Rilevazione presenze e smart working: ecco cosa devi sapere

Scritto da: Matteo Pizzinato

Come si gestiscono le presenze in smart working?

Oltre ai temi che riguardano i processi di selezione del personale, questa è un’altra delle domande che negli ultimi tempi, HR manager e imprenditori si stanno facendo sempre più spesso.

Il lavoro a distanza è legato all’impegno, e l’impegno è chiaramente legato alla produttività. In un universo perfetto, il lavoro da remoto dovrebbe essere sinonimo di lavoro ad alta produttività e orientato ai risultati, che opera in modo snello e veloce online.

Il tuo team, però, è composto da esseri umani. E gli esseri umani, si sa, non sono perfetti. Dovrai quindi monitorare le presenze e la produttività di ognuno, in modo da avere un’idea chiara sulla direzione del tuo gruppo di lavoro. La rilevazione delle presenze dei dipendenti per i team che operano in remoto può essere complicata, ma ci sono molte accortezze che puoi implementare per migliorare la produttività generale.

Rilevazione presenze e smart working: le difficoltà

Per risolvere una situazione complessa, è sempre meglio iniziare dagli aspetti più complicati, e capire mano a mano come affrontarli uno ad uno. Iniziamo quindi individuando i principali problemi e le difficoltà di rilevare le presenze in smart working:

  • Mancanza di presenza fisica e controllo visivo
  • Possibile differenza oraria data dalla flessibilità
  • Interazione e comunicazione ridotta
  • Confusione nelle aspettative

Ci possono sono sicuramente essere altri elementi di difficoltà ma questi, senz’altro, sono quelli che creano le maggiori preoccupazioni a responsabili delle risorse umane e team leader. Ora che le abbiamo individuate, scopriamo insieme come superarle.

Come gestire efficacemente le presenze in smart working

Secondo una ricerca pubblicata da Forbes, lo smart working sta aumentando la produttività dei lavoratori. Non è un caso, quindi, che sempre più aziende stiano concedendo questa forma lavorativa ai propri dipendenti.

Detto questo, non ci stanchiamo mai di ripeterlo. In qualità di team leader, HR manager o project manager devi sapere come gestire il monitoraggio in smart working e mantenere coinvolti dipendenti a distanza. Se lo farai correttamente, non tarderai notarne i risultati.

Nella tua gestione, dovrai includere metodi per tenere mantenere alto il morale del tuo team dipendenti remoti e desiderosi di lavorare per la vostra azienda. Ecco i nostri suggerimenti per un monitoraggio e una rilevazione delle presenze efficiente per i tuoi dipendenti da remoto.

1. Utilizza un calendario online condiviso

La rilevazione delle presenze non serve solo a controllare che i dipendenti dedichino al lavoro il giusto tempo. I componenti del tuo team devono poter sapere quando i loro colleghi e manager sono disponibili, in modo da poter comunicare con loro durante il giorno.

Condividere gli orari di tutti online in modo semplice e trasparente è più facile di quanto sembri. Con un calendario online condiviso, tu e il tuo gruppo di lavoro potrete controllare con precisione le disponibilità orarie degli altri, capire a cosa stanno lavorando e quando sono programmate riunioni o eventi. Questo fa sì che tutti siano allineati.

Uno degli strumenti più semplici da usare è Google Calendar. Ogni dipendente ha il proprio calendario colorato in cui segna i propri impegni e su cosa lavorerà. La condivisione del calendario permette di creare facilmente riunioni e tranche di progetto e permette di commentare e comunicare apertamente evitando sorprese dell’ultimo minuto.

2. Sfrutta appieno le videochiamate

Mantenere un contatto costante e “umano” è una delle principali problematiche del lavoro a distanza. La natura solitaria dello smart working può far sentire alcuni dipendenti “isolati” dal resto del team. Per coinvolgere i lavoratori da remoto e farli sentire partecipi, usare spesso le videochiamate è importante.

La videochiamata ha il grande vantaggio di permettere di vedersi in tempo reale, ma senza essere nello stesso posto. Parlarsi e, soprattutto, potersi vedere in faccia mentre lo si fa cambia in maniera radicale la comunicazione fra colleghi e manager.

Anche le riunioni video sono importanti. Aiutano i dipendenti a distanza a sentirsi parte del team, aggiungono un livello di contatto che non può essere eguagliato dai messaggi testuali o dalle e-mail. I dipendenti possono leggere il linguaggio del corpo di ognuno e stabilire un contatto visivo, creando un’atmosfera più coinvolgente. Il video, inoltre, incoraggia la partecipazione, perché i tutti dovranno essere presenti.

Una bella idea per un team, potrebbe essere quella di organizzare una riunione veloce alla mattina per allinearsi sui prossimi passi da compiere e sulle priorità della giornata. Si possono chiarire dubbi, raccontare i propri progressi o difficoltà e iniziare la giornata con maggiore motivazione.

3. Usa un sistema di time tracking e rilevazione presenze

Uno dei vantaggi dello smart working è che i dipendenti possono costruire i propri orari di lavoro. Un dipendente non deve prendersi del tempo libero per occuparsi di altre cose della sua vita. Per esempio, se ha un appuntamento dal dottore, può organizzare la sua giornata di conseguenza.

Detto questo, per mantenere un certo grado di organizzazione, i dipendenti dovrebbero registrare il proprio orario di lavoro, anche se non “classico”. È importante assicurarsi che i lavoratori da remoto completino i loro compiti. Un time tracking software può aiutare a monitorare presenze e ore lavorate dei tuoi dipendenti a distanza.

Un sistema per sostituire le timbrature in smart working serve anche ad evitare che i dipendenti lavorino troppo. Può essere facile per alcuni lavoratori in remoto perdere la cognizione del tempo quando lavorano a un progetto. Non ci sono altre persone intorno a loro che lasciano l’ufficio, e quindi potrebbero lavorare oltre l’orario normale. Lavorare più ore del previsto può portare al burnout e a uno sbilanciamento tra lavoro e vita privata, con un impatto disastroso sulla performance.

Un software per il controllo orario aiuta inoltre anche pagare con precisione i lavoratori freelance. Questo ti aiuta ad evitare problemi con il pagamento dei vari progetti ed evitare imprecisioni. Pagare in modo impreciso un dipendente potrebbe creare lamentele, problematiche legate alle tasse e altre complicazioni che sarebbe meglio evitare.

Usare un software di gestione del tempo e rilevazione delle presenze ti permette anche di risparmiare tempo con le buste paga. Dopo l’invio degli orari dei dipendenti, le informazioni vengono importate automaticamente nel vostro software di gestione del personale e potrai gestire le buste paga senza dover inserire fisicamente le ore lavorate. La documentazione viene poi salvata nel software, in modo da registrare accuratamente la paga di ogni dipendente.

4. Mantieni alto lo spirito di gruppo

Spesso chi lavora da remoto a non ha lo stesso orario di chi lavora in ufficio. La possibilità di lavorare con un orario flessibile può causare problemi di comunicazione. I lavoratori a distanza potrebbero non essere disponibili durante l’orario di lavoro, e quindi contattare manager e colleghi (e viceversa) potrebbe diventare un problema.

Come responsabile delle risorse umane, devi assicurarti che i team leader riuniscano periodicamente il team per parlare di progressi, opinioni e problematiche. Fa in modo che gli orari dei dipendenti in smart working si sovrappongano alle ore d’ufficio per almeno una parte della giornata. Questo creerà una “finestra” di tempo in cui i membri del team possono facilmente mettersi in contatto l’uno con l’altro, creando inclusione e stimolando il senso di appartenenza.

Richiedi ai team leader di programmare degli incontri ricorrenti con i loro team tramite video chat o telefono. Per esempio tutti i giorni, settimanalmente o mensilmente. Invita a creare uno schema di ciò che si vuole discutere, ma lasciando spazio ad una discussione aperta. Dovrebbe esserci un limite di tempo per la riunione in modo che non ci voglia troppo tempo per risolvere i problemi.

Durante la riunione,  ogni membro del team deve avere la possibilità di parlare del proprio lavoro, dei progressi e delle sfide che sta affrontando. Conservare un documento condiviso che annoti ciò di cui ogni persona parla, è un ottima pratica per permettere al team di farvi riferimento in seguito.

5. Sii presente

Che tu sia un HR manager o un team leader, la tua presenza è fondamentale. Un manager assente o poco presente non incoraggia la partecipazione. È necessario essere un leader presente se ci si aspetta una buona partecipazione dei dipendenti.

È facile perdersi nel proprio lavoro perché i dipendenti non sono lì davanti a te. Fornisci ai ai lavoratori diversi modi per contattarti, come il tuo numero di telefono e e-mail. Sforzati di comunicare regolarmente con ogni dipendente.

Oltre a “controllarli”, chiedi come stanno. Quando una persona si sente apprezzata, è più probabile che si presenti motivata e lavori sodo. Un semplice “Come vanno le cose?” può avere un grandissimo impatto sulla partecipazione dei lavoratori.

I dipendenti vanno “coccolati” e allo stesso tempo incoraggiati ad adottare un approccio proattivo e indipendente al proprio lavoro. Il management deve essere presente e farsi carico della responsabilità, non solo dei risultati, ma anche del benessere dei propri lavoratori.

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Per qualsiasi dubbio o domanda riguardo la gestione delle presenze in smart working non esitare a scriverci nei commenti.

2 thoughts on “Rilevazione presenze e smart working: ecco cosa devi sapere”

  1. Grazie mille! Davvero utile e interessante per chi, come me, si trova a gestire molti dipendenti a distanza!

    Una domanda: quale software consigliate per le videochiamate aziendali?

    Rispondi

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