Hai già dato avvio ala digitalizzazione dei processi aziendali? Ti stai ancora chiedendo cos’è e perché è così importante?
Sentiamo spesso parlare di digital transformation del panorama del lavoro, ma non tutti hanno un’idea chiara di quali siamo davvero le aree in cui la digitalizzazione può intervenire in un’azienda e, soprattutto, quali sono i benefici.
Al giorno d’oggi, attraverso l’utilizzo di software e programmi intuitivi, la tua azienda ha un’occasione unica per risparmiare sui costi, snellire i processi, eliminare buona parte delle operazioni manuali.
In questo approfondimento, ti guideremo passo dopo passo alla definizione di una corretta strategia che riesca a portare la tua azienda a innovarsi rapidamente.
- Digitalizzazione dei processi aziendali: significato
- Come si svolge il processo di digitalizzazione aziendale
- Digital transformation: su quali aree investire
- I vantaggi della digitalizzazione dei processi aziendali
- Strumenti per la digitalizzazione dei processi aziendali
- Ebook con guida completa alla digitalizzazione dei processi aziendali
- Digitalizza i processi aziendali con Factorial
- Prova un software per digitalizzare i processi aziendali e renderli semplici e intuitivi 🚀
Digitalizzazione dei processi aziendali significato
Per digitalizzazione dei processi aziendali si intende il processo che, sfruttando la tecnologia, permette alla tua azienda di trovare una soluzione a problemi di tipo gestionale, logistico e organizzativo.
Attraverso la graduale implementazione di strumenti tecnologici, le pratiche amministrative operative possono essere automatizzate, migliorando la qualità del lavoro dei dipendenti e migliorando efficienza e velocità nello svolgimento di diverse operazioni.
Sono numerosi i processi che possono essere digitalizzati in pochi passi, come ad esempio l’archiviazione dei documenti e dei contratti, la gestione delle ferie e delle assenze del personale, la ricezione delle note spesa e il pagamento delle buste paga.
La digitalizzazione dei processi aziendali è un’operazione che interessa più livelli. Può voler dire automatizzare una semplice e ripetitiva operazione, come anche intervenire su un intero reparto aziendale e trasformarlo completamente.
Come vedremo in dettaglio nei prossimi paragrafi implementare la digitalizzazione in azienda richiede una fase preliminare di studio e analisi, l’obiettivo di scoprire come la digitalizzazione può aiutare l’azienda, identificare da quali cambiamenti partire e valutare attentamente i costi e i benefici.
Come si svolge il processo di digitalizzazione aziendale
Il vero e proprio processo di digitalizzazione aziendale inizia dal momento in cui decidi di riunire un team di lavoro.
Confrontandoti con ogni team individui quali nuove tecnologie implementare oltre che stimare i costi e i benefici che l’innovazione porterà all’azienda.
Il processo continua poi con la fase di test. Durante questa fase devi sincerarti che tutto proceda per il meglio. La nuova tecnologia dovrebbe sì funzionare al meglio ma anche i lavoratori hanno bisogno di prendere confidenza e di imparare a utilizzare al meglio il nuovo componente o software.
In questa fase probabilmente avrai bisogno di pianificare alcuni corsi di formazione e aggiornamento.
Ora che tutti i coinvolti in azienda sanno come utilizzare e sfruttare al meglio l’innovazione introdotta, puoi effettivamente notare i primi vantaggi per la tua attività.
Vantaggi che possono tradursi in termini di:
- Riduzione dei costi
- Riduzione del tempo
- Maggiore efficienza e produttività
- Possibilità di prendere decisioni migliori
- Riduzione o eliminazione degli errori
Se la nuova tecnologia ti permette di raggiungere almeno uno dei suddetti obiettivi allora l’innovazione introdotta ha effettivamente raggiunto lo scopo.
La digitalizzazione dei processi aziendali si può dire che non termina mai. Sei tenuto infatti a monitorare sempre la situazione. A raccogliere nuovi dati e a identificare sempre nuove implementazioni che possono portare la tua azienda a migliorare ancor di più.
Digital transformation: su quali aree investire
A questo punto ti starai chiedendo come effettivamente implementare la digital transformation in azienda. Abbiamo visto finora che è importante coinvolgere i lavoratori. Confrontarti con loro ti permette di identificare i primi processi da digitalizzare.
Ogni azienda è diversa ma ci sono alcuni processi che interessano trasversalmente tutte le PMI. Da dove partire quindi per digitalizzare? Ci sono alcune aree in cui, a prescindere dal settore in cui opera la tua azienda, puoi apprezzare subito l’impatto dell’utilizzo di strumenti digitali.
Gestione del tempo
Una gestione ottimale del tempo vuol dire ottimizzare al meglio le ore che ogni dipendente trascorre in azienda. Ad esempio, potresti renderti conto che i lavoratori spendono ore del proprio tempo in attività quali:
- Compilazione del foglio presenze
- Compilazione della nota spese
- Timbratura del cartellino
- Richiesta di ferie e permessi
- Altre operazioni manuali
Queste operazioni di tipo burocratico tolgono tempo ai lavoratori. Tempo che non viene utilizzato in attività che influiscono sulla produttività e di conseguenza sui guadagni dell’organizzazione.
La buona notizia è che un software di gestione aziendale specifico può facilmente automatizzarle. La tecnologia oggi permette di svolgere tutte le operazioni sopra elencate direttamente dallo smartphone e portarle a termine in pochissimi minuti.
Gestione dei talenti
La digitalizzazione dei processi aziendali ti porta anche a sfruttare la tecnologia per individuare, gestire e mantenere in azienda i migliori talenti. Dopo aver implementato un sistema per gestire al meglio il tempo, il secondo punto sul quale dovresti concentrarti è quindi: la valorizzazione dei talenti.
Come ben sai, i lavoratori sono una risorsa. Investi del tempo nel selezionarli e nel formarli. Perderli è un insuccesso, così come lo è non riuscire a sfruttare appieno le loro potenzialità.
Con un software specifico, puoi identificare e risolvere comuni problemi quotidiani che molto probabilmente stai fronteggiando:
- Processi di recruiting lunghi e impegnativi
- Difficoltà a valutare le performance dei lavoratori
- Comunicazione tra i reparti inefficace
- Scarso monitoraggio dei progetti in corso
La possibilità di elaborare report basati sui risultati raggiunti dai lavoratori, d’inviare feedback e richieste in tempo reale, di valutare le performance dei dipendenti e ti garantire una selezione e un onboarding sicuro e veloce sono tutte operazioni che possono essere rapidamente digitalizzate.
Puoi così gestire con maggior efficienza tutti i processi di recruiting e valutazione del personale e di facilmente premiare i lavoratori migliori e guidare la crescita dei lavoratori che hanno bisogno di apprendere nuove abilità e competenze.
Gestione documentale
La digitalizzazione dei processi aziendali infine passa anche per una migliore gestione dei documenti in azienda. Scrivanie piene di fogli e di moduli, stampanti sempre in funzione, continue richieste di firme e scansioni. Queste operazioni non solo fanno perdere molto tempo ma creano anche problemi di sicurezza.
Un software può rapidamente risolvere il problema. Le PMI innovative oggi gestiscono e condividono le documentazioni direttamente in digitale, si avvalgono della firma digitale e dispongono di sistemi per l’archiviazione criptata delle documentazioni.
Implementare un sistema per digitalizzare i documenti in azienda ti permetterà non solo di far risparmiare ore ai lavoratori ma anche di aumentare la sicurezza. I documenti non rischiano così di perdersi o di finire nelle mani sbagliate.
I vantaggi della digitalizzazione dei processi aziendali
Dovresti iniziare subito con la digitalizzazione dei processi aziendali. Non si tratta di seguire una moda. I vantaggi sono tangibili e permettono alla tua organizzazione di mantenere alta la competitività. Quest’ultima necessaria per emergere in mercati sempre più globalizzati. Un corretto processo di digitalizzazione ti porterà i seguenti vantaggi:
- Risparmio sui costi: più processi automatizzati vuol dire che i lavoratori perderanno meno ore in operazioni ripetitive e manuali.
- Maggiore efficienza: i lavoratori si concentrano nelle sole operazioni che richiedono l’abilità, la creatività e l’intelletto umano.
- Miglior controllo aziendale: monitorare le presenze, gestire le ferie e i permessi, permettere di timbrare il cartellino dallo smartphone, sono tutti processi che ti facilitano il controllo di tutta la forza lavoro in azienda.
- Decisioni basate sui dati: elaborare report sui dati raccolti dai software facilita i processi decisionali. Puoi così prendere importanti decisioni strategiche basate su dati qualitativi e quantitativi.
- Sviluppo dei talenti: digitalizzazione vuol dire anche ottimizzare le fasi di ricerca, selezione, onboarding e crescita dei lavoratori. Disporre di tutti gli strumenti per valorizzare il talento porta vantaggi notevoli per l’organizzazione.
- Riduzione dell’errore: affidare alla tecnologia le operazioni ripetitive è il miglior modo per evitare l’errore umano. Meno errori umani significa beneficiare di una migliore organizzazione aziendale.
- Dati al sicuro: tutti i dati e i documenti sono conservati in un cloud criptato. Puoi decidere chi può accedervi e scaricarli ovunque ti trovi.
Da una maggiore facilità nel prendere le decisioni, a una sostanziale riduzione dei costi. Da un maggior controllo aziendale a un’ottimale valutazione delle performance dei lavoratori.
Il percorso verso una completa digitalizzazione aziendale, in definitiva, dovresti pensare d’intraprenderlo al più presto. Beneficiare sin da ora del progresso tecnologico ti permetterà di acquisire un vantaggio competitivo che ti metterà nella miglior posizione possibile per affrontare tutte le sfide che attendono te e i dipendenti.
Strumenti per la digitalizzazione dei processi aziendali
Sono tanti gli strumenti che puoi implementare in azienda. La digitalizzazione aziendale può ritenersi conclusa solo quando ogni reparto riesce a sfruttare al meglio le tecnologie esistenti e di conseguenza a beneficiare di uno o più dei vantaggi riportati in precedenza.
Come abbiamo visto, partire da un software HR è la scelta migliore che puoi fare. Iniziare da tutti quei processi che direttamente e indirettamente coinvolgono i lavoratori ti permette di agire su quelli più impattanti per l’organizzazione. Successivamente puoi pensare ad altri strumenti. Ne sono un esempio:
- Suite per migliorare la collaborazione tra i lavoratori
- Strumenti per agevolare la comunicazione tra i team di lavoro
- Software per la gestione del marketing e dei contenuti
- Piattaforme specifiche per la gestione dei progetti
- Strumenti per digitalizzare la contabilità in azienda
Come presto scoprirai studiando e valutando le varie possibilità ogni reparto può fare affidamento ad applicativi e software specifici. Ne sono un esempio i software:
- CMS (Content Management System)
- CRM (Customer Relationship Management)
- ERP (Enterprise Resource Planning)
Ebook con guida completa alla digitalizzazione dei processi aziendali
Sei pronto a dare avvio alla digitalizzazione dei processi aziendali ma non sai da dove partire e cose potrebbe essere più utile alla tua azienda?
Forse hai bisogno di una guida completa e approfondita alla digitalizzazione, che sia in grado di spiegarti, passo dopo passo, da dove partire e quali sono gli step da fare per iniziare a ottimizzare la gestione della tua azienda attraverso l’aiuto di strumenti digitali.
Nel nostro Ebook scaricabile e gratuito, puoi trovare tutte le informazioni necessarie, incluse tutte le migliori soluzioni con esempi pratici a supporto.
Digitalizza i processi aziendali con Factorial
Uno dei migliori software di gestione aziendale All-in-one per la digitalizzazione dei processi aziendali è Factorial.
Con Factorial hai la possibilità di automatizzare e digitalizzare tutte le operazioni davvero importanti per la tua azienda, rivoluzionando completamente la gestione delle risorse umane.
Il software è intuitivo, facile da utilizzare e da installare. Ti permette di:
- Gestire le ferie e i permessi
- Rilevare le presenze direttamente dall’app
- Organizzare i turni di lavoro
- Creare l’organigramma aziendale
- Migliorare i processi di selezione e onboarding
- Valutare le performance del personale
- Firmare digitalmente e archiviare i documenti in cloud
- Automatizzare il processo di compilazione della nota spese
Queste sono solo alcune delle tante operazioni in ambito HR che puoi finalmente digitalizzare, risparmiando tempo e risorse. Inoltre, grazie ai dati ottenuti puoi definire importanti OKR (Objectives and Key Results) che ti aiuteranno a prendere migliori decisioni per la tua azienda, elaborando, ogni volta che ne hai bisogno, report personalizzati.
