Trasformazione digitale: come creare valore in azienda grazie alla tecnologia [+ Guida]

Stai già affrontando la trasformazione digitale in azienda? Stai sfruttando al massimo le tecnologie odierne per creare valore?

La corsa tecnologica sta radicalmente cambiando il mercato Italiano e globale. Siamo in un momento storico in cui le aziende devono adattarsi a questi cambiamenti, se vogliono rimanere competitive. Oggi, rifiutarsi di seguire l’evoluzione tecnologica è una sentenza capitale per le aziende. 

Stiamo vivendo la quarta rivoluzione industriale; siamo al punto in cui le aziende hanno due scelte: allinearsi ai canoni della rivoluzione, o perdere competitività. 

Per sopravvivere — e prosperare — in questo periodo di profondi cambiamenti, le aziende devono affrontare la trasformazione digitale. Devono, quindi, prepararsi a ripensare ai propri processi produttivi in ottica digitale.

In questo articolo, vedremo nel dettaglio cos’è la trasformazione digitale. Quali vantaggi porta, a che punto siamo in Italia a riguardo, e come puoi preparare al meglio la tua azienda per implementarla.

Che cos’è la trasformazione digitale 

La trasformazione digitale è il processo tramite cui le aziende digitalizzano i processi produttivi ed amministrativi. Così facendo, snelliscono le loro operazioni, migliorano i servizi offerti, e semplificano il lavoro dei dipendenti.

Siccome parliamo di trasformazione, ci riferiamo ad una completa reinterpretazione delle procedure aziendali, non di una semplice aggiunta della tecnologia in azienda. Non basta installare un paio di server e fotografare i documenti per diventare digitali; dovrai lavorare sulla mentalità e sulla cultura organizzativa, coinvolgendo tutti i livelli e settori dell’impresa. 

Vista la portata del cambiamento, dovrai sviluppare una strategia di change management su misura per la tua azienda, per guidarla verso il futuro digitale che la aspetta. 

Vediamo perché dovresti promuovere questa trasformazione.

👉 Leggi l’articolo “Digital transformation HR: creare valore in azienda grazie ad un software HR”.

Quali sono i vantaggi della trasformazione digitale 

Portare la trasformazione digitale in azienda ti offre diversi vantaggi:

• Ti garantisce accesso a più dati, e migliori. I dati raccolti in maniera analogica spesso risultano già obsoleti quando vai ad analizzarli. Digitalizzare la tua azienda ti aiuta a raccogliere dati in tempo reale su ogni aspetto del processo produttivo, e di prendere quindi decisioni migliori.
• Aumenta produttività ed efficienza. In ogni azienda ci sono una serie di task ripetitive, soggette ad errori, e a basso valore aggiunto come l’inserimento di dati e la pianificazione degli appuntamenti. Grazie alla trasformazione digitale puoi automatizzare questi compiti, liberando tempo prezioso per i dipendenti che potranno dedicarsi ad attività più strategiche.
• Riduce i costi. La trasformazione aiuta le aziende a risparmiare denaro attraverso l’automazione dei processi e la semplificazione dei flussi di lavoro. La tecnologia aiuta le aziende a ridurre i costi legati alla gestione dei dati e alla manutenzione delle infrastrutture IT.
• Promuove la dematerializzazione di luoghi e documenti fisici. la trasformazione digitale porta le aziende a ridurre la dipendenza da spazi fisici e a superare le barriere geografiche. Ad esempio, strumenti come il cloud computing e le videoconferenze consentono ai dipendenti di lavorare da remoto e collaborare con colleghi e clienti in tutto il mondo. La digitalizzazione dei documenti e dei processi riduce i costi legati alla gestione della carta e migliora l’efficienza.
• Migliora la customer experience. Prendendo decisioni migliori, migliorando l’efficienza, e offrendo prodotti e servizi di alta qualità, migliori l’esperienza dei clienti. Ad esempio, l’utilizzo di strumenti digitali per personalizzare le interazioni con i clienti e fornire un servizio più rapido e preciso aumenta la soddisfazione del cliente e lo fidelizza all’azienda.

Puoi godere fin da subito di questi vantaggi con un software HR come Factorial per digitalizzare i processi e offrire un servizio superiore ai tuoi clienti.

Trasformazione digitale in Italia 

Il tema della trasformazione digitale è molto sentito in Italia, tanto che il governo ha istituito il dipartimento per la trasformazione digitale (DTD) nel 2019. 

Il processo ha vissuto — e sta vivendo — alti e bassi. L’Osservatorio sulla Trasformazione Digitale dell’Italia ci ricorda di come il nostro paese sia quello che sta investendo maggiori risorse — 40,7 miliardi di Euro — nell’area EU per favorire la digitalizzazione sia in ambito pubblico che privato. 

Da un lato, questo dato è incoraggiante: stiamo investendo molto per accelerare la trasformazione digitale. Dall’altro, visto che siamo 18esimi su 27 in Europa nell’indice dell’economia e della società digitale (DESI), capiamo che siamo rimasto un po’ indietro e dobbiamo fare ancora molto per recuperare il tempo perduto.

Inoltre, avviare un processo di trasformazione digitale è una sfida complicata. Secondo un rapporto di BCG del 2020, il 70% dei progetti di trasformazione digitale non raggiunge gli obiettivi prefissati. 

Vediamo come puoi implementare la trasformazione digitale nella tua azienda ed evitare al contempo di rientrare in questa statistica.

Come implementarla in azienda 

La trasformazione digitale riguarda sia gli aspetti produttivi che quelli burocratici della tua azienda. È un cambiamento radicale che ha alcuni passi fondamentali da seguire:

1. Stabilisci gli obiettivi della trasformazione digitale. Non puoi sapere da che parte andare se non dai dove vuoi arrivare. Prima di avviare un processo così rivoluzionario, assicurati di sapere cosa vuoi ottenere dal processo, e come.
2. Coinvolgi manager e dipendenti. Stai per cambiare il modo di lavorare in azienda. Prepara tutti gli stakeholder aziendali al cambiamento, fornendo loro tutti gli strumenti e il supporto di cui hanno bisogno. Una strategia di change management è cruciale in questa fase.
3. Scegli le tecnologie per la trasformazione. Non esiste un processo di trasformazione digitale uguale per due aziende. Dovrai identificare le tecnologie più adatte alle esigenze e priorità della tua azienda. 
4. Suddividi il processo in fasi. Segui un approccio graduale ai cambiamenti, così puoi gestire meglio le resistenze e le incertezze che tendono ad emergere durante la trasformazione digitale. Inoltre, rende più facile monitorare se stai raggiungendo gli indicatori di performance.
5. Tieni sotto controllo i risultati che hai ottenuto. Se non sono in linea con le tue aspettative o con i tuoi obiettivi, cerca di capire quali sono le cause e quali azioni correttive puoi intraprendere. Non aver paura di cambiare rotta se necessario, ma fai sempre delle scelte basate sui dati e sul feedback di dipendenti e clienti.

Puoi partire con un software come Factorial per la gestione documentale e per supervisionare le performance dei dipendenti. Più avanti potrai utilizzare i dati generati dal software per analizzare le tendenze, identificare le aree di miglioramento e pianificare le strategie future.

Fattori trainanti della trasformazione digitale 

La trasformazione digitale era un progetto a lunghissimo termine fino a poco fa. Molte imprese non sentivano il bisogno di inseguire il progresso tecnologico. Oggi, invece, la trasformazione digitale è diventata una necessità, e la necessità è sempre il principale fattore trainante di ogni cambiamento.

Tra gli eventi che hanno reso la trasformazione digitale la prima preoccupazione di molti imprenditori troviamo sicuramente la pandemia. Ci ha obbligati a riorganizzare il lavoro in modalità remota, a comunicare con i clienti attraverso i canali digitali, e a offrire prodotti e servizi innovativi e adattabili alle nuove esigenze.

Il progresso tecnologico è un altro fattore trainante della trasformazione digitale. Fino a 10 anni fa l’idea di sfruttare un’infrastruttura in cloud era prerogativa delle aziende più grosse. Oggi, grazie all’avanzare della tecnologia, le soluzioni in cloud sono accessibili anche alle PMI.

L’ultimo fattore trainante è la pressione legislativa, che impone alle aziende di essere più efficienti e sostenibili. Ad esempio, le aziende devono adeguarsi alle nuove tecnologie — come il 5G — per cui il governo ha stanziato molte risorse, grazie anche al Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza.

Quali tecnologie applicare per la trasformazione digitale 

Le tecnologie da applicare per la trasformazione digitale dipendono dagli obiettivi specifici della tua azienda. Tuttavia, svariate tecnologie sono sfruttate da gran parte delle aziende che hanno portato a termine la trasformazione con successo; ecco le principali:

• Dispositivi mobili. Con la diffusione di dispositivi come smartphone e tablet, puoi comunicare e distribuire informazioni a tutti i membri dell’azienda in ogni momento, e in tempo reale. Inoltre, puoi garantire l’accesso ai dati aziendali ai manager direttamente dai loro dispositivi, velocizzando i processi decisionali.

• • Infrastruttura cloud. Implementando una Cloud First Strategy permetti ai dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo e dispositivo, garantendo loro maggiore flessibilità. Inoltre, il servizio cloud cresce con la tua azienda senza investimenti in hardware costoso. 
  • Internet delle cose (IoT). Sensori, droni, e altri dispositivi collegati alla rete aziendale ti consentono di raccogliere dati più precisi ed in tempo reale.

• Intelligenza artificiale e machine learning. Sfruttando algoritmi e sistemi che imparano dai dati raccolti puoi snellire il processo decisionale e scoprire potenziali criticità nel sistema prima che accadano.

• Realtà aumentata. Usando contenuti o informazioni digitali puoi fornire ai clienti supporto da remoto. Ad esempio, attraverso la telecamera del dispositivo del cliente, il tecnico può vedere la situazione e fornire indicazioni visive e vocali usando annotazioni o simboli sovrapposti alla realtà. 
• Manifattura additiva. La manifattura additiva è un processo di creazione di oggetti fisici a partire da un modello digitale; aggiunge strati di materiale uno sopra l’altro (additivi) fino a ottenere la forma desiderata. Questo permette di realizzare oggetti con geometrie complesse, personalizzati e con meno sprechi.

Vediamo ora le principali sfide della trasformazione digitale.

Quali sono le sfide della trasformazione digitale 

Nonostante la popolarità della trasformazione digitale e le opportunità che offre, molte aziende faticano ad implementarla correttamente. Vediamo i più grossi ostacoli incontrati dalle aziende:

• • Paura del cambiamento. È il classico “abbiamo sempre fatto così e finora ha funzionato”. Il famigerato status quo bias che predilige lo stato attuale delle cose perché visto come stabile e sicuro, a differenza del cambiamento che è sconosciuto e spaventoso.
  • Fraintendere la natura della trasformazione digitale. La trasformazione è un processo che richiede un ripensamento di tutti i processi aziendali in chiave digitale. A volte le aziende invece implementano soluzioni tecnologiche senza prima ridisegnare i propri processi, causando un disallineamento tra strategia e operatività.
  • Mancata formazione del personale. La trasformazione digitale richiede nuove competenze ai lavoratori, che devono essere in grado di usare efficacemente le soluzioni tecnologiche e di adattarsi ai cambiamenti. 

• Scegliere le tecnologie sbagliate. Non è detto che alla tua azienda servano tutti gli strumenti di ultimissima generazione. Conduci un’analisi costi-benefici per ogni strumento che ritieni interessante, e assicurati che si integri perfettamente con ciò che stai già usando. 

• Cambiare la mentalità aziendale. La trasformazione digitale non è solo una questione di tecnologia, ma anche di cultura e visione. Per avere successo, devi coinvolgere tutti i livelli dell’organizzazione e comunicare chiaramente gli obiettivi e i vantaggi della trasformazione. Devi anche promuovere un clima di fiducia, collaborazione e innovazione, incoraggiando il feedback e la sperimentazione.

Sono sfide difficili da superare, ma da questo dipende il posizionamento futuro della tua azienda. Preparando la tua azienda alla trasformazione digitale puoi massimizzare le tue probabilità di successo.

Come prepararsi alla trasformazione digitale in azienda 

La trasformazione digitale passa in primo luogo dai tuoi dipendenti e manager, per cui sono loro il fulcro della tua strategia e del tuo cambiamento organizzativo. Devi coinvolgerli, motivarli e formarli per rendere la tua azienda più agile, innovativa e competitiva nel mercato digitale.

Questo significa per prima cosa comunicare i tuoi piani al personale spiegando il motivo, i benefici e il valore della trasformazione digitale per la tua organizzazione e per i tuoi dipendenti. Devi anche gestire le aspettative, creare un senso di appartenenza e utilizzare strumenti digitali per una comunicazione omnicanale.

Organizza corsi di formazione digitale, assegna ruoli e responsabilità chiari, stabilisci obiettivi e metriche misurabili e fornisci feedback e supporto costanti. Così coinvolgi il personale nel processo di trasformazione digitale e sfrutti le loro competenze e potenziale.

Utilizzare un software per digitalizzare i processi HR

Per sfruttare tutti i vantaggi della trasformazione digitale, affidati a Factorial, un software HR all-in-one che semplifica il processo di digital transformation. Col nostro software, centralizzi tutti i dati aziendali in un unico hub accessibile da remoto con qualsiasi dispositivo.

Grazie a Factorial, i tuoi dipendenti potranno:

• Firmare documenti con una firma elettronica sicura
• Timbrare il proprio cartellino elettronicamente
• Richiedere ferie e permessi

Così facendo, aumenterai la produttività e il coinvolgimento dei tuoi dipendenti, riducendo i costi e gli errori umani. Inoltre, potrai monitorare le performance e le competenze dei tuoi collaboratori, creando piani di sviluppo personalizzati e incentivando la formazione continua. 

Factorial inoltre ti aiuta con il processo di recruiting, e con onboarding ed offboarding dei dipendenti.

Factorial è il partner ideale per accompagnarti nella trasformazione digitale della tua azienda, così come lo è per oltre 60.000 aziende in tutto il mondo.

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