Carico di lavoro del tuo team: come gestirlo in modo efficace

I team di lavoro devono sostenere un carico di lavoro eccessivo? Percepisci nell’ambiente un clima di stress e tensione e ti stai chiedendo cosa fare?

Gestire correttamente la mole di lavoro è fondamentale. Un lavoratore non può garantire performance qualitativamente elevate se lavora costantemente con tempistiche ridotte, se non riesce a godere delle giuste ore di riposo e a fruire delle pause durante l’orario di lavoro.

In questo articolo ti forniremo utili indicazioni che ti aiuteranno sia a massimizzare la produttività, sia a evitare che i dipendenti siano sottoposti a pressioni, stress e carichi di lavoro non strettamente necessari.

Cosa si intende per gestione del carico di lavoro

Cos’è la gestione del carico di lavoro? In inglese, è un processo conosciuto come “workload management” che comprende tutte le azioni che puoi intraprendere con l’obiettivo di prevedere, pianificare, distribuire, programmare e monitorare al meglio i carichi di lavoro che devono sostenere sia i singoli lavoratori che i team di lavoro e i dipartimenti interi.

Un’organizzazione, indipendentemente dalla sua dimensione, può improvvisamente rendersi conto che le risorse a disposizione devono sostenere carichi di lavoro troppo elevati e di conseguenza può chiedersi come distribuire meglio il lavoro, quali azioni può intraprendere per assegnare a tutti compiti e mansioni ragionevolmente gestibili e come può evitare che il sovraccarico generi stress e, nel peggiore dei casi, il burnout nei dipendenti.

La gestione dei carichi di lavoro è fondamentale. Le aziende che pianificano al meglio le attività da svolgere sono anche quelle che massimizzano la produttività, nonché quelle che dimostrano attenzione al benessere dei lavoratori e promuovono ambienti di lavoro sani.

Tutto parte dalla presa di consapevolezza che l’azienda ha un problema nella distribuzione e nella gestione dei carichi di lavoro, successivamente è necessario adoperarsi affinché il lavoro venga distribuito in maniera ottimale.

Per riuscirci, è necessario:

• Capacità di allocare correttamente le risorse
• Volontà di mettere il benessere dei lavoratori al primo posto
• Continuo monitoraggio dei carichi di lavoro

Come scoprirai continuando la lettura di questo approfondimento, quando noti un carico di lavoro eccessivo, puoi intraprendere diverse azioni che porteranno a migliorare complessivamente l’organizzazione aziendale.

Perché è importante gestire il carico di lavoro

Ogni azienda dovrebbe idealmente avere datori di lavoro, manager e responsabili consapevoli dell’importanza della gestione dei carichi di lavoro. Gestire i carichi di lavoro non significa assegnare meno lavoro ai dipendenti, ma significa assicurarsi che questi abbiano il giusto carico di lavoro da svolgere.

L’obiettivo? Trovare un giusto equilibrio tra la qualità del lavoro finale e la produttività. Non si può essere irrealistici: più lavoro viene assegnato a un dipendente o a un team, più stringenti saranno le scadenze e minore sarà la qualità del lavoro finale.

In sostanza, se desideri ottenere il massimo beneficio dai lavoratori, non puoi prescindere da una corretta gestione dei carichi di lavoro. Ecco più in dettaglio sul perché è importante prendersi cura dei carichi di lavoro:

• Disporre di piani di lavoro realistici: la gestione dei carichi di lavoro permette di assicurarsi che ogni lavoratore o team abbia compiti e mansioni coerenti con il tempo a disposizione. Ciò si traduce in piani di lavoro realistici, che a loro volta influiscono sulla produttività e sulla qualità del prodotto finale consegnato al cliente.
• Evitare ritardi e imprevisti: se noti di non riuscire a rispettare le scadenze, è probabile che ci sia un problema di gestione dei carichi di lavoro. Non rispettare i tempi previsti danneggia la reputazione dell’azienda e indica la necessità di intervenire per evitare che le risorse siano sovraccaricate di lavoro.
• Aumentare i tassi di soddisfazione in azienda: i lavoratori sono la risorsa più preziosa che un’azienda possiede. Quando lavorano in un ambiente che promuove il loro benessere e tiene conto delle loro esigenze, tendono a rimanere a lungo nell’azienda e ad essere meno propensi a richiedere permessi o avere aspettative irragionevoli. Ciò si traduce positivamente sulla soddisfazione complessiva dei dipendenti.
• Supportare lo sviluppo delle competenze: una migliore gestione dei carichi di lavoro consente ai dipendenti di dedicare tempo ed energia alla loro crescita professionale. Ciò consente loro di sviluppare nuove competenze, accettare nuove sfide con meno riserve e creare un ambiente di lavoro sano basato sull’apprendimento continuo.
• Migliorare la comunicazione: la gestione dei carichi di lavoro implica anche un confronto più frequente con i team di lavoro e i reparti, cercando insieme il modo migliore per gestire compiti e mansioni. Ciò favorisce una migliore comunicazione interna tra te e i lavoratori, nonché tra i lavoratori e i superiori.

In definitiva, una corretta gestione dei carichi di lavoro non solo si riflette direttamente sulla produttività, ma contribuisce anche a migliorare la qualità del lavoro svolto, il benessere dei lavoratori e a creare un ambiente di lavoro incentrato sulla comunicazione e la collaborazione.

5 strategie per affrontare carichi di lavoro intensi

Hai diversi modi per affrontare i carichi di lavoro intensi. Anzitutto, bisogna partire da un aspetto positivo: dover elaborare una strategia per far fronte alla mole di lavoro è un problema che molte organizzazioni vorrebbero avere.

Significa infatti che c’è molto lavoro da fare e che i tuoi clienti apprezzano ciò che fai e il modo in cui i dipendenti lavorano.

Chiaramente, al fine di evitare che il troppo lavoro comprometta la qualità dei tuoi prodotti o servizi, è necessario agire tempestivamente. Ecco perché ti suggeriamo di mettere in pratica alcuni o tutti i suggerimenti riportati qui di seguito:

Pianifica al meglio il lavoro

La prima cosa da fare è rivisitare il modo in cui attualmente vengono svolti i compiti e le mansioni.

Idealmente, ogni lavoratore, ogni team e dipartimento dovrebbero avere ben chiari gli obiettivi da raggiungere, i lavori che hanno priorità e tutte le relative scadenze.

Per riuscirci, puoi oggi anche contare sul supporto della tecnologia. Se non lo fai già, inizia ad utilizzare i calendari condivisi online o ancor meglio software HR specifici che possano aiutarti a pianificare meglio i turni di lavoro e software di project management per tenere traccia di tutti i lavori che l’azienda sta seguendo.

Distribuisci meglio i carichi di lavoro

Molte organizzazioni sono solite fronteggiare un problema molto comune: una non corretta distribuzione dei carichi di lavoro.

Ciò porta ad avere alcuni lavoratori costantemente impegnati e sovraccaricati di lavoro, mentre altri potrebbero prendersi carico di più lavoro.

È importante creare un ambiente in cui i responsabili, i capi reparto e i dipendenti imparino a delegare e si impegnino a curare i percorsi di crescita di chi ha meno esperienza.

Questo modo di procedere è ottimale perché permette sia una miglior distribuzione del lavoro, sia di attivare un utile scambio di competenze tra i lavoratori. Potresti ad esempio pensare di organizzare sessioni di formazione o mentoring per i dipendenti meno esperti, in modo da aiutarli a sviluppare le competenze necessarie per gestire compiti più complessi.

Promuovi lo sviluppo delle competenze

Strettamente legato ai punti precedenti, sviluppare una strategia per pianificare meglio i carichi di lavoro significa anche attivarsi affinché i lavoratori utilizzino parte del loro tempo per sviluppare nuove abilità e competenze.

Il mercato del lavoro oggi è mutevole e dinamico, e potresti rapidamente dover implementare nuove tecnologie, utilizzare nuovi materiali o addirittura cambiare il modo in cui vengono prodotti o commercializzati i beni o i servizi del tuo business.

Pertanto, agevolare lo sviluppo delle competenze risulta necessario, in modo da avere sempre una forza lavoro pronta ad adattarsi ai cambiamenti e preparata ad affrontare nuove sfide.

Ad esempio esorta i lavoratori a partecipare a workshop e seminari per consentire ai dipendenti di ampliare le loro conoscenze nel settore.

Non sottovalutare l’importanza della flessibilità

A volte, non sono i carichi di lavoro elevati il vero problema, ma gli orari di lavoro troppo rigidi.

Prova ad adottare forme di lavoro più flessibili, se possibile valuta la possibilità di implementare lo smart working o l’hybrid working.

Dare ai lavoratori più possibilità di gestire il loro tempo permette loro di avere un miglior equilibrio tra lavoro e vita privata, di portare con loro meno preoccupazioni al lavoro e di conseguenza di affrontare le giornate più concentrati.Tutto ciò si traduce in una migliore produttività e una miglior qualità del lavoro svolto.

Sempre collegato a questo punto, ti invitiamo anche a spingere i dipendenti a concedersi pause, a fermarsi alcuni minuti a dialogare con i colleghi, affinché si sviluppino meglio i rapporti umani e abbiano l’opportunità di rilassare la mente di tanto in tanto durante la giornata lavorativa.

Per iniziare ti consigliamo di provare a rendere più flessibili gli orari di ingresso e di uscita dal lavoro, così che i dipendenti possono scegliere di iniziare e finire la loro giornata lavorativa in diverse fasce orarie, a seconda delle loro esigenze personali.

Comunica e supporta i lavoratori

Non c’è forse neanche bisogno di dirlo, ma come datore di lavoro sei un vero punto di riferimento per tutti.

Prima di intraprendere qualsiasi azione pensata per ridurre i carichi di lavoro, è sicuramente apprezzato confrontarsi con tutte le risorse umane. Potresti scoprire così le esigenze che hanno e perché no, valutare alcune proposte che potrebbero migliorare la produttività e il benessere in azienda.

Ancora una volta, le tue capacità comunicative risultano determinanti. Lavorare affinché in azienda si sviluppi un dialogo sincero e trasparente è fondamentale per affrontare e gestire i periodi in cui i carichi di lavoro sono più intensi.

In tal senso perché non organizzare riunioni con più regolarità? Potrebbero essere l’occasione per confrontarsi con i team di lavoro e ascoltare le loro esigenze e preoccupazioni.

Un software HR può aiutarti a gestire il carico di lavoro

Come anticipato, la tecnologia oggi si rivela di grande supporto nella gestione dei carichi di lavoro.

In particolare, potresti valutare l’utilizzo di software HR completi ed efficienti come Factorial. Factorial è un software pensato per la gestione delle risorse umane da un’unica piattaforma.

Relativamente ai carichi di lavoro, ti invitiamo a scoprire subito utilissime funzionalità che ti aiuteranno a distribuire al meglio i compiti e le mansioni.

In particolare:

• Gestisci i turni di lavoro in modo semplice ed efficace: Da un’unica schermata puoi organizzare facilmente i turni di lavoro, pianificando settimanalmente, mensilmente o per un periodo di tempo più lungo. In questo modo, hai un controllo completo sulle ore effettivamente lavorate dai dipendenti, anche in smart working, e puoi agire tempestivamente nel caso in cui voglia modificare o eliminare i turni.
• Valuta le performance del personale: Tieni sempre sotto controllo le prestazioni dei lavoratori con Factorial. Il software ti permette di digitalizzare l’intero processo e di valutare con cura i dipendenti grazie alla possibilità di creare obiettivi personalizzati per ogni lavoratore o team, basati sulla metodologia OKR e relativi KPI. Inoltre, puoi inviare feedback in tempo reale e personalizzare le valutazioni in base alle tue esigenze.
• Gestisci ferie e permessi: Utilizza Factorial anche per pianificare i periodi in cui i dipendenti possono richiedere le ferie e approva rapidamente tutte le richieste. Questo ti aiuterà a tenere sempre sotto controllo la forza lavoro. In qualsiasi momento, saprai chi è al lavoro, chi è in ferie e chi è in permesso, permettendoti di prendere decisioni riguardo a un’allocazione ottimale delle risorse.

E non è tutto, Factorial dispone di molte altre funzionalità, tutte pensate per digitalizzare e automatizzare i più importanti processi in ambito HR. Inizia subito a digitalizzare e gestire i documenti online, migliora la gestione delle spese in azienda e genera pratici report per una perfetta gestione dei compiti e delle mansioni.

Tutte queste funzionalità possono essere provate gratuitamente per 14 giorni, così puoi valutare tu stesso come la tecnologia oggi migliora la gestione dell’azienda, garantendo importanti risparmi di tempo e risorse.

Gestione del carico di lavoro: le conclusioni

In questo articolo ti abbiamo fornito tutte le informazioni necessarie per gestire al meglio un carico di lavoro eccessivo in azienda.

Abbiamo evidenziato importanti aspetti. Innanzitutto, avere molti compiti e mansioni da completare è un segno positivo. Indica che stai lavorando nel modo corretto, che hai molte richieste e che il tuo business si sta sviluppando nella giusta direzione.

Tuttavia, abbiamo anche sottolineato l’importanza di evitare di sovraccaricare i lavoratori e ti abbiamo fornito alcune azioni utili che puoi intraprendere per allocare meglio le risorse e mantenere un’elevata produttività senza compromettere la qualità del lavoro svolto.

Infine, ci siamo concentrati sull’importanza di utilizzare software HR come Factorial, strumenti pensati per le persone, che ti aiuteranno non solo a digitalizzare e automatizzare le operazioni ripetitive e noiose, ma anche a mantenere un perfetto controllo dell’azienda, creando un ambiente che mette al primo posto il benessere e la crescita professionale dei dipendenti.

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