Guida ai costi aziendali: quali sono e come gestirli

Conosci tutte le tipologie di costi aziendali? Ti stai chiedendo come puoi migliorare la gestione delle spese fisse e variabili che sostieni ogni anno? 

Ogni azienda sostiene dei costi. Alcune, come nel caso delle attività online che operano nell’ambito dei servizi, hanno spese tutto sommato contenute. Altre, principalmente quelle che producono e vendono beni, affrontano spese più elevate.

Pensiamo ai costi per l’acquisto e la lavorazione delle materie prime, ai costi di affitto o acquisto dei locali e alle spese per il personale.

Qualunque sia il settore in cui si opera, non è pensabile pianificare delle strategie, dalla riduzioni delle spese fino agli investimenti, senza avere un’immagine chiara di tutti i costi che l’attività sostiene, durante l’anno, il mese e persino la settimana.

In questa guida partiremo dalla definizione di costo aziendale per poi entrare maggiormente in dettaglio: vedremo quali sono le principali tipologie di costi aziendali, come calcolarli e tutti gli strumenti che puoi utilizzare per ottimizzare la gestione dei flussi di cassa in uscita. 

Definizione dei costi aziendali 

Prima di attuare qualsiasi piano finalizzato alla riduzione dei costi aziendali, è necessario comprendere cosa sono effettivamente questi costi e quali sono quelli più importanti sostenuti dall’attività; solo dopo sarà possibile agire sulle voci di spesa superflue.

I costi aziendali possono essere definiti come la somma economica di tutti i fattori utilizzati dall’impresa per ottenere un determinato risultato. 

Questo risultato potrebbe essere, ad esempio, la produzione e la conseguente vendita di un bene, o l’erogazione di un servizio.

In termini ancora più semplici, i costi aziendali sono l‘insieme di spese sostenute da un’azienda in un determinato periodo di tempo per produrre e vendere beni o servizi. 

Si tratta quindi di un’uscita, di un flusso di denaro che viene impiegato prima che la merce o il servizio vengano effettivamente venduti.

La tematica dei costi aziendali ha interessato e continua ad interessare numerosi studiosi e manager d’impresa. 

Nomi celebri dell’economia si sono occupati di questo argomento. Ad esempio, citiamo Armen Alchian, noto anche per i suoi approfondimenti sui costi di transazione sostenuti dalle imprese, e Alfred Marshall, il quale nel celebre libro “Principles of Economics” si concentra, tra gli altri argomenti, sui costi aziendali, analizzando temi come l’offerta e la domanda, nonché il concetto di costo marginale.

Principali tipologie di costi aziendali 

Una prima macro divisione dei costi aziendali può essere fatta suddividendoli in fissi e variabili. Tuttavia, è possibile considerare altre suddivisioni più specifiche, come i costi diretti e indiretti, i costi medi e i costi marginali.

Una suddivisione ideale dei costi potrebbe includere le seguenti categorie:

• Costi fissi: sono costi che rimangono costanti nel tempo e non dipendono dai volumi di produzione, come l’affitto dei locali o i costi del personale.
• Costi variabili: comprendono tutti i costi che variano proporzionalmente al volume di produzione o vendita, come l’acquisto delle materie prime.
• Costi diretti (o espliciti): si riferiscono alle spese direttamente collegabili all’attività, come l’acquisto di materiali o la manodopera.
• Costi indiretti (o impliciti): sono tutte le spese non direttamente legate all’attività produttiva, come i costi di trasferta o il tempo perso durante una riunione di lavoro.
• Costi contabili: si riferiscono a tutte le spese registrate nei libri contabili dell’azienda, inclusi i costi monetari diretti e indiretti associati alla produzione di beni o servizi.
• Costi totali: rappresentano la somma dei costi fissi e variabili per un determinato periodo di tempo, essenziali per valutare tutte le spese aziendali e prendere decisioni informate sulla gestione delle risorse.
• Costi medi: sono i costi totali divisi per la quantità di output prodotto, rappresentando il costo medio per unità di produzione.
• Costi/opportunità: rappresentano il valore delle opportunità perse scegliendo una determinata opzione anziché un’altra, fondamentali per prendere decisioni informate e valutare ciò che si guadagna e ciò che si perde con ogni scelta.

Queste sono le principali tipologie di costi aziendali, che possono variare in base alle esigenze specifiche dell’azienda. Ad esempio, le note spese aziendali sono considerate dei costi variabili e vanno ascritte tra i costi contabili.

Allo stesso modo, i premi di produzione sono costi variabili, mentre i contributi previdenziali INPS e i contributi figurativi sono considerati costi fissi, poiché sono spese regolari e predefinite indipendentemente dall’attività dell’azienda.

Metodologie di calcolo dei costi

Ci sono diverse metodologie utilizzate per calcolare i costi aziendali, che variano in base alle esigenze specifiche dell’impresa e alle sfide relative alle spese sostenute.

Tra le metodologie più comuni, troviamo:

• Costing per assorbimento: questo metodo include sia i costi diretti che indiretti nel calcolo del costo unitario del prodotto. Serve per scopi finanziari e fornisce informazioni utili per determinare il prezzo di vendita di un bene e i possibili margini di profitto.
• Costing diretto: si tratta di un metodo che mira a far emergere tutti i costi diretti associati a un particolare bene o servizio. Serve, ad esempio, per calcolare il punto di pareggio o per stimare i costi aggiuntivi che si affronterebbero in caso di variazioni nella produzione.
• Costi marginali: questo metodo serve per comprendere la variazione nel costo totale quando si produce un’unità aggiuntiva di un prodotto o servizio. Il concetto base è che se il costo marginale è inferiore al prezzo di vendita, aumentare la produzione può portare a un aumento del profitto complessivo.

Indipendentemente dalla metodologia, le formule di base da utilizzare sono pressoché sempre le stesse.

Ecco alcuni esempi:

• Costi fissi (CF): si sommano tutte le spese che non variano con la produzione, come l’affitto, i salari fissi e gli ammortamenti. Quindi: CF = Affitto + Salari fissi + Ammortamenti (…).
• Costi variabili: sono i costi associati alla produzione o alla vendita di una singola unità del prodotto o servizio e possono essere calcolati mediante la formula: Costi Variabili (CV) = Costo Variabile Unitario × Quantità di Produzione o Vendita.
• Costi totali (CT): rappresentano la somma dei costi fissi e variabili sostenuti dall’azienda per un determinato periodo di tempo. La formula per calcolare i costi totali è: CT = CF + CV.
• Costi medi (CM): rappresentano il costo medio per unità di produzione ed è calcolato dividendo i costi totali per la quantità prodotta. La formula è: CM = CT (costi totali) / quantità prodotti.
• Costi marginali: calcolati considerando solo i costi variabili associati alla produzione o alla vendita di ciascuna unità aggiuntiva, escludendo i costi fissi. La formula per calcolare il costo marginale è: Marginal Cost = Variazione costo totale / Variazione quantità prodotta.

Come ottimizzare la gestione dei costi in azienda 

Ottimizzare la gestione dei costi in azienda è un processo continuo. Dopo un’attenta analisi di tutti i costi, ci si rende facilmente conto di come si possa sempre fare qualcosa per ottimizzare l’uso delle risorse. 

Da questa ottimizzazione possono derivare maggiori margini di profitto sui beni e sui servizi venduti, oltre a una maggiore competitività complessiva dell’azienda.

Uno dei concetti chiave da tenere presente, riportato ad esempio nello studio “Importance of Cost Efficiency in Critical Aspect of Influences the Decision-Making Process in Banks“, è che i costi aziendali sono influenzati da fattori sia interni che esterni:

• Fattori interni: come le condizioni finanziarie dell’impresa, la gestione del personale, la capacità di negoziazione con i fornitori e le strategie di marketing.
• Fattori esterni: quali i tassi di inflazione, le tasse e gli interessi sul credito, variabili su cui non si può agire direttamente.

Un manager d’impresa è colui che riesce non solo a ottimizzare i fattori interni, ma è anche in grado di prevedere e anticipare eventuali cambiamenti esterni.

In linea generale, tutto parte da un’analisi dei costi che può aiutare a identificare le aree in cui l’azienda sta spendendo di più e dove ci potrebbero essere opportunità per ridurre i costi. 

Da qui si possono pianificare le strategie da attuare per una migliore gestione dei costi. Ad esempio, potresti trovare conveniente investire in:

• • Automazione e digitalizzazione: l’automazione dei processi aziendali può ridurre significativamente i costi operativi. Pensa solo ai vantaggi nel delegare operazioni lunghe e manuali alle tecnologie. Il risparmio in termini di tempo può essere considerevole. 
  • Migliore gestione delle risorse umane: una gestione efficace dei dipendenti può portare a una maggiore produttività e riduzione dei costi. Investire nello sviluppo delle competenze e nel benessere aziendale, ad esempio, può ridurre l’assenteismo e il turnover del personale, portando enormi benefici all’azienda.
  • Migliore capacità di scelta dei fornitori: l’ottimizzazione della catena di fornitura può ridurre significativamente i costi. Gli obiettivi qui possono essere riuscire a negoziare contratti più vantaggiosi e ottimizzare i processi logistici.
  • Riduzione dei costi energetici: per alcune aziende, i costi energetici rappresentano una voce importante nel bilancio. Pianificare una strategia per ridurre gli sprechi energetici, ad esempio installando illuminazione a LED o acquistando macchinari più efficienti, può portare grandi benefici.

Strumenti per gestire i costi aziendali

A seconda delle dimensioni e dell’organizzazione dell’azienda, varia anche l’approccio al calcolo dei costi. 

Le micro e piccole attività potrebbero optare per fogli di calcolo Excel o altri strumenti tradizionali. Excel può essere particolarmente utile per creare fogli di lavoro dedicati al calcolo dei costi, per confrontare costi reali e previsti e per altre semplici attività di analisi dei flussi di cassa. 

D’altra parte, le realtà medio-grandi e le piccole imprese orientate alla crescita spesso si affidano a strumenti più avanzati per una gestione più precisa dei costi aziendali. In questo contesto, vengono impiegati:

• Software di contabilità e gestione aziendale: questi software consentono di registrare e monitorare i costi diretti e indiretti, generare report finanziari e analizzare le performance aziendali in modo efficiente.
• Sistemi ERP (Enterprise Resource Planning): similmente questi sistemi consentono di monitorare i costi in tempo reale, automatizzare i processi contabili e generare report finanziari dettagliati, offrendo una visione completa e integrata delle risorse aziendali.

In aggiunta a questi sistemi, non possono mancare soluzioni per una migliore gestione del personale. Come abbiamo visto, spesso, è proprio riuscire a valorizzare il personale in azienda a portare un considerevole risparmio di risorse. 

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