Come gestisci i turni di lavoro in azienda? Conosci la normativa di riferimento e quali strumenti puoi utilizzare per ottimizzare il lavoro su turni?
Se la tua attività, per esigenze logistiche e produttive, ha necessità di gestire la turnazione del lavoro o rimane aperta durante l’intera giornata, saper organizzare i turni di lavoro in modo efficiente diventa fondamentale.
Ma organizzarli al meglio non significa solo trovare il modo di mantenere gli standard produttivi che hai fissato. Significa anche tenere conto delle esigenze dei lavoratori e delle diverse norme che disciplinano i turni di lavoro in Italia.
Di tutto questo parleremo in questa guida completa alla gestione dei turni di lavoro in azienda. Buona lettura!
Sommario
- Che cosa si intende per turni di lavoro
- Perché è importante la gestione dei turni di lavoro
- Cosa dice la normativa sui turni di lavoro
- Strumenti per la gestione dei turni di lavoro
- Cose da sapere per ottimizzare la gestione dei turni di lavoro
- Domande frequenti sull’organizzazione dei turni di lavoro
- Gestisci i turni di lavoro dei dipendenti con un software HR 🚀
Che cosa si intende per turni di lavoro
I turni di lavoro, noti in inglese come ‘Shift work’, sono definiti dall’ILO (Organizzazione Internazionale del Lavoro) come un metodo di organizzazione dei tempi di lavoro, in cui i dipendenti si alternano in modo tale che l’azienda possa mantenere l’attività aperta più a lungo rispetto alle ore di lavoro individuali stabilite dai contratti.
Organizzare i turni di lavoro significa distribuire gli orari di lavoro dei dipendenti in base alle esigenze dell’azienda e alle norme vigenti.
Questa attività richiede una pianificazione accurata e una gestione flessibile per garantire la copertura delle attività e il benessere dei lavoratori.
Esistono due grandi sistemi di turni di lavoro:
- Il sistema a turno fisso prevede che i tempi di lavoro siano organizzati in due o tre turni, ad esempio mattina, pomeriggio o sera.
- Il sistema a turni rotanti, in cui i lavoratori lavorano su turni che cambiano in modo regolare nel tempo, coprendo ora la mattina, ora il pomeriggio e ora la sera.
Infine, rimanendo nell’ambito delle definizioni, si parla di turni continui quando le aziende sono aperte tutti i giorni della settimana e per 24 ore al giorno.
Come vedremo, ogni paese adotta leggi e regolamenti interni relativi ai turni di lavoro. Questi servono a porre limitazioni sulle ore e sui giorni giornalieri o settimanali di ogni lavoratore, disciplinando anche come l’azienda può ricorrere al lavoro straordinario, notturno e festivo.
Perché è importante la gestione dei turni di lavoro
Organizzare al meglio i turni di lavoro è importante per molteplici motivi. Sicuramente, la prima cosa a cui pensare è il rispetto delle norme.
Ogni lavoratore, infatti, non può lavorare oltre le ore massime (ordinarie e straordinarie) stabilite nel contratto di lavoro, ha il diritto al giorno di riposo, e sono regolamentati anche gli orari di lavoro notturno.
Oltre alle regole e alle norme, però, c’è di più. Un’ottimale organizzazione dei turni di lavoro ha ricadute anche su:
Il benessere dei lavoratori
Per un dipendente, lavorare in un’azienda che organizza i turni dimostrando attenzione alle esigenze della forza lavoro è di fondamentale importanza.
Questo contribuisce a gestire meglio l’equilibrio tra lavoro e vita, riduce lo stress e altre problematiche che influiscono sulla salute.
Numerosi studi hanno esplorato il legame tra i turni di lavoro e la salute, dimostrando l’essenzialità dell’organizzazione dei turni per prevenire disturbi sia a livello sociale che psicofisico.
Le prestazioni
Un’ottimale gestione dei turni di lavoro implica anche l’organizzazione dei team nel miglior modo possibile, creando squadre eterogenee con le competenze necessarie per portare a termine le mansioni previste.
Diversi studi indicano che turni non ben pianificati possono compromettere la produttività, poiché un dipendente stanco è più propenso a cali d’attenzione e risulta più vulnerabile a livello emotivo.
Questo porta a un aumento degli errori, degli incidenti e a una generale riduzione della produttività.
La cultura aziendale
Le organizzazioni che si impegnano nella gestione dei turni di lavoro cercando di venire incontro alle esigenze dei lavoratori, garantendo flessibilità e cercando di evitare un continuo ricorso all’uso del lavoro straordinario.
Queste realtà risultano molto apprezzate sia dai lavoratori presenti sia dagli aspiranti.
Un’efficace gestione dei turni di lavoro può quindi influire positivamente sui tassi di turnover, aumentare l’attrattività dell’organizzazione e contribuire a formare una migliore cultura aziendale.
Cosa dice la normativa sui turni di lavoro
Dal punto di vista delle norme da rispettare, il primo documento che ti invitiamo a consultare è il CCNL adottato in azienda.
A seconda del settore di appartenenza, i contratti collettivi e i contratti di lavoro definiscono in che modo puoi organizzare i turni di lavoro senza infrangere le regole.
Consultando il CCNL, troverai informazioni dettagliate su come puoi organizzare:
- Turni di lavoro (anche notturno)
- Pause
- Riposi
- Straordinari
Sempre il CCNL contiene anche le maggiorazioni da corrispondere in caso di lavoro notturno o straordinario. A livello generale, ci sono tuttavia anche altre norme da conoscere e a cui fare riferimento. In particolare:
Decreto Legislativo 8 aprile 2003, n. 66
Il decreto agli articoli che vanno dal 3 al 6 definisce l’orario di lavoro – fissato di norma a 40 ore settimanali, rimandando ai CCNL la possibilità di stabilire durate inferiori e specifica che in ogni caso nessun dipendente può lavorare più di 48 ore a settimana, straordinari compresi.
È sempre il decreto a specificare che il lavoro straordinario può essere richiesto solo previo accordo datore lavoratore e comunque non può superare le duecentocinquanta ore annuali.
Passando agli articoli dal 7 al 9, anche questi risultano importanti per pianificare al meglio il lavoro a turni.
Bisogna infatti sempre tenere presente che il lavoratore ha diritto a 11 ore di riposo ogni 24 ore (riposo giornaliero). Bisogna inoltre garantire le pause a tutti i lavoratori che operano per più di 6 ore consecutive e tener presente il diritto dei lavoratori a 24 ore di riposo consecutive che maturano ogni 7 giorni di lavoro.
Direttiva 2003/88/CE
La Direttiva 2003/88/CE, che ha sostituito la Direttiva 93/104/CE, stabilisce una serie di norme a cui i paesi UE devono attenersi relativamente ai turni e agli orari di lavoro.
L’obiettivo è stato quello di creare una norma largamente riconosciuta a tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori.
Questa direttiva è stata chiaramente adottata anche dall’Italia e pertanto stabilisce quanto previsto anche dalle norme nazionali:
- Il limite di 48 ore alla settimana per la durata media del tempo di lavoro
- Periodo minimo di riposo giornaliero di 11 ore consecutive
- Un periodo minimo di riposo settimanale di 24 ore consecutive
- Compensazioni previste per lavoro notturno o straordinario
- Disposizioni specifiche per la tutela dei lavoratori nei turni notturni
Quanto stabilito si applica sia ai lavoratori pubblici che privati.
Costituzione, Codice Civile e Statuto dei Lavoratori
In generale, soprattutto in caso di controversie relative ai turni di lavoro, il giudice potrebbe fare riferimento ai principi contenuti nel codice civile, nella costituzione e nello statuto dei lavoratori.
Il principio generale della buona fede (articolo 1175 del Codice Civile) e il divieto di discriminazione (articolo 3 della Costituzione e articolo 15 dello Statuto dei lavoratori) sono due principi fondamentali che devono ispirare il rapporto di lavoro tra datore di lavoro e lavoratore.
Essi implicano che il datore di lavoro debba organizzare i turni di lavoro con imparzialità e rispetto delle esigenze dei lavoratori, tenendo conto dell’attività svolta e dei casi particolari.
Ad esempio, il datore di lavoro non può assegnare i turni più gravosi o scomodi sempre agli stessi lavoratori o discriminare i lavoratori in base al sesso, all’età, alla religione, alla nazionalità o ad altri motivi illeciti.
In caso di violazione di questi principi, il lavoratore può agire in sede giudiziale per far valere i propri diritti e ottenere eventualmente un risarcimento del danno.
Sentenza della Corte di Cassazione
Infine, è opportuno tenere presente la sentenza della Corte di Cassazione del 2008, la numero 12962. Questa sentenza è importante per vari aspetti.
Innanzitutto, ribadisce il diritto delle aziende di adottare una turnazione al lavoro organizzata secondo le proprie esigenze produttive e organizzative, a condizione che ciò non pregiudichi la vita extralavoro dei dipendenti.
La sentenza è rilevante anche perché sottolinea il dovere del datore di lavoro nel comunicare con un anticipo sufficiente i turni di lavoro.
Questa decisione giuridica, con il suo chiaro richiamo all’equilibrio tra le necessità aziendali e i diritti dei lavoratori, sottolinea l’importanza di una comunicazione tempestiva e trasparente per garantire una gestione trasparente degli orari di lavoro.
Strumenti per la gestione dei turni di lavoro
Non mancano di certo gli strumenti per organizzare il lavoro su turni. Come abbiamo visto, si tratta di un lavoro decisamente delicato perché bisogna far convivere le esigenze dei lavoratori con quelle aziendali, il tutto restando entro i confini stabiliti a più livelli dalla costituzione fino alle disposizioni contenute del CCNL.
Assodato che un’organizzazione dei turni scritta a mano su foglio di carta è ormai desueta, il nostro consiglio è trarre vantaggio dalla tecnologia così da organizzare con semplicità i turni di lavoro. Fondamentalmente, puoi utilizzare due strumenti:
I fogli di calcolo in Excel
Excel ha il vantaggio di essere flessibile e personalizzabile, ti permettere di calcolare automaticamente le ore e le maggiorazioni e di condividere il file con i dipendenti.
Inoltre, puoi trovare facilmente in rete fogli Excel già compilati con formule già inserite e utilizzare direttamente quelli oppure crearne uno da zero.
Excel è un programma molto potente; con un po’ di pratica, è possibile creare un modello funzionale che, ad esempio, calcoli automaticamente le ore lavorate, rendendo più semplice rispettare le norme.
Tuttavia, ci sono alcune sfide:
- La possibilità di commettere errori di inserimento o di formula che possono compromettere l’accuratezza dei dati.
- La difficoltà di gestire situazioni complesse o impreviste, come cambi di turno, sostituzioni, richieste particolari o normative specifiche.
- La mancanza di funzionalità avanzate per la gestione, come la comunicazione diretta con i dipendenti, la generazione automatica dei turni in base a criteri prestabiliti e la gestione delle ferie e dei permessi.
Excel può andare bene per iniziare, ma diventa insufficiente o inadatto quando la tua azienda cresce o ha esigenze particolari.
Software HR e app HR per turni di lavoro
Se cerchi un app che possa aiutarti non solo ad avere un facile controllo e a organizzare semplicemente i turni di lavoro ma che ti permetta anche un notevole risparmio di tempo automatizzando molteplici processi per la gestione HR, allora dovresti provare un apposito software con relativa app come Factorial.
Con la funzionalità di gestione dei turni di lavoro di Factorial, potrai creare turni in pochi click e comunicare per tempo ogni variazione ai dipendenti.
Inoltre, scegliendo un software all-in-one come Factorial, i turni di lavoro vengono integrati anche con altre funzionalità presenti del software, come:
- La gestione delle presenze
- La gestione delle ferie e dei permessi
- La gestione delle buste paga
- Il controllo qualità e la sicurezza
Tutto ciò infine ti permette anche di generare grafici e fare analisi e report così da avere un controllo ancor migliore della forza lavoro. Factorial può rivoluzionare l’organizzazione dei turni di lavoro.
Scegliendo Factorial hai a disposizione:
- Funzionalità avanzate di gestione dei turni, con la possibilità di avere la generazione automatica dei turni di lavoro.
- Visibilità completa del calendario lavorativo per i dipendenti e i manager, con impatto positivo sul benessere e sulla fiducia con l’azienda.
- Centralizzazione delle informazioni e buona comunicazione tra manager, dipendenti e team HR, con la possibilità di verificare che tutto sia conforme alle condizioni concordate.
- Gestione delle ferie, dei permessi, dei turni, delle ore di lavoro, delle maggiorazioni e degli straordinari.
- Integrazione con altri sistemi aziendali, come la gestione delle buste paga, delle spese e delle carte aziendali.
- Utilizzo dei dati per ottenere report e analisi sulle prestazioni dei team.
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Cose da sapere per ottimizzare la gestione dei turni di lavoro
In questa guida, abbiamo visto come gestire il lavoro su turni in modo efficiente. Se desideri approfondire l’argomento, ti invitiamo a consultare molte altre risorse correlate che ti aiuteranno a organizzare ancora meglio la turnazione lavorativa. Dai un’occhiata anche a:
Schema turni di lavoro a ciclo continuo
Lo schema turni di lavoro a ciclo continuo è uno strumento fondamentale per regolare in modo ordinato il lavoro su turni, specialmente per le aziende che vogliono garantire continuità operativa ed efficienza.
In genere, in un sistema di turni di lavoro a ciclo continuo, i dipendenti sono suddivisi in squadre, ciascuna delle quali segue un preciso schema di turni. Questo prevede solitamente un periodo di lavoro seguito da un periodo di riposo, assicurando così che ci sia sempre personale con disponibilità lavorativa da coprire tutte le 24 ore.
Schema turni di lavoro nei ristoranti
Lavorare nella ristorazione è impegnativo, e non garantire ai lavoratori il tempo necessario per riposarsi può compromettere la qualità del servizio. È quindi indispensabile adottare un nuovo modello per la gestione dei turni di lavoro giornalieri, settimanali e mensili.
Vediamo come potresti creare uno schema di turni di lavoro per il tuo locale. Creare uno schema seguendo i nostri suggerimenti ti consente di avere un modello chiaro sia per i dipendenti che per te, semplificando il conteggio delle ore lavorate.
Lavoro notturno
Il lavoro notturno non è semplicemente qualsiasi attività lavorativa svolta di notte; è un aspetto regolato in modo netto dalla legge e prevede doveri specifici per le aziende che lo impiegano.
Secondo la normativa italiana, il lavoro notturno è svolto durante un periodo di 7 ore consecutive che comprende l’intervallo tra la mezzanotte e le cinque del mattino. Questa fascia è definita come ‘periodo notturno’ ed è regolata dal Decreto Legislativo 8 aprile 2003, n. 66, che stabilisce limiti temporali chiari e netti per individuare il lavoro notturno in Italia.
Turni di lavoro non equi
I turni di lavoro non equi si riferiscono a situazioni in cui la distribuzione degli orari lavorativi non è bilanciata tra i dipendenti.
L’imposizione di turni non equi può danneggiare la produttività e la salute dei tuoi dipendenti, portando a un alto tasso di turnover e a un clima lavorativo negativo. Cerchiamo di capire insieme qual è il modo migliore per evitare di promuovere una discriminazione sui turni di lavoro che potrebbero causare complicazioni per te e per la tua azienda.
Comunicazione turni di lavoro
La legislazione italiana non prevede regole fisse per la comunicazione dei turni di lavoro ai dipendenti.
Tuttavia, la normativa segue il principio del ragionevole anticipo. Quando crei i turni lavorativi dei dipendenti, devi avvisarli con sufficiente anticipo per consentire loro di organizzare al meglio il proprio tempo libero. Comunicare i turni di lavoro in anticipo consente ai dipendenti di organizzarsi al meglio, promuovendo un giusto equilibrio tra vita e lavoro.
Programma per la pianificazione turni
Un software di pianificazione dei turni è uno strumento digitale progettato per semplificare e rendere più efficiente l’organizzazione del lavoro dei dipendenti.
In un mondo in cui l’efficienza è essenziale, queste piattaforme digitali aiutano le aziende a liberarsi dei metodi tradizionali, spesso disordinati e dispendiosi in termini di tempo, per gestire i turni di lavoro.
Nell’ecosistema HR, l’implementazione di un software di pianificazione dei turni può apportare vantaggi significativi, sia per l’azienda che per i dipendenti.
Domande frequenti sull’organizzazione dei turni di lavoro
Quali sono gli orari dei turni di lavoro?
La definizione degli orari dei turni di lavoro è abbastanza standard. L’orario di lavoro si divide generalmente in: mattina (dalle 6:00 alle 14:00), pomeriggio (dalle 14:00 alle 22:00) e notte (dalle 22:00 alle 6:00). I primi due sono turni diurni, mentre l’ultimo è considerato orario di lavoro notturno. Ciò può variare in base alle regolamentazioni del settore, alle politiche aziendali, se si fa orario continuato e da molti altri fattori.
Come fare i turni di lavoro?
Per creare uno schema turni di lavoro, inizia identificando il numero di impiegati e le ore di lavoro necessarie. Dividi poi gli orari di lavoro in turni uguali ed equi, tenendo conto delle disponibilità aziendali e delle competenze di ciascuno. Utilizza un foglio di calcolo o un software HR per pianificare e condividere efficacemente i turni.
