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Comunicazione aziendale interna: come implementarla e migliorarla [+ Modello gratuito]

Diffondere notizie, annunciare date importanti e persino comunicare nuove misure o festività. Sviluppare un piano di comunicazione aziendale interna consente di creare coesione nel team e anche valorizzazione del talento.

Allo stesso modo in cui è necessario rimanere in contatto con i clienti esterni, è essenziale anche creare dialogo e coinvolgimento con i clienti interni. Questi non sono niente di più e niente di meno che i lavoratori stessi. Ma perché ciò avvenga dobbiamo capire di cosa parliamo quando parliamo di comunicazione interna, diagnosticare lo stato della nostra azienda e, infine, correggerne il corso e attuare un piano fattibile.

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Cos’è la comunicazione aziendale interna

La comunicazione aziendale interna è solo uno dei volti della comunicazione aziendale. La comunicazione aziendale o istituzionale è uno strumento fondamentale che trova impiego sia in ambito pubblico che privato e cerca non solo di informare consumatori e dipendenti, ma anche di fidelizzarli.

È opinione comune che concentrarsi sulla comunicazione aziendale interna nel suo complesso sia quasi esclusivamente compito delle grandi aziende che possono predersi la libertà di stanziare grandi budget per questo. Ma la verità è che, come accade per l’employee experience, sebbene non esista un piano di comunicazione aziendale interna specifico, quest’ultima esiste comunque. Ecco perché è sempre meglio avere questo aspetto sotto controllo.

La comunicazione aziendale interna, come accade con la comunicazione interpersonale, comprende tutto ciò che viene detto (e anche ciò che non viene detto). Il modo in cui annunciamo cambiamenti nelle modalità di lavoro, in cui vengono comunicati incorporazioni o licenziamenti, può fare la differenza tra avere team più o meno coinvolti.

Allo stesso modo, ci sono anche diversi modi in cui questo può essere fatto. A seconda della cultura e della personalità dell’azienda, la comunicazione aziendale interna può essere formale e informale. E a partire da questa base, ci sono diverse dinamiche di circolazione delle informazioni all’interno di un’organizzazione.

👉 Potrebbe interessarti la nostra intervista sulle basi della comunicazione interna aziendale che abbiamo realizzato con Filippo Poletti (Top Voice LinkedIn Italia).

A cosa serve la comunicazione aziendale interna

Ci sono funzioni specifiche per ogni disciplina che non sono intercambiabili. La comunicazione interna è fondamentalmente utilizzata per ottenere l’allineamento delle diverse aree di un’azienda.

Indipendentemente dal fatto che si tratti di una PMI o di una società con una presenza in diversi paesi, la verità è che per sopravvivere nel mondo competitivo degli affari, i diversi reparti all’interno di un’azienda devono condividere gli stessi punti di riferimento e obiettivi.

È proprio in questo senso che la comunicazione aziendale interna diventa uno strumento indispensabile per la gestione delle risorse umane. È fondamentale amalgamare i team, sia colleghi che superiori, nonché raccogliere informazioni sullo stato generale dell’organizzazione e attuare politiche adatte al personale aziendale.

Ma senza dubbio, la funzione principale della comunicazione aziendale interna è quella di risolvere problemi di ogni tipo. Orari di ingresso e uscita, trasferimenti, modifiche della busta paga, assunzioni, processo di onboarding, uso di spazi comuni, norme di sicurezza e igiene, ecc.

Letteralmente tutto ciò che accade all’interno dello spazio dell’azienda, sia esso fisico o virtuale, è attraversato dalla comunicazione aziendale interna.

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Tipi di comunicazione aziendale interna 

In termini generali, possiamo riconoscere tre schemi di comunicazione aziendale interna, tenendo presente come punto chiave chi è il mittente e chi è il destinatario. Rispondendo allo schema di comunicazione classico, ciò che qui viene considerato è da dove proviene il flusso di informazioni e a chi è diretto. Vale a dire:

Comunicazione verso il basso

È il tipo più tradizionale, soprattutto nelle organizzazioni con culture aziendali piuttosto verticali e rigide. In questo caso la comunicazione fluisce in modo unidirezionale dal management ai dipendenti.
Un grande vantaggio di questa metodologia è che aiuta a mantenere l’ordine e la disciplina. Al contrario, può essere controproducente quando si generano spazi più collaborativi sia tra colleghi che dal lavoratore ai superiori.

Comunicazione verso l’alto

Come indica la parola, questo tipo di comportamento si riferisce al flusso di informazioni dai subordinati al management. È raro e di solito quando accade, non è intenzionale.
Lo svantaggio principale è che può influire sulla produttività e incoraggiare la diffusione delle cosiddette “voci” che girano tra i dipendenti. Anche così, è considerato opportuno dare ai lavoratori possibilità di esprimere la loro opinione.

Comunicazione orizzontale

Idealmente, qualsiasi organizzazione efficiente dovrebbe avere questo tipo di comunicazione. La comunicazione orizzontale è sempre reciproca e considera la partecipazione attiva di superiori e dipendenti a carico. L’applicazione di protocolli che considerano canali e forme di comunicazione specifici è la metodologia più vantaggiosa per la gestione dei talenti in un’azienda.

👉 Con l’avvento dello smart working, ora più che mai è fondamentale utilizare gli strumenti corretti nella comunicazione aziendale: scopri questo articolo riguardo gli strumenti per lo smart working.

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Comunicazione aziendale interna, esempi e storie di successo

Secondo un saggio pubblicato dall’International Center for Higher Communication Studies for Latin America (CIESPAL), possiamo citare almeno 3 casi di successo aziendale in aziende internazionali. Questi sono in gran parte legati all’attuazione di politiche di comunicazione aziendale interna radicali.

Nestlé

Il colosso dell’industria alimentare attribuisce due dei suoi grandi vantaggi competitivi alla fusione tra comunicazione aziendale interna e gestione delle risorse umane. La prima è la conservazione dei talenti, con una permanenza media del personale di 16 anni. E la seconda è la sua capacità di crescita, con più di cinquemila dipendenti solo in Spagna.

Alcune delle recenti implementazioni dell’azienda si concentrano sullo sviluppo di strategie per la creazione di programmi di inclusione, formazione e sostegno dei piccoli proprietari. La sua newsletter interna è stata inaugurata 50 anni fa e, inoltre, organizza anche spazi come laboratori, corsi di creatività e programmi di scambio.

LG Electronics

Attualmente è il secondo produttore di tecnologia domestica più grande, dopo Samsung. Sempre con sede in Corea del Sud, ha 84.000 dipendenti in tutto il mondo e 75 filiali.

La società attribuisce gran parte del suo successo all’implementazione di politiche di comunicazione aziendale interna incentrate sulla trasmissione del valore principale dell’azienda: l’umanità. LG Live, Sustainability e Investor Relations, sono tre pilastri per avvicinare l’organizzazione ai propri dipendenti e alle community.

Il suo programma “Impariamo tutti da tutti” ha fatto vincere all’azienda un premio dell’Osservatorio della Comunicazione Interna e dell’Identità aziendale. Oltre a questo, LG utilizza riviste interne, l’uso della messaggistica istantanea per comunicare notizie importanti ai propri dipendenti e il coordinamento di incontri tra manager e professionisti in formato informale (colazioni, pranzi, ecc.).

General Motors

Probabilmente una delle aziende più diversificate quando si parla di comunicazione. L’organizzazione possiede altri marchi come Buick, GMC, Chevrolet e Cadillac, mentre è presente anche negli Stati Uniti, America Latina, Asia ed Europa.

Ogni mercato deve affrontare sfide uniche, ma l’azienda deve garantire che sia fatto tenendo presenti i valori dell’organizzazione, che possono essere trasmessi in modo coeso grazie alle politiche di comunicazione interna.

Per questo, GM si affida a comunicazioni scritte in cui forniscono notizie sui progetti da eseguire e sugli investimenti futuri, sulla qualità dei prodotti e sulla cura dell’ambiente. I dashboard del team vengono utilizzati in ciascuna area per tenere traccia dello stato delle attività.

Frequenti sono anche gli incontri collettivi per area o per stabilimento, nonché la disponibilità di canali di comunicazione gratuiti per le emergenze. Allo stesso tempo, i lavoratori sono anche formati non solo per attuare le migliori pratiche di lavoro, ma anche per motivare gli altri e segnalare comportamenti contrari ai valori dell’azienda.

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Come diagnosticare la comunicazione aziendale interna

È necessario sapere in che stato si trova questa parte vitale del funzionamento della nostra organizzazione. Utilizzando il questionario di Factorial, sarai in grado di capire di più su come funziona la tua azienda.

Scarica il modello per il piano di comunicazione aziendale interna

Ora che sai come funziona la tua organizzazione, hai le conoscenze e gli strumenti. Puoi iniziare a implementare modifiche e strategie per sviluppare contenuti che ti aiutino a semplificare le aree di lavoro.

📈Scarica il modello di comunicazione interna di Factorial

Con questo modello potrai stabilire scadenze per il coordinamento dei messaggi o canali per l’invio delle informazioni. Inoltre, sarai in grado di stabilire la proprietà di ogni comunicazione e persino aggiungere dettagli e note che ti sono utili.

Dieci idee per gestire la comunicazione interna

Quando si tratta di sviluppare strategie di comunicazione per le organizzazioni, le possibilità sono praticamente infinite oggi. Il 2020 ci ha regalato una serie di strumenti informatici adattabili alle esigenze che rendono il panorama particolarmente interessante per realizzare soluzioni creative.

Tuttavia, ci sono 10 classici essenziali per qualsiasi azienda che voglia implementare o ottimizzare la propria comunicazione aziendale interna:

1. Bacheche di annunci

La tipica lavagna in cui si trovano diversi annunci stampati è ancora un buon modo per entrare in contatto con i dipendenti. Sebbene più statico, è comunque utile per segnalare in modo efficace cambiamenti drastici o dell’ultimo minuto.

2. Newsletter

Prevede l’invio con cadenza regolare, solitamente settimanale, di notizie rilevanti (possono essere dell’azienda o del settore). Viene fatto tramite e-mail ed è utile per raggiungere tutti allo stesso modo.

3. Riviste interne

Le riviste interne servono principalmente per scopi legati al branding. Possono essere quindicinali o mensili e non ci saranno solo notizie aziendali ma anche riconoscimenti da parte dei dipendenti.

4. Sondaggi

Se sono anonimi, ancora meglio. I sondaggi periodici sui dipendenti sono ottime fonti di informazioni per comprendere l’umore generale dei dipendenti, oltre ai punti deboli dell’organizzazione e riconoscere quali politiche sono state implementate con maggior successo.

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5. Manuali dei dipendenti

Sono vitali soprattutto nei processi di onboarding. I manuali dei dipendenti servono a dare il benvenuto. Qui i valori, la missione e la cultura dell’azienda possono essere resi noti per garantire che i lavoratori siano adeguatamente integrati nei loro team.

6. Riunioni di lavoro

Possono essere effettuati da remoto, grazie all’utilizzo di videochiamate, oppure di persona. Indipendentemente dalla modalità, l’obiettivo dovrebbe essere sempre lo scambio di idee, suggerimenti, stati d’animo, sempre in un quadro di rispetto e produttività.

7. Riunioni ricreative

Al di fuori dell’orario di lavoro, un buon modo per rafforzare o creare legami personali con la community di lavoratori è incoraggiare incontri casuali. Un picnic con i colleghi o dove partecipare con amici e familiari, laddove possibile, sono ottime idee per rafforzare l’appartenenza.

8. Cerchi di qualità

Possono essere effettuati periodicamente selezionando non più di 10 dipendenti volontari a caso. La differenza con le riunioni tradizionali è che i circoli di qualità rispondono al mandato del “miglioramento continuo”. Cerca di mettere da parte le gerarchie per trovare soluzioni a problemi specifici. I risultati sono compilati da una persona che ricopre il ruolo di “facilitatore”.

9. Casella dei suggerimenti

Può essere implementato sia su supporto cartaceo che digitale. Quest’ultima opzione è quella ideale. È uno spazio aperto, senza regole rigide, dove i lavoratori (anonimi o no) possono condividere idee concrete che contribuiscono al miglioramento.

10. Reti interne

Le app di comunicazione aziendale interna e i software di comunicazione in generale sono ideali per replicare gli spazi di convergenza nella virtualità. Da WhatsApp a Telegram, ma anche gruppi chiusi su Facebook e Slack. Le reti interne aiutano ad accelerare la giornata e facilitano il contatto tra le diverse aree.

La comunicazione aziendale interna è, ancora una volta, un tassello fondamentale per garantire coesione, fluidità e ottimizzazione nella gestione del talento umano per qualsiasi azienda. Che tu sia una PMI o un’organizzazione con una presenza in più mercati, questo aspetto non deve essere trascurato. L’implementazione delle modifiche è possibile grazie alla varietà di strumenti diagnostici e informatici che facilitano la connessione.

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Questo articolo è disponibile anche in: Español, Mexican

Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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