Come gestisci il lavoro su turni in azienda? Hai già digitalizzato il processo? La programmazione dei turni di lavoro è un lavoro importantissimo.
È grazie a una corretta pianificazione che ottimizzi i flussi di lavoro, garantisci un trattamento paritario a tutte le risorse umane, oltre che, come vedremo, rispetti l’insieme di regole, norme e leggi sul tema.
Dell’operazione di programmazione dei turni di lavoro puoi occupartene personalmente, oppure, a seconda della grandezza dell’organizzazione, puoi affidare il processo ai tuoi responsabili HR.
Indipendentemente da chi se ne occupa, le regole da rispettare sono le medesime e le vedremo nel corso di questo articolo.
Sommario
Cosa è il lavoro su turni
Il D.lgs. n. 66 del 2003 e i CCNL contengono tutte le regole da rispettare per quanto riguarda l’organizzazione del lavoro su turni.
Leggendo il Decreto è possibile anche trovare una definizione. Il lavoro su turni altro non è che il modo in cui organizzi gli orari di lavoro dei dipendenti. Questo implica stabilire degli orari di lavoro basandoti sui periodi in cui l’azienda è aperta. Ne consegue che, se l’azienda è aperta 24 ore su 24, i turni di lavoro sono tre:
- Mattina
- Pomeriggio
- Sera
Chiaramente nel preparare i turni di lavoro, devi sempre tener presente le leggi e le preferenze dei lavoratori. Le prime garantiscono ai dipendenti turni di riposo, le ferie e stabiliscono quante ore al massimo può lavorare un dipendente, le seconde invece ti vedono impegnato a gestire le diverse esigenze che ogni dipendente può avere.
Tra chi preferisce lavorare solo la mattina o solo il pomeriggio, a chi invece proprio non ne vuol sapere di lavorare nel weekend. Mettere d’accordo tutti non è facile, come non lo è evitare l’insorgere di malumori tra i dipendenti. È per questi motivi che pianificare i turni di lavoro è un’operazione molto meno semplice di quanto possa sembrare in apparenza.
👉 Leggi l’articolo “Rilevazione presenze dipendenti: la guida definitiva per la digitalizzazione”.
Regole per la gestione dei turni
Come anticipato le regole per la gestione dei turni sono stabilite dalla legge e dal CCNL che hai deciso di applicare. Qualora non dovessi trovare una regola precisa, vale sempre il principio di agire secondo buona fede, evitando ogni forma di discriminazione.
Inerentemente ai turni di lavoro sono quattro i macro aspetti da tenere in considerazione. Conoscerli ti aiuta nella corretta programmazione dei turni di lavoro:
Orario di lavoro
Durante la fase di pianificazione dei turni di lavoro, uno dei primi aspetti che devi considerare è il quantitativo di ore che ogni lavoratore può lavorare in una settimana. In linea di massima i dipendenti possono lavorare al massimo 40 ore a settimana.
Tuttavia se hai alcuni dipendenti con contratti di lavoro part time orizzontali, allora le ore sono meno. A seconda dei casi, queste ultime possono essere comprese tra le 18 e le 30 a settimana.
Pause, riposi e ferie
Per quanto riguarda il riposo devi tener sempre a mente che ogni lavoratore, finito il turno di lavoro giornaliero, ha diritto ad almeno 11 ore di riposo continuate nel tempo. Questo vuol dire che se un dipendente finisce il turno alle ore 19.00, non può riprendere a lavorare prima delle 6.00 del mattino seguente. La regola viene meno nel caso il lavoro sia di tipo frazionato.
Rimanendo sul tema dei riposi, è sempre un diritto del lavoratore garantirgli almeno 24 ore di pausa trascorsi 7 giorni di lavoro continuato.
Mentre riguardo le pause è bene sapere che ogni lavoratore ne ha diritto ogni qual volta l’orario di lavoro supera le 6 ore continuate. In linea generale devi dare il tempo ai lavoratori di mangiare.
In merito, ti invitiamo a consultare quanto previsto dal CCNL a cui fai riferimento. Il Contratto Nazionale infatti può prevedere diverse norme a cui attenersi a seconda della tipologia delle mansioni svolte dal lavoratore.
E infine, passando alle ferie, devi sempre garantire al lavoratore di usufruire di almeno 4 settimane di ferie durante l’anno. Due delle quali da spendere in maniera continuata.
Lavoro straordinario
Un altro aspetto da considerare durante la gestione dei turni di lavoro riguarda il lavoro straordinario. Puoi chiedere al dipendente di lavorare più ore rispetto a quanto stabilito dal contratto, tuttavia, non solo devi garantirgli una retribuzione maggiore e variabile dal 15% al 50% in più rispetto a quanto guadagna normalmente, ma devi anche rispettare alcuni limiti previsti in ogni CCNL.
In linea generale un lavoratore non può superare le 250 ore annue di straordinario e comunque non può lavorare per più di 48 ore in una settimana.
Comunicazione
Infine, una corretta pianificazione dei turni di lavoro passa anche dal rispetto delle regole nell’ambito della comunicazione aziendale. In particolare, come datore di lavoro o People Manager, sei tenuto a informare in anticipo le risorse umane riguardo i futuri turni di lavoro.
Non esiste una norma che specifica il preavviso da rispettare, ma devi sempre cercare di essere corretto con i dipendenti dando loro la possibilità di organizzarsi al meglio il tempo a disposizione.
Come fare i turni di lavoro
Nel corso di questo e dei prossimi paragrafi vedremo che puoi preparare i turni di lavoro in diversi modi. Puoi semplicemente utilizzare carta e penna, oppure puoi pensare di utilizzare un foglio elettronico in Excel o, ancor meglio, utilizzare programmi o app di gestione dei turni di lavoro.
La scelta dipende da diversi fattori. Sicuramente digitalizzare il processo ti aiuta a gestire al meglio gli orari di lavoro. Mentre riportare e aggiornare continuamente gli orari servendosi di carta e penna, è un modo di procedere che facilmente crea incomprensioni, oltre che risultare inattuabile quando hai da gestire diversi team di lavoro.
Indipendentemente dallo strumento utilizzato, ti consigliamo di far combaciare le esigenze aziendali con le esigenze dei lavoratori tenendo presente:
I flussi di lavoro
Ogni azienda ha dei periodi più o meno intensi di lavoro. Alcune lavorano molto in estate, altre in inverno, altre ancora raggiungono i picchi di fatturato durante le festività. Sapere in quale periodo dell’anno il lavoro è più intenso, è la base dalla quale partire per un’organizzazione ottimale dei turni di lavoro.
L’importanza dei riposi
Un secondo aspetto da considerare sono i riposi. Anche i migliori lavoratori in azienda hanno bisogno di riposarsi, di stare con la famiglia, di concedersi un periodo di svago. Chiedere sempre straordinari, a volte può essere controproducente e portare a un calo della produttività.
I principi di uguaglianza
Infine, ma non per ordine d’importanza, nel decidere e concordare i turni con i lavoratori è sempre buona regola tenere conto delle esigenze di tutti, evitando l’insorgere di favoritismi.
Tutti i lavoratori, infatti, hanno delle esigenze. Alcuni non hanno problemi a farle presenti, altri invece sono più timidi. Tenere conto di questo aspetto aiuta a evitare che siano sempre i dipendenti più intraprendenti a beneficiare di migliori turni di lavoro.
Turni di lavoro con Excel
Un comune programma per turni di lavoro puoi elaborarlo con Excel. Per quanto i fogli di calcolo elettronici ti aiutino nella gestione, non mancano criticità da affrontare. Devi tener presente:
- Particolari categorie di lavoratori (minori, categorie protette…)
- Differenti contratti di lavoro
- Diverse mansioni e diverse competenze
Per ridurre il margine di errore il nostro consiglio è scaricare un foglio di calcolo in Excel precompilato. L’importante è che il foglio sia modificabile e che permetta d’inserire informazioni quali:
- Dati dei lavoratori
- Orari dei turni
- Note a margine
In più, avere la possibilità d’inserire le ore lavorate da ogni dipendente, le ferie e i permessi residui, le ore di straordinario lavorate e la tipologia di contratto applicato, può aiutarti a pianificare correttamente i turni di lavoro per la settimana o per il mese successivo.
Poiché i turni di lavoro dipendono da diversi fattori e spesso sono soggetti a variazioni ti aspetta un lavoro intenso. Dovrai spesso modificare il foglio Excel ed è innegabile che creare un foglio che in automatico calcoli l’attuale situazione in azienda di ogni lavoratore è complesso. È necessaria un’ottima conoscenza del programma e il rischio di commettere errori è elevato.
👉 Leggi l’articolo “Foglio presenze dipendenti: guida con modello gratuito e modificabile”.
App o software di gestione dei turni del personale
Un’efficace soluzione che ti permette di semplificare enormemente il lavoro di pianificazione dei turni consiste nell’utilizzare apposito software o app. Servirsi di questi programmi è indispensabile se il tuo obiettivo è digitalizzare e automatizzare un processo che notoriamente causa enormi rallentamenti al reparto delle risorse umane.
È sufficiente una breve ricerca sul web per trovare numerosi programmi che promettono di ottimizzare tutti i processi legati all’organizzazione dei turni di lavoro. Tuttavia, non tutti i programmi sono uguali. Alcuni consentono effettivamente di risolvere le principali criticità, altri invece, meno funzionali e complessi da utilizzare, potrebbero rivelarsi più dannosi che utili.
Scegliere i migliori programmi e le migliori applicazioni per fare i turni di lavoro è quindi meno semplice del previsto. Ti invitiamo a valutare la presenza delle seguenti funzionalità, distintive di un buon software per la pianificazione dei turni:
- Rilevare le presenze
- Assegnare i turni
- Inviare notifiche
- Monitorare ferie e permessi fruiti e residui
- Inviare feedback in tempo reale
- Assegnare turni anche da remoto
Queste sono solo alcune delle funzionalità che deve possedere oggi un software per la gestione dei turni davvero pensato per digitalizzare e automatizzare il lavoro. Quello che ti invitiamo a notare è che i turni di lavoro vengono stabiliti sulla base di tanti fattori: contratto di lavoro in essere, leggi riguardo il riposo e le ferie, esigenze dei lavoratori, ore di straordinario residue e così via. Solo disponendo di un applicativo pensato per raccogliere tutti i dati necessari è possibile automatizzare realmente il processo.
Digitalizzare l’organizzazione dei turni di lavoro con Factorial
Se ti stai chiedendo ora qual è il software che ti permette davvero di automatizzare e digitalizzare le ore di lavoro, la risposta è Factorial. Factorial è un software HR, realizzato sulle esigenze delle PMI impegnate nel delicato passaggio verso una gestione aziendale che sempre più si avvale della tecnologia per eliminare tutti i processi manuali e ripetitivi.
Il software HR, che puoi provarlo gratuitamente per 14 giorni e già scelto da oltre 60.000 aziende, rende la pianificazione e la gestione dei turni di lavoro semplice ed efficiente. Con Factorial puoi:
- Assegnare turni di lavoro
- Pianificare i turni della settimana, del mese o per un periodo più lungo
- Inviare e ricevere notifiche in caso di variazioni del programma
- Creare turni personalizzati in base al contratto di lavoro in essere
Inoltre, Factorial è dotato di un sistema per rilevare le presenze, una funzionalità quest’ultima che ti permette di creare piani di lavoro basati sulle ore realmente lavorate e residue. In qualsiasi momento puoi accedere al calendario dei turni di lavoro e verificare la situazione di ogni singolo lavoratore o team di lavoro.
Infine, il software in automatico ti segnala eventuali sovrapposizioni dei turni di lavoro. Questa funzionalità riduce ulteriormente l’errore umano, rendendo la gestione dei turni di lavoro ancora più semplice.
Factorial è un software completo, ti basta utilizzarlo per digitalizzare tutti i più importanti processi in ambito HR. Le funzionalità non si limitano alla gestione dei turni. In pochi click, come accennato, automatizzi processi relativi alla gestione del tempo quali:
In più, resterai stupito dalle funzionalità nell’ambito recruiting e carriere, che ti facilitano i processi di selezione dei migliori candidati, e la possibilità di valutare le performance dei dipendenti, grazie ai report qualitativi e quantitativi che il software ricava analizzando i dati forniti.
Conclusioni
In questo articolo abbiamo scoperto: quanto è importante gestire efficacemente i turni di lavoro in azienda, quali sono le regole e le leggi da rispettare e quale software utilizzare per digitalizzare un lavoro complesso e delicato.
In conclusione, la tecnologia e in generale il progresso permettono alla tua azienda di scoprire nuovi e più efficienti modi per una corretta gestione delle risorse umane.
Una gestione corretta inizia dalla pianificazione dei turni di lavoro e si estende fino alla possibilità di valutare le performance dei dipendenti. I risultati raggiunti sono notevoli: da un migliore processo decisionale, fino alla possibilità di mettere a disposizione dei lavoratori un luogo ideale dove crescere e realizzarsi professionalmente.
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