Giorni massimi di malattia: come funzionano e come digitalizzare le richieste per risparmiare tempo

Giorni massimi di malattia: come risparmiare tempo nella loro gestione?

Sei un datore di lavoro e desideri semplificare le procedure per richiedere e gestire i giorni di malattia dei tuoi dipendenti?

La soluzione è digitalizzare il processo con un software apposito.

Grazie ad esso, non dovrai più perdere tempo compilando manualmente documenti e schede cartacee per la richiesta di malattia, ma potrai effettuare tutte le operazioni in modo rapido e intuitivo, risparmiando tempo prezioso.

In questo articolo ti spiegheremo come funzionano i giorni massimi di malattia e come un software dedicato può semplificare la tua vita lavorativa.

Sommario

• Esiste un massimo di giorni di malattia?
• Quali sono le regole per usufruire dei giorni massimi di malattia
• Come richiedere i giorni di malattia
• Se si superano i giorni massimi di malattia si può licenziare?
• Quali sono i diritti del dipendente in caso di malattia
• Strumenti per gestire le richieste di malattia in azienda
• Rivoluziona la richiesta dei giorni di malattia con Factorial
• Usa Factorial per gestire i giorni massimo di malattia 🤒

Esiste un massimo di giorni di malattia?

Cominciamo con il rispondere ad una domanda importante e basilare: esiste un massimo di giorni di malattia?

Certo che sì!

Leggi il paragrafo per saperne di più.

Regolamentazione sui giorni massimi di malattia

La normativa vigente prevede un massimo di 180 giorni di malattia retribuiti entro un arco temporale di 12 mesi.

Tuttavia, la durata massima può variare in base alla contrattazione collettiva o alle disposizioni aziendali.

Per gestire situazioni di malattia prolungata, l’azienda potrebbe adottare alcune misure, come ad esempio:

• Richiedere al dipendente di comunicare tempestivamente l’assenza e il possibile ritorno al lavoro
• Verificare con il medico curante lo stato di salute del dipendente e la previsione di ripresa delle attività lavorative
• Valutare l’opportunità di assegnare al dipendente compiti leggeri o adattati alle sue condizioni
• Prevedere eventuali percorsi di riabilitazione o di ricollocazione in caso di inidoneità al lavoro svolto
• Ti ricordiamo che, come datore di lavoro, hai il dovere di garantire la salute e la sicurezza dei tuoi dipendenti e di adottare misure atte a prevenire l’assenteismo

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Quali sono le regole per usufruire dei giorni massimi di malattia

Vediamo insieme tutte le regole per usufruire dei giorni massimi di malattia.

Condizioni e requisiti per l’assenza per malattia

Affinché un dipendente possa usufruire dei giorni massimi di malattia, è necessario che presenti un certificato medico entro 3 giorni lavorativi dalla data di assenza.

In aggiunta, il certificato deve essere rilasciato da un medico abilitato, che confermi la necessità dell’assenza per motivi di salute.

Il dipendente è inoltre tenuto a seguire le procedure interne dell’azienda per comunicare la sua assenza.

In caso di mancato rispetto delle regole, il dipendente potrebbe essere soggetto a sanzioni disciplinari, come il recupero delle ore non lavorate o il licenziamento per giusta causa.

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Come richiedere i giorni di malattia

Passiamo ora ad un altro argomento importante per quanto riguarda i giorni di malattia, ovvero, come richiederli?

Scopriamolo insieme nel paragrafo che segue!

Procedure e comunicazione per richiedere i giorni di malattia

Per richiedere i giorni di malattia, è necessario che i tuoi dipendenti presentino un certificato il prima possibile.

La procedura per richiedere i giorni di malattia dipende dalle politiche dell’azienda, ma di solito prevede quanto segue:

1. Notificare il datore di lavoro il prima possibile, preferibilmente entro 24 ore dalla diagnosi
2. Presentare un certificato medico completo e leggibile, che attesti la malattia o l’infortunio e la durata dell’assenza richiesta
3. Seguire le istruzioni dell’azienda per la presentazione del certificato medico e la comunicazione dell’assenza
4. Informare il datore di lavoro tempestivamente di eventuali prolungamenti dell’assenza
5. Rispettare le eventuali politiche dell’azienda per la ripresa del lavoro

Un esempio di processo ben organizzato potrebbe essere questo:

1. Il dipendente chiama il proprio datore di lavoro il prima possibile per notificare l’assenza per malattia
2. Il dipendente visita un medico per ottenere un certificato medico completo e leggibile
3. Il dipendente presenta il certificato medico all’ufficio risorse umane dell’azienda
4. L’ufficio risorse umane conferma la ricezione del certificato medico e fornisce istruzioni per la comunicazione dell’assenza
5. Il dipendente segue le istruzioni dell’azienda per la comunicazione dell’assenza, ad esempio inviando una e-mail al proprio supervisore
6. Il dipendente informa il proprio supervisore tempestivamente di eventuali prolungamenti dell’assenza
7. Il dipendente rispetta le politiche dell’azienda per la ripresa del lavoro, ad esempio presentando un certificato di idoneità medica

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Se si superano i giorni massimi di malattia si può licenziare?

Una domanda che sicuramente ti sarai posto è proprio questa: si può licenziare una persona che ha superato i giorni massimi di malattia?

La risposta la trovi nel paragrafo che segue, continua a leggere!

Conseguenze per il dipendente che supera i giorni massimi di malattia

Se un dipendente supera i giorni massimi di malattia, ci sono alcune conseguenze che potrebbero verificarsi, tra cui:

• Riduzione del salario: Il dipendente potrebbe ricevere un salario ridotto o non ricevere alcun salario per i giorni di malattia non retribuiti
• Diminuzione delle ferie e dei giorni di permesso: Il dipendente potrebbe perdere giorni di ferie o permessi a causa della malattia prolungata
• Licenziamento: Se il dipendente supera i giorni massimi di malattia, potrebbe essere licenziato

Facciamo un esempio.

Per più di tre mesi, un dipendente di un’azienda alimentare è stato assente per malattia, ad esempio.

L’azienda ha cercato di fornire assistenza e possibilità di occupazione flessibile, ma il dipendente non è stato in grado di tornare a lavoro e aveva superato il numero massimo di giorni per malattia.

Di conseguenza, la società ha deciso di autorizzare il dipendente in conformità con le proprie politiche aziendali.

Per questo motivo, è fondamentale comunicare chiaramente le politiche dell’azienda in merito alla malattia e fornire assistenza alle persone a carico durante la loro ascensione.

In caso di inattività prolungata, è necessario soppesare tutte le opzioni, ma alla fine l’azienda deve anche salvaguardare le proprie operazioni e potrebbe dover adottare misure serie, come la concessione di licenze.

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Quali sono i diritti del dipendente in caso di malattia

Passiamo ora in rassegna i diritti del dipendente in caso di malattia.

Diritti e tutela del dipendente malato

È importante che tu sia consapevole dei diritti del tuo dipendente in caso di malattia.

Ecco alcuni esempi:

• Il dipendente ha diritto al mantenimento del posto di lavoro durante il periodo di malattia
• Il dipendente ha diritto alla retribuzione durante il periodo di malattia, secondo quanto previsto dalla legge o dal contratto collettivo

Tieni presente che la tutela dei diritti del lavoratore dipendente non è solo un obbligo di legge, ma è anche un segno di rispetto e di sostegno nei confronti di chi lavora per te.

Strumenti per gestire le richieste di malattia in azienda

Quali sono i principali strumenti per gestire le richieste di malattia in azienda?

Vediamoli insieme.

Software di gestione delle risorse umane (HR)

L’uso del software di gestione delle risorse umane (HR) può aiutare la tua azienda a gestire i giorni di malattia dei tuoi dipendenti e tenere traccia dei loro tassi di assenza.

Inoltre, possono migliorare la comunicazione interna e la trasparenza, facilitando la collaborazione tra il dipartimento delle risorse umane e i manager.

Ecco come i software HR possono aiutare:

• Gestione delle assenze per malattia: con un software HR puoi monitorare le assenze per malattia dei tuoi dipendenti e generare report in tempo reale. In questo modo puoi identificare rapidamente eventuali problemi di presenza e gestirli in modo proattivo
• Monitoraggio dei giorni di assenza: con un software HR puoi tenere traccia dei giorni di assenza dei tuoi dipendenti in modo efficace e preciso. Inoltre, puoi impostare alert automatici per notificare i manager quando i dipendenti superano un determinato numero di giorni di assenza
• Comunicazioni interne: un software HR può migliorare le comunicazioni interne attraverso funzionalità come chat, bacheca e notifiche. Questo può aiutare a migliorare la collaborazione tra HR e manager, riducendo il rischio di errori e migliorando la trasparenza

In generale, il software HR può aiutare la tua azienda a gestire i congedi per malattia in modo più efficace, tenendo traccia dei giorni dei dipendenti senza un giorno di malattia e migliorando le comunicazioni interne.

Per questi e altri motivi, ti suggeriamo di prendere in considerazione l’implementazione del software HR nella tua azienda per aumentare produttività ed efficienza.

Calendari condivisi e pianificazione delle assenze

Ti consigliamo inoltre di utilizzare un calendario condiviso e strumenti di pianificazione per semplificare la gestione delle carenze e il coordinamento delle sostituzioni.

Ciò ti consentirà di gestire la forza lavoro in modo efficace tenendo traccia di assenze, malattie e altri punti deboli del personale.

Ecco come puoi utilizzare questi strumenti:

• Crea un calendario condiviso per tenere traccia delle assenze del personale
• Inserisci le informazioni relative alle nostre assenze, come le date e il tipo di assenza
• Coordina le sostituzioni, individuando i colleghi disponibili per coprire i turni lasciati vuoti dalle assenze
• Utilizza un sistema di pianificazione delle assenze che ci aiuterà a prevedere e gestire le assenze del personale

Sistemi di ticketing e richieste di assenza

I sistemi di ticketing possono aiutare a gestire e organizzare le richieste di assenza per malattia in modo efficace.

Ecco come:

• Implementando un sistema di ticketing, ogni dipendente può aprire un ticket per richiedere un’assenza per motivi di salute
• Questo sistema consente al datore di lavoro di ricevere notifiche tempestive e di monitorare lo stato della richiesta in tempo reale.
• Inoltre, il sistema può inviare promemoria per garantire che le richieste siano gestite e risolte tempestivamente.
• Un sistema di ticketing può anche aiutare a tenere traccia delle assenze, semplificando la gestione del tempo lavorativo e del pagamento degli stipendi.

Piattaforme di comunicazione interna

Le piattaforme di comunicazione interna come Slack o Microsoft Teams possono aiutare a facilitare la comunicazione tra dipendenti e HR in caso di malattia:

• La creazione di canali dedicati alla gestione della malattia può fornire un luogo centralizzato per i dipendenti per segnalare la loro assenza e fornire aggiornamenti sullo stato della loro malattia
• La comunicazione in tempo reale può aiutare a ridurre i tempi di attesa per le risposte e a mantenere tutti i membri del team aggiornati sulle assenze
• L’accesso alla piattaforma da parte dei dipendenti malati consente loro di mantenere un collegamento con i loro colleghi e il loro lavoro, anche se non sono presenti fisicamente in ufficio
• Inoltre, le piattaforme di comunicazione interna possono aiutare a gestire le richieste di permessi medici e le richieste di documentazione, semplificando la gestione di questi processi per HR

Soluzioni di archiviazione e gestione documentale

Per garantire la trasparenza e il rispetto delle leggi vigenti, è fondamentale la gestione dei documenti relativi alle denunce per malattia psichica dei familiari a carico.

L’importanza dei sistemi di gestione e archiviazione dei documenti è elencata di seguito per la vostra considerazione:

• Consentono di conservare in modo sicuro e organizzato i certificati medici dei dipendenti, evitando il rischio di smarrimenti o danneggiamenti
• Permettono di tenere traccia delle assenze per malattia dei dipendenti, monitorandone l’entità e individuando eventuali situazioni di frequente assenteismo
• Aiutano ad adempiere agli obblighi di legge in materia di gestione dei dati personali dei dipendenti, garantendo la privacy e la sicurezza dei documenti

Per questi motivi, ti consigliamo di dotarti di un sistema di gestione e archiviazione documentale affidabile e sicuro.

Ciò semplificherà la gestione dei documenti relativi alle richieste di risarcimento per malattia dei dipendenti e assicurerà il rispetto di tutte le leggi applicabili.

Rivoluziona la richiesta dei giorni di malattia con Factorial

Gestire i giorni di malattia dei dipendenti è un compito cruciale per ogni HR manager, e grazie a Factorial, software HR all-in-one, puoi rendere il processo più efficiente, preciso e semplice.

Nello specifico, ecco alcuni modi per rivoluzionare la gestione dei giorni di malattia con Factorial:

Centralizza e semplifica la richiesta dei giorni di malattia

Con Factorial, i dipendenti possono richiedere i giorni di malattia in modo rapido e semplice, eliminando la necessità di scambi di email o discussioni telefoniche. Oltre a semplificare la procedura per i dipendenti, questo consente agli HR manager di:

• Tenere traccia di tutte le richieste di malattia in un unico luogo
• Accedere facilmente al calendario delle assenze per avere una visione d’insieme delle assenze per malattia
• Approvare o rifiutare le richieste con un solo click

Crea politiche personalizzate per la gestione dei giorni di malattia

Ogni azienda ha esigenze diverse quando si tratta di gestire i giorni di malattia. Con Factorial, puoi creare politiche personalizzate che si adattino alle specifiche esigenze della tua organizzazione, come ad esempio:

• Definire i giorni di malattia retribuiti o non retribuiti
• Stabilire le regole per la comunicazione delle assenze per malattia
• Creare procedure per la presentazione di certificati medici o altri documenti

Automatizza il calcolo dei giorni di malattia

Calcolare manualmente i giorni di malattia può essere un compito complicato e soggetto a errori. Factorial automatizza il processo, consentendo agli HR manager di:

• Avere un conteggio preciso dei giorni di malattia per ogni dipendente
• Monitorare facilmente i giorni di malattia accumulati e rimanenti
• Evitare errori umani nel calcolo delle assenze

Garantisci la sicurezza e la privacy dei dati sensibili

La gestione dei dati sensibili dei dipendenti è un aspetto fondamentale del ruolo degli HR manager. Factorial offre:

• Protezione dei dati in conformità con le normative sulla privacy e sulla sicurezza
• Accesso sicuro e protetto alle informazioni sui giorni di malattia dei dipendenti
• Controllo sull’accesso e la modifica dei dati sensibili

In conclusione, Factorial offre una soluzione completa per gli HR manager che vogliono rivoluzionare la gestione dei giorni di malattia.

Dalla semplificazione delle richieste all’automatizzazione dei calcoli e alla protezione dei dati sensibili, Factorial è lo strumento ideale per migliorare la gestione dei giorni di malattia e concentrarsi sul benessere dei dipendenti.