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5 consigli per risparmiare sul controllo delle presenze dei dipendenti

Oltre al suo obbligo legale, attuare una politica adeguata per il controllo delle presenze dei dipendenti nelle aziende può significare grandi benefici in termini di benessere e produttività del lavoro.

Tuttavia, quando questo aspetto viene trascurato o non è ottimizzato per soddisfare le esigenze della vita lavorativa quotidiana, la gestione del tempo nelle organizzazioni può diventare un’enorme fonte di conflitti e, soprattutto, perdita di denaro, prima di quanto immaginiamo.

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Perché è necessario implementare sistemi di rilevazione presenze e controllo accessi?

È indubbiamente un aspetto fondamentale per garantire l’operatività delle aziende e ciò che, in larga misura, definisce il raggiungimento o meno dei propri obiettivi di business nel medio e lungo termine. Il controllo delle presenze dei dipendenti consiste semplicemente nella registrazione dell’entrata e l’uscita dei lavoratori dal proprio posto di lavoro o l’inizio e la fine della giornata lavorativa quando viene implementato il telelavoro.

La gestione delle presenze dei dipendenti nelle aziende è un aspetto fondamentale che mira a combattere l’insicurezza, regolamentare la registrazione degli straordinari e soprattutto rispettare la normativa vigente in merito al rilevazione delle presenze dei dipendenti.

Il controllo dell’orario di lavoro dei dipendenti è anche uno strumento fondamentale per organizzare i diversi reparti che compongono un’azienda, favorendo l’autodisciplina e l’ottimizzazione della risorsa immateriale più preziosa di qualsiasi lavoratore.

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Controllo presenze e gestione dei turni

Strettamente correlato al controllo dell’orario di lavoro, la gestione dei turni è un altro elemento che deve essere preso in considerazione in qualsiasi azienda che, considerati i prodotti o servizi che genera, deve continuare a funzionare 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all’anno.

In termini strettamente legati agli obiettivi di produzione, la gestione dei turni è uno strumento che facilita notevolmente le possibilità di crescita ed espansione. Questo perché il capitale umano può essere gestito in modo frammentario, tenendo conto di ruoli, compiti e responsabilità.

Allo stesso tempo, la strutturazione della nostra forza lavoro con turni a rotazione, se applicata in modo appropriato, aiuta a contribuire all’equilibrio della vita personale e professionale dei nostri lavoratori nonché a massimizzare il loro contributo all’interno dell’azienda.

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Cosa dice la legge sulla rilevazione delle presenze dei dipendenti

La legge sulla rilevazione delle presenze dei dipendenti, entrata in vigore a maggio 2019, ha significato un grande cambiamento negli usi e nei costumi per aziende e dipendenti. La nuova normativa ha sostanzialmente rivelato l’obbligo legale di registrare senza eccezioni l’entrata e l’uscita dal lavoro dei dipendenti con un puntuale sistema di rilevazione delle presenze, che sia oggettivo e affidabile.

Tutto questo al fine di porre fine alle pratiche abusive legate alla precarietà del lavoro, ai rapporti abusivi nei confronti dei lavoratori e anche, per contribuire alla registrazione e al corrispondente pagamento degli straordinari dei dipendenti.

Sebbene la legge non specifichi esattamente come effettuare il controllo orario, le attuali modalità considerate valide spaziano dalla registrazione cartacea, all’uso di fogli di calcolo, codici QR, programmi per le risorse umane e app per rilevare le presenze.

Naturalmente, il mancato rispetto di quanto richiesto dalla legge implica il coinvolgimento in pratiche fraudolente che, in caso di ispezione del lavoro, possono comportare sanzioni punibili con ingenti somme di denaro.

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Vantaggi del controllo delle presenze dei dipendenti

Indipendentemente dal rigore della legge, la verità è che il controllo delle presenze dei dipendenti porta anche altri vantaggi che sono forse più associati alla produttività e al benessere nell’ambiente di lavoro, rispetto a molti altri fattori. Vale a dire:

  • Promuove l’autodisciplina.
    Che ogni dipendente sia responsabile di poter gestire le proprie ore giornaliere, non serve solo a registrare la propria busta paga alla fine di ogni mese, ma fa si che dal singolo ci sia un apprendimento orientato ad ottimizzare le risorse, fare un uso consapevole delle ore della giornata per contribuire a maggiori risultati in meno tempo.
  • Evita lo stress e il burnout lavorativo.
    Se ogni lavoratore e supervisore comprende che l’orario di lavoro quotidiano ha un limite e si rafforza una cultura in cui lo straordinario non è valutato positivamente, ciò contribuisce a un significativo miglioramento dell’equilibrio tra vita personale e professionale del personale. Idealmente, le ore dedicate alla giornata lavorativa dovrebbero essere sufficienti per consentire a ogni persona di raggiungere gli obiettivi che ci si aspetta da lui o lei.
  • Aiuta a dare la priorità alle attività.
    Se ogni lavoratore è consapevole delle ore che deve dedicare alle proprie funzioni quotidiane, allora sarà più facile che ci sia un uso più efficiente della giornata lavorativa. Ciò consentirà a ogni team o reparto di imparare a dare maggiore rilevanza a quei progetti che avranno un maggiore impatto positivo sugli obiettivi di business e, in base a questo, analizzare le ore di cui necessita per portare a termine queste attività.

Problemi più comuni nella gestione delle presenze dei dipendenti

Con l’emergere della legge del 2019 e con il boom del lavoro a distanza emerso nel corso del 2020 a seguito delle restrizioni imposte dalla crisi del Covid-19, sono sorti alcuni inconvenienti molto comuni in tutto il tessuto produttivo.

Tra gli errori o inconvenienti più comuni che possono portare a inefficienza nella gestione delle presenze dei dipendenti troviamo:

  • Non tenere registri delle ore di lavoro dei dipendenti.
    La documentazione associata al controllo orario, indipendentemente dal supporto utilizzato a tal fine, dovrebbe rimanere a disposizione ed essere facilmente reperibile per un periodo di tempo prolungato.
  • Pensare che non sia necessario rilevare le presenze durante il telelavoro.
    È molto comune per le aziende avere la falsa convinzione che la rilevazione delle presenze dei dipendenti debba essere applicato solo a quei lavoratori che si recano effettivamente in ufficio. La realtà è che sia chi lavora a distanza sia chi viaggia al di fuori delle strutture di lavoro, deve segnare il proprio ingresso e uscita dal lavoro.
  • Non condividere i report con i lavoratori.
    Come avviene con le buste paga per esempio, i lavoratori devono avere la possibilità di controllare il proprio registro delle ore lavorate con totale trasparenza.
  • Non contare le pause.
    È importante che, oltre all’ora di inizio e fine della giornata, i lavoratori possano anche indicare le pause che vengono prese durante il loro orario di lavoro. Nello specifico, l’ora della pausa pranzo, che in realtà è la più consueta.
  • Delegare a terzi.
    Questo non solo implica una spesa enorme, ma lascia anche l’azienda e più precisamente l’area risorse umane, priva di informazioni sensibili e preziose. In caso di ispezione del lavoro o di qualsiasi emergenza che si presenta a questo proposito, è meglio avere tutte le registrazioni del controllo dell’orario dei dipendenti a portata di mano o semplicemente a un clic di distanza.

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5 consigli per risparmiare tempo e denaro nella rilevazione delle presenze del personale

Il controllo delle presenze dei dipendenti è senza dubbio uno degli strumenti fondamentali nella gestione di qualsiasi azienda e nello specifico delle risorse umane. In effetti, l’assenteismo, le assenze per malattia o gli arrivi in ​​ritardo dei dipendenti possono essere la principale fonte di conflitto nella tua forza lavoro.

Questo è il motivo per cui ti diamo cinque chiavi che puoi implementare ora per rendere questo compito un po’ più semplice:

  • Usa un modello per la rilevazione delle presenze.
    Il primo modo per registrare l’ingresso e l’uscita dei dipendenti è utilizzare un supporto fisico come un foglio di calcolo progettato in Excel. In questo modo puoi semplificare la firma dei lavoratori e allo stesso tempo facilitare il calcolo degli straordinari (se presenti) alla fine di ogni mese.
  • Rilevazione delle presenze via app.
    Se ciò di cui hai bisogno per la gestione delle risorse umane è una maggiore flessibilità e la possibilità di lavorare con grandi volumi di dati che ti consentono di raccogliere informazioni e, ad esempio, generare report, allora ciò di cui hai bisogno è un software di controllo del tempo che abbia anche la possibilità di accesso da sistemi operativi mobili.
  • Automatizza la registrazione dell’orario lavorativo nella tua azienda.
    Le attività quotidiane ripetitive sono, in linea generale, quelle che possono generare la maggior parte delle frustrazioni. Quando si parla di timbrare il cartellino, la pratica del “timbra per me” è quella in cui un lavoratore che è in ritardo chiede a un altro di firmare il suo foglio di presenza o di passare la sua tessera quando entra in ufficio. Questa è una delle principali cause di perdita di denaro nelle aziende. Ecco perché un’iniziativa ottimale è avere un’app di firma da cui i lavoratori possano contrassegnare il loro ingresso, anche durante il telelavoro.
  • Implementa un sistema di gestione dei turni.
    A seconda del tipo di azienda in cui ti trovi, la generazione di un sistema di turni può essere l’opzione migliore per una maggiore efficienza e redditività delle tue operazioni. Con un sistema di turni a rotazione, puoi sfruttare al meglio le risorse della tua azienda per raggiungere i tuoi obiettivi di business nel medio e lungo termine.
  • Scommetti sulla comunicazione.
    Il modo migliore per ottimizzare il controllo delle presenze dei dipendenti è far sì che i tuoi dipendenti siano a conoscenza di tutte le politiche della tua azienda a questo riguardo, che comprendono lo scopo, il funzionamento e i vantaggi del controllo dell’orario di lavoro sia per l’organizzazione che per se stessi. L’utilizzo di un software di comunicazione interna che consente di centralizzare tutte le informazioni necessarie e le normative interne è sempre un’opzione da considerare.

Il controllo del tempo è senza dubbio uno degli aspetti più importanti da tenere in considerazione nella gestione delle risorse umane. Fortunatamente oggi esistono molte soluzioni per migliorare questo tipo di attività.

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Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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