Congedo per motivi personali: come gestirlo e quando può essere approvato [guida]

Cos’è il congedo per motivi personali e come funziona?

Cosa occorre sapere su questa misura per gestirla al meglio all’interno della propria azienda?

Il congedo per motivi personali è una concessione prevista dalla legge, che permette ai lavoratori dipendenti di astenersi dal lavoro nel caso in cui rispondano ad alcuni criteri e requisiti specifici.

In questa guida vedremo nel dettaglio come funziona questa misura, chi può accedere al congedo e cosa fare per gestire questo strumento nel rispetto delle norme legali e dei diritti dei dipendenti.

Cos’è il congedo per motivi personali

Il congedo per motivi personali è una forma di assenza dal lavoro concessa ai dipendenti per far fronte a situazioni di lutto o di grave infermità di un familiare. 

Esso è previsto dalle norme italiane, in particolare dalla legge 53/2000, ed è spesso anche indicato col nome di ‘congedo per lutto e grave infermità’.

Questo congedo garantisce ai lavoratori la possibilità di assentarsi dal lavoro per un breve periodo di tempo, senza subire conseguenze negative sul loro stipendio o sulla loro posizione lavorativa.

In particolare, le norme stabiliscono che questo strumento può essere concesso in caso di decesso o grave infermità di un familiare entro il secondo grado (quali genitori, figli, fratelli, sorelle, nonni, nipoti) o del coniuge, anche se separato. 

Il congedo per motivi personali è dunque uno strumento fondamentale a disposizione dei lavoratori per gestire situazioni di difficoltà a livello personale e familiare, assicurando al contempo la continuità del rapporto di lavoro e la tutela dei diritti dei dipendenti.

Bisogna fare molta attenzione a non confondere questi tipi di situazioni con quelle legate invece alla nascita di un figlio, dove allora si richiederà un congedo parentale.

Congedo per motivi personali: quanto dura

Il congedo per motivi personali ha una durata massima di 3 giorni l’anno, salvo nei casi in cui il contratto collettivo di riferimento prevede diversamente.

Questo tempo non va considerato per il singolo evento, ma al contrario il saldo dei giorni di congedo a disposizione si riazzera ogni anno solare.

Il congedo ha dunque una durata molto contenuta, ma esistono altri strumenti che permettono di astenersi dal lavoro per più tempo e far fronte a esigenze personali e familiari, che vedremo tra poco.

Quando può essere richiesto un congedo per motivi personali

Il congedo per motivi personali può essere richiesto dal dipendente quando si verificano specifiche circostanze familiari previste dalla legge 53/2000, quali: 

• Lutto
  Il decesso di un familiare entro il secondo grado (genitori, figli, fratelli, sorelle, nonni, nipoti) o del coniuge, anche se separato.
  In caso di lutto, il lavoratore può richiedere il congedo per poter partecipare al funerale e per gestire le questioni pratiche e burocratiche connesse al decesso del familiare.
• Grave infermità
  Una situazione di grave malattia di un familiare entro il secondo grado o del coniuge, che richiede la presenza e l’assistenza da parte del lavoratore.
  In questo caso, il congedo per motivi personali può essere utilizzato per accompagnare il familiare a visite mediche, per assisterlo durante il ricovero ospedaliero o per organizzare la sua assistenza domiciliare.

È importante sottolineare che, ai sensi delle norme sulle unioni civili (legge 76/2016), le parti dell’unione rientrano nelle categorie di persone per cui è previsto il diritto al congedo per motivi personali.

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Come richiedere un congedo per motivi personali

Ecco i passaggi che il dipendente deve seguire per richiedere il congedo per motivi personali:

1. Informare il datore di lavoro
   Il dipendente deve comunicare tempestivamente al datore di lavoro la necessità di assentarsi dal lavoro per lutto o grave infermità di un familiare, specificando la durata prevista dell’assenza e il motivo del congedo.
   Questa comunicazione può essere effettuata oralmente o per iscritto, a seconda delle disposizioni del contratto collettivo e delle politiche aziendali.
2. Fornire la documentazione necessaria
   In base alla legge e ai contratti collettivi, il datore di lavoro può richiedere al dipendente di presentare la documentazione comprovante il decesso o la grave infermità del familiare.
   Ad esempio, in caso di lutto, potrebbe essere richiesto il certificato di morte, mentre per grave infermità, potrebbe essere necessario presentare un certificato medico che attesti la situazione di salute del familiare e la sua necessità di assistenza.
3. Ottenere l’approvazione del congedo
   Una volta ricevuta la richiesta di congedo per motivi personali e la documentazione necessaria, il datore di lavoro deve valutare se la situazione rientra nelle fattispecie previste dalla legge e dai contratti collettivi e, in caso positivo, concedere il congedo.
4. Utilizzo del congedo per motivi personali
   Per ultimo, ottenuta l’approvazione della propria richiesta, il dipendente deve usufruire del congedo per motivi personali entro 7 giorni dalla data del decesso della persona o dall’insorgenza della grave infermità.

Approvazione del congedo per motivi personali

Dal punto di vista del datore di lavoro, l’approvazione delle richieste di congedo per motivi personali implica di valutare la situazione e verificare che il dipendente soddisfi i requisiti previsti dalla legge.

Ecco, nello specifico, alcuni passaggi da seguire per farlo:

1. Verificare che il dipendente abbia presentato la domanda in modo formale e corretto;
2. Valutare la documentazione fornita dal dipendente, se richiesta;
3. Accertarsi che il motivo della domanda rientri nei casi previsti dalla legge;
4. Approvare la richiesta e comunicare al dipendente l’esito, assicurandosi di rispettare i termini previsti dalla legge.

Congedo non retribuito per motivi personali

Il congedo non retribuito per motivi personali è una tipologia di congedo che si distingue dal congedo per motivi personali di cui abbiamo parlato finora. 

A differenza di quest’ultimo, infatti, il congedo non retribuito per motivi personali:

1. Non prevede il pagamento dello stipendio durante l’assenza dal lavoro;
2. Può essere richiesto per un periodo di tempo più lungo, fino a 2 anni nel corso dell’intera vita lavorativa del dipendente.

La legge prevede questa forma di congedo per consentire ai lavoratori di affrontare situazioni di particolare difficoltà e impegno a livello personale o familiare, per cui la durata del congedo non è sufficiente.

Nello specifico, ecco i casi per cui può essere previsto il congedo non retribuito per motivi personali:

• Necessità familiari a seguito del decesso del coniuge, di un parente, di un suocero o di una nuora/di un genero;
• Particolare impegno del dipendente o della sua famiglia nella cura o assistenza dei familiari sopra indicati (per esempio, quando un familiare ha bisogno di supporto dopo un intervento chirurgico)
• Grave disagio personale del dipendente, escludendo situazioni di malattia (ad esempio, un grave problema personale che richiede l’attenzione immediata del lavoratore);
• Situazioni riguardanti familiari affetti da patologie acute o croniche che causano una riduzione o perdita temporanea o permanente dell’autonomia personale (come nel caso di un familiare che abbia subito un ictus);
• Situazioni riguardanti familiari che necessitano di assistenza del lavoratore nel trattamento sanitario, quando il programma terapeutico e riabilitativo richiede il coinvolgimento dei genitori o del soggetto che esercita la potestà.

Permesso per gravi motivi familiari

Nella gestione di permessi e congedi all’interno della tua azienda, potresti imbatterti nel termine “permesso per gravi motivi familiari“.

In tal caso, ricorda che questo viene utilizzato per riferirsi al congedo non retribuito per motivi personali (quello della durata massima di 2 anni), e NON, al contrario, al congedo per motivi personali di cui parla principalmente questa guida (quello di 3 giorni).

Aspettativa dal lavoro per motivi personali

L’aspettativa dal lavoro per motivi personali è un’altra tipologia di congedo che si distingue sia dal congedo per motivi personali, che dal congedo non retribuito per motivi personali. 

Questa misura può essere concessa per una serie di ragioni diverse, come ad esempio per l’assistenza a familiari, per la cura di un congiunto malato, per ragioni di studio o formazione, o anche per motivi personali non meglio specificati.

L’aspettativa per motivi personali presenta alcune caratteristiche distintive rispetto alle altre forme di congedo:

• Durata variabile
  L’aspettativa per motivi personali può essere concessa per periodi di tempo variabili, a seconda delle necessità del lavoratore e delle esigenze dell’azienda.
  Ciò rende questa misura uno strumento più flessibile e versatile rispetto ad altre concessioni, quali ad esempio il congedo per motivi personali.
  Tuttavia, l’aspettativa per motivi personali ha a sua volta un limite di tempo, pari a un massimo di 12 mesi.
  Questi ultimi possono essere goduti in maniera continuativa o frazionata (dunque, non necessariamente in una singola occasione).
• Nessuna retribuzione
  L’aspettativa per motivi personali non prevede alcuna retribuzione per il lavoratore che ne usufruisce.
• Mancato versamento dei contributi (e niente maturazione della pensione)
  Il dipendente in aspettativa non ha diritto alla maturazione della pensione, in quanto, nel frattempo, egli non versa contributi.
• Richiesta discrezionale
  La concessione dell’aspettativa dal lavoro per motivi personali è subordinata alla valutazione del datore di lavoro, che può decidere se concedere o meno il congedo in base alle esigenze aziendali e alle disposizioni contrattuali.

Per richiedere l’aspettativa per motivi personali, il dipendente deve presentare una richiesta scritta al datore di lavoro, indicando la motivazione e la durata dell’assenza prevista. 

La richiesta deve essere inoltrata con un preavviso adeguato, in modo da consentire all’azienda di organizzarsi e di valutare l’impatto dell’assenza del dipendente sulle attività lavorative.

In seguito, il datore di lavoro può accettare o rifiutare la richiesta del lavoratore, tenendo conto delle esigenze dell’azienda e delle disposizioni contrattuali.

In ogni caso, il dipendente può comunque impugnare la decisione del datore, rivolgendosi a un giudice nel caso in cui lo desideri.Per ultimo, è bene ricordare che l’aspettativa per motivi personali è fortemente influenzata dai singoli CCNL e che ogni contratto collettivo di riferimento può prevedere criteri e caratteristiche diverse per l’accesso a tale misura.

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…e questo ogni datore di lavoro o HR manager lo sa.

Difatti, un singolo errore in fase di gestione di misure come il congedo per motivi personali può costare caro e condurre la propria azienda a gravi conseguenze, quali:

• Malumori, malcontenti e conflitti con i dipendenti;
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