Gestione presenze dipendenti: la guida definitiva

Qual è la tua filosofia quando si parla di gestione delle presenze dei dipendenti? A quali strumenti ti affidi? Conosci tutte le normative in materia? 

Niente paura. In questa guida ti forniremo tutte le informazioni necessarie per gestire le presenze dei tuoi dipendenti nel modo più facile ed efficace possibile.Scoprirai perché la registrazione delle presenze è così importante, quali sono le principali normative a riguardo e a quali strumenti gestionali affidarti per rendere il processo fluido ed efficiente e rispettare la privacy dei tuoi lavoratori sia in sede che da remoto.

Sommario

• Che cos’è la gestione presenze in azienda?
• Perché è importante gestire le presenze in azienda
• Cosa dice la normativa per la gestione delle presenze in Italia
• Strumenti di gestione delle presenze in azienda
• Cosa comprende la gestione presenze
• Domande frequenti relative alla gestione delle presenze dei dipendenti
• Digitalizza la gestione delle presenze con Factorial 🙋‍♂️

Che cos’è la gestione presenze in azienda?

La gestione delle presenze in azienda, nota in inglese come “attendance management”, è l’insieme di processi che permette di registrare gli ingressi e monitorare le ore lavorate dai dipendenti e più in generale consente di mantenere il controllo sulla gestione del tempo in azienda.

Questo lavoro è essenziale perché garantisce ai dipendenti una corretta retribuzione calcolata esattamente sulle ore trascorse al lavoro.

Ci sono diversi modi per tracciare le presenze dei dipendenti. Puoi optare per metodi tradizionali come registri cartacei, che richiedono ai dipendenti di firmare manualmente ogni volta che entrano o escono dall’ufficio. 

In alternativa puoi avvalerti di più utili fogli in Excel o di badge e obliteratrici, che consentono di registrare l’orario di ingresso e uscita dei dipendenti. 

Infine, come soluzione sempre più popolare c’è l’impiego di software di gestione delle presenze. Questi programmi permettono di digitalizzare la rilevazione delle presenze, rendendo il processo più efficiente e accurato. I software di gestione delle presenze possono anche generare report dettagliati sulle ore lavorate, le ferie e i permessi dei dipendenti.

Indipendentemente dalle dimensioni dell’organizzazione e dal numero di dipendenti, è importante selezionare un sistema di gestione delle presenze che soddisfi le tue esigenze e quelle dei lavoratori. 

Una gestione efficace delle presenze consente di calcolare facilmente la retribuzione effettiva dei dipendenti, le ore di straordinario lavorate, il numero di giorni di ferie e permessi maturati. In questo modo, puoi garantire che i tuoi dipendenti siano retribuiti in modo equo e preciso per il loro tempo e impegno.

Perché è importante gestire le presenze in azienda

Come sottolineato in numerosi studi, la gestione corretta delle presenze in azienda è fondamentale per ogni organizzazione con dipendenti. 

Grazie al monitoraggio degli ingressi e delle ore lavorate, è possibile ottenere importanti elementi per valutare se l’azienda si sta muovendo nella direzione giusta. 

Questo perché la forza lavoro costituisce una risorsa chiave per ogni impresa, e sapere chi arriva puntualmente, chi è in ritardo, chi abusa di permessi e aspettative, nonché la presenza del fenomeno dell’assenteismo, è comprensibilmente rilevante. In particolare, quando il sistema implementato è efficace, si registrano i seguenti benefici:

Miglior clima in azienda

Il registro delle presenze dei dipendenti contribuisce a migliorare il clima aziendale. Questo perché tutti i lavoratori vengono retribuiti per le ore effettivamente lavorate, e gli straordinari vengono conteggiati correttamente. 

Il clima migliora anche perché si evita che alcuni dipendenti traggano vantaggio dall’assenza di controllo, ad esempio, assentandosi al lavoro. Evitare tali episodi contribuisce a prevenire tensioni e malumori in azienda.

Minori tassi di assenteismo

Collegato al punto precedente, l’assenteismo è un problema che coinvolge molteplici organizzazioni. 

Più è elevato il numero di dipendenti, più è probabile che alcuni lavoratori decidano di essere assenti in modo ingiustificato. 

In tal senso, la rilevazione delle presenze al lavoro diventa uno strumento che può essere utilizzato come “prova” del comportamento dei lavoratori, contribuendo a ridurre i tassi di assenteismo.

Rispetto delle normative più agevole

Il rispetto delle normative relative alla gestione delle presenze in azienda è cruciale, come evidenziato in diversi report dedicati all’Attendance Management. 

La scelta del sistema per la rilevazione delle presenze, in Italia e in Europe deve essere conforme alle leggi e a quanto stabilito dalle normative comunitarie. È importante il diritto alla privacy dei lavoratori, informarli riguardo il sistema utilizzato ed evitare l’adozione di sistemi invasivi come la scansione dell’iride o altri simili strumenti biometrici.

Miglior produttività e benessere

Una corretta rilevazione delle presenze fornisce indicazioni fondamentali sulle esigenze dei lavoratori. 

Comprendere queste esigenze consente di migliorare il work-life balance, e ciò influenza positivamente il morale dei dipendenti e le prestazioni complessive.

Inoltre, eliminare problemi di assenteismo e abuso di permessi, insieme a sistemi trasparenti, migliora la cultura aziendale e influisce positivamente sulle prestazioni dei dipendenti e sull’organizzazione nel suo complesso.

Comunicazione più agevole

Gestire con adeguati strumenti la rilevazione degli orari di ingresso e delle ore lavorate significa anche migliorare i sistemi di comunicazione interna. 

Utilizzare un software HR che consente ai dipendenti di segnalare la presenza e calcola automaticamente ferie e permessi migliora la comunicazione, evitando la perdita o la mancata registrazione delle informazioni.

Incremento dell’efficienza operativa

La gestione accurata delle presenze contribuisce all’efficienza operativa aziendale. 

Monitorando in maniera precisa le ore lavorate, è possibile infatti, ottimizzare gli orari di lavoro, assegnare compiti in modo più efficiente e ridurre gli sprechi di tempo.

La pianificazione diventa più accurata, e ti consente di gestire al meglio le competenze dei dipendenti nei vari progetti e dipartimenti.

Sicurezza in caso di controversie legali

Infine, in caso di controversie legali o richieste di verifica, i dati raccolti possono essere utilizzati per risolvere eventuali dispute in modo trasparente e conforme alle normative.

In generale, di disporre di dati accurati riduce il rischio di contestazioni legali da parte dei dipendenti, fornendoti un mezzo di difesa in situazioni potenzialmente difficili da gestire. 

Cosa dice la normativa per la gestione delle presenze in Italia

Per quanto riguarda l’insieme di regole e normative che disciplinano la gestione delle presenze in Italia, sono diversi i riferimenti da conoscere. 

Vediamoli in dettaglio per avere una panoramica esaustiva riguardo a tutte le aspettazioni da considerare prima di implementare il giusto sistema per la rilevazione delle presenze in azienda:

• Legge 20/05/1970 n.300: Questa legge relativamente alla gestione delle presenze stabilisce che, indipendentemente dalla modalità con cui vengono effettuati i controlli, è necessario informare il lavoratore. Ciò significa che il lavoratore ha il diritto di sapere chi gestisce i dati, come vengono raccolti e se vengono ceduti a terzi. Il punto cruciale da conoscere è che, indipendentemente dal sistema adottato, si ha l’obbligo di avvisare i lavoratori che l’azienda utilizza sistemi per la rilevazione delle presenze e degli orari.

• Legge 675/1996: è dedicata al trattamento dei dati personali. In particolare, definisce in modo più preciso cosa si intende per dati personali, distinguendoli in alfanumerici (nome, cognome, luogo di nascita, residenza), immagini e suoni.

• D. Lgs. 23/2015: Noto come Jobs Act, questo decreto permette ai datori di utilizzare strumenti tecnologici per gestire le presenze, ad esempio, timbratura via smartphone, tablet o PC. Inoltre, la legge concede il diritto di utilizzare le informazioni raccolte per fini disciplinari, inclusa la possibilità di licenziamento.
• Sentenza della Corte Europea del 14 Maggio 2019: Relativa alla causa C‑55/18, stabilisce che le aziende sono tenute a dotarsi di sistemi per la rilevazione delle ore lavorate. L’obiettivo in questo caso è venire incontro soprattutto alle esigenze dei lavoratori, i quali possono così avere a disposizione uno strumento per provare le ore effettivamente lavorate in azienda.
• Altri provvedimenti del GDPR: Oltre a quanto detto, è bene conoscere anche altre indicazioni fornite dal Garante della Privacy. Sono numerosi i provvedimenti a cui puoi fare riferimento. Di base, è importante sapere che la scelta del sistema da utilizzare per le presenze non deve essere invasiva; la scelta del sistema deve sempre ricadere su uno strumento che meno lede la privacy dei lavoratori.

Strumenti di gestione delle presenze in azienda

Vediamo ora quali strumenti puoi utilizzare per gestire le presenze in azienda. 

Come abbiamo visto, ce ne sono diversi, ma solo uno ti permette di raggiungere tutti gli obiettivi: rispettare le norme, automatizzare il processo, venire incontro ai diritti e alle esigenze dei lavoratori. 

Questo strumento è l’ultimo in elenco, ma per completezza ti riportiamo anche gli altri così che tu possa avere una panoramica completa. 

Gestione delle presenze con modello Excel

Puoi registrare le presenze dei dipendenti inserendole di volta in volta in un foglio Excel. Non devi neanche elaborare il foglio da zero, puoi semplicemente scaricare il nostro Foglio Presenze Excel modificabile già pronto. 

Questo strumento è utile quando hai pochi dipendenti da gestire. Digitalizza in parte il processo e fornisce una migliore gestione delle ore dei dipendenti e un controllo completo sulle stesse. 

Tuttavia, diventa difficile da gestire quando i dipendenti superano le 4-5 unità, e tutte le informazioni devono essere inserite manualmente e verificate.

Gestione presenze in azienda con badge e obliteratrici

In questo caso dovrai posizionare una o più obliteratori in azienda, stampare e consegnare i badge a tutti i lavoratori. 

L’efficacia di questi sistemi dipende da vari fattori, come le funzionalità offerte dal software interno. 

Questo sistema può essere limitato alla sola raccolta delle presenze e degli orari o risultare più utile, arrivando a contabilizzare i giorni e le ore lavorate. 

Tuttavia, presenta criticità, tra cui i costi di implementazione e l’impossibilità di utilizzarlo per i dipendenti in smart working o con forme di lavoro ibrido.

Software HR per la rilevazione delle presenze

Utilizzare un software HR per la rilevazione delle presenze è sicuramente la scelta migliore oggi. 

Software come Factorial sono progettati per venire incontro alle esigenze delle aziende che desiderano beneficiare di tutti i vantaggi garantiti dalla digitalizzazione. 

In particolare la funzionalità di gestione delle presenze di Factorial consente ai dipendenti di timbrare il cartellino dallo smartphone, e l’app controlla e calcola automaticamente le ore lavorate, creando un foglio presenze sempre aggiornato. 

La timbratura digitale è conforme alle leggi, migliora la produttività aziendale, aiuta a ridurre l’assenteismo e gestisce con semplicità e trasparenza pause, permessi, ferie e straordinari. 

Inoltre, il risparmio di tempo della gestione delle timbrature è notevole, stimabile in oltre 30 ore di attività amministrative e ripetitive che non devono più essere svolte manualmente.

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Cosa comprende la gestione presenze

Quando la gestione delle presenze è ottimale, permette anche di migliorare molti altri e strettamente collegati aspetti della quotidianità dei dipendenti. Vediamoli più da vicino.

Gestione delle pause di lavoro

La gestione delle pause è essenziale per garantire il benessere dei tuoi dipendenti e la conformità legale. Come HR manager, svolgi un ruolo chiave. Spetta a te creare politiche chiare, rispettare le norme vigenti, comunicare le politiche aziendali, distribuire equamente le pause e implementare soluzioni di monitoraggio e controllo delle pause lavoro.

Gestione degli straordinari 

Il lavoro straordinario segue una rigida normativa che stabilisce limiti e le maggiorazioni a cui hanno diritto i lavoratori. Come datore, hai importanti responsabilità, spetta a te informare i lavoratori in anticipo sui periodi in cui potrebbe essere necessario lavorare oltre l’orario previsto, rispettare i limiti di legge per il lavoro straordinario e valutare attentamente la necessità di lavoro straordinario. Soluzioni digitali come i software di monitoraggio del tempo possono aiutarti a gestire meglio queste situazioni.

Project Management

Una perfetta gestione delle presenze influenza anche la gestione dei progetti aziendali. Un software di project management ti consente di massimizzare i risultati, di sapere chi è al lavoro su un determinato progetto e la flessibilità di allocare rapidamente le risorse a seconda delle esigenze. Inoltre, grazie a questi software hai la possibilità di avere accesso remoto ai dati 24/7 e visualizzare lo stato di avanzamento delle attività. 

Localizzazione GPS dipendenti

Se hai esigenze di localizzare la posizione dei dipendenti, è fondamentale conoscere il funzionamento e rispettare la privacy. La localizzazione GPS dei dipendenti si riferisce a soluzioni che, nell’ambito dei sistemi di rilevazione delle presenze, consentono di determinare con precisione la posizione del lavoratore grazie alla tecnologia GPS. 

Questi sistemi sono sempre più utilizzati dalle aziende, specialmente da quelle che hanno bisogno di gestire dipendenti da remoto per diverse attività produttive. È importante conformarsi alle leggi e, a tal proposito, ti consigliamo di utilizzare un’applicazione come Factorial, che rispetta le attuali normative e offre funzionalità di rilevazione delle presenze e localizzazione dei dipendenti.

Domande frequenti relative alla gestione delle presenze dei dipendenti

Come si rilevano le presenze dei dipendenti?

Per il controllo delle presenze dei dipendenti, le opzioni includono sistemi di timbratura con badge, software HR, app mobili con geolocalizzazione e fogli presenza dei dipendenti. Queste soluzioni migliorano l’accuratezza del tracciamento e facilitano la gestione delle presenze del personale.

Come funziona la timbratura?

La timbratura delle ore è il processo che registra l’orario di inizio e fine lavoro dei dipendenti. Inizialmente si utilizzava un orologio marcatempo dove il dipendente inseriva il proprio cartellino all’entrata e poi all’uscita. Oggigiorno esistono strumenti più moderni per segnare le ore dei dipendenti come software specializzati.