Hai mai sentito parlare della firma digitale dei documenti? Sai già a cosa è utile e se è legale?
Negli ultimi anni le imprese hanno acquisito maggiore consapevolezza dei vantaggi che gli strumenti tecnologici apportano al business aziendale. Ad esempio, l’utilizzo della firma digitale dei documenti sta rivoluzionando il lavoro di diversi settori, tra cui quello delle risorse umane, poiché consente a chiunque di firmare documenti e contratti di lavoro in qualsiasi momento e ovunque si trovi.
In questo articolo troverai un quadro completo sulla firma digitale, da come funziona, a cosa serve, alla sua legalità e sicurezza.
- Cos’è la firma digitale e come funziona
- La firma digitale dei documenti è legale?
- Differenze tra firma digitale e firma elettronica
- I vantaggi della firma digitale dei documenti
- Come si usa la firma digitale: esempio
- La firma elettronica di Factorial
- Domande frequenti sulla firma digitale dei documenti
- Firma documenti in pochi secondi e 100% da remoto con Factorial ✍️
Cos’è la firma digitale e come funziona
Iniziamo, innanzitutto, con lo spiegare esattamente cos’è la firma digitale.
La firma digitale non è nient’altro che una tipologia di firma che permette a chi la utilizza di apporre la prima certificazione sui documenti in maniera 100% digitale e da dove vuole.
In sostanza, la firma digitale ha la stessa validità di una firma autografa, con la differenza che può essere utilizzata online e da qualsiasi dispositivo.
Il processo di firma digitale si avvale di un certificato digitale, rilasciato da una Autorità di Certificazione (CA), che conferma l’identità del firmatario.
Questo strumento tecnologico, quindi, non solo garantisce l’autenticità del firmatario, ma anche l’integrità del documento, assicurandosi che non sia stato alterato dopo la firma.
La firma digitale dei documenti è legale?
Una volta compreso cosa si intende quando si parla di firma digitale, una delle prime domande che viene da porsi è: questo processo è legale?
Sì, un documento firmato digitalmente ha la stessa validità di un documento con firma autografa.
Nello specifico, nell’ordinamento giuridico italiano la firma digitale è regolata dal Codice dell’amministrazione digitale o CAD che la definisce come “un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un sistema crittografato, che consente al titolare e al destinatario di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un contratto/documento informatico”.
In altre parole, la firma digitale garantisce la provenienza, identità e status di un documento elettronico oltre a riconoscere il consenso informato e l’assenso del firmatario.
In particolare l’articolo 24 del CAD afferma che:
- La firma digitale dei documenti deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto ed al documento o all’insieme di documenti cui è apposta o associata.
- L’apposizione di firma digitale dei documenti integra e sostituisce l’apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi di qualsiasi genere.
- La firma digitale dei documenti deve adoperarsi su un certificato qualificato che, al momento della sottoscrizione, non risulti scaduto di validità ovvero non risulti revocato o sospeso.
Nello specifico, essa soddisfa tre principali esigenze, che la rendono legale al 100%:
- Autenticazione: permette di autenticare il firmatario. Infatti, anche se spesso i documenti stessi includono le informazioni sul mittente potrebbero essere equivocate o non accurate.
- Non ripudio: Se un documento viene firmato digitalmente, non è possibile apportare successive modifiche al contenuto o alla firma. Il firmatario non può disconoscere o negare di averlo firmato.
- Integrità: allo stesso modo colui che riceve il documento firmato digitalmente non può né modificarlo né falsificare o modificare la firma.
Differenze tra firma digitale e firma elettronica
Spesso, si fa confusione nel comprendere la differenza tra firma digitale e firma elettronica. Anche quest’ultimo, infatti, è uno strumento utilizzato spesso sul luogo di lavoro e, in generale, per firmare documenti.
Prima di comprendere le differenze tra le due, bisogna elencare i tre tipi diversi di firme online approvati stabilito dall’eIDAS.
- La firma elettronica: che ha il vantaggio di essere la più semplice e veloce da apporre, ma ha il grosso svantaggio di non identificare la persona che ha firmato, quindi se ne sconsiglia l’utilizzo per documenti e certificati importanti.
- La firma elettronica avanzata (Fea); Questa firma elettronica è più sicura poiché consente di identificare il firmatario e di rilevare eventuali modifiche successive ai dati firmati.
- La firma elettronica qualificata (Feq) o firma digitale: è l’unica tipologia a cui viene attribuito lo stesso valore giuridico delle firme tradizionali autografe. Poiché, come accennato in precedenza, i suoi punti di forza sono l’immodificabilitá del documento firmato, la riconducibilitá al firmatario, l’integritá e l’univocitá della firma, che la rende sicura al 100%.
Da questo elenco, quindi, è subito che la firma digitale (Feq) e la firma elettronica differiscono per quanto riguarda la sicurezza. Inoltre, a differenza di una firma elettronica, una firma digitale fornisce una prova di non ripudio, il che significa che è quasi impossibile per il firmatario negare la propria firma.
Infine, è bene tenere a mente che le firme digitali sono generalmente riconosciute a livello legale in tutto il mondo, mentre le firme elettroniche potrebbero non essere valide per tutte le giurisdizioni.
I vantaggi della firma digitale dei documenti
La firma digitale dei documenti è alla base della digital transformation dei processi lavorativi, poiché permette di eseguirle da remoto. Ciò ha determinato l’attuale tendenza delle aziende e delle pubbliche amministrazioni ad abbandonare i documenti cartacei con firma autografa.
I vantaggi di adottare un software per firma digitale aziendale dei documenti, infatti, sono notevoli:
- Ottimizzare la gestione di assunzioni e licenziamenti: i dipendenti devono firmare una moltitudine di documenti quando iniziano un nuovo lavoro o quando decidono di partire o vengono licenziati. La firma digitale rappresenta un grande vantaggio per ottimizzare i tempi.
- Disponibilità 24/7 su qualsiasi dispositivo: a differenza della firma autografa tradizionale, in cui è necessario che la persona sia presente negli uffici, è possibile apporre la firma digitale in qualsiasi momento: 24 ore al giorno, 7 giorni su 7, tramite computer, cellulari o tablet.
- Risparmiare tempo: i resposabili HR non dovranno più impegnarsi a redigere documenti e fissare appuntamenti per far apporre firme autografe ai dipendenti. Sarà sufficiente inviare un promemoria via mail.
- Migliorare la gestione e l’archiviazione elettronica dei documenti: ogni contratto di lavoro cartaceo significa un nuovo documento da conservare. Immagina di non dover più preoccuparti di archiviare tutti questi documenti e di usare il tuo spazio per altri scopi più produttivi.
- Garantire la riservatezza: la legge sulla firma digitale approvata nel dicembre 2003 (legge sulla firma elettronica) garantisce lo stesso valore della firma autografa ed è quindi valida per concludere qualsiasi tipo di contratto. Inoltre, con la firma digitale si garantisce la riservatezza dei lavoratori, perché è possibile controllare chi accede ai documenti.
Come si usa la firma digitale: esempio
Ti stai ancora chiedendo in quali contesti si utilizza la firma digitale in azienda? Di seguito di forniremo alcuni esempi di processi in cui implementarla per comprendere al meglio i campi del suo utilizzo.
- Processo di recruiting e onboarding: oltre a utilizzare la firma digitale nei contratti, sarà utile anche quando devi gestire altri documenti come accordi di riservatezza o offerte contrattuali.
- Processo di offboarding: formalizzare la comunicazione del licenziamento con un documento firmato che confermi che il lavoratore è stato informato di questa situazione. In caso contrario, potrebbero verificarsi richieste di risoluzione ingiustificate.
- Autorizzazioni e delibere interne: firmare approvazioni di budget, delibere o autorizzazioni.
- Approvazione di ordini, preventivi o note spese: invece di attendere l’approvazione cartacea di un preventivo, di un rimborso o di un ordire dal dipartimento preposto, si può ottenere l’ok totalmente online in pochi clic.
La firma elettronica di Factorial
Esistono molti provider che offrono servizi avanzati per la firma digitale dei documenti, tra cui anche Factorial.
Con il nostro software di gestione delle risorse umane all-in-one, è possibile gestire il processo di firma elettronica in modo rapido e sicuro. Puoi archiviare tutti i tuoi documenti firmati sulla piattaforma e renderli disponibili in qualsiasi momento da qualsiasi dispositivo digitale.
Il portale dei dipendenti, inoltre, offre ai lavoratori la possibilità di accedere a tutti i documenti che hanno firmato.
Nello specifico, il sistema di firma integrato permette di:
- Permette di raccogliere i dati biometrici del firmatario, con i quali è possibile dimostrare con maggiore garanzia la sua identità.
- È conforme alla normativa europea sulla protezione dei dati, poiché è richiesta l’approvazione del firmatario prima di raccogliere i propri dati personali e biometrici.
- Permette di adottare misure di sicurezza al processo di firma, come i firewall di accesso e le comunicazioni crittografate. Così si assicura che la lettura e la firma dei documenti sia effettuata solo dalle parti designate.
- Genera un documento probatorio, che contiene le prove del processo di firma.
Ma non è tutto: Factorial, in quanto software HR, offre altre funzionalitá per agevolare e automatizzare il lavoro del dipartimento delle risorse umane, come: gestione ferie e permessi, gestione buste paga online, documenti, organigramma aziendale e molto altro.
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FAQ: firma digitale dei documenti
La firma digitale dei documenti è legale?
Sì, un documento firmato digitalmente ha la stessa validità di un documento con firma autografa e garantisce la provenienza, identità e status di un documento elettronico oltre a riconoscere il consenso informato e l’assenso del firmatario.
Nell’ordinamento giuridico italiano la firma digitale è regolata dal Codice dell’amministrazione digitale o CAD che la definisce come “un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un sistema crittografato, che consente al titolare e al destinatario di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un contratto/documento informatico”.
Quanto costa una firma digitale?
Il prezzo di un sistema per la firma digitale varia molto a seconda delle necessità. Un buon software HR, però, avrà sempre a disposizione un sistema di firma digitale e di archiviazione dei documenti incluso nel prezzo.
Come si fa ad avere la firma digitale?
Al giorno d’oggi, quasi tutte le aziende italiane sono dotate di sistemi di firma elettronica o digitale. Per ottenerla nella propria azienda è necessario affidarsi a un software specifico che si occupa di gestione documentale.
Come si fa la firma digitale su un documento?
Il processo è semplice: basta disporre di un software apposito. Normalmente, caricando il documento dove va apposta la firma, il software permetterà di premere il pulsante “Firma” e apporre la propria e-signature.
