Costo aziendale dipendente: composizione e come calcolarlo [+ Modello]

Ti stai chiedendo qual è il costo aziendale di un dipendente? Come fare il calcolo dei costi? Sei in buona compagnia. Ogni organizzazione fronteggia dei costi per i propri dipendenti ben più alti dello stipendio corrisposto. Secondo le ultime stime il cuneo fiscale e contributivo, in alcuni settori, supera il 50%.  

Come vedremo infatti tra: contributi previdenziali e assicurativi, tredicesima, TFR, rimborsi, spese per la formazione, per la sicurezza, per l’onboarding e per le attrezzature, alla fine dei conti ti trovi a pagare quasi il doppio di quanto poi il lavoratore percepisce effettivamente come stipendio. 

Non è un caso che in tema di riduzione dei costi aziendali, tra le prime voci di costo che si pensa di tagliare vi sono proprio gli stipendi dei lavoratori. Questi infatti, quando arrivano ad erodere oltre il 30% del fatturato iniziano a diventare difficili da sostenere.

In questo articolo forniremo una panoramica complessiva riguardo i costi aziendali sostenuti per ogni dipendente, cercando di individuare quelle aree in cui puoi ridurre le spese non arrivando così a rinunciare alle risorse umane presenti in azienda e vero motore della tua attività. 

Costo aziendale di un dipendente: composizione e voci di spesa

Per capire in dettaglio qual è il costo aziendale che sostieni per ogni dipendente puoi fare riferimento a quanto riportato nell’ultimo bilancio. In particolare, dovrai consultare il conto economico. 

Il conto economico contiene tutte le informazioni di cui hai bisogno. Riporta i costi sostenuti per il personale, i quali comprendono: 

• Gli stipendi 
• Oneri sociali 
• Trattamento di fine rapporto
• Contributi previdenziali (INPS e INAIL) 
• Altri accantonamenti 

Di seguito vedremo più in dettaglio da cosa è dato il costo aziendale per ogni singolo lavoratore.

Costo aziendale per dipendente: la retribuzione annua lorda (RAL) 

Conoscere la RAL corrisposta ad ogni dipendente ti permette di avere una prima idea sull’ammontare dei costi totali da sostenere. 

Ti ricordo che la retribuzione annua lorda è data dalla somma degli stipendi che hai corrisposto al dipendente durante l’anno. L’importo include diverse voci:

• Trattenute Inps e Irpef 
• Scatti di anzianità 
• Indennità di contingenza 
• Tredicesima 
• Quattordicesima 

Contributi previdenziali 

La RAL non include però altri costi aziendali per un dipendente. Le trattenute INPS e INAIL, in particolare sono in parte a carico del lavoratore, e quindi incluse nella RAL, in parte a tuo carico. 

La parte a tuo carico non è di poco conto ed è intorno al 30% della RAL. Per fare un esempio, a una retribuzione annua lorda di 30.000 euro dovrai aggiungere circa 9.000 di contributi previdenziali e assicurativi, i quali sono totalmente a tuo carico. 

👉 Leggi l’articolo “Contributi previdenziali: cosa sono, come funzionano e le ultime novità”.

TFR 

Un altra voce che impatta fortemente sul costo aziendale per dipendente è data dal trattamento di fine rapporto. Per sapere l’importo preciso da accantonare puoi partire dalla RAL e dividere l’importo per 13,5. 

Il totale poi va ponderato aggiungendo un tasso fissato all’1,5% più il 75% dell’indice dei prezzi al consumo rilevato dall’ISTAT. 

Tornando all’esempio precedente una RAL di 30.000 euro implica che ogni anno dovrai accantonare circa 2.300 euro di TFR. 

👉 Può interessarti l’approfondimento “Tassazione TFR: come si calcola in azienda, quanto ammonta ed esempio”.

👉 Oppure “TFR in busta paga: dove si vede, rivalutazione, lordo o netto [+ Guida]”.

Altri costi 

Dovrai infine considerare alcuni costi non sempre presenti. Ad esempio: 

• Accantonamenti per quiescenza: particolari tipologie di fondi pensione e indennità di tipo integrative e previste nel contratto di lavoro
• Indennità per ferie e permessi non godute: queste sono da considerare solo nel caso in cui il lavoratore dimissionario o licenziato non abbia modo di godere di tutte le ferie previste da contratto. 

Come fare il calcolo del costo aziendale per dipendente con Excel 

Il calcolo del costo aziendale per dipendente è un’operazione abbastanza complessa. Per non commettere errori risulta di grande aiuto avvalersi: di un modello Excel che in automatico consideri tutte le voci di costo previste o di un simulatore del costo aziendale per dipendente. 

Questi sono strumenti indispensabili considerate le tante e variabili voci di calcolo. 

Una volta calcolati i costi, potrebbe essere utile confrontarli con il fatturato. In linea generale fin quanto riesci a mantenere i costi totali per i dipendenti inferiori al 30% del fatturato, allora sei nella media. Diversamente, nel caso i costi superino di molto il 30% del fatturato allora dovrai adoperarti per cercare di far rientrare le spese. 

Calcolo costi dipendenti: informazioni preliminari

Preliminarmente dovrai definire la posizione lavorativa del dipendente. Può essere utile in tal senso distinguere tra i lavoratori full time e part time e tra coloro a tempo indeterminato e determinato. In linea generale è bene sapere che:  

• Assumere un lavoratore full time o part time non comporta alcuna riduzione della spesa complessiva da sostenere. I costi totali sono inferiori semplicemente perché il dipendente lavora meno ore. 
• Assumere un lavoratore con contratto a tempo indeterminato risulta invece meno costoso rispetto alle assunzioni atipiche. La legge 92/2012 ha previsto infatti un contributo addizionale per le aziende che stipulano qualsiasi rapporto di lavoro non a tempo indeterminato. 

Una volta divisi i lavoratori per tipologia di contratto la seconda operazione consiste nel sommare tutte le voci di costo. 

Voci di costo 

I dati di cui hai bisogno sono: 

• Reddito imponibile Lordo 
• Aliquota Inps 
• Premio assicurativo Inail  
• Addizionali 
• TFR 
• Costo Irap 

Dovrai poi considerare la presenza di: 

• Assistenza sanitaria integrativa 
• Eventuali addizionali comunali 
• Altre forme di assistenza e previdenza previste in alcuni settori. 

Non tutte queste ultime voci sono predeterminate. Ad esempio, il premio INAIL varia a seconda della posizione lavorativa, le deduzioni IRAP variano da regione a regione e sono intorno al 4%. 

Per fare un esempio, una retribuzione netta di 1.500 euro equivale a circa 25.000 euro annui di retribuzione lorda. Sommando tutte le voci il totale del costo aziendale risulta intorno ai 40.000 euro annui. 

A questo punto potresti pensare di calcolare il costo orario per dipendente. 

Una volta trovato il costo aziendale annuo è sufficiente dividerlo per il numero di ore effettivamente retribuite durante l’anno.

Queste ultime sono indicate nel CCNL. Ad esempio, per il settore commercio le ore lavorabili mensili sono 168, mentre per i metalmeccanici 173. Nel calcolo dei costi orari, inoltre, è bene verificare se il dipendente ha: 

• Svolto ore di straordinario 
• Usufruito di permessi non retribuiti

A seconda dei casi le ore lavorate possono essere più o meno di quanto previsto nel contratto e di conseguenza modificare il costo orario sostenuto per il dipendente. 

Costo aziendale per dipendente: altre voci di costo e spese connesse 

Oltre ai costi del personale diretti, nel calcolo complessivo dovrai tener conto anche di tutte le spese indirette. A queste ultime si tende a non dare il giusto peso, poiché si ritengono di poco impatto. 

In realtà, non tenere sotto controllo i costi indiretti, potrebbe presto rivelarsi un ulteriore spesa consistente da gestire. Rientrano tra i costi indiretti per il personale spese quali: 

Gestione amministrativa, legale e logistica 

Appartengono a questa categoria tutte le spese che sostieni durante l’anno e collegate ai dipendenti. Ad esempio: le spese per le buste paga, eventuali le spese legali e di consulenza.  

Attrezzature 

Rinnovare le attrezzature, come anche fornire il necessario per svolgere le attività da remoto, sono spese che servono sì modernizzare l’attività e rendere più efficiente il lavoro ma anche derivanti dal fatto di avere dei dipendenti. 

Formazione e aggiornamento 

I costi di formazione e aggiornamento sono indispensabili e possono essere considerati un investimento più che una spesa. 

Tuttavia, non puoi non considerare anche il totale delle risorse necessarie per formare e continuare ad aggiornare le risorse già presenti in azienda. 

Il vantaggio è che spesso l’investimento in formazione e crescita personale è agevolato dallo Stato mediante l’erogazione di crediti d’imposta. 

Rimborsi 

Dovrai corrispondere i rimborsi spesa ai tuoi dipendenti tutte le volte che questi ultimi, per motivi di lavoro, si recano in trasferta. Tipici rimborsi, da erogare direttamente sulla busta  paga sono: 

• Vitto e alloggio 
• Costi per carburante 
• Pedaggi 

Fringe benefit 

Chiudono l’elenco dei costi aziendali i fringe benefit. Questi comprendono tutti quei compensi non economici che assicuri ai dipendenti. Classici fringe benefit sono l’auto aziendale, i buoni pasto, il tablet e lo smartphone aziendale. 

Chiamati anche compensi in natura, i benefit aziendali sicuramente rappresentano uno strumento per: migliorare il welfare aziendale, rendere la propria attività più attrattiva agli occhi di un talento, ridurre i tassi di turnover. Allo stesso tempo però rappresentano un’altra voce di costo della quale dovresti tener conto. 

Calcolare il costo aziendale di un dipendente: le conclusioni 

Non è facile calcolare il costo aziendale di un dipendente. Come abbiamo visto in questo approfondimento le variabili da considerare sono molteplici. Alcune voci (contributive e previdenziali) non puoi ridurle, ma tante altre sì. 

Ad esempio, puoi pensare di migliorare la logistica, le fasi di selezione del personale, modificare i fringe benefit. In tal senso, disporre di un software per la gestione delle spese, risulta estremamente utile per monitorare e analizzare tutte le voci di costo e avere un’idea quanto più chiara possibile riguardo una corretta allocazione delle risorse.