La digitalizzazione dei documenti ti spaventa e gli uffici della tua azienda sembrano una cartiera? Quando devi fare una ricerca affondi in un oceano di carta?
Se hai risposto di sì a queste 2 domande, è arrivato il momento di digitalizzare tutti i tuoi documenti. La digitalizzazione una volta era appannaggio delle grosse aziende con tante risorse da investire. Oggi, grazie al progresso tecnologico, è alla portata di tutti.
In questo articolo esploreremo il concetto di digitalizzazione dei documenti. Vedremo cos’è un documento digitale, i vantaggi nel digitalizzare i tuoi archivi, e come passare dalla carta a un ambiente completamente paperless.
Sommario
Che cos'è un documento digitale
Un documento digitale è un file che esiste in uno spazio di archiviazione elettronico, sia esso il tuo pc, una chiavetta USB, o il cloud. Puoi pensare allo spazio di archiviazione come ad un archivio fisico. Il supporto di archiviazione è l’archivio, le cartelle al suo interno sono i faldoni, e i file sono i singoli documenti.
I documenti digitali vengono salvati in diversi formati, tra cui file di testo, PDF, e immagini; possono essere modificati, condivisi, e archiviati elettronicamente. Ti permettono di condividere informazioni velocemente e comunicare con tutti i membri del team senza dover stampare una copia fisica del documento.
Possono, inoltre, essere facilmente sottoposti a backup e archiviati in modo sicuro, diventando così una fonte affidabile di informazioni a cui si può accedere da qualsiasi dispositivo dotato di connessione a Internet.
I documenti digitali sono sempre più utilizzati sul posto di lavoro. Molte aziende, grandi e piccole, si sono orientate verso la digitalizzazione dei documenti, con grossi risparmi in termini di tempo e denaro.
Cosa si intende per digitalizzazione dei documenti
La digitalizzazione dei documenti è il processo di conversione dei documenti fisici in file elettronici.
Seguendo il metodo di conversione più basico prendiamo un documento cartaceo, gli facciamo una foto o lo scansioniamo, e poi carichiamo la foto/scan sul nostro PC. Così facendo, abbiamo una versione digitale del nostro documento cartaceo.
Esistono diverse tecnologie per digitalizzare i documenti. Oltre alla già citata scansione ci sono anche il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), l’elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e l’intelligenza artificiale (AI).
Ognuna di queste tecnologie ha i propri punti di forza:
- La scansione dei documenti è ideale per contratti, fatture, e altri documenti sensibili da archiviare e che non richiederanno modifiche in futuro.
- Il riconoscimento ottico dei caratteri è una versione più avanzata della scansionatura che si serve di algoritmi informatici per riconoscere il testo stampato tramite la sua foto.
- L’elaborazione del linguaggio naturale (NLP) è un metodo di elaborazione dei dati testuali per comprenderne e interpretarne il significato. L’NLP utilizza algoritmi per analizzare il testo ed estrarne le informazioni rilevanti. Questa tecnologia può essere utilizzata su grandi quantità di dati non strutturati.
- L’Intelligenza Artificiale (AI) può essere utilizzata per automatizzare attività come l’analisi dei dati e la classificazione dei documenti, ad esempio riconoscendo ed estraendo automaticamente i dati dai documenti e classificandoli per facilitarne l’organizzazione.
La digitalizzazione dei documenti comporta anche alcune sfide, in primis la privacy dei dati e i rischi per la sicurezza. I dati devono sempre essere criptati per proteggerli da accessi non autorizzati e tentativi di hacking. Inoltre, le aziende devono rispettare le leggi e le normative sulla privacy dei dati quando archiviano i documenti in formato elettronico.
Nonostante queste sfide, la digitalizzazione dei documenti può essere un ottimo modo per le aziende di migliorare l’efficienza, l’accuratezza, la conformità e la sicurezza.
👉 Leggi anche “Come archiviare documenti su PC: tutti i vantaggi e gli strumenti utili per le aziende”
Digitalizzazione documenti: tutti i vantaggi
La digitalizzazione dei documenti porta con sé molti vantaggi per le aziende che investono nel processo di trasformazione digitale.
Vediamoli insieme.
- Riduzione del rischio di perdita di documenti importanti: I documenti cartacei possono strapparsi, rompersi, andare persi, o l’inchiostro alla lunga sbiadire. Un documento digitale non ha nessuno di questi problemi, e con un regolare processo di backup le probabilità che vadano persi si riducono notevolmente.
- Maggiore accessibilità: Con i documenti digitalizzati puoi accedere facilmente ai documenti aziendali da qualsiasi parte del mondo, a patto che il tuo dispositivo sia connesso a Internet. I documenti digitali sono anche ricercabili, il che rende molto più facile trovare informazioni specifiche. Ad esempio, puoi cercare tra le fatture di un cliente senza dover sfogliare manualmente pagine di documenti cartacei.
- Maggiore sicurezza: I documenti digitalizzati sono più sicuri in quanto crittografati e archiviati su server protetti, rendendo difficile l’accesso ai dati da parte degli hacker. Inoltre, permettono alle organizzazioni di esercitare maggiore controllo su chi ha accesso ai vari documenti.
- Semplifica la condivisione dei documenti: La digitalizzazione dei documenti rende più semplice la loro condivisione con altri colleghi o clienti. Se ti serve una firma puoi facilmente condividere il documento in formato elettronico e farla firmare al volo.
- Conformità alle leggi sul trattamento dei dati: I documenti digitalizzati sono più facili da archiviare e gestire, rendendo più semplice per le organizzazioni la conformità a normative come il GDPR. I documenti digitali possono anche essere tracciati, in modo da poter monitorare qualsiasi modifica apportata al documento.
- Rende il tuo ufficio paperless: La digitalizzazione ti consente di ridurre la dipendenza dalla carta e di creare un ambiente più sostenibile ed ecologico. Risparmierai sui costi di acquisto di carta, stampanti e toner, nonché sulla loro manutenzione.
Vediamo ora come puoi digitalizzare i tuoi documenti cartacei.
Come digitalizzare i documenti cartacei
Ci sono vari passaggi da seguire per digitalizzare i tuoi documenti cartacei:
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- Pianifica la digitalizzazione. Se hai interi archivi pieni di documenti, il primo passo è creare un piano di digitalizzazione. Calcola quanto tempo ti servirà per esaminare i documenti, scansionarli, e organizzarli una volta caricati.
- Converti i documenti fisici esistenti in formati digitali. Come minimo ti serviranno uno smartphone e un software di conversione da immagini a PDF. Se stai digitalizzando una mole di documenti considera di investire in uno scanner all’avanguardia per velocizzare il processo.
- Sviluppa un sistema di archiviazione e organizzazione dei documenti digitalizzati. L’ideale è la creazione di un hub centralizzato in cui tutti i file siano archiviati in modo sicuro e facilmente accessibili agli utenti autorizzati.
- Stabilisci un controllo amministrativo sui documenti. Implementa misure di sicurezza come la crittografia, la protezione con password, la verifica dell’identità e altre misure di protezione dei dati sensibili.
- Utilizza strumenti di collaborazione documentale come le soluzioni di cloud storage. Queste soluzioni facilitano la collaborazione tra dipendenti a prescindere da dove si trovino.
- Integra diversi sistemi digitali per automatizzare i processi e ridurre i tempi di inserimento manuale dei dati.
- Implementa un sistema di firme digitali per rendere i tuoi documenti digitali legalmente validi.
Puoi affidarti a Factorial per la gestione di tutti i tuoi documenti digitalizzati, siano essi contratti di lavoro, fatture, o buste paga. Così hai le informazioni in un unico hub centrale, semplificando lo scambio di informazioni tra membri del team e permettendo loro di collaborare con maggiore efficacia.
👉 Leggi anche “Software archiviazione documenti: come abbandonare il cartaceo e passare all’archiviazione digitale”
Digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti: differenze
Sebbene digitalizzazione e dematerializzazione possano sembrare sinonimi, si riferiscono a due elementi distinti.
La dematerializzazione, come suggerisce il nome, è il passaggio di un documento dal formato analogico a quello di digitale. Per farlo, spostiamo il documento cartaceo (che verrà distrutto) nel mondo virtuale, mantenendone il valore giuridico. La dematerializzazione viene fatta per conservare documenti vecchi, già firmati.
La digitalizzazione, invece, concerne documenti ancora modificabili. La digitalizzazione comporta l’acquisizione e l’archiviazione dei dati in formato digitale. La digitalizzazione viene utilizzata per elaborare documenti ancora in fase di lavorazione o utilizzati per operazioni in corso. Ad esempio, un contratto digitalizzato può essere firmato elettronicamente e poi archiviato come file digitale.
Un esempio di digitalizzazione in Italia è quello della sanità. In questo report sul Fascicolo Sanitario Elettronico e servizi on line (FSE SOL) stilato dall’Istituto Ricerche Economico Sociali del Piemonte possiamo vedere sia i forti investimenti a favore della digitalizzazione – 17.9 milioni di Euro – che come gli operatori intendono digitalizzare i servizi. Tra le misure figurano voci come “Realizzazione della piattaforma integrata di servizi digitali sanitari piemontese fruibile da dispositivi mobili e web” e “Digitalizzazione dei documenti clinici: firma digitale”.
Il processo di digitalizzazione della sanità si pone due obiettivi:
- Migliorare l’offerta di servizi on-line per i cittadini piemontesi
- Semplificare i processi della pubblica amministrazione per il governo della salute e la promozione del benessere sociale
La digitalizzazione porta, quindi, enormi vantaggi non solo all’azienda che decide di farla, ma anche ai suoi clienti.
Utilizzo della firma elettronica per i documenti digitali
La firma digitale è una forma di autenticazione elettronica che serve a verificare l’identità e l’autenticità dei documenti. Garantisce che un documento sia stato inviato dalla persona che dichiara di averlo inviato; verifica anche che il documento non sia stato alterato in alcun modo.
La verifica di una firma digitale inizia con il controllo dei documenti ricevuti. Il software calcola la somma di controllo del documento – un valore numerico unico per il documento – e la confronta con la somma di controllo inviata dal mittente. Se entrambi corrispondono, la firma digitale viene verificata come autentica.
Dopo aver verificato la firma, il sistema controlla se il software che l’ha prodotta è autentico. Il processo dipende dal sistema, ma il metodo di verifica più comune è l’uso delle PKI, o infrastrutture a chiave pubblica. Le PKI consistono in una serie di certificati digitali che autenticano gli utenti e i sistemi che generano e verificano le firme.
Puoi usare Factorial per firmare digitalmente tutti i tuoi documenti in tutta sicurezza. Grazie agli standard di sicurezza eIDAS proteggi i dati della tua impresa e dei tuoi dipendenti.
Archiviazione dei documenti digitali in cloud
Il cloud è il cuore della gestione digitale dei documenti. L’archiviazione dei documenti nel cloud elimina la necessità di spazio di archiviazione fisico. I documenti in cloud sono accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, consentendo ai team di collaborare senza dover essere nello stesso posto.
I sistemi di gestione documentale basati sul cloud offrono anche funzionalità aggiuntive come il backup dei dati, il controllo delle versioni e l’automazione di processi come l’instradamento dei documenti e la firma elettronica.
Grazie a queste funzionalità, i documenti archiviati nel cloud sono ancora più sicuri delle loro controparti analogiche. Se il tuo archivio va a fuoco tutti i documenti vanno persi. Se lo stesso dovesse accadere al servizio di cloud storage che usi, potrai recuperare i tuoi documenti in pochi minuti. Le possibilità che sia lo storage originale che il backup siano irrecuperabili sono molto basse.
Digitalizzazione documenti: privacy e sicurezza
La sicurezza dei dati e la privacy sono due preoccupazioni importanti quando si parla di digitalizzazione dei documenti. Secondo questo report di IBM, nel 2022 ogni data breach è costato alle aziende 4.35 milioni di dollari in media. Un altro numero agghiacciante nel report è la percentuale di aziende che hanno avuto più di un data breach nel corso dell’anno: l’83% delle aziende studiate.
È importante che ogni azienda si assicuri che i documenti gestiti siano al sicuro da accessi non autorizzati, software maligni o violazioni dei dati. Ciò può essere fatto implementando misure come la crittografia, l’autenticazione tramite password e la corretta conservazione dei documenti.
Anche il modello di sicurezza zero-trust è un concetto importante quando hai a che fare con documenti digitali. Secondo questo modello, il sistema ha zero fiducia di chiunque provi ad accedere, e deve richiedere l’autenticazione di ogni soggetto.
👉 Leggi anche “Gestione documentale: il ruolo chiave dell’utilizzo di un software, come scegliere il migliore”
Digitalizzazione documenti grazie a un software HR come Factorial
La digitalizzazione dei documenti spaventa molte aziende. I data breach sono costosi e i governi hanno intrapreso forti azioni legislative per proteggere i dati degli utenti.
Tuttavia, il processo di digital transformation è in atto, e ogni azienda che non vuole restare indietro si troverà a dover digitalizzare i propri documenti. Se non subito, tra poco.
La buona notizia è che esistono strumenti che ti aiutano a digitalizzare i documenti, come il software HR Factorial. Con Factorial, semplifichi la tua gestione documentale, archiviando e gestendo tutti i tuoi documenti in un hub centrale.
Inoltre, con la firma elettronica legale e sicura, puoi richiedere firme dai tuoi dipendenti, e salvare in automatico i documenti firmati nel tuo database.
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