Schema turni di lavoro ristorante: come va fatto e perchè conviene digitalizzarlo con un software

Ogni settore ha le sue esigenze specifiche quando si tratta di processi delle risorse umane e il settore alberghiero e della ristorazione non fa eccezione. Hotel, ristoranti e organizzatori di eventi hanno bisogno di un sistema per la gestione dei turni e il controllo orario. In particolare è necessario capire come eseguire uno schema turni di lavoro per ristorante in modo rapido ed efficiente.

Come ci si può riuscire? Utilizzando un sistema automatizzato. un’app per la rilevazione delle presenze dei tuoi dipendenti che ti consente anche di gestire i turni nella ristorazione.

Pensi ancora di non aver bisogno di questo tipo di soluzione? In questo articolo spiegheremo quali sono i diversi modi per tenere traccia di turni e orari dello staff del tuo ristorante o hotel e quali sono i vantaggi di farlo con applicazioni specifiche per le risorse umane.

Come gestire i turni di lavoro nella ristorazione

L’obiettivo principale oggi è gestire al meglio i turni di lavoro del tuo ristorante. Elaborare uno schema turni efficiente ti permette di raggiungere diversi obiettivi.

Innanzitutto, ti consente di disporre della giusta forza lavoro nei momenti cruciali della giornata, quando cioè ci sono più clienti. In secondo luogo, garantisce a tutti i lavoratori di recuperare le energie, un aspetto fondamentale per il benessere dell’attività.

Lavorare nella ristorazione è molto faticoso e non riuscire a garantire ai lavoratori il tempo necessario per riposarsi può compromettere la qualità del servizio.

Ecco perché è indispensabile adottare un nuovo modello per la gestione dei turni di lavoro giornalieri, settimanali e mensili.

Ma come gestire il tutto al meglio e quali aspetti tenere in considerazione?

• Analizza il lavoro: ogni ristorante ha dei momenti in cui l’affluenza è più elevata. Potresti avere un picco di clienti a pranzo o a cena, solo in alcuni giorni della settimana o solo in alcuni periodi dell’anno. Sapere in quali momenti hai bisogno di più (o meno) forza lavoro è fondamentale per organizzare e gestire al meglio i turni di lavoro.
• Assicura la fruizione di ferie, permessi e riposi: nessuno mette in dubbio che per lavorare nel settore della ristorazione c’è bisogno di dedizione e sacrificio. Tuttavia, i camerieri, i cuochi e i responsabili di sala sono persone che, come tutti, hanno bisogno di riposare e di vedersi riconosciuti tutti i diritti spettanti, come il diritto alle ferie e ai permessi retribuiti. Confrontati con i lavoratori prima di stabilire i turni e cerca di venire incontro alle loro esigenze.
• Comunica chiaramente: nell’ambito della ristorazione, gli elevati carichi di lavoro possono facilmente portare a stress e discussioni tra il personale. Organizza i turni evitando la creazione di incomprensioni o favoritismi. Questo approccio ti permette di evitare che i problemi interni compromettano la qualità del servizio.

È importante prendere in considerazione questi aspetti nella gestione dei turni di lavoro per assicurare un ambiente di lavoro sano e soddisfacente per tutti i dipendenti, e garantire, al contempo, un servizio di qualità ai clienti.

Schema turni di lavoro di un ristorante: come farlo

Dopo aver esaminato alcuni dei principi su cui basarsi per organizzare il lavoro all’interno di un ristorante, vediamo ora come potresti creare uno schema di turni di lavoro per il tuo locale. È importante comunicare i turni di lavoro con adeguato preavviso.

Ciò permette di evitare assenze improvvise e di non mettere i lavoratori in difficoltà nell’organizzarsi rapidamente. Un efficace schema di turni di lavoro dovrebbe essere:

• Accessibile: crea un modello consultabile anche online, ad esempio utilizzando Excel. In questo modo, tutti possono verificare quando e a che ora devono recarsi al lavoro in qualsiasi momento.
• Chiaro: organizza i giorni, gli orari di inizio e fine turno, riporta il nome dei dipendenti assegnati a una determinata fascia oraria in colonne. Di solito, i turni di lavoro tipici per un cameriere in un ristorante sono due. Ad esempio, il primo turno potrebbe andare dalle 12.00 alle 16.00 e il secondo dalle 18.00 alle 22.00.
• Specifica ruoli e numero: è una buona pratica indicare il numero di lavoratori necessari per ogni fascia oraria e specificare i ruoli. Questa attenzione consente ai dipendenti di organizzarsi rapidamente per eventuali sostituzioni dell’ultimo momento o cambi di turno.
• Note: includi una sezione riservata alle note e alle osservazioni. In questa sezione, puoi annotare eventuali modifiche ai turni di lavoro o qualsiasi novità che potrebbe influenzare l’organizzazione dei turni.

Creare uno schema in questo modo ti permette di avere a disposizione un modello chiaro sia per i dipendenti, sia per te, in modo da poter facilmente contabilizzare le ore lavorate da ciascun dipendente.

Il calcolo delle ore è una delle operazioni più delicate, poiché determina la retribuzione spettante, nonché i giorni di permesso e di ferie maturati.

Come vedremo in dettaglio, tutte le operazioni di calcolo possono essere completamente automatizzate, evitando a te e ai lavoratori di perdere tempo nel calcolare le ore e i giorni lavorati.

Turni spezzati: come funzionano

Nell’ambito dell’organizzazione dei turni in un ristorante, spesso si utilizza l’orario di lavoro “spezzato”. Questa modalità prevede che il dipendente lavori in due momenti distinti della giornata, coprendo sia il turno di pranzo che quello di cena.

È innegabile che i turni spezzati siano spesso la ragione per cui il lavoro in questo settore è considerato duro e stressante.

La legge italiana e i CCNL nell’ambito della ristorazione e del turismo ti permettono di richiedere ai dipendenti di lavorare in orari spezzati, ma è importante conoscere e rispettare una serie di norme vigenti che garantiscono al lavoratore un adeguato periodo di riposo.

Ecco tutte le regole da conoscere per un’organizzazione ottimale del lavoro con turni spezzati:

• Un lavoratore a tempo pieno può di norma lavorare 40 ore settimanali, con un limite massimo di 48 ore settimanali
• Hai la facoltà di decidere come distribuire l’orario durante la settimana
• Gli orari di lavoro devono essere consultabili da tutti i dipendenti
• Puoi richiedere prestazioni lavorative straordinarie, ma un lavoratore non può superare le 250 ore di straordinario durante l’anno
• Il regolamento aziendale deve stabilire aspetti come l’obbligo di reperibilità, le rotazioni e la fruizione dei riposi
• Il lavoratore ha sempre diritto a un riposo settimanale che deve durare almeno 24 ore consecutive
• Tutti i lavoratori hanno diritto a almeno 11 ore di riposo ogni 24 ore.

Dalle informazioni appena fornite, risulta evidente che puoi organizzare il lavoro anche in modo spezzato.

Tuttavia, oltre a rispettare il limite delle ore massime lavorabili settimanalmente, è importante informare tempestivamente i dipendenti sugli orari previsti e, soprattutto, organizzare i turni in modo tale che il dipendente usufruisca delle 11 ore di riposo previste per legge ogni 24 ore.

Ciò significa, ad esempio, che se un cameriere termina il turno alle 24:00, non può tornare al lavoro prima delle 11:00 del giorno successivo.

Quali sono gli strumenti utili per realizzare lo schema turni di lavoro ristorante

La gestione dei turni in un ristorante è fondamentale per garantire un ottimo servizio alla clientela.

Una gestione inefficiente dei turni può causare problemi non trascurabili, tra cui dipendenti stressati e insoddisfatti che potrebbero riversare la loro frustrazione sui clienti.

Ecco perché è consigliabile utilizzare strumenti facili da usare, trasparenti e accessibili a tutti, in grado di organizzare al meglio la forza lavoro.

Sconsigliamo l’uso di moduli cartacei per la registrazione dei turni di lavoro, poiché risultano poco pratici.

La soluzione migliore è utilizzare uno dei seguenti strumenti:

• Modelli e fogli di calcolo in Excel: organizza i turni su un foglio di Excel, condividendolo e aggiornandolo quando necessario. I fogli di Excel non solo possono essere consultati anche dallo smartphone, ma semplificano anche il calcolo delle ore lavorate.
• App e software HR: ancora meglio, puoi valutare l’uso di software specifici e applicazioni HR appositamente progettati per l’organizzazione dei turni di lavoro. Questi strumenti semplificano notevolmente il lavoro. Puoi facilmente creare e condividere i turni, evitare sovrapposizioni, registrare gli orari, tenere traccia delle ore lavorate, apportare modifiche e inviare comunicazioni in tempo reale.

Vantaggi nell’utilizzo di un software HR

Perché dovresti organizzare i turni del tuo ristorante utilizzando un software HR? I vantaggi sono notevoli e siamo sicuri che una volta trovato e scelto il giusto software non riuscirai più a farne a meno.

Vediamo quali vantaggi ti garantisce oggi l’implementazione di un software e un’app HR:

• Tutto in un unico posto: utilizzare un software HR innovativo e completo ti permette di gestire tutto con un’unica applicazione. I turni di lavoro, ma anche le buste paga, le spese aziendali, le richieste di ferie e permessi, i processi di onboarding e formazione e molto altro ancora.
• Trasparenza: la possibilità di condividere i turni di lavoro e consentire a tutti di verificarli aumenta la trasparenza in azienda, evitando favoritismi e prevenendo malumori.
• Risparmio di tempo e costi: gestire le risorse umane con un applicativo significa non dover più perdere tempo nel conteggiare le ore lavorate, il numero di ferie maturate, fruite e residue. Eviti così tante operazioni manuali e ripetitive, risparmiando tempo prezioso che puoi dedicare ad attività davvero utili per il successo del tuo ristorante.
• Raccolta e analisi dei dati: un altro aspetto fondamentale da considerare è la capacità dei software di acquisire dati e utilizzarli per elaborare report utili a ottenere una panoramica sull’andamento del ristorante e dell’organizzazione in generale. La possibilità di elaborare report sulle prestazioni dei dipendenti, sul fatturato, sulle ore di lavoro e così via può aiutarti a prendere importanti decisioni strategiche per il futuro dell’attività.
• Controllo in tempo reale: a differenza di altri strumenti che potresti considerare per la gestione dei turni di lavoro e dell’azienda, un software HR ti consente di accedere ai dati in tempo reale. Ciò significa che puoi intervenire tempestivamente in base alle necessità, facilitando la comunicazione, raccogliendo feedback e apportando modifiche ai turni di lavoro e molto altro ancora.

Utilizza Factorial per gestire i turni di lavoro nel tuo ristorante

Factorial è il software HR ideale per la gestione dei turni del tuo ristorante, pub, bar e qualsiasi altra attività operante nel settore.

Il software, disponibile anche in versione mobile, è stato sviluppato per rispondere alle reali esigenze delle attività commerciali e professionali, che oggi si impegnano nella digitalizzazione e nell’automazione dei processi legati alla gestione delle risorse umane.

Richiedi una consulenza gratuita per scoprire come ottimizzare la gestione dei turni in azienda. Factorial ti permette di creare un calendario e condividerlo con i dipendenti.

Puoi facilmente:

• Pianificare i turni settimanali e mensili
• Creare turni personalizzati in base alla posizione lavorativa dei dipendenti
• Indicare gli orari di inizio e fine turno
• Assegnare i turni ai dipendenti

Il software ti offre una gestione completa dei turni di lavoro. Non solo risparmierai numerose ore di lavoro ogni mese, ma non dovrai più affrontare problemi come sovrapposizioni di turni o mancanza di personale.

Inoltre, grazie ai numerosi filtri disponibili nell’applicazione, potrai eseguire operazioni come:

• Filtrare i dipendenti per posizione lavorativa
• Verificare chi è in ferie o in permesso

Ma le funzionalità di Factorial non si fermano qui. Come accennato, Factorial è un software “all-in-one” che ti consente di automatizzare e digitalizzare non solo i turni di lavoro, ma anche molti altri processi, risparmiando ulteriore tempo ed migliorando l’efficienza aziendale.

Scopri tutte le altre funzionalità di Factorial, tra cui:

• Rilevazione delle presenze
• Strumenti di performance management
• Gestione delle ferie e dei permessi
• Gestione delle spese
• E molto altro ancora

Gestione turni ristorante: le conclusioni

Il settore della ristorazione riveste un ruolo fondamentale nell’economia italiana. Come titolare, affronti quotidianamente numerose sfide, dalla necessità di garantire un servizio di qualità alla gestione efficiente dei costi.

Tutto ciò si unisce alla continua sfida di trovare personale disponibile e qualificato.

Fortunatamente, Factorial ti offre le soluzioni necessarie per affrontare le sfide quotidiane del settore, semplificandoti la gestione delle risorse umane nel tuo ristorante.

Scopri subito tutte le funzionalità del software pensate per selezionare, organizzare e valorizzare la forza lavoro!