Negli ultimi anni i dipartimenti di risorse umane si stanno addentrando sempre più verso la ricerca e l’utilizzo dei migliori software HR che permettono di mettere in primo piano il benessere dei dipendenti, dal momento che sono considerati la risorsa più importante di un’azienda.
La gestione dei dipendenti in azienda è molto cambiata: moltissimi processi noiosi e ripetitivi a carico del dipartimento HR, infatti, sono ormai affidati a software e app. È la tecnologia che permette alle PMI innovative di: definire e raggiungere meglio gli obiettivi, ottimizzare il tempo a disposizione delle risorse umane, pianificare i percorsi di crescita e formazione dei talenti.
I migliori software HR sul mercato aiutano a digitalizzare le aziende e ad adattarle al futuro (e al presente), oltre ad offrire un maggiore controllo sulla rilevazione delle presenze e sulla gestione della documentazione dei dipendenti.
In questo approfondimento, andremo a vedere passo per passo ciò che costituisce un buon gestionale e quali sono le caratteristiche per scegliere il più adatto alla propria azienda.
- Cos’è un software HR?
- Quali sono i vantaggi di un software risorse umane
- Tipologie di software per le risorse umane
- I migliori 5 software HR per il 2025
- Cosa dovresti aspettarti dai migliori software HR
- Scopri il software All-in-one per la gestione aziendale di Factorial 🚀
Cos’è un software HR?
Partiamo dalle basi: cos’è un software HR?
I professionisti delle risorse umane devono svolgere molte attività ripetitive durante le loro giornate lavorative, come firmare contratti, selezionare i candidati per una nuova posizione, controllare le ore di lavoro per ogni lavoratore, gestire le ferie dei dipendenti, licenziamenti, onboarding…
Sebbene fino a poco tempo fa, un responsabile delle risorse umane era sepolto da tutti i documenti da gestire, oggi grazie alle nuove tecnologie alcuni processi che richiedevano ore sono automatizzati. Il software gestione risorse umane è un’unica soluzione per le diverse esigenze del dipartimento risorse umane.
Il gestionale per le Risorse Umane “digitalizza” e automatizza le attività più complesse: oltre a far risparmiare tempo, permette di evitare errori umani. Lo scopo di questi programmi è facilitare il lavoro dei responsabili delle risorse umane, e permettergli di dedicare più tempo alla gestione delle persone, non solo alle loro buste paga o all’orario lavorativo. Inoltre, un software per le risorse umane agevola la comunicazione e le interazioni tra il dipartimento HR e i lavoratori di un azienda.
I migliori software HR oggi sono quelli che si concentrano su tre macro aspetti:
Quali sono i vantaggi che ti garantiscono i migliori software HR
Non tutti i software per le risorse umane sono uguali. Se hai intenzione di iniziare a servirtene, ti consigliamo di valutare bene i vantaggi che l’applicazione scelto promette di portare alla tua azienda.
I migliori software di gestione dei dipendenti dovrebbero facilitare, digitalizzare e automatizzare molteplici processi, partendo da quelli di maggior impatto. Dopo aver analizzato le esigenze delle PMI italiane ed estere, siamo arrivati alla conclusione che tutte le piccole e medie organizzazioni dovrebbero optare per applicativi HR che permettono di:
- Risparmiare sui costi aziendali
- Fare emergere i migliori talenti in azienda
- Prendere decisioni strategiche supportate dai dati
Questi tre sono i principali vantaggi garantiti da un software per la gestione delle risorse umane di buona qualità. Un software All-in-one, però, come scoprirai continuando la lettura, ti assicura ulteriori vantaggi.
Un gestionale HR è davvero completo quando ti permette di digitalizzare:
- Gestione documentale e firma elettronica
- Rilevazione presenze dei dipendenti (inclusa la gestione dei turni e il calcolo degli straordinari)
- Gestione ferie e permessi e calendario del team
- Recruiting e selezione di nuovi talenti
- Valutazione delle prestazioni o della produttività
- Raccolta e analisi dei dati
- Portale dei dipendenti
Cosa ti garantiscono i migliori software HR
Nello specifico, attraverso l’adozione di uno dei migliori software HR sul mercato, ti garantirai:
- Meno errori nella gestione delle risorse umane: ti ricordi che abbiamo parlato di errore umano? Con questo non ci riferiamo solo a un errore nel registro delle ore di lavoro. Se tutte le informazioni sono chiare e possono essere facilmente consultate, è possibile, ad esempio, organizzare le ferie dei lavoratori senza sovrapposizioni.
- Maggiore sicurezza: quando i dati sono custoditi su cloud e crittografati, puoi fornire autorizzazioni univoche in modo che ogni dipendente possa accedere solo ai propri documenti.
- Trasparenza: sia per il dipartimento Risorse umane che per i lavoratori e un’eventuale ispezione del lavoro e della sicurezza sociale è importante avere il pieno controllo di tutte le informazioni che vengono create. Se è un gestionale intuitivo, migliorerà anche l’esperienza che il tuo dipendente avrà, perché potrà accedere facilmente a tutte le informazioni che lo riguardano.
- Informazioni sempre aggiornate: con pochi clic puoi inviare documenti e chiedere ai tuoi dipendenti di firmare, nonché di apportare modifiche alle informazioni che hai inserito nel programma.
- Disponibilità immediata di qualsiasi documento: non dovrai più passare un’ora a cercare un documento che non sai dov’è stato collocato.
E tutto ciò può essere riassunto in due concetti; risparmio di tempo ed efficienza. Ciò porta inevitabilmente a un miglioramento della produttività, a partire dal dipartimento Risorse umane e terminando con il resto dei lavoratori in generale.
Tipologie di software per le risorse umane
Esistono molte soluzioni che mirano a risolvere problemi specifici che potrebbero avere i dipartimenti delle risorse umane delle aziende.
Ad esempio, ci sono software per la rilevazione delle presenze, che permettono di controllare le ore di lavoro in vari modi offrendo opzioni di registrazione varie come i metodi che utilizzano le impronte digitali o un codice QR, ecc. Esistono poi i software specifici per la gestione documentale, progettati per la gestione stipendi e documenti in generale.
Poi, ci sono i gestionali, che, invece, coprono tutte le aree dell’amministrazione e la gestione del personale. Tra i migliori software HR che cercano di risolvere più di un problema e diventano così “‘unica soluzione”, dobbiamo distinguere tra:
- Software installati su un dispositivo. Questi richiedono un download e l’installazione, poiché sono programmi fisici che devono essere installati su un computer o un altro dispositivo.
- Software ospitato nel cloud. Non richiedono download o installazione e sono completamente online. Questi, oltre a fornire una maggiore sicurezza non dipendono affatto da alcun tipo di supporto fisico, sono più accessibili.
Optare per software con poche funzionalità vuol dire che dovrai installarne più di uno al fine di gestire, automatizzare e digitalizzare i tanti processi in ambito HR. Le conseguenze le puoi facilmente immaginare: i lavoratori devono imparare a utilizzare più strumenti e sono frequenti i problemi di compatibilità tra gli applicativi.
Tutto questo porta a ovvi problemi in azienda che di fatto ti impediscono di usufruire appieno delle nuove tecnologie.
È per quanto appena detto che se desideri fare un effettivo passo per il futuro, aumentare la competitività della tua organizzazione ed evitare che gli applicativi creino disagi in azienda, dovresti scegliere una tipologia di software HR All-in-one, pensato per migliorare a 360° la gestione delle risorse umane.
I 5 migliori software HR per il 2025
1. Factorial
Come hai potuto notare un software per le risorse umane non è uno strumento di poco conto in azienda. Un’applicazione All-in-one davvero ti permette di fare un importante passo in avanti. Un passo in avanti che in concreto significa digitalizzare e automatizzare processi di grande impatto per la tua organizzazione.
Se ora ti stai chiedendo quale software include tutte le funzionalità riportate in questo articolo, la risposta è Factorial. Factorial è un software HR innovativo, performante e semplice da utilizzare che ti permette di innovare rapidamente la tua piccola o media impresa
Non è un semplice software per le risorse umane ma molto di più. Ti aiuta a risparmiare tempo, a migliorare le performance e i tassi di soddisfazione dei dipendenti, a prendere decisioni basate sui dati, a gestire tutto ciò che riguarda la vita dei lavoratori in azienda. Con Factorial hai quindi a disposizione un software completo che ti permette di:
- Rilevare le presenze
- Gestire ferie e permessi
- Migliorare i processi di onboarding
- Elaborare report HR e analisi
- Ottimizzare la gestione delle spese
- E molto altro
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2. Zucchetti
Naturalmente, Factorial non è l’unico software a disposizione sul mercato.
Zucchetti, ad esempio, è una delle soluzioni HR più diffuse nel mondo del lavoro italiano, ed è ideale per aziende più grandi e strutturate.
Questo software offre un’ampia gamma di funzionalità pensate per semplificare la gestione del personale e per ottimizzare i processi HR. Tra i suoi punti di forza troviamo la flessibilità e l’integrazione con altri sistemi aziendali, rendendolo ideale per imprese di ogni dimensione.
Con Zucchetti, per esempio, puoi gestire le presenze e i turni di lavoro, automatizzare l’elaborazione delle buste paga, ottimizzare la selezione e il reclutamento del personale, monitorare i KPI aziendali grazie a dashboard intuitive e digitalizzare i documenti HR in modo sicuro.
3. Dipendenti in Cloud
Dipendenti in Cloud è un software HR progettato per semplificare la gestione del personale nelle piccole e medie imprese.
Grazie alla sua interfaccia intuitiva e alle sue funzionalità essenziali, Dipendenti in Cloud permette di risparmiare tempo e ottimizzare i processi legati alle risorse umane.
4. Personio
Fonte: Personio
Come Factorial e Dipendenti in Cloud, anche Personio è un software che risponde a diverse esigenze dei responsabili HR. Questo software è ideale per PMI sotto i 1000 dipendenti.
Con Personio, ad esempio, automatizzare processi come la gestione di ferie e permessi, velocizzare la selezione del personale con un sistema ATS integrato, analizzare i dati HR grazie a report personalizzati e centralizzare i documenti del personale in un unico spazio sicuro.
5.TeamSystem
Anche TeamSystem è una delle soluzioni leader nel mercato italiano per la gestione aziendale e le risorse umane. Questo software è adatto per aziende di grandi dimensioni che cercano un sistema robusto e personalizzabile.
Le principali funzionalità di TeamSystem includono: gestione avanzata delle presenze e dei turni di lavoro, elaborazione buste paga e amministrazione del personale, controllo delle performance e dei percorsi formativi e integrazione con altri strumenti aziendali per una gestione completa.
Cosa dovresti aspettarti dai migliori software HR
Ora che hai le idee chiare su ciò che desideri, sarai interessato a sapere ciò che dovrebbe includere un software per le risorse umane per esserti utile. Ecco i nostri consigli per scegliere il miglior software per le risorse umane.
Archiviazione delle informazioni nel cloud
Potresti sentirti più sicuro con un mezzo più “fisico”, che può essere utilizzato solo su computer aziendali. Tuttavia, sei interessato a dare un facile accesso alla piattaforma da qualsiasi luogo, soprattutto se di solito ci sono dipendenti che lavorano in smart working o se i tuoi dipendenti non lavorano sempre in ufficio.
Inoltre, la possibilità di archiviare tutte le informazioni nel cloud ha un vantaggio in termini di sicurezza, non solo di accessibilità. E questo ci porta al punto successivo.
I migliori software HR garantiscono sicurezza e privacy
I dati di un lavoratore sono un argomento delicato; lo sai più di chiunque altro. Il programma scelto dovrà garantire la loro sicurezza e rispettare gli standard più severi per raggiungere questo obiettivo.
Ma non solo quello; Dovrebbe inoltre darti la possibilità di assegnare le autorizzazioni per la revisione di determinati dati, in modo tale che ogni dipendente sappia chi ha accesso alle proprie informazioni e chi no, oltre ad avere un posto dove solo lui può accedervi.
Portale dei dipendenti intuitivo
A che serve una soluzione che non può essere implementata? Se il programma per il portale dei dipendenti che scegli è difficile sia per te che per i tuoi dipendenti e passi più tempo a imparare a usarlo che a risolvere problemi e ottimizzare i processi…
L’obiettivo di questo software è di agevolare le attività lavorative, e anche di consentire ai lavoratori di eseguire la firma o la firma di documenti, ad esempio, più velocemente.
Sincronizzazione automatica
In un software gestione ferie e permessi, i giorni di assenza devono essere aggiornati automaticamente quando un dipendente apporta modifiche. Pertanto, le informazioni saranno sempre aggiornate e sarà più facile lavorare e programmare le attività. In tal caso, l’inserimento di nuovi dipendenti o l’invio di documenti possono essere automatizzati, risparmiando molte ore di lavoro.
Inoltre il software deve essere integrato con qualsiasi strumento che si utilizza quotidianamente.
I migliori software HR sono sempre adattati alla legislazione attuale
Oltre a rispettare le normative sulla sicurezza dei dati e la GDPR, dovrà adeguarsi a qualsiasi legge con la quale devi lavorare sul posto di lavoro. Ad esempio, la legge sul controllo dell’orario lavorativo se si desidera utilizzare il software per registrare le ore dei dipendenti.
Altrettanto importante è che il Software si evolva e sia sempre al passo con le nuove leggi; Il software deve essere sempre conforme alle ultime modifiche normative, per assicurarti di fare tutto nel modo più corretto possibile.
