Comunicazione interna aziendale: strategie e strumenti per ottimizzarla

Sei soddisfatto di come gestisci la comunicazione interna aziendale? Ti piacerebbe scoprire come migliorarla ulteriormente? 

La comunicazione all’interno di un’organizzazione è un fattore chiave: solo comunicando in modo efficace è possibile gestire il flusso di compiti, responsabilità e informazioni tra manager, dipendenti, gruppi di lavoro e reparti.

In questo articolo ci concentreremo proprio sulla comunicazione aziendale interna, esaminando tutto ciò che è importante sapere e fornendo esempi pratici che ti aiuteranno a migliorare lo scambio di informazioni, le performance e, in generale, il livello di soddisfazione in azienda.

Che cos’è la comunicazione interna aziendale  

La comunicazione interna aziendale è rappresentata dal flusso di informazioni, indicazioni, dati e richieste che circola all’interno di un’organizzazione con l’obiettivo di garantire il regolare svolgimento delle attività.

Frank, A. e Brownell, J. definiscono la comunicazione aziendale interna come il modo in cui i lavoratori o i gruppi di lavoro comunicano tra loro a vari livelli al fine di completare progetti e coordinare le attività quotidiane.

Lo scopo è riuscire a comunicare nel modo più efficace possibile, evitando incomprensioni, fraintendimenti e migliorando il coinvolgimento dei dipendenti. Più solida e strutturata sarà la comunicazione interna, più i dipendenti avranno chiari i loro compiti e si sentiranno motivati.

Bratton, J. e Gold, J., nello studio “Human Resource Management“, individuano tre tipologie di comunicazione aziendale:

• Verso il basso: quando un manager o un responsabile comunica con i dipendenti
• Verso l’alto: quando sono i dipendenti a comunicare con i superiori
• In orizzontale: avviene tra dipendenti dello stesso livello

Perché è importante la comunicazione interna  

La comunicazione in azienda è fondamentale. È importante tenere sempre presente che il funzionamento di tutte le organizzazioni è possibile solo se ci sono relazioni efficaci e trasparenti tra gli individui e tra i gruppi.

Quando la comunicazione interna è ben pianificata e gestita, offre una serie di vantaggi, tra cui:

• Risoluzione rapida dei problemi: uno studio rilevante, come “Organizational Communication: Challenges for the New Century” , sostiene che una comunicazione interna efficace facilita la risoluzione dei problemi. Quando i dipendenti possono comunicare apertamente e condividere informazioni, è più probabile che individuino i problemi prima che diventino irrimediabili.
• Migliore capacità di prendere decisioni: maggiore è la chiarezza con cui vengono trasmesse le informazioni, più facile è per un lavoratore prendere la giusta decisione. Questo perché si forniscono ai dipendenti tutti gli elementi (notizie, dati, tendenze) per partecipare attivamente ai processi decisionali.
• Gestione ottimale dei talenti: grazie a una comunicazione interna efficace avrai la possibilità di migliorare l’esperienza dei dipendenti in azienda e, di conseguenza, diventerà più semplice trattenere i migliori talenti. Questi infatti si sentiranno adeguatamente coinvolti, valorizzati e saranno spinti a impegnarsi al massimo. 
• Migliori la cultura aziendale: la comunicazione interna contribuisce a diffondere la missione, i valori e gli obiettivi dell’azienda. Ciò porta a creare migliori relazioni tra i lavoratori, i quali hanno chiara la visione attuale e futura dell’azienda.
• Aumento della produttività: come ultima conseguenza, un’ottima comunicazione interna porta naturalmente a un aumento della produttività. Le informazioni vengono diffuse in modo chiaro, non si creano intoppi e si riducono significativamente gli errori che possono verificarsi a causa di una comunicazione inefficace.

Obiettivi di un piano di comunicazione interna 

Ma come puoi sviluppare un piano di comunicazione interna in azienda che rientri in una più ampia strategia di talent management? Per aiutarti, abbiamo realizzato una piccola guida con tutti gli elementi da includere e degli esempi pratici per sviluppare un piano di comunicazione interna solido ed efficace.

1. Analizza la situazione attuale della comunicazione interna in azienda

La prima cosa da fare è analizzare il modo in cui i dipendenti e i reparti comunicano tra loro. Questa analisi dovrebbe includere dati rilevanti come i tassi di apertura dei messaggi, i tempi di lettura o di presa visione dei documenti e i tassi medi di risposta. 

Scopri anche quali sono i canali di comunicazione interna più utilizzati e inizia a individuare tutte quelle criticità che hanno portato i lavoratori a non comprendersi o che hanno causato rallentamenti o errori.

2. Definisci chi sono i destinatari dei messaggi

Identifica tutti i destinatari dei messaggi, delle notizie e delle informazioni. All’interno di un’azienda, i messaggi sono generalmente scambiati tra lavoratori, tra dirigenti, tra diversi reparti o tra diversi team di lavoro. Assicurati che ogni singolo individuo e ogni gruppo abbia modo di comunicare rapidamente.

3. Individua i canali di comunicazione da utilizzare

Ogni azienda ha una varietà di canali di comunicazione interna a disposizione, come e-mail, piattaforme HR, messaggistica istantanea e riunioni. È importante individuare i canali più appropriati per diversi tipi di comunicazione.

4. Includi contenuti multimediali

Valuta di includere diversi formati di contenuto, come video, grafici e infografiche. Aggiungere elementi alla parte testuale può rendere la comunicazione interna più efficace, coinvolgente e interessante.

5. Stabilisci delle metriche e monitorale

Utilizza metriche di comunicazione, come il livello di coinvolgimento dei dipendenti, la partecipazione alle riunioni o i tassi di errore causati da uno scambio di informazioni non adeguato, per valutare l’efficacia del piano e apportare modifiche dove necessario.

6. Aggiorna continuamente il tuo piano

La comunicazione interna è in continua evoluzione. Pertanto, è importante mantenere il piano di comunicazione sempre aggiornato. 

Rivedi regolarmente le tue strategie basandoti sui feedback dei dipendenti, sulle metriche di comunicazione e sulle novità portate dal progresso tecnologico. Assicurati che il piano rimanga flessibile per adattarsi alle esigenze dell’azienda.

Consigli per migliorare la comunicazione interna aziendale

Ora che hai creato il tuo piano di comunicazione interna, non ti resta che prendere gli ultimi accorgimenti per renderlo davvero perfetto. Ecco cinque consigli utili che siamo sicuri ti torneranno utili: 

• Identifica le aree da migliorare: stabilisci obiettivi chiari e misurabili che possono essere raggiunti migliorando la comunicazione. Ad esempio, potresti porsi obiettivi come diminuire i tempi di risposta tra un’email e l’altra e ridurre le richieste di ulteriori chiarimenti.
• Promuovi l’invio dei messaggi nel modo giusto: assicurati che in azienda ogni messaggio venga trasmesso in maniera chiara, corretta, completa, concisa e concreta. Queste sono le famose 5C della comunicazione, che ti aiuteranno a trasmettere efficacemente ogni messaggio.
• Scegli lo strumento adeguato al contesto: il tuo piano di comunicazione interna dovrebbe rendere chiaro a tutti quali strumenti utilizzare per comunicare (e-mail, piattaforme HR, telefonate) e quali situazioni specifiche richiedono l’utilizzo di uno o un altro strumento.
• Fornisci feedback continui: il terzo obiettivo da porsi consiste nell’impegnarsi a seguire i lavoratori e i dipendenti aiutandoli a migliorare il loro modo di comunicare. Puoi farlo inviando feedback regolari e monitorando attentamente tutte quelle situazioni che creano problemi, dubbi e discussioni scaturite da una cattiva comunicazione.
• Ascolta i dipendenti: i lavoratori possono fornirti utili suggerimenti su come migliorare la comunicazione tra loro, tra i reparti o con i superiori. Chiedi loro dove trovano difficoltà e di evidenziare le criticità. Così facendo, puoi ottenere utili spunti di riflessione forniti da persone interne all’azienda.

Strumenti di comunicazione interna aziendale

Passiamo ora ai diversi strumenti di comunicazione interna che puoi pensare di utilizzare. È importante tenere presente che ogni strumento ha una funziona specifica, ad esempio:

• Le email sono ideali per comunicazioni ufficiali e importanti
• I servizi di messaggistica istantanea sono perfetti per richieste urgenti
• Le riunioni offrono un’opportunità di dialogo preziosa, ma è fondamentale programmarle con anticipo e solo quando necessario. 

Inoltre, dovresti sempre distinguere tra canali formali e informali: i primi sono gestiti esclusivamente dall’azienda, mentre nei canali informali i dipendenti possono contribuire attivamente alla diffusione delle informazioni.

Ma ora, passiamo i principali strumenti di comunicazione interna che puoi implementare o migliorare all’interno della tua azienda:

Documenti cartacei

Stampare le comunicazioni su carta è ormai una soluzione sempre meno utilizzata. I fogli cartacei possono perdersi facilmente, devono essere firmati a mano e hanno anche un impatto negativo sull’ambiente. Ti consigliamo di utilizzare questo canale raramente e per comunicazioni non urgenti.

Comunicazioni faccia a faccia

Questo è il metodo più efficace per comunicazioni di grande importanza. Consente di catturare sfumature come il tono di voce e il linguaggio del corpo e assicura che il messaggio arrivi correttamente al destinatario.

Strumenti elettronici

Ci riferiamo a vari materiali audio o video, come guide o presentazioni aziendali che possono essere utilizzati per formare i dipendenti sulla cultura aziendale. Questi strumenti hanno il vantaggio di catturare l’attenzione grazie alla presenza di grafiche, colori, suoni e musiche. 

Social media aziendali

I social media aziendali hanno rivoluzionato la comunicazione interna, consentendo conversazioni al di là delle gerarchie e delle distanze geografiche. Promuovono la comunicazione “bottom-up” e “orizzontale”, riducendo la distanza tra dirigenti e dipendenti.

Trattandosi di strumenti relativamente nuovi e informali, il consiglio è di preparare un preciso regolamento interno che informi i lavoratori riguardo come e in che occasione è indicato utilizzare le piattaforme social per le comunicazioni interne. 

Software HR

I software per la gestione delle risorse umane sono un’opzione ideale per semplificare diversi processi e potenziare la comunicazione interna. 

In particolare, con soluzioni come Factorial, puoi centralizzare numerosi aspetti della gestione delle risorse umane e garantire una comunicazione rapida ed efficace tra tutti i membri del tuo team.

Grazie alle soluzioni per la comunicazione interna di Factorial potrai creare una vera e propria community in azienda, investendo sulla cultura aziendale e sui rapporti interpersonali tra i dipendenti. 

Sempre nell’ambito della comunicazione in azienda, con il software HR di Factorial avrai anche hai la possibilità di:

• Inviare feedback in tempo reale
• Gestire tutte le comunicazioni da una singola piattaforma
• Digitalizzare il processo di invio delle richieste per ferie e permessi
• Comunicare in tempo reale i turni di lavoro
• Semplificare i processi di revisione e firma elettronica dei documenti
• Organizzare eventi e diffondere comunicazioni aziendali
• Favorire la creazione di un senso di comunità all’interno dell’azienda

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