alla privacy.
Informazioni complete sulla tematica le troviamo nel documento pubblicato dal Garante per la protezione dei dati personali (GPDP) qui si trovano le “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.
Altresì utile da consultare è il documento “La Privacy dalla parte dell’impresa“, un vero e proprio vademecum.
Tra le informazioni più rilevanti da rispettare segnaliamo gli obblighi di:
- Chiedere il consenso prima di acquisire qualsiasi dato
- Informare riguardo finalità e modalità di trattamento dei dati
- Garantire misure di sicurezza a tutela dei dati
L’obiettivo dell’impresa è adottare adeguate misure di sicurezza affinché tutti i dati acquisiti siano custoditi in luoghi sicuri.
Bisogna, in altre parole, evitare che questi vengano resi accessibili a parti non autorizzate e che non se ne faccia un uso non consentito o non conforme alle finalità dichiarate.
Quando i dati sono cartacei, continua il Garante per la privacy, è buona regola sia chiudere gli archivi con un lucchetto sia stabilire un regolamento che spieghi chi è autorizzato alla consultazione. Diversamente per i documenti in digitale bisogna adottare misure più complesse. In particolare, l’azienda deve proteggere i documenti utilizzando:
- Password
- Sistemi di convalida
- Tecniche per la crittografia.
Utile risulta anche utilizzare strumenti come antivirus e altri applicativi pensati per garantire massima protezione delle reti informatiche. È importante poi implementare un sistema di backup che permetta di non perdere dati.
Attenzione perché in caso vengano accettate violazioni, l’azienda ne risulta responsabile. A questa spetta l’onere della prova, cioè dimostrare di aver adottato ogni misura per assicurare massima tutela dei dati.
Digitalizzazione documenti cartacei: quale software utilizzare
A questo punto potresti chiederti come archiviare tutti i documenti digitali in modo semplice e sicuro rispettando le norme previste dalle leggi e dal GDPR. La risposta è semplice e si chiama Factorial.
Factorial è un software HR all in one che puoi utilizzare per digitalizzare tantissimi processi HR, tra cui la gestione documentale.
In pochi clic potrai avere tutti i documenti aziendali (buste paga, contratti di lavoro, documenti d’identità) organizzati e disponibili in un unico posto.
Il software è sviluppato per semplificare le operazioni più tediose. Grazie a Factorial potrai:
- Creare cartelle personalizzate per ogni tipo di documento
- Notificare i tuoi dipendenti su nuovi documenti
- Caricare documenti in blocco
Inoltre, puoi anche firmare i tuoi documenti in digitale, selezionare i responsabili che possono avere accesso ai documenti e creare report personalizzati sui dati dei tuoi documenti, il tutto anche da app mobile.
Factorial insomma è la scelta ideale per passare ad una gestione dei documenti iniziale. Il software dispone anche di tantissime altre funzionalità dimostrandosi un gestionale per le risorse umane davvero completo che trasforma le lunghe attività manuali in efficienti processi digitali.
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