Colloquio telefonico: come condurlo, domande da fare e consigli

Il colloquio telefonico è il primo step di un processo di selezione di successo.

Quando sentiamo parlare della fase di recruiting, normalmente ci concentriamo di più sugli step successivi che la compongono, dai test sulle conoscenze ai colloqui tecnici. Ma, a volte, ci dimentichiamo un punto molto importante: la prima impressione è sempre fondamentale.

In questa guida ti offriremo tutte le nozioni fondamentali sui colloqui telefonici, da come si svolgono a quali domande sono più frequenti, inclusi dei consigli per far sì che l’esperienza sia positiva sia per il recruiter che per il candidato.

• Cos’è e a cosa serve il colloquio telefonico conoscitivo
• Colloquio telefonico: chi chiama
• Come condurre un colloquio telefonico
• Domande colloquio telefonico
• Perché questo tipo di colloquio è importante
• Gestire il recruiting con un software HR
• Ottimizza i tuoi processi di recruiting con Factorial 🚀

Cos’è e a cosa serve il colloquio telefonico conoscitivo

Prima di cominciare, chiariamo un punto fondamentale: cosa si intende quando si parla di colloquio telefonico?

Questa chiamata è il primo step della fase di valutazione del candidato ed è, normalmente, un colloquio conoscitivo, che si effettua per avere una prima impressione di chi si ha davanti. Normalmente, questa telefonata ha la durata di circa 20-30 minuti.

Nel corso della chiamata verranno chieste domande generiche per effettuare una prima scrematura delle candidature, facendo passare allo step successivo soltanto i candidati più motivati e le cui aspettative siano allineate con quelle dell’azienda.

Effettuare un primo colloquio telefonico ha il vantaggio di permettere di risparmiare tempo e di intervistare candidati anche lontani dalla sede aziendale, organizzando questa fase del recruiting in maniera più pratica e veloce.

Colloquio telefonico: chi chiama

Da chi dovrebbe essere svolto il primo colloquio telefonico?

Il responsabile di gestire il primo colloquio può variare in base alle esigenze e alle dimensioni dell’azienda, ma in un’organizzazione ben strutturata il colloquio conoscitivo è gestito da un responsabile HR o dal recruiter.

Questo perché questo tipo di figure avrà esperienza nel mettere a proprio agio il candidato, ma anche nel verificare una serie di elementi fondamentali, come ad esempio le soft skills e la sua attitudine e propensione al relazionarsi con gli altri.

Un responsabile HR, inoltre, potrà verificare anche che le aspettative del candidato siano in linea con l’offerta di lavoro e altri elementi tecnici importanti nel processo di assunzione.

Come condurre un colloquio telefonico

Come affrontare un colloquio di lavoro telefonico al meglio?

Se sei un recruiter, dovrai sempre tenere in conto che in questa prima fase non sarai soltanto tu a farti un’impressione del candidato, ma anche viceversa. Inoltre, dovrai impegnarti a mettere a proprio agio chi hai di fronte, per far sì che dia il meglio di sé.

Di conseguenza, anche se si tratta di un colloquio telefonico, bisognerà garantire il massimo livello di attenzione e concentrazione per tutta la durata della chiamata. Questo implica: non svolgere altre attività mentre si parla al telefono, non interrompere il candidato mentre parla, fare domande di follow-up ed evitare che ci siano rumori ed elementi di distrazione in sottofondo.

In vista del colloquio dovrai prepararti un lista di domande standard che verranno ripetute per tutti i candidati, evitando così discrepanze e favorendo una comparazione equa dei potenziali futuri dipendenti.

Inoltre, dovrai assicurarti di aver dato e ricevuto tutte le informazioni necessarie dal candidato, dal salario al tipo di contratto e alla data d’inizio del lavoro. Infine, dovrai comunicare gli step successivi della fase di selezione.

Colloquio telefonico: in inglese o in italiano?

Una domanda frequente riguarda anche la lingua in cui dovrà essere gestito il colloquio telefonico. Spesso aziende italiane come straniere, infatti, hanno la necessità che il candidato parli più di una lingua.

Come verificarlo? Farlo attraverso il colloquio telefonico può essere un buon punto di partenza.

Nel caso in cui fosse necessario verificare le competenze linguistiche del candidato, una buona opzione potrebbe essere di porre alcune domande in inglese dopo una breve introduzione in italiano. Ad esempio, potresti chiedere al lavoratore di descrivere la sua esperienza passata in inglese, oppure di parlare dei suoi hobby e delle sue passioni o delle sue ambizioni future.

Iniziare prima in italiano permetterebbe di rompere il ghiaccio e di evitare di mettere in soggezione il candidato, aiutandolo a esprimere tutto il suo potenziale.

Domande colloquio telefonico

Come abbiamo già specificato, i colloqui telefonici sono generalmente condotti dai responsabili HR.

Questo implica che le domande da porre non dovranno entrare troppo nello specifico sul punto di vista tecnico del lavoro, ma dovranno essere utili a capire meglio se il candidato è in linea con le aspettative del team e viceversa.

Il recruiter dovrà verificare il suo livello di esperienza, il suo background, la sua disponibilità e le sue aspettative, aggiungendo anche domande che potrebbero essere utili a valutare se il lavoratore possa essere o meno un fit per il team o l’azienda.

Infine, sarà sempre utile inserire qualche domanda che non rientra nella sfera lavorativa, per valutare la capacità della risorsa di adattarsi alle richieste inaspettate e comprendere meglio la sua personalità.

Vediamo, adesso, alcuni esempi di tipiche domande di un colloquio di lavoro telefonico:

• Perché hai scelto di applicare per questa posizione? Conoscevi già l’azienda?
• Perché stai cercando un nuovo lavoro?
• Quali sono le principali responsabilità del tuo impiego attuale?
• Puoi descrivermi un progetto di cui sei orgoglioso o un obiettivo che hai raggiunto recentemente?
• Come pensi che dovrebbe essere strutturato il team perfetto?
• Cosa ti piace fare nel tempo libero quando non sei a lavoro? (Se necessario, può essere posta in inglese)
• Cos’è la cosa più importante per te sul luogo di lavoro?
• Come stabilisci le tue priorità al lavoro? Come gestisci le scadenze? 
• Quali sono le tue aspettative salariali? Quando potresti iniziare?
• Sei disposto a trasferirti? Sei disposto a viaggiare? Sei munito di patente? (Solo se necessarie alla posizione)
• Hai qualche domanda o qualche dubbio? (Domande finali sull’azienda o il ruolo permettono di comprendere se il candidato è interessato alla posizione già dal primo colloquio telefonico)

Perché questo tipo di colloquio è importante

Prima di concludere, è necessario comprendere perché questo genere di colloqui è importante. Sono diverse le ragioni che rendono questo tipo di chiamate fondamentali nella fase di recruiting.

• Assicurarsi che le aspettative siano allineate
  Prima degli step successivi, il candidato potrà ricevere maggiori informazioni sul ruolo, le mansioni, il range salariale e il tipo di contratto, evitando di sprecare tempo nel caso in cui le aspettative non dovessero essere allineate.
• Valutare la motivazione del candidato e il cultural fit
  A volte, un candidato può essere perfetto per il ruolo ma non avere le soft skills o la motivazione necessaria per integrarsi al meglio in azienda o nel team. Ad esempio, un candidato potrebbe dare il suo meglio in un ambiente più strutturato e un altro in un ambiente più dinamico come un startup. Nel colloquio si potrà comprendere se chi si ha di fronte è adatto all’ambiente lavorativo in cui dovrà essere inserito.
• Effettuare una prima scrematura dei candidati
  Spesso per una sola posizione applicano diversi candidati molto preparati. Intervistare un ampio pool di candidati in un primo colloquio telefonico senza coinvolgere i team di riferimento, ma soltanto con il recruiter, permetterà di risparmiare tempo, facendo passare alla fase successiva solo i più motivati e brillanti.
• Mettere a proprio agio il candidato
  Iniziare il processo di recruiting direttamente con il potenziale capo può intimidire un candidato. Proprio per questo, un primo colloquio con un responsabile HR, abituato a mettere a proprio agio chi ha di fronte, può aiutare a rompere il ghiaccio nella maniera migliore in vista dei successivi step.

Infine, è importante sottolineare che un recruiter avrà le capacità acquisite necessarie per identificare da subito i candidati migliori, essendo abituato a valutare al meglio le soft skills e ad analizzare se quello specifico profilo può adattarsi nella maniera giusta al team e al lavoro.

Se un manager saprà riconoscere meglio le capacità tecniche di un talento, il responsabile HR saprà, invece, valutare le motivazioni e caratteristiche psicologiche di chi ha davanti, evitando che ci siano alti tassi di turnover in azienda.

Gestire il recruiting con un software HR

Come abbiamo spiegato, il colloquio telefonico è soltanto il primo step di un fase di recruiting che normalmente è lunga e complicata. Ma non è tutto: prima di iniziare a intervistare i candidati c’è tutta la parte di selezione, che include la creazione dell’offerta di lavoro, lo screening delle candidature e l’organizzazione dei colloqui in calendario.

Tutti questi processi, spesso, portano via intere settimane ai responsabili HR, facendo sì che a volte una posizione non venga ricoperta nei tempi previsti. Proprio per ovviare a questi problemi è stata studiata la soluzione dei recruiting software.

Un software di recruiting è un sistema che aiuta le aziende e i responsabili delle risorse umane a ottimizzare il processo di assunzione durante tutte le fasi del processo di selezione: dalla ricerca e attrazione dei candidati più adatti all’analisi dei curriculum, fino all’invio delle offerte di lavoro.

Se vuoi digitalizzare i tuoi processi di selezione, Factorial, un software HR all-in-one, può essere la soluzione giusta per te.

Il software ti offre una serie di strumenti per gestire l’intero ciclo di vita dei dipendenti, dall’attrazione dei talenti all’onboarding, passando per la selezione del personale e l’assunzione.

Con Factorial puoi:

• Creare il tuo portale di lavoro personalizzato.
• Ricevere e filtrare le candidature in modo automatico e intelligente.
• Organizzare i colloqui e comunicare con i candidati tramite email o SMS.
• Valutare i candidati con test personalizzati e questionari predefiniti.
• Gestire il processo di onboarding dei nuovi assunti in modo semplice e veloce.

Factorial HR è un software HR facile da usare, personalizzabile, integrabile e con un supporto dedicato.

👉 Chiedi una demo gratuita e scopri tutte le funzionalità e i vantaggi che un software come Factorial può portare alla tua azienda.