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rilevazione delle presenze

Rilevazione delle presenze: guida completa + modello gratis

A causa della crisi sanitaria dovuta a Covid-19 e l’introduzione di misure di confinamento molti dipendenti hanno dovuto iniziare a lavorare da casa. Nella maggioranza dei casi la rilevazione delle presenze viene effettuata tramite timbratura del badge aziendale. Ma come fare quando i dipendenti non possono recarsi in ufficio per timbrare il cartellino?

Indubbiamente, durante la crisi del Coronavirus, il telelavoro sta fungendo da galleggiante per molte aziende che sono state improvvisamente costrette a svolgere compiti a distanza. Ora le case dei dipendenti si sono trasformate in uffici privati.

Tuttavia, le aziende devono continuare a rispettare la registrazione obbligatoria dei propri dipendenti durante il confinamento, anche se i lavoratori non si trovano fisicamente nei loro uffici.

Viviamo momenti di incertezza, ma vogliamo semplificare la tua giornata nel reparto Risorse umane con una guida completa per gestire con successo la rilevazione delle presenze e il controllo dell’orario di lavoro.

Possiamo iniziare!

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modello gratis per rilevazione presenze

Qual è lo scopo della rilevazione delle presenze?

Se sei il responsabile del reparto risorse umane della tua azienda, sicuramente il termine “rilevazione delle presenze” non ti sarà nuovo. Tuttavia, è sempre bene aggiornare le misure che riguardano la nostra quotidianità e che sono relativamente “nuove”.

Il controllo dell’orario di lavoro, chiamato anche “rilevazione delle presenze”, è l’azione che prevede il tracciamento delle ore che ogni dipendente ha svolto durante una giornata lavorativa. Qui vengono prese in considerazione tutte le ore comprese tra l’inizio e la fine della giornata lavorativa, oltre alle ore di straordinario e quelle che non sono state lavorate, per qualsiasi motivo.

👉 L’obiettivo della rilevazione delle presenze è quello di evitare che vengano svolte ore extra non pagate dalle aziende. In questo modo, i dipendenti sono pienamente consapevoli di tutto il tempo lavorato.

Quali cambiamenti ha subito la legge sulla rilevazione delle presenze?

La Corte di Giustizia UE con la sentenza C-55/18 del 14 maggio 2019 si è espressa in merito alla rilevazione delle presenze dei dipendenti.

Con la sentenza sopra citata la Corte di Giustizia si è esposta a tutela dei lavoratori. Infatti, è stato stabilito l’obbligo per tutti gli Stati membri dell’UE di imporre a tutte le aziende, senza distinzione in merito alla grandezza della stessa, di avere in dotazione un sistema di rilevazione delle presenze dei propri dipendenti.

L’obiettivo dell’introduzione di questa nuove normativa risiede nella possibilità di monitorare in maniera oggettiva, e il più possibile precisa, le ore lavorate dai dipendenti. In questo modo eventuali straordinari potranno essere registrati e regolarmente pagati. Allo stesso modo sarà possibile definire in maniera corretta i turni di riposo.

👉 Vuoi saperne di più sulla rilevazione delle presenze in smart working? Abbiamo creato un articolo apposta!

Come abbiamo detto tutte le aziende sono obbligate a tenere un registro di tutti i loro dipendenti, indipendentemente dal tipo di contratto che hanno.

Con questo nuovo regolamento, sono apparse 2 nuove funzionalità che influenzano il controllo dell’orario di lavoro durante il telelavoro:

  • # 1 Le pause devono essere registrate – Se i dipendenti smettono di lavorare per fumare, fare colazione o prendere un caffè, devono detrarlo come tempo dalla loro giornata lavorativa. Tuttavia, questo dipende da ciascuna azienda, che deve stabilire dei limiti di tempo per questi casi.
    # 2 Lo straordinario deve essere fatto con autorizzazione – Il controllo delle presenze è stato implementato per regolare tutto il lavoro e ammenda le aziende che costringono i propri dipendenti a lavorare di più, quindi, ora se hai bisogno di prolungare la giornata, dovresti prima consultare il manager diretto.

Per coloro che non effettuano il telelavoro, dovrebbero sapere che i viaggi di ritorno dopo una riunione aziendale non verranno conteggiati come lavoro.

Cosa si intende per straordinario?

A volte possono sorgere dubbi su cosa sono e cosa non sono gli straordinari. Tuttavia, conoscere le loro differenze sarà di vitale importanza per controllare il volume di lavoro dei nostri dipendenti e la loro retribuzione.

Successivamente, spieghiamo il concetto di lavoro straordinario:

Straordinari: sono tutte quelle ore che superano il limite di tempo di una giornata lavorativa concordata. Cioè se in base al contratto si specifica che il lavoratore deve lavorare 40 ore settimanali, tutte quelle che vengono effettuate in eccesso verranno conteggiate come straordinarie.

Per quanto riguarda la loro retribuzione, deve essere conforme a quanto stabilito da convenzione o contratto, ma non può mai essere inferiore al valore dell’ora ordinaria.

Per quanto riguarda i lavoratori che svolgono orario part-time le ore di straordinario vengono definite come ore supplementari. Devono comunque rientrare nel limite delle ore stabilite per legge e devono seguire la retribuzione dettata dai CCNL.

Inoltre, dobbiamo tenere presente che i minori di 18 anni non possono fare gli straordinari, nè tantomeno prestare servizio con orario notturno.

software rilevazione presenze

Software HR di rilevazione delle presenze vs timbratura in Excel

I due modi più comuni per eseguire il controllo dell’orario dei lavoratori sono attraverso un modello che possiamo creare noi stessi, ad esempio, in Excel o in uno spreedsheet di Google Drive, oppure optare per un software di rilevazione delle presenze come Factorial.

Prova a fare questo esercizio: pensa al metodo di rilevamento delle presenze che utilizzi, quali sono i suoi difetti? Come vorrei che fosse? Molte aziende optano per la digitalizzazione e modificano tutta la loro gestione dell’orario con un software HR che semplifica le loro attività quitidiane.

Ecco alcuni motivi per fare il grande passo e dire addio ai fogli di calcolo manuali:

  • Permette di offrire trasparenza, sia ai propri dipendenti che a un’eventuale ispezione del lavoro.
  • Si ottiene una maggiore efficienza rispetto a una tabella Excel, poiché si stima che il reparto Risorse umane possa risparmiare fino al 70% del tempo impiegato nella revisione di un controllo manuale dell’orario su fogli presenze mensili o settimanali.
  • Eviti errori umani, non sorprende che un Excel che passa attraverso molte mani possa essere configurato male, con un software per la rilevazione delle presenze del personale avresti il ​​controllo totale.
  • Ti assicuri di rispettare la legge. Grazie ai software HR potrai assicurarti che i dati non possano essere modificati dall’esterno e da chiunque non abbia autorizzazione. Inoltre è importante ricordare che bisogna fare particolarmente attenzione anche a garantire la privacy dei dipendenti.

Non sei ancora sicuro di voler passare al software di rilevazione presenze?

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Come funziona il controllo dell’orario durante smartworking e telelavoro?

Il mondo del lavoro è cambiato e, ora che non lavoriamo nel solito ambiente di lavoro a causa del Coronavirus, è più essenziale che mai mantenere un buon controllo dell’orario.

Come responsabili delle risorse umane dobbiamo comunicare ai nostri dipendenti che devono continuare con l’abitudine di registrare le proprie ore, non solo per questioni legali, ma in qualche modo è anche il loro modo di giustificare le ore di telelavoro ora che nessuno le controlla.

Ma come timbrare il cartellino da casa? Quelle aziende che sono già avanzate a livello tecnologico probabilmente stanno già utilizzando alcuni software delle risorse umane o possiedono un’app per timbrare il cartellino.

Ma nei casi in cui le aziende non dispongono di questi sistemi tecnologici, la legge consente il monitoraggio dell’orario, nei casi in cui non si tratta di telelavoro, da effettuare su carta quando un computer non è disponibile. In questi casi, i fogli scannerizzati devono essere inviati al reparto delle risorse umane o a un superiore, a seconda dei casi.

Ove possibile, le risorse umane devono facilitare la firma dei dipendenti e per questo, scegliere gli strumenti migliori per poterla svolgere, come per esempio la gestione documentale con la firma elettronica.

timbrare cartellino

Orari flessibili e il futuro delle giornate di lavoro

Con l’arrivo del Coronavirus sono state molte le aziende che hanno dovuto introdurre la modalità dello smart working e del telelavoro. In molti casi questa decisione si è rivelata un successo. La produttività è aumentata e su Linkedin spopolano i sondaggi in cui si invitano gli utenti a votare se preferiscono lo smart working, lavorare in ufficio o un mix dei due.

Lo smart working funziona così bene che diverse multinazionali come Google hanno annunciato che sarà la modalità di lavoro preferenziale fino al 2021. Tra i professionisti che abbiamo intervistato, Benedetta Laganà prevede che lo smart working sarà uno dei benefit principali da offrire per attirare i candidati e trattenere i dipendenti.

L’introduzione del lavoro agile va di pari passo con degli accorgimenti che possano rendere il lavoro più flessibile. L’idea di una giornata di lavoro con orario fisso 9:00 – 18:00 ormai sta sfumando. Oggi si discute sempre di più su quanto sia effettivamente efficace e produttivo mantere degli orari fissi. In alcune startup come Glovo possiamo già vedere un cambiamento di tendenza.

In cosa consiste? Semplicemente nella possibilità per i dipendenti di prendere il controllo della propria giornata di lavoro. Ciò consente ai lavoratori di poter gestire al meglio il proprio tempo. Gli impegni di lavoro e quelli personali possono essere bilanciati in modo da mantere un work-life balance migliorato.

Questo diventa possibile quando le aziende possiedono dei software che consentono ai dipendenti di gestire in maniera semplice e intuitiva il proprio orario di lavoro.

software risorse umane

Suggerimenti per applicare una migliore rilevazione delle presenze dei tuoi dipendenti

Anche se hai già implementato il controllo del tempo nella tua azienda, è sempre bene continuare a ricordarne l’importanza e motivarli a continuare con questa pratica.

1. Offri incentivi o applica la gamification

In modo divertente, puoi premiare quei lavoratori che rispettano il controllo dell’orario ogni mese. Per farlo, puoi fare un piccolo gesto, come un’e-mail di ringraziamento, o un dettaglio, come delle caramelle.

Puoi anche considerare l’implementazione di progetti di gamification, con i quali puoi trasformare compiti noiosi in divertenti.

2. Crea promemoria per ridurre al minimo le sviste

Esistono diverse teorie che affermano che ci vogliono diversi giorni per creare un’abitudine, ma senza perseveranza è difficile raggiungerla. Pertanto, se vogliamo ricordare qualcosa di importante come la registrazione dell’orario di lavoro, possiamo scegliere di creare dei promemoria, anche automatici.

3. Incoraggia il sostegno reciproco

A volte un gruppo può essere più forte di un individuo da solo. Pertanto, puoi incoraggiare i lavoratori a prendersi cura gli uni degli altri in modo che possano finire la giornata in tempo. Se si ricordano l’un l’altro il compito di registrare le loro ore, ne usciranno tutti vincenti.

Per ricordare ad altri il compito di registrare il proprio orario di lavoro, è possibile creare messaggi automatici in uno strumento di comunicazione interna come Slack.

4. Ricorda quali sono i vantaggi, anche per loro!

Per aumentare la consapevolezza dell’importanza del monitoraggio del tempo, dovremo parlarne e specificarne i benefici, sia per l’azienda che per i dipendenti.

Sai quali sono i vantaggi di cui parliamo?

  • Effettuare la timbratura del cartellino virtuale è un bene per l’azienda, altrimenti sarà sanzionata in caso di ispezione.
  • La rilevazione delle presenze ci dà una visione di chi è disponibile in ogni momento. Avere un registro di check-in e check-out ci aiuterà a trasferire le attività a quei dipendenti che sappiamo che stanno ancora lavorando.
  • Se abbiamo il controllo sulle ore che lavoriamo possiamo anche spostare i compiti, organizzandoci per fare quelli che hanno bisogno di maggiore concentrazione nelle ore più produttive.
  • Il controllo dell’orario ci aiuta a trasmettere trasparenza e fiducia. Inoltre, se hanno effetuato degli straordinari , ora potranno tenerne traccia e verificare se vengono pagati correttamente.

5. Rileva possibili difficoltà durante la firma

Dimostra che tieni al tuo team e scopri perché in alcuni casi i tuoi dipendenti dimenticano di tenere traccia delle ore. A volte può trattarsi di semplici sviste, ma forse c’è qualcosa che ti sfugge.

Parla con i tuoi dipendenti, chiedi loro quando effettuano l’accesso o se apprezzano il metodo utilizzato dall’azienda. È sempre meglio rilevare il problema in tempo per risolverlo il prima possibile.

6. Crea una politica per il manuale dei dipendenti

Per avere il pieno controllo e dimenticare i “clock-in persi”, scrivi una politica per il manuale del tuo dipendente sottolineando quanto segue:

  • Dove, quando e come i lavoratori devono effettuare il check in / out
  • Il protocollo per la segnalazione e la correzione degli errori
  • Come risponderai agli errori ripetuti

7. Prendi provvedimenti disciplinari

Alcuni responsabili delle risorse umane potrebbero pensare, cosa devo fare con quei dipendenti che dimenticano sempre di registrare il proprio orario di lavoro? In primo luogo, sarà consigliabile andare in fondo al caso, cioè sapere perché non viene eseguito.

Se il problema risiede nello strumento, dovresti considerare di cambiarlo. Nei casi in cui si tratti di un problema individuale, sarà necessario intraprendere altre azioni.

Se il problema si aggrava, inizia con un avvertimento verbale e poi uno scritto. Se il problema persiste, prendi in considerazione la sospensione e il licenziamento, nei casi più estremi.

foglio presenze

Dimentica le scartoffie con il software HR all-in-one

Sappiamo quanto sia difficile controllare i tuoi dipendenti da remoto, quindi cosa c’è di meglio del software HR che semplifica le attività più manuali della nostra giornata?

Questi sono i motivi per cui dovresti optare per un software HR:

  • # 1 Maggiore sicurezza: se la tua azienda dispone di un software per le risorse umane, puoi avere la tranquillità di avere tutti i dati e le informazioni dei tuoi dipendenti sotto controllo. Anche quelli legati alla rilevazione delle presenze!
  • # 2 Informazioni sempre aggiornate: i tuoi dipendenti possono modificare qualsiasi dato, come il loro nuovo indirizzo.
  • # 3 Gestione dei documenti e firma digitale: puoi archiviare tutti i documenti in modo sicuro e persino decidere chi può accedervi. Avere una buona gestione dei documenti digitalmente è importante soprattutto nella situazione attuale con il telelavoro. Inoltre, con il software HR all-in-one puoi utilizzare la firma elettronica che velocizzerà qualsiasi gestione, come i contratti.
  • # 4 Disponibilità immediata di qualsiasi documento – Quando sei fuori ufficio, come attualmente a causa di COVID-19, sarà molto utile avere una piattaforma a cui puoi accedere da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento. Dimentica di dover conservare migliaia di fogli Excel con il record della giornata lavorativa di ogni dipendente … con la possibilità che questi vadano persi.
  • # 5 Monitoraggio e follow-up dei processi – Immagina di avere tutte le informazioni dei tuoi dipendenti: ore lavorate, ferie, assenze per malattia, ecc. Da qui è possibile rilevare possibili problematiche o implementare miglioramenti nella produttività.

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