Vai al contenuto

Smartworking semplificato: fino a quando avrà valore la proroga per i privati

Come funziona lo smartworking semplificato per le aziende? Fino a quando avrà valore la proroga della procedura semplificata per i privati?

Una delle parole più usate (ed abusate) sin dall’inizio della pandemia è proprio smart working: la progressiva chiusura di aziende e pubblici esercizi ha “costretto” le imprese ad adottare in maniera sempre più consistente questa pratica lavorativa, richiedendo un supporto per agilizzarla da parte della Pubblica Amministrazione.

Proprio per questo motivo era stata introdotta, già durante lo scorso anno, la possibilità per le aziende private di gestire le comunicazioni di smartworking attraverso una procedura semplificata.

La scadenza per poter ricorrere allo smartworking semplificato era fissata al 31 luglio 2021 ma, in seguito ad un emendamento approvato dalla Commissione Affari sociali della Camera al disegno di legge di conversione del decreto Riaperture, è stata prorogata al 31 dicembre 2021.

Gli emendamenti approvati in commissione sono molteplici e vanno a modificare ampiamente il testo originale del decreto.

In questo articolo, ci concentreremo sui cambiamenti relativi allo smartworking semplificato per le aziende del settore privato, per aiutare i datori di lavoro a fare maggiore chiarezza.

controllo orario smart working

Cos’è lo smart working semplificato?

Come abbiamo accennato nell’introduzione, lo smart working si è reso necessario per far fronte alla complicata situazione portata dallo scoppio della pandemia lo scorso anno. Lo smart working esisteva già da prima dell’emergenza sanitaria ma la necessità di rispettare le misure di sicurezza, unita alle esigenze produttive delle aziende, ha portato alla creazione da parte del Governo di una procedura che semplificasse la sua attivazione.

L’obiettivo principale è sempre stato quello di facilitare il prosieguo delle attività delle aziende nel modo più agile ed efficiente possibile. Rivediamo insieme qual è la norma ordinaria che regola lo smart working in Italia e le caratteristiche principali dello smartworking semplificato.

👉  Rimani aggiornato sulle leggi dello smart working! Qui puoi leggere di più sui lavoratori fragili e come funziona il decreto in smart working.

Smart working dipendenti privati: la legge ordinaria

In Italia la fonte normativa ordinaria in materia di smart working è la legge n.81/2017. Questa norma definisce gli obblighi principali in capo al datore di lavoro in relazione alla comunicazione e alla gestione dei rapporti di smart working, rappresentando il quadro normativo di base all’interno del quale le aziende possono muoversi.

In base alla normativa ordinaria è possibile parlare di smart working è solo in presenza di uno specifico accordo tra le parti: il dipendente e il datore di lavoro. Sempre secondo la legge 81/2017, per poter attivare la modalità di lavoro in smart working (o lavoro agile) l’accordo in questione dovrà rispettare due criteri principali:

  • Deve essere individuale (quindi stipulato in maniera esclusiva tra datore di lavoro e singolo dipendente) e non collettivo
  • Dev’essere redatto in forma scritta (sia fisica che digitale, utilizzando dei software di firma digitale)

Punto importante definito dalla normativa, al di là dei criteri e della forma, è la durata dell’accordo stesso.

Un accordo di smart working fra un datore di lavoro e un dipendente potrà avere una durata sia determinata che indeterminata. Se tra le parti viene stipulato un accordo di smart working indeterminato, ognuna delle due parti avrà diritto di recesso subordinato ad un preavviso di almeno 30 giorni.

👉  Potrebbe interessarti la nostra guida definitiva per lavorare da remoto.

Smartworking semplificato: la procedura

Ora che abbiamo capito ciò che prevede la norma generale, passiamo a discutere dello smartworking semplificato. Ribadiamo ancora una volta che, per il momento, si tratta di una misura emergenziale, attivata per far fronte alle effettive difficoltà portate dalla pandemia. Non è detto, per ciò, che la procedura semplificata sia destinata a durare per sempre.

Ma come funziona, quindi, lo smartworking semplificato?

Con la procedura semplificata per l’attivazione o conversione di rapporti di lavoro in smart working le aziende potranno usufruire di un procedimento che non avrà bisogno di accordo individuale tra le parti.

Cosa significa? All’azienda viene richiesto semplicemente le comunicazioni in maniera telematica esplicitando i dati dei dipendenti che svolgeranno la propria mansione lavorativa in modalità smartworking. Il caricamento delle comunicazioni di smartworking semplificato può essere fatto in maniera massiva (quindi non necessariamente individuale) attraverso l’apposito portale cliclavoro fornito dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

proroga smart working privati

Smartworking con procedura semplificata: fino a quando?

Veniamo alla parte che più interessa i datori di lavoro. Come anticipato, la novità principale è stata introdotta con un emendamento al decreto legge “Riaperture” (dl n. 52/2021) che è stato approvato in commissione alla Camera.

Non si tratta di un nuovo dpcm per lo smart working dei dipendenti privati ma, come detto, di un emendamento il quale sancisce che per i lavoratori del settore privato (al pari di ciò che accade per quelli della Pubblica Amministrazione) vi sarà la possibilità di lavorare in smartworking semplificato fino al 31 dicembre 2021, prorogando la scadenza precedentemente fissata al 31 luglio 2021.

Le modalità con le quali i datori di lavoro dovranno comunicare i procedimenti di avvio dello smart working per i dipendenti rimangono quelle previste dall’art. 90, commi 3 e 4, del Decreto legge del 19 maggio 2020 n. 34, convertito in Legge n. 77 del 17 luglio 2020.

La proroga dello smart working per i dipendenti privati in sé e per sé agisce sul predetto articolo del decreto legge specificatamente riguardo a:

  • la possibilità, per i datori di lavoro del settore privato, di applicare la modalità di lavoro in smart working ad ogni rapporto di lavoro subordinato, nel rispetto dei principi dettati dalla normativa vigente (quella di cui abbiamo parlato poco sopra, la legge  n.81/2017) senza obbligo di accordo individuale con il lavoratore. Resta fermo l’obbligo di informativa per la tutela della salute e della sicurezza del lavoratore stesso che svolge la prestazione in modalità smart working secondo la medesima legge n. 81/2017, espletabile anche in via telematica attraverso la documentazione messa a disposizione dal sito internet INAIL (art. 90, c. 4, del D.L. 34/2020)
  • l’obbligo, sempre in capo ai datori di lavoro del settore privato, di comunicare in via telematica, al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali i nominativi dei dipendenti soggetti alla modalità di lavoro in smart working nonché la data di cessazione della prestazione lavorativa in tale modalità, anche attraverso la documentazione messa a disposizione dal sito internet del Ministero

Seguendo queste disposizioni, quindi, fino a fine anno i datori di lavoro del settore privato potranno effettuare le comunicazioni relative all’utilizzo dello smart working con procedura semplificata, in via telematica utilizzando esclusivamente il portale disponibile sul sito del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

La comunicazione in concreto che, ribadiamo, non avrà bisogno di allegare alcun accordo con il lavoratore dipendente, dovrà essere effettuata utilizzando la modulistica resa disponibile dal Ministero stesso (il template semplificato per comunicare l’elenco dei dipendenti).

Nel caso in cui si rendano necessarie eventuali modifiche o variazioni alle modalità di lavoro agile esplicitate in precedenza, queste ultime dovranno essere comunicate attraverso la modalità “massiva semplificata” (nel caso in cui si sia utilizzata precedentemente utilizzata tale modalità) oppure attraverso una comunicazione “massiva ordinaria” o individuale, nel caso in cui sia stata utilizzata una modalità di comunicazione ordinaria.

👉  In questo articolo ti forniamo 9 consigli di produttività per lavorare in smart working e gestire i lavoratori.

Smart working dipendenti privati: il diritto alla disconnessione

Prescindendo per un attimo la questione relativa alla proroga dello smartworking semplificato, è importante per ogni datore di lavoro e responsabile HR avere ben chiari in testa i limiti di questo tipo di modalità lavorativa. Tutelare il diritto alla disconnessione è fondamentale per garantire ai dipendenti uno svolgimento sostenibile del proprio lavoro, sia dal punto di vista morale, che da quello psico-fisico.

Proroga smart working privati e diritto alla disconnessione

La proroga dello smartworking semplificato riapre la questione. Nel nostro Paese, il diritto alla disconnessione viene contemplato dalla medesima legge di cui abbiamo parlato in precedenza (la legge 81/2017, anche definita “legge sullo smart working”) che, all’’articolo 19 riconosce “al lavoratore che svolge l’attività in modalità agile il diritto alla disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche e dalle piattaforme informatiche”. Il tutto sia “nel rispetto degli eventuali accordi sottoscritti dalle parti” quanto nella necessità di garantire “eventuali periodi di reperibilità concordati”.

In questo caso, viene imposto che il tempo libero debba essere definito dal contratto ma non c’è indicazione di alcuna norma generale che funga da “quadro” per tutti i lavoratori in smart working.

Leggendo il testo dell’articolo viene facile capire come, seppur espresso in termini concreti dalla frase che abbiamo citato, il diritto alla disconnessione non venga mai esplicitato come tale e che la sua applicazione rimanga, ad ogni modo, nelle mani della contrattazione individuale tra impresa e lavoratore.

Soprattutto a livello europeo, il diritto alla disconnessione rappresenta una priorità. Secondo il Parlamento Europeo, il diritto alla disconnessione dovrebbe essere considerato come diritto fondamentale del lavoratore, ricevendo quindi maggiore tutela e una denominazione precisa. Evitando di definire questo diritto in maniera completa, infatti, il rischio è che la flessibilità dell’accordo tra datore di lavoro e dipendente conceda eccessivo spazio alle aziende di poter perpetrare abusi e sfruttamenti a danno dei lavoratori stessi i quali, molto spesso, non godono di un sufficiente margine di negoziazione.

Smartworking semplificato e rispetto della vita privata

Anche se già da un anno la maggior parte delle aziende, grazie allo smart working, hanno potuto salvaguardare numerosi posti di lavoro e, innanzitutto, sopravvivere alla profonda crisi economica dettata dal Covid-19, è impossibile fare finta di non accorgersi che tale modalità di lavoro ha reso quanto meno nebulosa la demarcazione che prima era evidente tra la la vita privata dei lavoratori e la loro vita professionale, creando in molti casi un forte disequilibrio e situazioni in cui queste due realtà si sono praticamente fuse assieme.

In moltissimi casi, chi lavora costantemente secondo una modalità di lavoro agile o smart working ha molta più probabilità di lavorare di più rispetto all’orario stabilito dal proprio contratto, rischiando in alcuni casi di raggiungere dei monte ore completamente insostenibili. Definire con chiarezza il punto in cui finiscono la vita e l’orario lavorativo e quello in cui cominciano il tempo libero e la vita privata è fondamentale per preservare la salute dei dipendenti.

Lo smart working come concetto è stato pensato per rendere più agile ed efficiente lo svolgimento delle mansioni lavorative da parte dei dipendenti, non come misura di controllo e sovraccarico. E proprio per questo tutelare il diritto di disconnessione dei dipendenti è importante.

Parliamo del diritto che tutti i dipendenti dovrebbero avere di “staccare la spina” dal proprio lavoro, senza l’ansia di poter ricevere da un momento all’altro una mail, una notifica o una chiamata quando si è concluso il loro normale orario di lavoro.

Smartworking semplificato e aspettative dei datori di lavoro

Sappiamo tutti come spesso possono rischiare di funzionare le cose. Fra datori di lavoro e dipendenti possono crearsi aspettative (più o meno implicite) relativamente alla reperibilità e al controllo delle comunicazioni in orari e giorni che sarebbero completamente al di fuori della disponibilità normale richiesta al lavoratore.

Non “staccare” mai dal proprio lavoro e rimanere costantemente collegati (sia fisicamente che anche solo mentalmente) alla propria vita professionale causa un inevitabile deficit di riposo nei lavoratori, il quale ha delle ripercussioni estremamente negative sulla loro salute. I rischi psicofisici per la salute come stress, ansia, depressione o addirittura sindromi da burnout possono avere effetti drammatici anche nel lungo periodo.

Il diritto alla disconnessione, così come è stato immaginato alla sua origine, è pensato per stabilire in maniera definita i confini che non devono essere valicati da parte dei datori di lavoro. Quegli stessi confini che impediscono a manager e dirigenti di inviare comunicazioni oltre l’orario di lavoro e garantiscono ai dipendenti di non dover subire alcuna conseguenza per il semplice fatto di essersi completamente disconnessi dal proprio lavoro una volta conclusa la giornata o la settimana.

Il diritto a disconnettersi infatti, non riguarda solamente il fatto di avere la possibilità di farlo ma anche quello di non vedersi rimproverati o “sentirsi in difetto” per averlo fatto. La comunicazione anche non verbale può essere molto potente e legami tra manager e dipendenti sono molto spesso regolati anche da atteggiamenti e consuetudini.

👉  Leggi la nostra guida su come garantire la flessibilità oraria durante lo smart working.

smart working procedura semplificata

Factorial: il software HR per gestire i tuoi dipendenti in smart working

Quando si parla di smart working, tenere tutto sotto controllo può sembrare complicatissimo. Dalle comunicazioni di smartworking semplificato da effettuare al Ministero alla rilevazione delle presenze, fino alla definizione della tua policy aziendale, per gestire la “macchina organizzativa” è necessaria una strategia. O, meglio ancora, un aiuto concreto.

Factorial e il suo software per le risorse umane aiutano le imprese di ogni dimensione a gestire in maniera facile e centralizzata lo smart working dei propri dipendenti. Grazie alle sue funzionalità pensate specificatamente per lo smart working potrai:

  • Gestire comunicazioni, documenti e firme dei tuoi dipendenti online, in maniera veloce, sicura ed efficiente
  • Controllare ferie, permessi e questioni relative a turni e disponibilità a distanza in pochissimi click
  • Gestire la rilevazione delle presenze e il completamento degli obiettivi dei tuoi dipendenti in maniera completamente centralizzata
  • Coordinare e programmare i tuoi flussi di ricerca e selezione ed assunzione dei dipendenti da remoto
  • … e molto altro!

Non aspettare! Prova Factorial gratis per 14 giorni e metti subito alla prova le sue funzionalità per la gestione dei tuoi dipendenti in regime di smart working.

Post correlati

Lascia un commento